現(xiàn)代信息技術的迅猛發(fā)展,推動了高校會計電算化的實施和發(fā)展。當前,高校會計電算化已進入成熟期,財務管理已發(fā)展到以網(wǎng)絡技術為基礎,以數(shù)據(jù)庫技術為操作平臺,以數(shù)字化運作為手段的網(wǎng)絡財務時代。隨著信息技術越來越多地在高校財務工作的應用,高校財務管理工作效率和質(zhì)量在得以提高的同時,內(nèi)部會計控制也發(fā)生了重大變化,原有的會計控制已無法適應會計信息系統(tǒng)的要求,因此,建立健全和完善信息技術下的內(nèi)部會計控制制度,強化內(nèi)部控制管理,有針對性地加強內(nèi)部控制措施,既是高校內(nèi)部控制的內(nèi)在要求,也是提高高校財務管理水平的重要途徑。
一、現(xiàn)代信息技術在高校會計工作中的應用
現(xiàn)代信息技術主要是指信息的采集、處理和傳遞技術,包括通信技術、計算機技術等。它一般包括計算機技術、多媒體技術、現(xiàn)代通信技術和計算機網(wǎng)絡技術,其中計算機技術處于現(xiàn)代信息技術的核心地位。高校具備了科技和人才的優(yōu)勢,近年來,隨著高校的跨越式發(fā)展,現(xiàn)代信息技術、尤其是網(wǎng)絡技術廣泛應用于高校財務工作,會計技術手段也由會計電算化進一步跨越到會計信息化階段。會計電算化也由簡單的賬務處理發(fā)展到涉及收費管理、資產(chǎn)管理、預算控制的綜合管理階段性,會計核算的準確性和可靠性得到了極大的提高。校園一卡通的實施,銀行POS機的應用、網(wǎng)上繳費推行,使電子商務被引用到高校財務工作中,借助強大的計算機網(wǎng)絡技術,繁雜的財務數(shù)據(jù)交由計算機處理,使財務管理實現(xiàn)了從事后到實時的轉(zhuǎn)變。網(wǎng)上銀行、“銀企互聯(lián)”的應用,使高校財務日常報銷工作進入無現(xiàn)金報賬時代,通過資金收支業(yè)務的電子劃轉(zhuǎn),最大限度地減少現(xiàn)金流動,有效地預防和降低現(xiàn)金周轉(zhuǎn)風險,確保了高校資金安全。
二、現(xiàn)代信息技術對高校內(nèi)部會計控制的影響
1、內(nèi)部控制形式的影響。傳統(tǒng)的會計環(huán)境下,在賬務處理中通常通過人工進行控制,如編制科目匯總表,憑證匯總表的試算平衡,余額和發(fā)生額的平衡檢查,以及實施賬賬核對、賬證核對等,內(nèi)部會計控制的形式主要是人員的內(nèi)部牽制制度?，F(xiàn)代信息技術環(huán)境下,計算機強大的計算功能取代了人工繁瑣的數(shù)據(jù)核算工作,一些內(nèi)部控制措施也通過計算機程序完成,從輸入會計憑證到輸出會計報表,只要保證數(shù)據(jù)錄入正確,系統(tǒng)安全可靠,沒有非法操作收稿日期、修回日期或計算機病毒的破壞,是不會出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的。因此,內(nèi)部控制由單一的人工控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿藱C結(jié)合的共同控制。
2、內(nèi)部控制對象的影響。傳統(tǒng)的會計環(huán)境下,高校發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務均記錄在紙張之上,會計內(nèi)部控制對象是財務人員和相關處理程序,通過制定相應的崗位責任制和內(nèi)部牽制制度,保證會計信息的正確性和資產(chǎn)的安全完整?，F(xiàn)代信息技術環(huán)境下,與各項經(jīng)濟業(yè)務相關的信息由財務人員直接輸入計算機,記錄、儲存在磁性介質(zhì)上,通過財務軟件和網(wǎng)絡系統(tǒng)進行處理。原來需要由幾人或幾個部門按預定的步驟完成的業(yè)務事項,現(xiàn)在集中在一人或一個部門完成;原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成,因此,會計內(nèi)部控制的對象不僅是財務人員,而且還涉及對計算機的控制。例如,計算機硬件的維護、軟件的分析、程序的編制、信息安全的保障等等。
3、內(nèi)部控制內(nèi)容的影響。在傳統(tǒng)會計環(huán)境下,內(nèi)部控制主要包括:會計憑證保管、整理、歸檔的控制,記賬程序的控制,會計人員崗位責任的控制等。隨著現(xiàn)代信息技術的引入,高校會計記賬工作完全由計算機替代,內(nèi)部控制內(nèi)容也隨之發(fā)生了新的變化,內(nèi)部控制內(nèi)容的重點轉(zhuǎn)變?yōu)樵紨?shù)據(jù)的輸入控制、會計信息輸出控制、人機交互處理控制、計算機系統(tǒng)之間的聯(lián)接控制等信息處理控制,還有網(wǎng)絡系統(tǒng)安全的控制,系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等以及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護人員等的崗位責任制度等。
4、數(shù)據(jù)安全性的影響。在傳統(tǒng)會計環(huán)境下,高校的經(jīng)濟信息都反映在紙質(zhì)憑證和賬簿中,增加、刪除、修改會計憑證或會計賬簿都留有痕跡,可以通過不相容職位的分離和必要的簽字授權(quán)等方式防范作弊,保證財務數(shù)據(jù)的安全。在現(xiàn)代信息技術下,會計信息儲存在計算機磁性媒介上,數(shù)據(jù)容易被不留痕跡地進行修改和刪除。磁性介質(zhì)也容易受損壞,且有丟失或毀損的危險。加之數(shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡瀏覽全部數(shù)據(jù)文件并進行復制、偽造、銷毀等,財務數(shù)據(jù)的安全性對內(nèi)部控制提出了更高的要求。
三、現(xiàn)代信息技術下加強高校會計內(nèi)部控制措施
1、提高會計人員綜合素質(zhì)。高校作為技術和人才培養(yǎng)的搖籃,現(xiàn)代信息技術在會計工作中的應用對會計人員提出了更高的要求:從計算機操作到軟件應用,從數(shù)據(jù)錄入到財務分析,從網(wǎng)絡安全到財務法律法規(guī),會計人員不僅需要具備扎實的會計專業(yè)知識,還需要掌握必要的計算機知識,如財務軟件應用、數(shù)據(jù)庫管理及網(wǎng)絡安全等。此外,與手工會計系統(tǒng)相比,儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)更容易被不留痕跡地篡改,數(shù)據(jù)文件被非法瀏覽、復制、偽造、銷毀的風險更大,對會計業(yè)務人員道德素質(zhì)的要求也更高。因此,高校會計人員在不斷更新知識結(jié)構(gòu),提高業(yè)務水平和計算機技能的同時,還應該不斷提高職業(yè)道德水平,成為既懂會計業(yè)務、又精通計算機應用技術的復合型人才,確保內(nèi)部控制措施能夠落到實處。
2、加強組織管理控制。組織管理控制是指通過部門的設置、人員的分工、崗位職責的制定、權(quán)限的劃分等形式進行的控制。其基本目的是使相關人員相互牽制、相互制約、防止或減少差錯、舞弊和犯罪行為的發(fā)生。組織管理控制的基本原則是不相容職務相分離,例如執(zhí)行與記錄、授權(quán)與執(zhí)行都應相互分離。不相容的職務主要有授權(quán)批準與業(yè)務執(zhí)行、軟件開發(fā)與軟件操作、數(shù)據(jù)維護管理操作與電算審核、數(shù)據(jù)錄入與審核記賬、系統(tǒng)操作與系統(tǒng)檔案管理等。通過建立健全各崗位的職責,使不同崗位、不同職務互相監(jiān)督、互相制約,從而達到內(nèi)部控制的目的。在組織管理控制中應實行操作人員分級授權(quán)管理,系統(tǒng)管理員給職務不相容的崗位設置不同的操作權(quán)限,避免由一個人經(jīng)手一項經(jīng)濟活動的全過程。此外,還應建立不定期的崗位輪換制度。
3、加強日常操作控制。數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出環(huán)節(jié)是信息化管理中可能產(chǎn)生錯弊的關鍵節(jié)點,因此,高校在實施內(nèi)部控制中,既要設置對各控制點的控制,也要設置對系統(tǒng)管理員的監(jiān)控,包括權(quán)限、計算機操作痕跡的監(jiān)控。首先,應制定完善的操作管理制度,明確會計人員的操作內(nèi)容和權(quán)限、嚴格密碼管理,嚴禁越權(quán)操作。其次,在輸入、處理和輸出中,還要采用各種技術手段對數(shù)據(jù)的準確性進行校驗、設置相應崗位進行分級復核、審核,確保會計信息的安全準確。此外,還要嚴格電算化會計檔案的管理,對會計數(shù)據(jù)要定期檢查,定期備份,防止存儲介質(zhì)的損壞。
4、加強系統(tǒng)及網(wǎng)絡安全控制。高校應建立計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度,加強系統(tǒng)及網(wǎng)絡的管理維護,提高其安全性。首先要加強計算機硬件的保養(yǎng)維護,保證服務器等設備安全和計算機正常運行,要經(jīng)常對設備進行保養(yǎng),保障計算機功能的正常運行,防止發(fā)生意外事故。其次,對會計軟件應進行定期維護,軟件修改、升級,必須履行審批手續(xù),經(jīng)過周密計劃和嚴格記錄,由有關人員進行監(jiān)督,防止非法修改,保證軟件安全、平穩(wěn)、高效運行。再有,健全必要的計算機病毒防治和網(wǎng)絡安全措施,防止病毒入侵和外來攻擊。如設置外部訪問區(qū)域,明確企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡的邊界,防止“黑客”通過網(wǎng)絡進入系統(tǒng);建立有效的防火墻,防止非法入侵、非法使用系統(tǒng)資源;設置多重口令和訪問權(quán)限、對外部訪問采取相應防護措施等。
5、發(fā)揮內(nèi)部審計的作用。內(nèi)部審計是內(nèi)部控制的一個重要形式,是對其他內(nèi)部控制的再控制。高校應充分發(fā)揮內(nèi)部審計的作用,內(nèi)審人員應具備獨立性,參與定期檢查和測試會計信息化系統(tǒng)的工作情況,參與制定和監(jiān)督執(zhí)行相關管理制度,包括會計數(shù)據(jù)與書面資料的一致性、數(shù)據(jù)保存方式的安全合法性等。通過內(nèi)部審計,發(fā)現(xiàn)各種控制手段的弊端,找出進一步改進的措施。
