多維預(yù)算控制系統(tǒng)的構(gòu)建
算就是用數(shù)字編制未來某一個時期的計劃，也就是用財務(wù)數(shù)字(例在財務(wù)預(yù)算和投資預(yù)算中)或非財務(wù)數(shù)字(例如在生產(chǎn)預(yù)算中)來表明預(yù)期的結(jié)果。西方與中國習(xí)慣所用的“預(yù)算”概念，在含義上有所不同。在中國“預(yù)算”一般是指經(jīng)法定程序批準(zhǔn)的政府部門、事業(yè)單位和企業(yè)在一定期的收支預(yù)計;而西方的預(yù)算概念則是指計劃的數(shù)量說明，不僅僅是金額的反映。
多維預(yù)算控制系統(tǒng)的構(gòu)建
預(yù)算控制是通過建立信息反饋系統(tǒng)，以預(yù)算編制為基礎(chǔ)，檢查其執(zhí)行進(jìn)度及結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)偏差以及產(chǎn)生偏差的原因，并采取措施糾正偏差的一系列活動。全面預(yù)算管理是企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制的重要方式，是由預(yù)算的編制、執(zhí)行、調(diào)控和考核等過程構(gòu)成。差異分析是預(yù)算控制的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過對產(chǎn)生差異的原因進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行、各項(xiàng)基礎(chǔ)管理甚至公司戰(zhàn)略規(guī)劃中存在的問題，有利于企業(yè)進(jìn)行業(yè)績考評、調(diào)整預(yù)算以修正發(fā)展戰(zhàn)略。本文提出建立四維監(jiān)控主體以及三維監(jiān)控客體的監(jiān)控系統(tǒng)，以期對預(yù)算進(jìn)行全方位的、多維的立體控制，從而增強(qiáng)預(yù)算控制的有效性。
四維監(jiān)控主體的構(gòu)建
預(yù)算監(jiān)控主體是指實(shí)施預(yù)算監(jiān)控的組織機(jī)構(gòu)，主要由預(yù)算的決策機(jī)構(gòu)，即預(yù)算管理委員會、預(yù)算管理辦公室(通常設(shè)在財務(wù)部門)、業(yè)務(wù)歸口管理部門以及企業(yè)的審計監(jiān)察部門構(gòu)成，其基本職責(zé)是對企業(yè)各層次、各環(huán)節(jié)預(yù)算組織的日?；顒舆M(jìn)行全面、系統(tǒng)的監(jiān)督與控制。其關(guān)鍵是建立起一套行之有效的激勵與約束制度，實(shí)現(xiàn)自上而下的逐層監(jiān)督、約束與激勵，使各層級預(yù)算組織直至每一員工自覺地進(jìn)行自我與相互監(jiān)督、控制、約束和激勵，從而達(dá)到“人本管理”的境界。
1.預(yù)算管理委員會。預(yù)算管理委員會協(xié)調(diào)各部門預(yù)算信息的共享，使各部門就預(yù)算假設(shè)達(dá)成一致。預(yù)算管理委員會確定預(yù)算管理原則、程序，審查企業(yè)的預(yù)算和財務(wù)計劃，全面負(fù)責(zé)預(yù)算編制、預(yù)算初步審批、預(yù)算下達(dá)、預(yù)算執(zhí)行、監(jiān)督控制，批準(zhǔn)預(yù)算的調(diào)整，并對預(yù)算的考核予以監(jiān)控。如果某些基本假設(shè)已發(fā)生重大變化，應(yīng)盡快組織對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。此外，預(yù)算管理委員會還負(fù)責(zé)審核批準(zhǔn)年度預(yù)算調(diào)整及重大金額的預(yù)算追加，根據(jù)需要就預(yù)算的有關(guān)事項(xiàng)加以審議并作出相關(guān)決定。
2.財務(wù)部門。對企業(yè)經(jīng)營活動實(shí)施有效的財務(wù)控制是提高企業(yè)經(jīng)營績效的基本要求。財務(wù)監(jiān)控涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的每項(xiàng)作業(yè)，具有極大的綜合性。通過財務(wù)部門對整個生產(chǎn)經(jīng)營活動的動態(tài)監(jiān)控，能夠加強(qiáng)財務(wù)部門與其他部門之間的聯(lián)系與溝通。財務(wù)部門依據(jù)某個時期(月度、年度)企業(yè)靜態(tài)的會計資料和各部門的動態(tài)經(jīng)濟(jì)信息，全面、系統(tǒng)分析各部門預(yù)算項(xiàng)目的完成情況和存在的問題，為預(yù)算控制提供必要的財務(wù)信息指明方向。根據(jù)全面預(yù)算進(jìn)行財務(wù)管理可以將不合理的以及超預(yù)算的業(yè)務(wù)制止在萌芽狀態(tài)，避免損失。
3.業(yè)務(wù)歸口管理部門。預(yù)算歸口管理，是將各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)歸口到各相關(guān)職能部門進(jìn)行管理并作為該部門年度考核指標(biāo)。通過預(yù)算歸口管理將預(yù)算目標(biāo)的分解、預(yù)算編制的專業(yè)審核、預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)督與控制等管理職能落實(shí)到具體的職能部門。除監(jiān)督責(zé)任部門完成預(yù)算目標(biāo)外，業(yè)務(wù)歸口管理部門還應(yīng)當(dāng)幫助有關(guān)責(zé)任中心解決實(shí)際存在的問題，加強(qiáng)溝通與聯(lián)系，群策群力，共同實(shí)現(xiàn)企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)。
4.審計監(jiān)察部門。審計監(jiān)察部門除對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行事后監(jiān)督外，還應(yīng)當(dāng)將關(guān)口前移。審計監(jiān)察部門應(yīng)參與企業(yè)業(yè)務(wù)流程的設(shè)計，針對業(yè)務(wù)流程中存在的內(nèi)部控制問題提出整改建議;對企業(yè)重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)(如采購招投標(biāo)、對外提供擔(dān)保等)實(shí)行全程參與的過程監(jiān)控;通過廣泛參與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。
三維控制客體的確立
預(yù)算監(jiān)控的對象是預(yù)算的執(zhí)行過程，對于不同類型的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，預(yù)算管理采取的控制措施應(yīng)有所不同。
1.項(xiàng)目維度。根據(jù)預(yù)算項(xiàng)目，對影響企業(yè)預(yù)算目標(biāo)實(shí)現(xiàn)及財務(wù)運(yùn)行安全的重點(diǎn)領(lǐng)域?qū)嵤┲攸c(diǎn)監(jiān)控，即從項(xiàng)目維度進(jìn)行監(jiān)控。企業(yè)需要重點(diǎn)監(jiān)控的項(xiàng)目通常有現(xiàn)金流量、利潤和成本費(fèi)用等項(xiàng)目。這些項(xiàng)目涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面，對這些項(xiàng)目的監(jiān)控具有很強(qiáng)的綜合性和復(fù)雜性。
(1)現(xiàn)金流量的監(jiān)控。①根據(jù)年度預(yù)算編制各部門的動態(tài)現(xiàn)金流量預(yù)算，并分別將現(xiàn)金流量預(yù)算細(xì)化到每季、每月、每周、每日，據(jù)以對日常現(xiàn)金流量進(jìn)行動態(tài)控制。② 加強(qiáng)現(xiàn)金流量管理，對現(xiàn)金流入、流出按照收支兩條線進(jìn)行控制，每一項(xiàng)收支都要認(rèn)真核實(shí)，杜絕各單位、部門截留和坐支現(xiàn)金的現(xiàn)象。③在預(yù)算執(zhí)行過程中，通過實(shí)行資金月計劃、周調(diào)度的統(tǒng)一管理，及時發(fā)現(xiàn)并解決資金周轉(zhuǎn)中的問題，提高資金周轉(zhuǎn)速度。④對于資本性支出項(xiàng)目的預(yù)算管理，要堅(jiān)決貫徹“量入為出，量力而行”的原則，在強(qiáng)調(diào)自身“造血機(jī)能”的同時，拓寬融資渠道。企業(yè)編制預(yù)算時在資金供應(yīng)上要適當(dāng)留有余地，以保證預(yù)算內(nèi)一些不可預(yù)見費(fèi)用的資金供應(yīng)。⑤強(qiáng)化融資、資金運(yùn)作的成本效益分析，確定合理的資本結(jié)構(gòu)和融資方案。
(2)利潤的監(jiān)控。采用月度經(jīng)營報告對利潤預(yù)算進(jìn)行監(jiān)控。該報告實(shí)際上是利潤表的當(dāng)月數(shù)、累計數(shù)分別與當(dāng)月預(yù)算、累計預(yù)算及以前年度同期數(shù)據(jù)進(jìn)行比較。如發(fā)現(xiàn)有重大預(yù)算差異的部分，應(yīng)及時分析預(yù)算差異的原因，制定擬采取的糾正措施，從而達(dá)到預(yù)算控制的目的。
(3)成本費(fèi)用的監(jiān)控。成本費(fèi)用控制的目的在于將成本費(fèi)用控制在企業(yè)預(yù)定的水平上。成本費(fèi)用控制是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，它包含三個層次：通過成本費(fèi)用控制配合企業(yè)的戰(zhàn)略選擇與實(shí)施，通過獲取成本優(yōu)勢幫助企業(yè)取得競爭優(yōu)勢;利用資源、成本、質(zhì)量、數(shù)量、價格之間的聯(lián)動關(guān)系，配合企業(yè)盡可能獲取最大利潤;降低成本，包括成本降低的基礎(chǔ)條件控制和過程控制。①成本費(fèi)用控制的目標(biāo)不是成本費(fèi)用越低越好，而是在衡量現(xiàn)實(shí)與未來利益的基礎(chǔ)上，將成本費(fèi)用控制在合理水平上。②企業(yè)應(yīng)在區(qū)分可控成本與不可控成本的基礎(chǔ)上，本著誰是責(zé)任主體誰負(fù)責(zé)的原則，將成本費(fèi)用控制的責(zé)任予以分解，確定各項(xiàng)成本費(fèi)用的責(zé)任歸屬。③設(shè)計成本費(fèi)用控制流程，對成本費(fèi)用進(jìn)行有效控制。在設(shè)計成本費(fèi)用控制流程時，要合理確定各級管理人員在成本費(fèi)用控制流程中的權(quán)利與責(zé)任，全面考慮成本費(fèi)用的審批、審核、記錄、報告等工作。
2.流程維度。企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)流程由若干項(xiàng)作業(yè)構(gòu)成，而每項(xiàng)作業(yè)又包括多項(xiàng)任務(wù)。在流程維度設(shè)計中，對各項(xiàng)作業(yè)的控制按相對的 “流程-作業(yè)-任務(wù)”三個因素之間的關(guān)系依次進(jìn)行。進(jìn)行流程維度預(yù)算控制，就是動態(tài)地將各項(xiàng)作業(yè)連接起來，明確各職能部門參與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的先后順序，規(guī)范業(yè)務(wù)的申請、審核、批準(zhǔn)、執(zhí)行和考評整個流程，對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行動態(tài)組合控制，確保企業(yè)的主要業(yè)務(wù)流程處于受控狀態(tài)，最終實(shí)現(xiàn)價值增值的目標(biāo)。對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效控制的關(guān)鍵在于明確各部門在業(yè)務(wù)流程執(zhí)行和監(jiān)控過程中的組織分工、責(zé)權(quán)劃分以及工作程序。
(1)根據(jù)業(yè)務(wù)流程管理的需要進(jìn)行作業(yè)管理職能的部門分解，并落實(shí)到每個具體職能管理部門，有時應(yīng)對組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。
(2)確定每項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵控制點(diǎn)，并建立控制標(biāo)準(zhǔn)體系。如銷售業(yè)務(wù)中有訂單的接收與處理、信用政策的批準(zhǔn)和應(yīng)收賬款的管理等關(guān)鍵控制點(diǎn);采購業(yè)務(wù)中有采購計劃的形成與執(zhí)行、采購價格的核定、物資的驗(yàn)收入庫和貨款的支付等關(guān)鍵控制點(diǎn)。
(3)根據(jù)控制點(diǎn)確定所要進(jìn)行的控制活動，進(jìn)行相應(yīng)授權(quán)并明確授權(quán)范圍，具體劃分權(quán)利和責(zé)任。
(4)制定預(yù)算執(zhí)行偏差控制標(biāo)準(zhǔn)。
(5)設(shè)計部門內(nèi)部以及部門間的信息傳遞與溝通機(jī)制，以利于各部門及時獲取在執(zhí)行任務(wù)、管理和控制過程中所需的各種信息，并實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部的有效溝通。
3.部門維度。部門維度的預(yù)算控制體系是按照企業(yè)的主要經(jīng)營活動部門，如市場營銷、采購、生產(chǎn)、財務(wù)、人力資源、研究開發(fā)等部門，建立各部門預(yù)算控制項(xiàng)目的控制子系統(tǒng)。確立部門維度的預(yù)算控制關(guān)鍵項(xiàng)目能夠使預(yù)算目標(biāo)落到實(shí)處，同時有利于深入研究預(yù)算執(zhí)行偏離目標(biāo)的根源。對部門維度的控制客體有兩種控制方式：一是由預(yù)算管理委員會或經(jīng)理對各部門分別設(shè)立不同的控制標(biāo)準(zhǔn)，定期檢查各部門預(yù)算執(zhí)行情況，分析偏差產(chǎn)生的原因，統(tǒng)一評價，并進(jìn)行必要的調(diào)整與改進(jìn);二是由各部門根據(jù)預(yù)算管理的目標(biāo)要求自行建立相應(yīng)的控制標(biāo)準(zhǔn)，在預(yù)算執(zhí)行過程中根據(jù)實(shí)際情況及時調(diào)整與改進(jìn)工作，以保證預(yù)算目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)。進(jìn)行部門維度預(yù)算控制應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
(1)切實(shí)了解影響企業(yè)預(yù)算目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的核心問題及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的運(yùn)行狀況，選擇重點(diǎn)監(jiān)控部門以及確定部門關(guān)鍵控制指標(biāo)。
(2)根據(jù)市場資料以及本企業(yè)歷史數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果和分解的預(yù)算目標(biāo)，為各部門設(shè)定關(guān)鍵的控制標(biāo)準(zhǔn)。在預(yù)算執(zhí)行過程中對關(guān)鍵指標(biāo)的偏差適時采取糾正措施，同時為保證關(guān)鍵部門的關(guān)鍵指標(biāo)即企業(yè)整體預(yù)算的關(guān)鍵指標(biāo)的完成，企業(yè)通常需要制定多套被選的應(yīng)急方案，實(shí)施事前控制。
(3)部門之間應(yīng)加強(qiáng)信息溝通，以便有關(guān)部門采取有效的應(yīng)對措施，只有各部門的精誠合作，才能夠保證預(yù)算系統(tǒng)的高效運(yùn)行。
