檔案信息化 檔案信息化流程 檔案信息化策略
前言
檔案信息化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為信息化的檔案信息，以信息化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
一、人事檔案信息化流程
?。ㄒ唬┤耸聶n案信息化管理：醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)人事檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的信息化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能，可以大大提高工作效率。
?。ǘ┤耸聶n案信息化采集：從檔案實(shí)體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。
?。ㄈ┤耸聶n案信息化查閱：以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了方考慮:可按日期、時(shí)間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)；閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。
二、醫(yī)院人事檔案信息化策略
?。ㄒ唬┺D(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化人事檔案管理理念
信息化是檔案管理進(jìn)步的重要標(biāo)志。檔案管理信息首先要做到管理理念的轉(zhuǎn)變。若是醫(yī)院的檔案人員不轉(zhuǎn)變陳舊的思想觀念，就會(huì)阻礙人事檔案管理信息化的實(shí)施。如果不積極進(jìn)行人事檔案管理信息化，就算購買了先進(jìn)的檔案保存與應(yīng)用設(shè)備，也不是真正的人事檔案管理信息化。在進(jìn)行人事檔案管理信息化的工作中，檔案管理人員要切實(shí)理解并依靠技術(shù)進(jìn)步與科學(xué)管理的思想，學(xué)習(xí)新時(shí)期新環(huán)境的管理意識(shí)，真正扭轉(zhuǎn)過去陳舊的對檔案重管理輕使用、人海戰(zhàn)術(shù)、汗牛充棟的文件等做法，達(dá)到人事檔案管理的主動(dòng)、高效，讓醫(yī)院檔案工作能夠更符合醫(yī)院業(yè)務(wù)的要求。
（二）提高硬件設(shè)施更新?lián)Q代，達(dá)到設(shè)備的信息化
要充分配置人事檔案管理信息化所必要的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、傳真機(jī)設(shè)備等信息化設(shè)施，同時(shí)要大方利用最新科技、掃描技術(shù)在人事檔案管理中的作用，有條件的可以聘請專業(yè)人員來設(shè)計(jì)符合醫(yī)院需要的軟件，提高人事檔案信息化、無紙化的速度。所以，醫(yī)院要專門投入相關(guān)資金，檔案管理人員也要努力強(qiáng)化自己的工作能力，提高資金、設(shè)備的使用效率；而且，人事檔案管理部門要在現(xiàn)有工作基礎(chǔ)上，發(fā)揮擁有許多檔案資源的特點(diǎn)，大力發(fā)揮各方面又是，尤其是在檔案的提供上，可以充分提供豐富的人事檔案信息給各個(gè)業(yè)務(wù)科室，為日常工作提供幫助，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。而信息化技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理的使用，也會(huì)給檔案管理提高一個(gè)臺(tái)階，有利于醫(yī)院在員工管理和患者信息掌握上提高效率，從而產(chǎn)生一定的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，達(dá)到局部促進(jìn)整體優(yōu)化的效果。
?。ㄈ┽t(yī)院要建立科學(xué)的管理模式
在醫(yī)院人事檔案信息化操作過程里，為明確具體的責(zé)任，保確保系統(tǒng)和信息的安全規(guī)范，還必須要從管理的角度出發(fā)實(shí)施科學(xué)的管理模式。
完善醫(yī)院人事檔案管理制度。醫(yī)院要制定符合信息化、無紙化的人事檔案管理制度。首先是建立與規(guī)范人事檔案管理工作大的各個(gè)環(huán)節(jié)，以及使用設(shè)備、系統(tǒng)的技術(shù)規(guī)范，將電子檔案管理各個(gè)部分詳細(xì)落實(shí)到各人；其次是應(yīng)用一些有效的安全保障技術(shù)，尤其是對電子信息與數(shù)據(jù)。
促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化。這里的規(guī)范化是指人事檔案信息化的各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：人事檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、收集標(biāo)準(zhǔn)、查閱標(biāo)準(zhǔn)、信息設(shè)備使用標(biāo)準(zhǔn)等，這些標(biāo)準(zhǔn)是保障工作效率的規(guī)范。若是缺乏這些標(biāo)準(zhǔn)，或者不完善，人事檔案數(shù)據(jù)庫就難以條理規(guī)范；若是醫(yī)院的人事檔案管理人員不根據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)來工作，而是沿用傳統(tǒng)做法，或者率性而為，則會(huì)大大降低人事檔案管理信息化的工作效率。
（四）組件復(fù)合型的人才團(tuán)隊(duì)
醫(yī)院人事檔案管理團(tuán)隊(duì)是保障人事檔案管理信息化順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，關(guān)系著人事檔案信息化的建立效果和應(yīng)用水平。這就需要醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者不能只是關(guān)注業(yè)務(wù)部門的人才引進(jìn)，同時(shí)也要引進(jìn)、培養(yǎng)檔案管理人才。同時(shí)也要求檔案管理人員不但要掌握電子信息的特點(diǎn)與信息化人事檔案的各宗操作規(guī)范，同時(shí)要雪輝計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用與安全技術(shù)。醫(yī)院可以在工作之余，安排相關(guān)人員進(jìn)行信息化教育培訓(xùn)，學(xué)習(xí)最新的專業(yè)內(nèi)容，學(xué)習(xí)內(nèi)容要IT、互聯(lián)網(wǎng)、系統(tǒng)應(yīng)用等方面。醫(yī)院的管理者還要提供良好的條件，讓相關(guān)工作人員能夠充分了解未來人事檔案管理的趨勢與前沿技術(shù)，不斷提高他們的能力素質(zhì)與應(yīng)用水平。
