有效內(nèi)部控制系統(tǒng)的特征
內(nèi)部控制是指經(jīng)濟(jì)單位和各個(gè)組織在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中建立的一種相互制約的業(yè)務(wù)組織形式和職責(zé)分工制度。內(nèi)部控制的目的在于改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。它是因加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理的需要而產(chǎn)生的，是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而發(fā)展完善的。最早的控制主要著眼于保護(hù)財(cái)產(chǎn)的安全完整，會(huì)計(jì)信息資料的正確可靠，側(cè)重于從錢物分管、嚴(yán)格手續(xù)、加強(qiáng)復(fù)核方面進(jìn)行控制。隨著商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日趨復(fù)雜化，才逐步發(fā)展成近代的內(nèi)部控制系統(tǒng)。
有效內(nèi)部控制系統(tǒng)的特征
有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)對(duì)企業(yè)很重要，它具有以下特征：
(1)可靠、富有競爭力和遵守職業(yè)道德的員工。
支付高薪吸引高素質(zhì)員工，訓(xùn)練員工使其做好本職工作，監(jiān)督職員工作等措施都有助于公司建立一支富有競爭力的員工隊(duì)伍，此外企業(yè)還可以通過將雇員在多個(gè)崗位上輪換來增加靈活性，從而提高職責(zé)的可靠性。
(2)合理分工。
在具有良好的內(nèi)部控制系統(tǒng)的企業(yè)中，任何一項(xiàng)重要的職責(zé)都不應(yīng)被忽略，每個(gè)雇員都要承擔(dān)一定的責(zé)任，即所有的責(zé)任都應(yīng)明確界定并清楚地劃分給每個(gè)人。另外還有內(nèi)部和外部審計(jì)、憑證和記錄、電子設(shè)備及其他控制。
(3)合理授權(quán)。
企業(yè)一般都有一套書面的制度來規(guī)定批準(zhǔn)的程序。任何一種對(duì)標(biāo)準(zhǔn)政策的偏離均需得到適當(dāng)?shù)氖跈?quán)。例如，在零售商店中，對(duì)金額超過商店一般限額的顧客支票結(jié)算，需經(jīng)其經(jīng)理或助理經(jīng)理的同意。
(4)職責(zé)分離。
明智的管理方法是針對(duì)業(yè)務(wù)責(zé)任在兩個(gè)或更多的人或部門之間分配。職責(zé)分離限制了舞弊的機(jī)會(huì)，提高了會(huì)計(jì)記錄的準(zhǔn)確性。這一內(nèi)部控制的重要組成部分包括以下內(nèi)容：
?、?業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)相分離。 整個(gè)會(huì)計(jì)職能應(yīng)該完全獨(dú)立于經(jīng)營部門，如制造部門、銷售部門等，以保證會(huì)計(jì)記錄的可靠性。例如，應(yīng)是產(chǎn)品檢查員而非機(jī)器操作人員清點(diǎn)產(chǎn)品數(shù)量，應(yīng)是會(huì)計(jì)人員而非銷售人員進(jìn)行存貨記錄。
?、?資產(chǎn)的保管與會(huì)計(jì)相分離。如果會(huì)計(jì)不能經(jīng)管現(xiàn)金，出納不能接近會(huì)計(jì)記錄，那么各自誘惑和欺詐行為就會(huì)減少。如果一個(gè)職員既經(jīng)管現(xiàn)金又負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)記錄，該職員就可以盜竊現(xiàn)金并通過在賬簿上作一筆假分錄來隱瞞自己的盜竊行為。我們知道財(cái)務(wù)主管掌管現(xiàn)金，會(huì)計(jì)主任負(fù)責(zé)現(xiàn)金的會(huì)計(jì)處理。任何一個(gè)人都不能負(fù)責(zé)所有的工作。
應(yīng)由不負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)記錄的庫房人員管理存貨。如果他們也能對(duì)存貨進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄，就可能偷走存貨并將其作為殘次品在會(huì)計(jì)記錄上沖銷。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，保管資產(chǎn)的人不應(yīng)接近計(jì)算機(jī)。同樣，計(jì)算機(jī)程序員也不應(yīng)接近像現(xiàn)金這樣的資產(chǎn)。
?、?業(yè)務(wù)授權(quán)與相關(guān)資產(chǎn)保管相分離。如果可能，管理業(yè)務(wù)的人不應(yīng)經(jīng)管相關(guān)的資產(chǎn)。例如，批準(zhǔn)向供貨商付款的人與簽發(fā)支票的人不應(yīng)是同一人，如果同時(shí)具有這兩項(xiàng)職權(quán)，此人就可以授權(quán)向自己付款并向自己簽發(fā)支票。而當(dāng)這些職責(zé)相分離時(shí)，只有合法的賬單才能被支付。又如負(fù)責(zé)現(xiàn)金收入的人不應(yīng)有權(quán)沖銷應(yīng)收賬款。
--------------------------------------------------------------------------------
