摘 要：隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的飛速發(fā)展，人類已進入了信息社會和知識時代。面對市場經(jīng)濟競爭日益激烈的新形勢，秘書的工作重點也由比較單一的事務(wù)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槭聞?wù)與參謀并重，工作方式由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。傳統(tǒng)的工作觀念、工作方式已經(jīng)適應(yīng)不了新形勢的發(fā)展需求。本文主要針對如何提升秘書人員自身的職業(yè)能力進行論述，希望能進一步提高我們秘書人員的辦事效率。
關(guān)鍵詞：預算；決算；管理
工程造價俗稱工程預決算，是對建筑工程項目所需各種材料、人工、機械消耗量及耗用資金的核算，是國家基本建設(shè)投資及建設(shè)項目施工過程中一項要求工作。建筑行業(yè)流行一句話：是賠是賺，全在預算。這句話，充分證明了工程預決算對于工程施工單位舉足輕重的作用。
一、工程預決算的主要內(nèi)容
(1)在項目建議書階段，按照有關(guān)規(guī)定編制的初步投資估算，經(jīng)有關(guān)部門批準，作為擬建項目列入國家中長期計劃和開展前期工作的控制造價。
(2)在項目可行性研究階段，按照有關(guān)規(guī)定編制的投資估算，經(jīng)有關(guān)部門批準，作為該項目的控制造價。
(3)在初步設(shè)計階段，按照有關(guān)規(guī)定編制的初步設(shè)計總概算，經(jīng)有關(guān)部門批準，即作為擬建項目工程造價的最高限額。
(4)在施工圖設(shè)計階段，按規(guī)定編制施工圖預算，用以核實施工圖階段預算造價是否超過批準的初步設(shè)計概算。
(5)對以施工圖預算為基礎(chǔ)實施招標的工程，承包合同價也是以經(jīng)濟合同形式確定的建筑安裝工程造價。
(6)在工程實施階段要按照承包方實際完成的工程量，以合同價為基礎(chǔ)，同時考慮因物價變動所引起的造價變更，以及設(shè)計中難以預計的而在實施階段實際發(fā)生的工程和費用，合理確定結(jié)算價。
(7)在竣工驗收階段，全面匯集在工程建設(shè)過程中業(yè)主實際花費的全部費用，編制竣工決算，如實體現(xiàn)建設(shè)工程的實際造價。
二、何為工程預決算的控制
所謂工程預決算的有效控制，就是在優(yōu)化建設(shè)方案、設(shè)計方案的基礎(chǔ)上，在建設(shè)程序的各個階段，采用一定的方法和措施將工程造價的發(fā)生控制在合理的范圍和核定的造價限額以內(nèi)。以設(shè)計階段為重點的建設(shè)全過程造價控制。
三、如何有效進行工程預決算的控制
1、加強合同管理
合同交底要及時。在合同簽定后，要及時組織項目班子成員進行合同交底。要讓合同的執(zhí)行者真真了解合同的內(nèi)容和相關(guān)約束條款，劃定的施工范圍及甲乙雙方的責任、權(quán)利和義務(wù)等，特別是一些相關(guān)經(jīng)濟的條款，諸如：合同的簽定方式；變更簽證如何辦理等。真真了解了合同內(nèi)容，項目施工管理人員才能真真完成履約過程。
2、加強施工圖預算管理
合同簽定后，在拿到施工圖紙后，應(yīng)立即動手編制施工圖預算。在編制施工圖預算時，要與施工組織設(shè)計相聯(lián)系，因為施工圖預算已經(jīng)與實際施工相結(jié)合起來，已經(jīng)要切實考慮到采取何種施工方案能夠降低成本，獲取最大利潤。對于施工作業(yè)層編制的施工圖預算，可以作為施工過程中進行工程進度款撥付的控制依據(jù)，以避免超付工程款現(xiàn)象的發(fā)生。另外，每個工程項目都應(yīng)該做好施工圖預算編制工作的管理。
3、加強施工組織設(shè)計的編制
施工組織設(shè)計是用以指導施工準備乃至施工全過程的技術(shù)經(jīng)濟文件。每個工程項目在施工前一定要編制出完善、切實可行的施工組織設(shè)計或施工方案。它不僅能夠指導施工，而且對工程造價的影響至關(guān)重要，采用的施工方案不同，所發(fā)生的成本費用就不同，甚至相差很大。這就要求我們重視施工組織設(shè)計的編制。
4、做好現(xiàn)場的簽證資料工作
(1)在工程項目的實施過程中，由于施工過程的復雜和設(shè)計深度、質(zhì)量等方面原因，經(jīng)常會出現(xiàn)工程量、地質(zhì)、進度的變化，工程承發(fā)包雙方在執(zhí)行合同中需要修改變動的部分，須經(jīng)雙方同意，并采用書面形式予以記錄。 合同、報價中中未包括的工程項目和費用，必須及時辦理現(xiàn)場簽證，以免事后補簽而造成結(jié)算困難。
(2)對于施工現(xiàn)場的變更簽證工作，我們要做到：及時根據(jù)情況的發(fā)生，編寫出工程簽證單或是工程技術(shù)洽商聯(lián)系單；在工程簽證單或工程技術(shù)洽商聯(lián)系單填寫方面我們要做到全面準確；在對簽證單、洽商單、會議紀要的闡述中，一定要有技巧；在簽證單、洽商記錄、會議紀要的陳述中，一定要注意與合同條款的一致性，結(jié)算審計的基礎(chǔ)就是受法律保護的合同；各種簽證資料必須要有現(xiàn)場負責的監(jiān)理工程師、業(yè)主專業(yè)工程師（業(yè)主現(xiàn)場工程師）的簽字確認。如果有必要，還要聯(lián)系到設(shè)計代表的簽字。
5、做好結(jié)算中的單價處理
(1)在投標書的編制時就要注意使用不平衡報價法。投標前應(yīng)多了解信息，通過技術(shù)和經(jīng)驗分析，要對有可能變更部分的單價要進行專門分析、討論后再定奪所報單價。另外，投標時的編制說明也很關(guān)鍵。
(2)如果投標中出現(xiàn)了失誤，就一定要在工程施工過程中想辦法爭取變更，材料的變換、品牌的更換等等。對于原合同內(nèi)沒有的單價，要爭取報價的主動性。
(3)對于一些工程量相對報價清單變化較大的變更，如果原單價報低了，我們一定要爭取調(diào)整其單價，同時，還可對工期、措施費等方面做出相應(yīng)的索賠，但不一定要單獨打索賠報告，引起業(yè)主的敏感及抵觸，可以在結(jié)算單價的編報中做出合理的計算及說明。
6、做好現(xiàn)場的索賠工作
在施工過程中，往往都會出現(xiàn)合同內(nèi)容之外的自然因素、社會因素引起工程發(fā)生事故或拖延工期等，我們在施工現(xiàn)場要根據(jù)施工合同做好工程項目的索賠工作。加強管理，加強合同意識，提高索賠的管理水平，對提高企業(yè)的經(jīng)濟效益有著重要的作用。
7、竣工結(jié)算管理
一個項目竣工后，我們一定要及時編報出完整而又合理的工程竣工結(jié)算書。整理好全套資料，組織好熟悉施工現(xiàn)場的技術(shù)力量，做好對工程結(jié)算審核、審計工作的配合。
參考文獻：
[1] 邢保華 工程造價目標的過程控制[J] 建筑 2007.(21)
[2] 余萍 工程造價審核工作要點的探討[J] 山西建筑 2007.(17)
