1 前 言
社會的不斷發(fā)展，讓我們清醒地認識到人才在其中發(fā)揮的重要作用。市場經(jīng)濟體制下，任何形式的競爭，最終都會轉化成人才的競爭，所以醫(yī)院想要在競爭中立于不敗之地，就必須做好人才的管理與培養(yǎng)工作?，F(xiàn)代醫(yī)院人事管理更加重視對人的管理，而做好能夠反映醫(yī)院人員背景、工作經(jīng)歷以及道德品質(zhì)等方面的人事檔案就越來越受到人們的廣泛關注。具體來說，人事檔案就是記錄一個人的政治面貌、經(jīng)歷以及品德等方面的，有關這個人實際情況的文件材料，它主要發(fā)揮著憑證、參考的作用，對人員職稱的申報、轉正定級以及辦理各種與當事人利益相關的保險都有著非常重要的影響。
隨著現(xiàn)代科學技術的快速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡被應用于社會生活的每一個角落，信息化也成為現(xiàn)代企事業(yè)單位加強內(nèi)部建設的必然選擇。特別是領導干部的人事檔案，這是表明一個人信息背景的重要來源，它對醫(yī)院的決策、預測、管理以及人員調(diào)動有著非常重要的作用。所以說，加強人事檔案管理信息化建設是醫(yī)院自身發(fā)展的需要，也是社會對醫(yī)院發(fā)展的必然需求。因此，探討如何解決醫(yī)院干部人事業(yè)檔案管理信息化建設的若干問題，就有著非常重要的意義。
2 干部人事檔案管理存在的問題
醫(yī)院人事檔案管理工作，特別是對干部人事檔案的管理工作是一項機密、專業(yè)性很強的工作，干部的人事檔案必須要由專人來負責管理，并且要獨立存放。但是就目前我國醫(yī)院對人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，存在著很多問題，亟待我們共同來解決。①管理方式比較落后。現(xiàn)階段，很多醫(yī)院普遍存在著房間資源有限，資料量非常大的現(xiàn)象，這就導致了很多醫(yī)院沒有一個專門的檔案室，或者和其他科室合用一個房間的現(xiàn)象。而且多數(shù)醫(yī)院都存在著管理人員數(shù)量不足的問題，這就使人事檔案管理方面缺少專人對其負責；在管理技術方面，沒有使用檔案管理軟件，或者檔案管理軟件沒有完全的發(fā)揮出其功能；檔案管理人員也缺乏必要的檔案管理知識，計算機操作有待加強。②干部人事檔案存在不真實的現(xiàn)象。人事檔案的真實可靠是醫(yī)院對人事檔案管理的最基本要求，因為科學的決策必須是建立在真實檔案信息的基礎上的，但是就目前干部人事檔案的管理現(xiàn)狀來看，某些干部出于個人利益的考慮，擅自對檔案進行涂改，甚至是造假，嚴重影響了檔案材料的嚴肅性與權威性。③干部人事檔案存在不完整的現(xiàn)象。醫(yī)院對干部人事檔案進行管理，最基本的任務就是對有價值的信息進行搜集與整理，只有不斷豐富干部檔案的內(nèi)容，才能客觀、真實、全面地反映出領導干部自身的情況，才能對醫(yī)院的決策提供幫助。但是筆者在實際工作中發(fā)現(xiàn)，干部人事檔案經(jīng)常出現(xiàn)重要材料缺失、不完整的現(xiàn)象，比如干部的履歷表、培訓、晉升以及職稱等反映領導干部基本信息的資料，經(jīng)常存在著不及時歸檔以及收集不完整的現(xiàn)象。
3 加強醫(yī)院干部人事檔案管理信息化的建議
3.1 提高對信息化的認識
隨著計算機網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，企事業(yè)單位內(nèi)部的網(wǎng)絡化、信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的客觀要求。醫(yī)院的人事檔案管理想要做好信息化，首先就要轉變觀念，提高對信息化的認識。特別是醫(yī)院的領導干部，因為一個項目的能否在醫(yī)院順利展開，很大程度上都取決于醫(yī)院領導對這一項目的關注程度。因此，領導干部必須加強這方面的學習，提高對信息化的認識，要做好帶頭作用，使整個醫(yī)院都提高對信息化的認識，這是人事業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化的一個重要前提。
3.2 實現(xiàn)干部人事檔案信息的數(shù)字化
醫(yī)院的人事檔案信息化主要是由數(shù)據(jù)維護、系統(tǒng)設置、信息檢索以及統(tǒng)計報表幾個部分共同組成的。加強信息化的控制點加強數(shù)據(jù)維護與系統(tǒng)設置。如果醫(yī)院選擇了符合自身實際需求的信息管理系統(tǒng)，就可以使用計算機來進行日常的檔案信息管理工作，并且加強局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)建設可以將信息資源在醫(yī)院內(nèi)部進行共享，同時還可以實現(xiàn)遠程監(jiān)控、數(shù)據(jù)交換以及在線檢索等技術，提高了檔案的利用效率。但是這些工作的實現(xiàn)都是基于對人事檔案進行數(shù)字化處理這一前提。需要檔案管理人員在確定信息的真實性與完整性的前提下，根據(jù)這些檔案數(shù)據(jù)的分類，利用計算機制作成表格，再將這些信息錄入到計算機的數(shù)據(jù)庫之中，以方便日后的管理與查詢。檔案信息的數(shù)字化處理，能夠減少檔案管理人員的工作量，降低失誤率，提高工作效率，同時也能夠對干部人事檔案進行標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，為干部人事檔案管理的信息化打下基礎。
3.3 增加資金投入
任何一個項目的啟動都需要資金的投入，信息化建設也不例外，醫(yī)院要從現(xiàn)狀出發(fā)，增加資金的投入，用以購置一些基礎設施。比如數(shù)據(jù)庫服務器、掃描設備、存貯器等設施，同時還要買檔案信息管理系統(tǒng)、殺毒系統(tǒng)等軟件。檔案信息管理系統(tǒng)軟件的選擇要符合醫(yī)院發(fā)展的實際，這樣才能夠發(fā)揮出信息化管理的效率。軟件系統(tǒng)必須涵蓋收集、歸檔、編目、存儲以及分析等功能，同時還需要很強的兼容性，能夠與在多種硬件平臺、操作系統(tǒng)條件下運行，要具有很強的安全控制能力，能夠與其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行有效連接，對數(shù)據(jù)進行交換、共享等等。同時安全殺毒軟件、防火墻對檔案信息管理系統(tǒng)進行實時保護，防止資源被盜取、損壞等等。人事檔案信息管理系統(tǒng)的軟件與硬件的投入是無法避免的，否則干部人事檔案信息化根本無從談起。
3.4 加強干部人事檔案管理隊伍的建設
干部的人事檔案管理工作，是黨政干部建設的一項重要組成部分。全面、準確、完整的干部檔案信息是醫(yī)院選拔干部、落實黨的干部路線政策的基礎，而檔案管理人員是干部人事檔案管理工作的直接參與者，其素質(zhì)的高低對檔案管理工作的質(zhì)量有著直接影響，而加強醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設需要一批既懂檔案管理，又會計算機操作，同時還要具有崇高的職業(yè)道德的高素質(zhì)人才的加入。加強檔案管理人員的素質(zhì)建設：①加強職業(yè)道德建設，提高保密意識。醫(yī)院人事檔案管理工作本身就是一項保密性很強的工作，特別是領導干部的人事檔案資料，對于醫(yī)院的發(fā)展起著至關重要的作用。所以加強職業(yè)道德建設，提高保密意識必須要擺在首位。醫(yī)院在選擇檔案管理人員時，必須要全面考核，檔案管理人員必須要具有堅定的政治立場，能夠做到不傳密、不泄密，以保證檔案信息的安全。②定期或者不定期地對檔案管理人員展開培訓工作，以更新他們的知識結構，提高其業(yè)務水平。培訓的內(nèi)容要包括：職業(yè)道德素養(yǎng)、檔案管理相關知識、計算機網(wǎng)絡知識等等。提高檔案管理人員處理信息的能力，使其知識面不斷得到拓展，以適應人事檔案工作不斷發(fā)展的需求。
3.5 保證檔案信息的安全性
對干部人事檔案實現(xiàn)信息化管理確實可以提高工作效率，能夠為醫(yī)院提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務，但是我們也不能忽視信息化帶來的安全問題。檔案信息的安全問題可能來自錄入、傳送、調(diào)用、儲存等環(huán)節(jié)，所以我們除了要以制度的形式來規(guī)范檔案管理人員的操作行為之外，還要從技術層面入手，來保證檔案信息的安全。①可以采用網(wǎng)絡加密技術，來阻止第三方在數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中對數(shù)據(jù)進行攔截；②對訪問權限進行設置，對訪問檔案數(shù)據(jù)庫人員的身份進行驗證，以防止沒有訪問級別的人員對數(shù)據(jù)庫的惡意訪問；③采用防火墻技術，有效阻止對醫(yī)院干部檔案信息的非法訪問，同時阻止沒有訪問權限的用戶從數(shù)據(jù)庫調(diào)出檔案信息；④采用寫保護技術，防止用戶對電子文件進行隨意刪改，以保護信息資源的原始性與真實性；⑤重視數(shù)據(jù)的備份工作，并且對計算機進行定期殺毒，阻止病毒、木馬對管理系統(tǒng)的攻擊。同時，檔案管理人員還要對計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展進行持續(xù)關注，以期將先進的技術引入檔案管理工作當中。
4 總 結
綜上所述，隨著計算機網(wǎng)絡技術的廣泛應用，信息化已經(jīng)被應用于社會生活的各個領域，醫(yī)院必須把握好這一趨勢，加強干部人事檔案的信息化工作。我們可以從提高對信息化的認識；實現(xiàn)干部人事檔案信息的數(shù)字化；增加資金投入；加強干部人事檔案管理隊伍的建設；保證檔案信息的安全性等方面入手，相信通過我們的共同努力，醫(yī)院的干部人事檔案管理信息化建設必然會進入一個嶄新的階段。
