近年來(lái)，我國(guó)建設(shè)事業(yè)獲得高速發(fā)展，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱(chēng)項(xiàng)目）的管理也日益受到更多的關(guān)注。從 ２００５ 年開(kāi)始，國(guó)資委已將項(xiàng)目完成情況列入對(duì)央企的考核指標(biāo)當(dāng)中。西北機(jī)電工程研究所作為國(guó)防科研單位，為了做好科研保障工作，自２００５年以來(lái)，加大了國(guó)防科研基本建設(shè)項(xiàng)目投資力度及建設(shè)規(guī)模。項(xiàng)目檔案既是項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)歷史記錄，也是項(xiàng)目建設(shè)和竣工驗(yàn)收的前提和保證。同時(shí)也是提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力和整體裝備研制技術(shù)水平，完成各種型號(hào)產(chǎn)品研制生產(chǎn)任務(wù)的重要保障。為使項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)真正同步進(jìn)行，做好項(xiàng)目檔案管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)、安全、有效是十分必要的。加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，保護(hù)信息資源，已成為全國(guó)各行各業(yè)當(dāng)前及今后一項(xiàng)長(zhǎng)期的重點(diǎn)工作。
１ 項(xiàng)目管理的重要性
項(xiàng)目檔案是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，它真實(shí)地記錄了項(xiàng)目從立項(xiàng)、 設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工到竣工驗(yàn)收的整個(gè)過(guò)程，其本質(zhì)屬性是原始記錄性，任何人無(wú)法篡改它的原始狀況；是項(xiàng)目建設(shè)的前提，是工程質(zhì)量評(píng)估的依據(jù)，是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的保證；也是今后工程改造、維護(hù)的不可替代的權(quán)威佐證；是企業(yè)維權(quán)最有力的證據(jù)。因此，加強(qiáng)項(xiàng)目管理具有十分重大的意義。為了加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，從１９９７年開(kāi)始，國(guó)家頒布了一些關(guān)于加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的文件，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理已成為檔案工作的一個(gè)重點(diǎn)。通過(guò)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作，提高建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，促使建設(shè)單位規(guī)范基本建設(shè)和設(shè)備儀器檔案工作，為今后工程的新建、 改建和擴(kuò)建，設(shè)備的運(yùn)行、改造、維護(hù)等提供信息查考和維權(quán)佐證。
?。?國(guó)家對(duì)項(xiàng)目檔案工作的要求
（１） 依法建立健全項(xiàng)目檔案。國(guó)家有關(guān)通知指出，所有建設(shè)項(xiàng)目都要按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定，建立健全項(xiàng)目檔案。檔案管理單位和人員要依法行事，嚴(yán)格履行職責(zé)。要嚴(yán)格按照規(guī)定收集項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)的資料，然后整理歸類(lèi)，最后歸檔。
?。ǎ玻?提高對(duì)項(xiàng)目檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。項(xiàng)目檔案是工程質(zhì)量評(píng)價(jià)的主要依據(jù)，是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的保證，地位非常重要，各級(jí)檔案部門(mén)要高度重視，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作。采取有效措施，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效。
?。ǎ常?對(duì)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行考核監(jiān)督。國(guó)家檔案局明確規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或者驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或者通過(guò)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理，應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)工作同步進(jìn)行。因此，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)將項(xiàng)目檔案工作納入管理程序，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制，并進(jìn)行考核監(jiān)督。
?。?項(xiàng)目檔案管理工作的特點(diǎn)
?。ǎ保?收集過(guò)程復(fù)雜。首先，一個(gè)項(xiàng)目有許多的參建單位， 他們會(huì)各自產(chǎn)生大量與這項(xiàng)活動(dòng)有關(guān)的文件材料，要將這些分散的項(xiàng)目文件材料收集起來(lái)很難；其次，建設(shè)項(xiàng)目一般耗時(shí)很長(zhǎng)，收集文件材料的時(shí)間比建設(shè)過(guò)程時(shí)間更長(zhǎng)； 三是收集人員變動(dòng)大，而且人員業(yè)務(wù)水平不一，導(dǎo)致在材料收集范圍上、重要程度上參差不齊。
?。ǎ玻?整理標(biāo)準(zhǔn)多樣。由于參建單位很多，既有同系統(tǒng)的又有外系統(tǒng)的。同系統(tǒng)的單位整理標(biāo)準(zhǔn)一般還是相同的，但是不同系統(tǒng)的單位收集和整理材料的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)不同，這樣建設(shè)單位會(huì)發(fā)現(xiàn)他們從各單位收集到的材料標(biāo)準(zhǔn)不一，給項(xiàng)目檔案管理工作帶來(lái)很多麻煩。
?。ǎ常?參與部門(mén)眾多。每一個(gè)項(xiàng)目不僅參建單位多，而且就一個(gè)參建單位而言，它的內(nèi)部參與部門(mén)也很多，而每個(gè)部門(mén)的職能各不相同，這就會(huì)產(chǎn)生大量與項(xiàng)目相關(guān)的文件材料。
（４） 整理難度大。首先，由于參建部門(mén)多，關(guān)系龐雜，人員變動(dòng)大，專(zhuān)業(yè)種類(lèi)多，資料很分散，造成積累和收集工作難以控制。其次，由于項(xiàng)目建設(shè)周期性強(qiáng)，決定了項(xiàng)目必須按照建設(shè)進(jìn)度要求的時(shí)間點(diǎn)完成規(guī)定的工作目標(biāo)。因而檔案工作也必須與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，以避免脫節(jié)。第三，由于項(xiàng)目檔案種類(lèi)多、數(shù)量大、載體復(fù)雜，這就使得檔案管理工作也十分復(fù)雜。只有將這些分散的、數(shù)量巨大的、復(fù)雜的文件材料系統(tǒng)整理、統(tǒng)一保管，才能保證項(xiàng)目檔案完整、 準(zhǔn)確、 系統(tǒng)和有效。
?。ǎ担?整理要求高。項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的信息與智力資源，是工程質(zhì)量評(píng)估的依據(jù)，是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的保證；也是今后工程改造、 維護(hù)的不可替代的權(quán)威佐證；是企業(yè)維權(quán)最有力的證據(jù)。所以項(xiàng)目檔案管理部門(mén)對(duì)項(xiàng)目整理工作提出了較高的要求，項(xiàng)目檔案工作的質(zhì)量高低決定了項(xiàng)目檔案是否能夠達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效。
?。ǎ叮?資料分布廣。項(xiàng)目參建單位多，資料分布廣，項(xiàng)目信息的載體多種多樣，因此，做好項(xiàng)目檔案工作需要各部門(mén)、各級(jí)人員、各方面的配合，以合作理念構(gòu)建一個(gè)多方參與的項(xiàng)目檔案管理體系，并成為全員配合的自覺(jué)行動(dòng)。
４ 項(xiàng)目檔案管理中現(xiàn)存的問(wèn)題
?。ǎ保?項(xiàng)目檔案管理未納入項(xiàng)目工作程序。經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，在管理過(guò)程中，常有些項(xiàng)目建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作。有的單位根本就沒(méi)有建立項(xiàng)目檔案管理制度，沒(méi)有將檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃和工作程序，從而造成投資項(xiàng)目在啟動(dòng)階段就開(kāi)始出現(xiàn)項(xiàng)目檔案缺失和不全的現(xiàn)象。有的單位雖建立了管理制度，但不夠健全，缺乏完善的規(guī)章，相關(guān)規(guī)定指導(dǎo)性不強(qiáng)，可操作性不夠等，依法管理的意識(shí)不強(qiáng)，執(zhí)行力度不到位，隨意性大，造成收集的檔案系統(tǒng)性差，不完全。有的單位重視項(xiàng)目立項(xiàng)、輕視項(xiàng)目管理，對(duì)項(xiàng)目檔案管理的程序控制不到位，導(dǎo)致檔案部門(mén)無(wú)法及時(shí)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度進(jìn)行全程跟蹤，收集最真實(shí)準(zhǔn)確的記錄，遇到驗(yàn)收，只好突擊補(bǔ)全，使得項(xiàng)目檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)和滯后。有的單位制定的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制沒(méi)有落實(shí)到位，相對(duì)檔案的數(shù)量來(lái)說(shuō)，工作人員配備相對(duì)薄弱，使歸檔整理工作不能如期完成。有的單位項(xiàng)目檔案管理工作人員待遇低，庫(kù)房條件太差， 沒(méi)有安保設(shè)施或者落后， 項(xiàng)目檔案安全得不到保證。
（２） 資料收集不全。由于建設(shè)項(xiàng)目參建單位和部門(mén)眾多，關(guān)系龐雜，資料分布廣，歸檔制度又不完善，造成大量的項(xiàng)目文件材料收集不上來(lái)。再加上項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，時(shí)間跨度大，人員變動(dòng)大，業(yè)務(wù)水平不一，專(zhuān)業(yè)種類(lèi)多，收集標(biāo)準(zhǔn)不一，往往造成各方之間文件材料接口很多，許多文件材料散失在外，收集不全。
（３） 整理不符合規(guī)范。國(guó)家相關(guān)文件對(duì)項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔、移交等都做了明確的規(guī)定，各行業(yè)也分別制定了適合自己行業(yè)的項(xiàng)目檔案整理規(guī)范，但是在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作中，發(fā)現(xiàn)有的單位的項(xiàng)目檔案整理完全不符合國(guó)家或行業(yè)的規(guī)定。有的將無(wú)效文件也歸檔，檔案載體也不符合要求。
?。ǎ矗?歸檔不及時(shí)。由于項(xiàng)目建設(shè)單位缺乏相應(yīng)的項(xiàng)目檔案管理制度，尤其是歸檔制度，造成一些文件材料沒(méi)有及時(shí)歸檔。
５ 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的策略
?。担?更新觀(guān)念，提高認(rèn)識(shí)
長(zhǎng)期以來(lái)，上至建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)，下至全體員工，普遍對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作缺乏足夠的重視。項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)涉及多方面的系統(tǒng)管理工作，要做好項(xiàng)目檔案管理工作，需要領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與，各部門(mén)協(xié)作，這就需要全員提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)宣傳工作，大力宣傳項(xiàng)目檔案工作各種規(guī)章制度，宣傳項(xiàng)目檔案的地位和作用。建設(shè)單位可以運(yùn)用多種方式宣傳，例如組織全體人員學(xué)習(xí)文件、舉辦培訓(xùn)班、評(píng)選管理先進(jìn)人物、組織參觀(guān)學(xué)習(xí)、舉行各種研討會(huì)等。通過(guò)宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)和全體人員的重視，才能使項(xiàng)目檔案工作在和諧中持續(xù)發(fā)展。
?。担?建立健全項(xiàng)目檔案管理制度
許多單位沒(méi)有項(xiàng)目檔案管理制度或制度不健全，要提升建設(shè)單位檔案管理整體水平，除了提高全員認(rèn)識(shí)水平外，還需要從制度建設(shè)上進(jìn)一步加強(qiáng)，為項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)造一個(gè)良好的氛圍和條件。
?。ǎ保?實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和工作崗位責(zé)任制，職責(zé)明確，相互協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮各級(jí)各部門(mén)的工作職能。
（２） 制定歸檔制度及考核機(jī)制。對(duì)項(xiàng)目檔案工作的組織管理、在建項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)情況、檔案驗(yàn)收完成情況等進(jìn)行考核，運(yùn)用激勵(lì)措施來(lái)推動(dòng)項(xiàng)目檔案的管理工作?？己藱C(jī)制使項(xiàng)目科技人員和管理人員有了工作動(dòng)力，增強(qiáng)了他們的工作責(zé)任感，想方設(shè)法去干好本職工作。
?。ǎ常?制定文件歸檔范圍和整理標(biāo)準(zhǔn)。有了范圍和標(biāo)準(zhǔn)，就可以為管理人員指明工作方向，減少失誤，節(jié)約時(shí)間和精力，提高質(zhì)量。
５．３ 將項(xiàng)目檔案工作納入合同管理
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，合同管理成為一種非常重要的現(xiàn)代戰(zhàn)略管理方式。把項(xiàng)目檔案工作納入合同管理，必然成為項(xiàng)目檔案工作的迫切要求和發(fā)展趨勢(shì)。為保證項(xiàng)目資料的齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整，建設(shè)單位在與參建單位簽訂合同時(shí)，一定要在合同中列出有關(guān)項(xiàng)目檔案管理的具體條款，對(duì)文件的收集、整理與歸檔、移交提出具體要求，明確責(zé)任，建設(shè)單位要用合同約束參建單位，使他們及時(shí)、系統(tǒng)地收集各項(xiàng)材料。
５．４ 項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)同步
在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有的單位存在檔案資料收集不全，檔案內(nèi)容缺項(xiàng)，歸檔滯后，無(wú)效文件歸檔，檔案載體不符合要求，整理不規(guī)范等情況。其中一個(gè)重要的原因就是未做到項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，時(shí)間跨度大，要做好項(xiàng)目檔案管理工作，必須與工程建設(shè)同步：一是提出文件材料歸檔要求要與下達(dá)工程計(jì)劃任務(wù)同步；二是文件材料形成情況與工程計(jì)劃進(jìn)度同步； 三是檔案驗(yàn)收工作與項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作同步。檔案工作與工程建設(shè)同步的實(shí)質(zhì)是將項(xiàng)目檔案工作納入工程管理計(jì)劃，避免脫節(jié)，實(shí)行節(jié)點(diǎn)控制，及時(shí)收集資料，不滯后。同時(shí)兩者同步也有利于資料收集的完整和有效。
?。担?提高項(xiàng)目檔案管理人員業(yè)務(wù)水平
項(xiàng)目檔案工作系統(tǒng)復(fù)雜，涉及部門(mén)也多，每一項(xiàng)工作都影響著項(xiàng)目檔案的整體管理水平，而檔案管理人員的水平?jīng)Q定了每一項(xiàng)工作的質(zhì)量。長(zhǎng)期以來(lái)，人們不夠重視檔案管理，不僅人員配備不夠，其業(yè)務(wù)水平也參次不齊，難以滿(mǎn)足管理工作的要求。項(xiàng)目檔案工作想要提高整體質(zhì)量，得到較大發(fā)展，就要注意提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，對(duì)項(xiàng)目管理人員和項(xiàng)目檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)文件和參觀(guān)。提高他們的待遇，開(kāi)發(fā)他們的智力，挖掘他們的潛能，使他們能夠積極主動(dòng)地甚至創(chuàng)造性地進(jìn)行管理。
?。担?建立管理的網(wǎng)絡(luò)體系
每一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目都需要由多個(gè)部門(mén)密切配合才能完成。每個(gè)部門(mén)都會(huì)產(chǎn)生與項(xiàng)目相關(guān)的文件材料，造成資料多且分散，將這些文件材料系統(tǒng)收集，整理歸檔，集中保管起來(lái)，是一件非常困難麻煩的工作，但項(xiàng)目檔案管理要求必須系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確地收集資料，只有這樣才能完整準(zhǔn)確地反映出項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和建設(shè)單位在以后的工作中提供可靠的參考依據(jù)。因此，建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系是十分必要的，不僅建設(shè)單位內(nèi)部各部門(mén)應(yīng)該相互配合，而且各參建單位也應(yīng)該相互配合，相互支持，各司其職，各負(fù)其責(zé)。同時(shí)，在建設(shè)單位內(nèi)部成立一個(gè)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面管理這個(gè)網(wǎng)絡(luò)，出面協(xié)調(diào)各部門(mén)和各單位的各項(xiàng)工作。這樣，才能有效地保證整個(gè)項(xiàng)目檔案工作順利開(kāi)展。
?。担?開(kāi)展項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作
作為項(xiàng)目檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中最為重要的組成部分。加強(qiáng)項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作是督促建設(shè)單位規(guī)范項(xiàng)目檔案管理、控制項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量的重要手段，對(duì)推進(jìn)項(xiàng)目檔案管理工作具有重要意義。檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題使得認(rèn)真貫徹落實(shí)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作十分必要和緊迫。
目前國(guó)家正逐步加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案工作的管理，規(guī)定在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，必須進(jìn)行項(xiàng)目檔案的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收。國(guó)家和各行業(yè)都明文規(guī)定：“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一。未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或者通過(guò)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?！备餍袠I(yè)也把項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作作為考核單位領(lǐng)導(dǎo)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。這樣就促進(jìn)單位領(lǐng)導(dǎo)提高對(duì)項(xiàng)目檔案工作的重視，逐漸將項(xiàng)目檔案管理工作提高到戰(zhàn)略地位，納入到日常工作計(jì)劃中，納入到單位的發(fā)展規(guī)劃中，對(duì)項(xiàng)目檔案工作合理地配置各種工作資源。通過(guò)開(kāi)展項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作，促使建設(shè)單位規(guī)范項(xiàng)目檔案工作，確保項(xiàng)目檔案完整、 準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。
?。担?積極擴(kuò)大項(xiàng)目檔案的利用范圍
項(xiàng)目檔案是為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)的。在實(shí)踐中，管理人員要編制項(xiàng)目檔案總目錄、項(xiàng)目簡(jiǎn)介、歸檔范圍、分類(lèi)表；要對(duì)項(xiàng)目中的設(shè)備及基建項(xiàng)目進(jìn)行拍照，制成Ｗｅｂ文件，形成目錄與設(shè)備相對(duì)應(yīng)的多媒體系統(tǒng)，使項(xiàng)目檔案能充分發(fā)揮作用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供有效服務(wù)。
?。?結(jié)束語(yǔ)
固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量高低決定了工程質(zhì)量的高低，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中起著十分重要的作用。項(xiàng)目檔案管理的目的是確保固定資產(chǎn)檔案的價(jià)值能夠完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地體現(xiàn)。但是項(xiàng)目檔案管理工作是一個(gè)比較復(fù)雜的過(guò)程，涉及范圍比較廣，信息量巨大，系統(tǒng)性較強(qiáng)。這就要求檔案工作者必須有高度的事業(yè)心和責(zé)任感，要耐心細(xì)致，要掌握一定的新技術(shù)和新方法，要有較高的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力。另外，隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的新問(wèn)題、新情況。如何搞好這項(xiàng)工作，解決隨時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題，還需要我們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中不斷地探索，不斷地創(chuàng)新?？傊覀円獔?jiān)持不懈地探索創(chuàng)新，尋找更加快捷有效的工作方式，將實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的有效利用作為永恒不變的工作目標(biāo)。
