ISO9001：2000質(zhì)量管理
“ISO9000系列”標準是國際上通用的質(zhì)量管理標準體系，是品質(zhì)管理和品質(zhì)保證的國際標準，是經(jīng)濟發(fā)達國家質(zhì)量管理實踐經(jīng)驗的科學總結(jié)，具有通用性和指導性。ISO9001：2000(GB/T19001：2000)質(zhì)量管理體系(下稱體系)是“ISO9000系列”標準之一。建立ISO9001質(zhì)量管理體系的過程，實際上是確立一套組織內(nèi)部運作的管理規(guī)則體系的過程。它能實現(xiàn)組織的系統(tǒng)化管理，優(yōu)化和改善組織的內(nèi)外部工作環(huán)境；建立自我監(jiān)督、評價和自我改善的管理機制，能使組織內(nèi)部各層次人員職責明確，提高人員綜合素質(zhì)；能夠提高組織的管理效率，增強管理層決策效能。下面就以我院為例，具體闡述如何以體系為標準構(gòu)建財務(wù)質(zhì)量管理體系。
一、用體系構(gòu)建財務(wù)質(zhì)量管理體系的原因
(一)缺乏以顧客為中心的服務(wù)意識。財務(wù)人員面對學生或家長收取學雜費時經(jīng)常出現(xiàn)態(tài)度生硬現(xiàn)象；對外支付各種款項時常以超出規(guī)定報銷時間為由為難對方：教職工報銷差旅費、實習材料費時常以票據(jù)開據(jù)不合規(guī)或粘貼不標準為由拒絕支付。在工作中缺乏服務(wù)意識、必要的服務(wù)熱情和耐心，雖沒有違反會計法規(guī)，但日積月累，嚴重影響了財務(wù)處在學院教職工中的形象。
(二)品質(zhì)管理體系欠缺，會計信息及服務(wù)質(zhì)量無法提升。多年以來財務(wù)處一直按照會計法規(guī)的基本要求完成財務(wù)資金收付、會計憑證的制作和會計核算等工作。對于會計憑證能否制作的更加整潔規(guī)范、會計核算能否更加及時高效，會計檔案管理能否更加符合實際等問題沒有深入分析和探討。針對不同時期財務(wù)管理現(xiàn)狀出臺制度比較單一，沒有形成整套的綜合管理體系，財務(wù)工作質(zhì)量無法得到有效提升。
二、構(gòu)建財務(wù)質(zhì)量管理體系應(yīng)遵循八項管理原則
(一)以顧客為關(guān)注的焦點。讓顧客滿意是一種管理理念。準確的識別并不斷滿足顧客需要，通過對顧客滿意度的測量來獲取顧客對財務(wù)工作的感受，最終提高財務(wù)工作質(zhì)量。
(二)領(lǐng)導作用。領(lǐng)導是一個組織的中樞，組織質(zhì)量如何，根本在于領(lǐng)導者。財務(wù)管理工作的領(lǐng)導者應(yīng)將財務(wù)工作目標、工作方向和內(nèi)外部環(huán)境進行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，為財務(wù)工作人員實現(xiàn)財務(wù)工作目標創(chuàng)造一個有利的環(huán)境。
(三)全員參與。體系認證不是管理者個人的事情，是每個員工共同參與的活動。讓各層次員工擁有自己做主并承擔解決問題的能力，創(chuàng)造機會提高員工綜合工作技能。讓員工能實現(xiàn)自己的目標，這樣才能實現(xiàn)組織的目標。
(四)過程方法。過程方法即組織內(nèi)諸過程的系統(tǒng)應(yīng)用，如“PDCA”循環(huán)方法即：計劃(PLAN)、執(zhí)行(D0)、檢查(CHECK)、改進(ACTION)，它適合于系統(tǒng)的每一個過程，是財務(wù)質(zhì)量管理體系構(gòu)建過程中的基本方法，它能有效降低偏差、避免失誤、縮短循環(huán)時間。
(五)管理和系統(tǒng)方法。將質(zhì)量管理體系作為一個系統(tǒng)進行管理。系統(tǒng)方法和過程方法均以過程為基礎(chǔ)，都要求對各個過程之間的相互作用進行識別和管理。但系統(tǒng)方法著眼于整個系統(tǒng)和實現(xiàn)總體目標；過程方法著眼于過程的控制，對組織的每個過程進行連續(xù)控制。運用系統(tǒng)的方法構(gòu)建財務(wù)質(zhì)量管理體系能進一步執(zhí)行相關(guān)會計法規(guī)，讓每一項制度能有機的運用到財務(wù)管理工作中來。
(六)持續(xù)改進。沒有最好，只有更好。會計法規(guī)在變，內(nèi)外部環(huán)境在變，顧客的需求也在變。讓持續(xù)改進成為財務(wù)管理工作的一項制度，目的在于不斷提高其工作質(zhì)量。
(七)基于事實的決策方法。有效決策的前提是對信息的充分分析，任何脫離實際工作環(huán)境(如國家政策、會計法規(guī)等)所作的決策都是與目標背道而馳。
(八)與供方互利的關(guān)系。在財務(wù)質(zhì)量管理體系中，供方主要指學院資產(chǎn)的供應(yīng)方及取得外部憑證的開具方等。財務(wù)處支持并協(xié)調(diào)相關(guān)部門處理好與供方的關(guān)系，能夠創(chuàng)造一個公開的溝通渠道，建立長期合作機制，利于減少資產(chǎn)質(zhì)量風險和票據(jù)規(guī)范性風險等。
三、財務(wù)質(zhì)量管理體系的主要內(nèi)容闡述
(一)體系中的“顧客”指財務(wù)管理工作的服務(wù)對象。包括學生、教職員工和各級管理人員；學院各部門、財政部門及審計部門等。
(二)體系中的“產(chǎn)品”指財務(wù)管理工作過程和結(jié)果。如為各層次人員提供的會計服務(wù)；政府采購的申報、符合性審核、會計核算等過程；記賬憑證、會計報表等數(shù)據(jù)資料。
(三)體系中的“組織”指上級財政及行政主管部門、學院各管理部門、教學系部、學生社團等。
(四)《質(zhì)量管理手冊》和《程序文件》是財務(wù)管理體系構(gòu)建的兩個主要文件。其中《質(zhì)量管理手冊》主要闡述學院財務(wù)管理工作的目標和方針：《程序文件》是指財務(wù)管理工作所依據(jù)的各項財務(wù)管理制度，如國家版布的《會計法》和《事業(yè)單位財務(wù)規(guī)則》等法規(guī)；學院制定的《固定資產(chǎn)管理辦法》、《財務(wù)報銷實施細則》等規(guī)定；財務(wù)工作過程的各項技術(shù)規(guī)范和標準；財務(wù)工作所使用的統(tǒng)一格式的表格，如采購審批表、固定資產(chǎn)增資表、支票領(lǐng)取單等。
(五)內(nèi)審員和外審員是對體系建立的全過程進行評審的人員。財務(wù)處內(nèi)審員負責審核編寫人員擬定的《質(zhì)量管理手冊》和《程序文件》；外審員負責對整個財務(wù)管理工作進行外部監(jiān)督和評審。
四、構(gòu)建財務(wù)質(zhì)量管理體系的過程
(一)調(diào)查分析當前的財務(wù)管理工作現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)問題
體系的構(gòu)建認證過程其實就是針對財務(wù)管理工作出現(xiàn)的問題進行整改的過程。通過在學院內(nèi)部發(fā)放調(diào)查問卷、建議書等方式收集外部意見；通過財務(wù)工作人員在會計法規(guī)的要求下提出財務(wù)制度等的修改性建議來收集內(nèi)部意見。將內(nèi)外部意見歸納分析后據(jù)以發(fā)現(xiàn)財務(wù)管理工作存在的共性問題。
(二)對各層次員工有側(cè)重的進行體系標準培訓
體系實施的關(guān)鍵是培訓和溝通。體系的認證必須要求財務(wù)工作人員全員參與，對體系認證中起不同作用的人員要有針對性的進行培訓，以達到體系標準要求的能力。財務(wù)處質(zhì)量管理體系認證的編寫人員應(yīng)準確理解和掌握標準的內(nèi)涵，具備一定的管理經(jīng)驗和文字水平；財務(wù)處內(nèi)審員不僅要理解標準更要應(yīng)用標準進行內(nèi)部評審，找出編寫人員在執(zhí)行體系文件的編寫過程中是否符合會計法規(guī)的要求，是否符合體系標準的要求；其他財務(wù)工作人員應(yīng)結(jié)合本職工作，理解并準確闡述崗位的職責。在實施階段，所有程序執(zhí)行人員都要收集記錄以證明：規(guī)定的做到了，做到的符合規(guī)定。
(三)對財務(wù)質(zhì)量管理體系進行整體設(shè)計，調(diào)整和優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。合理配置資源
首先要進行崗位設(shè)置。根據(jù)會計法規(guī)的要求，結(jié)合學院財務(wù)工作分布在市區(qū)多處辦公的現(xiàn)狀，共設(shè)置十二個工作崗位(四個校區(qū)，其中現(xiàn)場出納人員四名)，進一步明晰和確定了各崗位工作人員的職責權(quán)限。其次要進行工作分工。根據(jù)內(nèi)部牽制原則，結(jié)合崗位工作量的大小及關(guān)聯(lián)性的強弱進行工作分工。制定輪崗制度，規(guī)定每個會計年度對不同的崗位進行調(diào)整，以利于員工會計工作能力的綜合提高。經(jīng)重新調(diào)整后，各崗位工作配合更加密切，工作量相對均衡，工作積極性明顯提高。
(四)編寫《質(zhì)量管理手冊》和《程序文件》
1 編寫《質(zhì)量管理手冊》。手冊是高級別的文件，要求列出你對財務(wù)管理工作的總體要求和工作要點(做什么，為什么做，如何做，即“2W1H”)，明確財務(wù)管理工作的方針。對財務(wù)處工作結(jié)構(gòu)和執(zhí)行制度進行統(tǒng)一不是我們進行體系認證的目的，而只是一種手段，目的是通過體系的建立，提高整體財務(wù)管理水平。因此，體系文件必須結(jié)合學院財務(wù)處多校區(qū)財務(wù)管理的復雜程度和會計人員能力素質(zhì)等綜合考慮。
2 縮寫《程序文件》。程序文件是對質(zhì)量手冊的支持，包括財務(wù)管理制度和作業(yè)指導文件。根據(jù)會計法規(guī)要求并結(jié)合學院財務(wù)工作特點，對財務(wù)管理工作的每項內(nèi)容盡量以文件的方式予以規(guī)定，形成《程序文件》。對擬發(fā)布的新財務(wù)規(guī)定，按照“PDCA”要求，由工作人員起草、財務(wù)負責人審核、分管院領(lǐng)導批準后報院長辦公會討論通過，并以學院文件方式發(fā)布實施；對正在執(zhí)行的財務(wù)制度，經(jīng)梳理、整理后重新修訂，也要按“PDCA”要求發(fā)布實施；對于作業(yè)指導文件，即財務(wù)處各崗位技術(shù)規(guī)范及操作規(guī)程的發(fā)布同樣要按“PDCA”要求執(zhí)行，因?qū)儇攧?wù)處內(nèi)部工作規(guī)范，只要經(jīng)財務(wù)負責人審核通過就可發(fā)布實施。
(五)體系建立后的試運行
體系建立后將體系文件發(fā)至各崗位學習并執(zhí)行。在執(zhí)行的過程中，由財務(wù)處內(nèi)審員對體系運行的有效性和相關(guān)性做內(nèi)部評審，并邀請學院體系認證小組、紀檢部門等進行外部監(jiān)督。如在三個月內(nèi)未發(fā)現(xiàn)不合格事項，就可以請外審員進行外部評審，找出不合格事項，補充完善。
(六)體系的改進完善
經(jīng)內(nèi)審員和外審員內(nèi)外部質(zhì)量審核和管理評審，對體系業(yè)績的監(jiān)視和測量、過程的監(jiān)視和測量及產(chǎn)品的監(jiān)視和測量，財務(wù)質(zhì)量管理體系認證獲得通過。體系的運作基本符合《質(zhì)量管理手冊》的要求，各工作崗位認真按照《程序文件》的要求執(zhí)行。財務(wù)處內(nèi)審員要在規(guī)定的時間內(nèi)(通常為一年)對體系重新進行內(nèi)部評審，并邀請外審員監(jiān)督評審，以不斷完善財務(wù)管理，提高工作質(zhì)量。
五、財務(wù)質(zhì)量管理體系構(gòu)建后的效果
財務(wù)處用ISO90001：2000質(zhì)量管理標準構(gòu)建財務(wù)質(zhì)量管理體系以來，財務(wù)管理工作更加規(guī)范、高效，會計信息質(zhì)量穩(wěn)步提高；財務(wù)工作人員因定期參加業(yè)務(wù)培訓和職業(yè)道德學習并實行輪崗制度，業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平得到了明顯提升；因引進了網(wǎng)絡(luò)版的財務(wù)管理軟件進行賬務(wù)處理，記賬憑證的制作更加規(guī)范、賬簿記錄更加清晰、預決算編制更加科學，學院的財務(wù)管理工作因此受到了主管局和審計部門的高度評價并作為標兵單位在局系統(tǒng)進行經(jīng)驗推廣。
