目前ERP（企業(yè)資源規(guī)劃）信息系統(tǒng)已成為現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)行模式中重要的組成部分，它對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源、提高各環(huán)節(jié)工作效率方面發(fā)揮出關(guān)鍵的作用。
構(gòu)建一體化信息系統(tǒng)勢(shì)在必行
企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)是一個(gè)信息平臺(tái)，通過(guò)該平臺(tái)，將促使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)傳向財(cái)務(wù)系統(tǒng)，減少人為干預(yù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為提高工作效率和管理水平奠定基礎(chǔ)。
建立財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)的好處顯而易見(jiàn)。一是避免數(shù)出多門。通常單據(jù)流、物流、資金流和信息流在業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)部門之間會(huì)有時(shí)間差異，難免出現(xiàn)數(shù)據(jù)反映不及時(shí)、不一致的現(xiàn)象，導(dǎo)致數(shù)出多門的現(xiàn)象，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)過(guò)程控制，容易導(dǎo)致決策延遲或失當(dāng)。二是提高監(jiān)管的實(shí)時(shí)性和效率性。由于業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)對(duì)時(shí)點(diǎn)認(rèn)同的差異，財(cái)務(wù)不能及時(shí)與業(yè)務(wù)同步，往往具有一定的滯后性。假如財(cái)務(wù)仍沿用事后核算，會(huì)因?yàn)榉从称髽I(yè)經(jīng)營(yíng)狀況及成果的速度降低而削弱對(duì)業(yè)務(wù)的及時(shí)監(jiān)管；三是減少重復(fù)勞動(dòng)，解放財(cái)務(wù)人員。
當(dāng)業(yè)務(wù)信息輸入信息系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)將該信息通過(guò)會(huì)計(jì)平臺(tái)，按照財(cái)務(wù)規(guī)范的要求將業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加工為財(cái)務(wù)要素和會(huì)計(jì)憑證的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，自動(dòng)生成實(shí)時(shí)憑證，顯示在所有相關(guān)的賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表上，不再需要再次錄入，減少了重復(fù)勞動(dòng)，同時(shí)保證業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的一致性和及時(shí)性。四是降低運(yùn)作成本，提高客戶滿意度。通過(guò)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)，提高了實(shí)時(shí)信息的傳播效率，確保了業(yè)務(wù)運(yùn)作、財(cái)務(wù)核算及分析和客戶服務(wù)等職能的協(xié)調(diào)進(jìn)行，使部門凝聚成一個(gè)整體，部門間可相互協(xié)作、共享信息，從而降低運(yùn)作成本、提高客戶滿意度。
通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)工作的一體化，財(cái)務(wù)人員可直接參與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核算操作，使財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的監(jiān)督由原來(lái)的事后檢查向事中控制轉(zhuǎn)變，提高了財(cái)務(wù)監(jiān)管的效率。同時(shí)，通過(guò)前后臺(tái)無(wú)縫鏈接，為公司經(jīng)營(yíng)決策提供了實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的參考信息。
信息系統(tǒng)流程的主要內(nèi)容
在如何選擇財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)的問(wèn)題上，筆者認(rèn)為，除了成本控制因素外，更重要的是需考慮系統(tǒng)內(nèi)公司之間數(shù)據(jù)交換、匯總和業(yè)務(wù)管理的需要，選擇相同品牌和版本的信息管理軟件，方便日后報(bào)表的下發(fā)、上報(bào)、匯總、查詢等工作。
下面筆者以自身所在的產(chǎn)品貿(mào)易商行業(yè)為例，結(jié)合實(shí)際工作情況，就如何建立財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)以及各流程環(huán)節(jié)的內(nèi)容和作用闡述自身的一些經(jīng)驗(yàn)體會(huì)。
詢價(jià)與報(bào)價(jià)。這是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的開(kāi)始，由業(yè)務(wù)人員實(shí)施，在報(bào)價(jià)前必須先查詢?cè)摽蛻舻男庞妙~度余額情況，如超出信用余額，則該報(bào)價(jià)將不能在系統(tǒng)內(nèi)生成合同確認(rèn)。
信用查詢與控制。該過(guò)程是整個(gè)一體化流程中控制信用和交易風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵，其影響因素包括：應(yīng)收賬款余額、應(yīng)付賬款余額、采購(gòu)合同訂單余額等。該流程界定了責(zé)權(quán)利，是經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)形成的起點(diǎn)。但合同的確認(rèn)與生成需取決于信用控制流程。
催收/錄入供應(yīng)憑證與采購(gòu)發(fā)票。這個(gè)流程可以說(shuō)是公司日常經(jīng)營(yíng)中最基礎(chǔ)，同時(shí)也是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。一方面，供應(yīng)憑證及其采購(gòu)發(fā)票催收及時(shí)與否直接影響到日常財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性與及時(shí)性，另一方面其催收及時(shí)與否更是直接影響到對(duì)客戶開(kāi)具銷售發(fā)票，最終影響貨款回收的及時(shí)性。
應(yīng)付賬款的形成。該流程是業(yè)務(wù)鏈向財(cái)務(wù)鏈轉(zhuǎn)換的環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)人員可經(jīng)過(guò)對(duì)供應(yīng)憑證和采購(gòu)發(fā)票的審核，自動(dòng)生成應(yīng)付賬款記賬憑證。
同時(shí)，通過(guò)復(fù)核降低了人為出錯(cuò)的幾率，減了財(cái)務(wù)工作量。
開(kāi)具銷售發(fā)票及應(yīng)收賬款的形成。該流程也是業(yè)務(wù)鏈向財(cái)務(wù)鏈轉(zhuǎn)換的環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)人員可經(jīng)過(guò)對(duì)供應(yīng)憑證和銷售發(fā)票的審核，自動(dòng)生成應(yīng)收賬款記賬憑證。在減少人為出錯(cuò)幾率的同時(shí)，提高了對(duì)客戶應(yīng)收賬款的監(jiān)控力度。
付款/收款錄入。該流程是對(duì)應(yīng)付賬款/應(yīng)收賬款核銷的環(huán)節(jié)，同時(shí)通過(guò)對(duì)付款和收款的錄入，自動(dòng)生成了銀行憑證，減少了工作量。
業(yè)務(wù)/財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)查詢與分析。通過(guò)對(duì)上述各流程數(shù)據(jù)的錄入和控制，目的是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的條件篩選、查詢，最終為提高公司的經(jīng)營(yíng)決策奠定基礎(chǔ)。
無(wú)論是業(yè)務(wù)鏈、財(cái)務(wù)鏈，各個(gè)環(huán)節(jié)都是緊密串聯(lián)的。通過(guò)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)，我們可以使上述各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)相互關(guān)聯(lián)，同時(shí)又是相互制約的，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，實(shí)時(shí)監(jiān)控，最終達(dá)到提高工作和管理效率、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的目的。
