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會計電算化課程實務(wù)操作

  用友軟件是會計電算化課程應(yīng)用的主流軟件,很多高校應(yīng)用用友ERP-U8.72軟件來進行講解。在ERP-U8操作系統(tǒng)中,基礎(chǔ)設(shè)置、總賬和報表系統(tǒng)是財務(wù)系統(tǒng)的重要內(nèi)容,在操作過程中會遇到不少問題。本文主要對常見問題及解決方法加以總結(jié),從而為正確操作軟件打好基礎(chǔ)。
 ?。?基礎(chǔ)設(shè)置
  問題:在基礎(chǔ)設(shè)置菜單中,點擊具體內(nèi)容,例如【客商信息】后,系統(tǒng)沒有反應(yīng)(參見圖1)。
  原因分析:在建立賬套后,尚未進行【系統(tǒng)啟用】。
  解決方法:進入【設(shè)置】→【基礎(chǔ)信息】→【系統(tǒng)啟用】進行設(shè)置。勾選需要啟用的系統(tǒng)名稱并設(shè)置啟用時間。完成后即可進行具體的基礎(chǔ)設(shè)置。
  2 總賬初始化
  問題1:往來款項期初余額的錯誤。例如:在錄入應(yīng)收賬款輔助賬期初時,正常情況下應(yīng)收賬款科目的期初余額應(yīng)為合計數(shù)157 600元,但期初余額界面顯示出的余額為315 200元(正常余額的2倍)。
  原因分析:在沒有對【應(yīng)收賬款】科目設(shè)置客戶往來輔助核算的情況下,直接錄入了總賬科目的余額,發(fā)現(xiàn)錯誤后沒有刪除該余額就重新定義了客戶往來輔助核算,輸入了輔助賬明細余額,因此導(dǎo)致余額顯示為正常余額的2倍。
  解決方法:首先把【應(yīng)收賬款】下的輔助賬期初余額記錄全部刪除,再通過修改【應(yīng)收賬款】會計科目,取消客戶往來輔助核算,然后在【期初余額】錄入界面中將【應(yīng)收賬款】科目(系統(tǒng)顯示為無輔助核算科目)的總賬余額(157 600)刪掉;最后重新把【應(yīng)收賬款】科目設(shè)置為客戶往來輔助核算,再重新錄入輔助賬期初余額即可。此種解決方法同樣適用于應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款、預(yù)付賬款等往來科目。
  問題2:【其他應(yīng)收款】輔助賬無法選定職員。例如:在錄入【其他應(yīng)收款】輔助賬期初時,系統(tǒng)提示“個人非法”。
  原因分析:【人員檔案】的內(nèi)容操作中,存在“是否業(yè)務(wù)員”復(fù)選框。此復(fù)選框的勾選與否與【其他應(yīng)收款】的輔助檔案存在邏輯關(guān)系。如果沒有選中,則在總賬系統(tǒng)錄入輔助賬期初余額時,不顯示對應(yīng)的個人檔案信息。
  解決方法:進入【設(shè)置】→【基礎(chǔ)檔案】→【機構(gòu)人員】→【人員檔案】,選定“是否業(yè)務(wù)員”的復(fù)選框即可。
  3 日常業(yè)務(wù)
  問題1:填制憑證時,屏幕上出現(xiàn)“日期不能超前建賬日-
期”或者“日期不能滯后系統(tǒng)日期”的提示(參見圖2)。
  原因分析:在應(yīng)用軟件時,一般包括3個日期:系統(tǒng)日期(計算機主板上的CMOS時鐘記錄,一般為當前的時間)、建賬日期(啟用具體模塊的日期)、業(yè)務(wù)日期(具體的經(jīng)濟事項的發(fā)生日期)。 “日期不能超前建賬日期”警告的意思是,填制憑證時的業(yè)務(wù)日期跳到系統(tǒng)建賬以前了。只有先啟用總賬,才能進行具體的總賬業(yè)務(wù)處理。沒有啟用就處理業(yè)務(wù),顯然不符合邏輯?!叭掌诓荒軠笙到y(tǒng)日期”警告的意思是,填制憑證時的業(yè)務(wù)日期超過了計算機系統(tǒng)日期。我們知道,會計核算主要遵循的是歷史成本原則,即會計是事后反映,只能對已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)進行處理,換句話講就是先發(fā)生業(yè)務(wù),之后進行具體的會計處理。而把未來發(fā)生的事項現(xiàn)在進行處理,既違反會計原則也不符合邏輯。
  解決方法:區(qū)別不同的情況,要么重現(xiàn)建賬,正確設(shè)定總賬啟用日期;要么在填制憑證時,正確錄入業(yè)務(wù)日期;要么退出總賬系統(tǒng),更改計算機系統(tǒng)日期后重新登錄總賬系統(tǒng),再填制憑證。
  問題2:當以制單員“003”身份(制單)查詢憑證時,可以查詢到8張憑證;當以賬套主管“001”身份查詢憑證時,可以查詢到15張憑證。
  原因分析:完成【總賬初始化】內(nèi)容后,沒有更換操作員就進行了部分制單的業(yè)務(wù)處理,發(fā)現(xiàn)錯誤后,更換操作員“003”繼續(xù)完成后續(xù)的憑證處理。即分別以賬套主管和制單員的身份進行了制單工作。但因為權(quán)限差異,造成二者查詢到的記賬憑證的不同(001可以查詢到003填制的憑證,而003查詢不到001填制的憑證)。
  解決方法:填制憑證不能以賬套主管的身份來進行,否則無法完成后續(xù)的審核和記賬。所以需要對以賬套主管身份完成的憑證進行處理。第一種方法:以賬套主管的身份登錄【填制憑證】界面,對以賬套主管身份編制的憑證先作廢憑證后整理憑證(即刪除憑證),然后再以制單員的身份登錄系統(tǒng)后重新制單,這種方法有可能會造成制單日期與業(yè)務(wù)日期的不一致。第二種方法:首先以賬套主管的身份進入【總賬初始化】中的【選項】,勾選【可查詢他人憑證】和【允許修改、作廢他人憑證】;然后以制單人身份登錄系統(tǒng),在【填制憑證】中找到以賬套主管的身份填制的憑證,點擊一次【作廢/恢復(fù)】,憑證變?yōu)椤白鲝U憑證”,并且操作員相應(yīng)地變?yōu)椤爸茊稳恕?。接下來再使用一次【作廢/恢復(fù)】,作廢標注取消,此時的憑證與正確狀態(tài)完全一致。但此種方法有些投機取巧,實務(wù)中慎用。
  問題3:在使用【應(yīng)付系統(tǒng)】時,系統(tǒng)提示“不能使用【應(yīng)付系統(tǒng)】受控科目”(參見圖3)。
  原因分析:在修改【應(yīng)付系統(tǒng)】會計科目輔助核算時,系統(tǒng)的受控科目均為系統(tǒng)默認(應(yīng)付系統(tǒng))。并且在“總賬初始化”的“選項”也并沒有勾選“可以使用應(yīng)付系統(tǒng)受控科目”
  解決方法:第一種:以賬套主管的身份登錄企業(yè)應(yīng)用平臺,【設(shè)置】選項卡下,選擇【基礎(chǔ)檔案】→【財務(wù)】→【會計科目】,找到【應(yīng)付系統(tǒng)】會計科目,將其受控系統(tǒng)修改為空白即可。第二種:以賬套主管的身份進入【總賬初始化】的【選項】,勾選【可以使用應(yīng)付受控系統(tǒng)】選型即可。在應(yīng)用【應(yīng)收系統(tǒng)】科目時出現(xiàn)此類問題亦同。



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