【推薦老師：張弘】財務部門如何可以用數(shù)據(jù)說話？雖然我們最終擁有數(shù)據(jù)，但已是“明日黃花”，如何讓數(shù)據(jù)真實、及時、有效地傳達信息，這是一個問題。隨著IT技術(shù)的發(fā)展，財務人員有了“利器”，借助信息系統(tǒng)，可以幫助財務部門解決真實、全面、及時、有效性。實施信息系統(tǒng)，不僅僅是考慮系統(tǒng)選型，更要求企業(yè)的組織架構(gòu)、流程、績效、人力資源合理搭建。歸根到底，內(nèi)部管理決定系統(tǒng)是否可以發(fā)揮作用。
2008年花偉程離開花旗銀行回國加入博華教育集團擔任常務副總裁兼首席財務官，在沒有獲得投資之前，博華是個徹徹底底的民企。創(chuàng)立于2001年的博華教育集團，總資產(chǎn)35億元，是一家專業(yè)的民辦高等教育投資和管理集團公司。主營業(yè)務為民辦高等學校投資、院校管理服務、后勤社會化服務、教育產(chǎn)品研發(fā)和教育咨詢等。然而業(yè)務越多、學校越多，隨之而來的是：潛在風險也就越大，而最初的花偉程面對各個下屬學校提交上來的五花八門的財務報表，著實有點焦頭爛額。
不能說的秘密
加入博華之前花偉程在美國花旗銀行工作，一般來說，美國大多數(shù)企業(yè)信息化系統(tǒng)都比較完善和規(guī)范?！熬拓攧展芾硐到y(tǒng)，小到一筆費用的報銷，大到公司預算的制定，都是通過軟件系統(tǒng)流程進行的。很多時候，企業(yè)一些財務上的漏洞和錯誤，是要通過軟件才能監(jiān)測出來的，一些合同簽署和風險管控，也是通過財務系統(tǒng)完成的?！被▊コ贪l(fā)現(xiàn)一個沒有現(xiàn)代化管理軟件輔助的企業(yè)，很難做大做強，有時候連最基本的“事實真相”都很難了解到。
據(jù)花偉程當時發(fā)現(xiàn)，博華下屬的各個學校，財務制度不統(tǒng)一，各用各的，收入的確認、費用的劃分等都不統(tǒng)一。比如同樣一筆費用，在A單位被認作招待費，在B單位可能就會認作市場開拓費用之類的。這樣從集團公司層面，對下屬單位根本就沒辦法做橫向的比較，這種不對稱的信息，集團公司財務拿過來幾乎一點用都沒有?；▊コ逃X得這樣下來，幾乎每一張報表都隱藏著巨大的秘密，但是好是壞自己卻無從所知，而且在沒有信息化系統(tǒng)支持的情況下，信息的傳遞非常慢。
博華集團當時定期向下屬學校要財務報表，本身報表的制作過程就很慢，而且報表上的數(shù)據(jù)根本無法追蹤，尤其是一些數(shù)據(jù)的變化由什么因素產(chǎn)生，根本無從查證?；▊コ淘僖膊幌朊鎸@些似乎有著“不能說的秘密”的遲到的財務報表了，“從財務分析和風險管控的角度，這樣的財務報表是沒有價值的。所以想要有一個健全的財務體系，就需要一個完整的信息系統(tǒng)做保障。”
重整組織結(jié)構(gòu)
當時我來博華第一件事就是要做一個完整的財務信息系統(tǒng)?！盎▊コ陶J為博華這樣的企業(yè)要想做大做強，必須借助信息管理系統(tǒng)的支持：但他當時簡單的以為只要在市場上找一套最好的ERP軟件，然后培訓員工使用就可以了，而真正執(zhí)行的時候，由于上系統(tǒng)會涉及到諸如績效考核制度的修改，個人權(quán)限的劃分等等，必須對公司的組織結(jié)構(gòu)做出調(diào)整才能合乎系統(tǒng)要求。
事情遠沒想象的那么簡單。
花偉程為了實現(xiàn)財務管理的信息化，開始一層層地做工作?！跋茸鑫覀兿聦賹W校領(lǐng)導的工作，但是后來發(fā)現(xiàn)，下屬單位的工作很難做通，只能上升到公司董事會層面討論，這也花了將近半年的時間，最后是由董事會拍板決定才落實到執(zhí)行層面的。而且是從上到下先進行組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，然后再上系統(tǒng)?！?br />
事實上，想要成功上一套財務信息管理系統(tǒng)，更多地是需要企業(yè)先建立起來一個符合財務信息管理系統(tǒng)要求的規(guī)范化、統(tǒng)一化的組織機構(gòu)。一個企業(yè)集團財務管理體制，涉及到企業(yè)集團管理總部或母公司與其子公司在財務管理各方面的權(quán)、責、利關(guān)系，它是規(guī)范集團內(nèi)各成員企業(yè)理財行為的基本制度。企業(yè)集團的財務戰(zhàn)略、財務政策與基本財務目標，需要通過建立有效的制度形式，達到強化對子公司及其成員企業(yè)的財務活動的監(jiān)測、督導與控制的目的。因此在企業(yè)集團內(nèi)部建立起一套控制嚴密、高質(zhì)量、高效率的信息傳遞與處理系統(tǒng)，是提高財務信息質(zhì)量，發(fā)揮信息決策與控制價值的基礎(chǔ)保障。
實時數(shù)據(jù)的意義
“最終，我們還是順利地上了一套用友的財務管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了在任何時間、任何地點，只要進入我們的系統(tǒng)，通過權(quán)限的設定，隨時可以看到各個下屬學校的財務狀況和變化，不需要問誰再去‘要’什么數(shù)據(jù)?！闭勂鹨呀?jīng)運行了兩年的財務系統(tǒng)，花偉程很自信地認為這不僅僅是在企業(yè)的財務上實現(xiàn)了一個飛躍，這種信息化系統(tǒng)的支持加上豐富的從業(yè)經(jīng)驗，財務管理已經(jīng)逐漸從單純的開源節(jié)流上升到業(yè)務支持和風險管控。
他舉例而言，可以從財務報表中看到下屬某個學校的某一筆教材費用是x元，而另外一個學校的同一筆教材費用是y元，那么就可以通過了解是否存在供貨商差異或者采購問題。這些問題其他業(yè)務部門是無法知道的，從財務系統(tǒng)角度就能解決，這樣就能走在業(yè)務的前面?；▊コ陶J為這不過是信息化帶來的好處之一，而對比數(shù)據(jù)，追蹤數(shù)據(jù)的來源則能挖掘更多的秘密?！蓖ㄟ^系統(tǒng)我們可以核對每一筆費用產(chǎn)生的原因，可以十分清晰的追蹤數(shù)據(jù)和對比，同時對于團隊的績效考核提供了最準確的數(shù)據(jù)和支持，能清楚地看到人力資源和產(chǎn)生效益的比值，這樣更有利于公司的人事管理和業(yè)務調(diào)整?！帮@然用數(shù)據(jù)說話是最客觀的，也是最最真實的。
不久之前，博華在原有財務管理系統(tǒng)之上嫁接了預算管理系統(tǒng)，現(xiàn)在花偉程能做到的不僅是能看到各種收入、支出的變化，還能看到跟預算的時時對比情況，花偉程感到對企業(yè)風險的掌控能力增強了，非常踏實：“比如跟預算比，某個月的收入少了100萬元，我們從系統(tǒng)上可以看出來到底是哪個項目發(fā)生的問題，是收入減少還是支出增加，甚至可以將問題細致到到底是哪個二級學院出的問題上，這樣對我們隨時掌握各個學校的實際情況有很大的幫助，企業(yè)運營的風險就可以實時監(jiān)控。”
