【摘要】本文從財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的功能需求入手，分析了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的功能結(jié)構(gòu)，探討了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與ERP系統(tǒng)之間的關(guān)系，從應(yīng)用平臺(tái)、審核平臺(tái)、通知平臺(tái)和接口平臺(tái)四個(gè)層次設(shè)計(jì)了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的體系結(jié)構(gòu)，最后研究了其技術(shù)架構(gòu)，包括影像管理子系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷子系統(tǒng)和賬務(wù)管理子系統(tǒng)，并給出了相應(yīng)的工作流程。
【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心 ERP 體系結(jié)構(gòu) 流程設(shè)計(jì)
一、引言
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（Finance Shared Service Center-FSSC）是近年來(lái)出現(xiàn)并流行起來(lái)的會(huì)計(jì)和報(bào)告業(yè)務(wù)管理方式。它將不同國(guó)家、地區(qū)的實(shí)體會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)拿到一個(gè)SSC（共享服務(wù)中心）來(lái)記賬和報(bào)告，節(jié)省了系統(tǒng)和人工成本。FSSC以企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略為起點(diǎn)，將核算職能和決策職能顯性分離，以財(cái)務(wù)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)為中心，通過(guò)整合企業(yè)的多個(gè)分公司（辦事處）的人員、技術(shù)和流程，重新調(diào)整財(cái)務(wù)部門組織機(jī)構(gòu)、人員的工作崗位，將大量同質(zhì)、事務(wù)性的交易和任務(wù)集中于服務(wù)中心，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)記錄和報(bào)告的集中化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化處理，打破了傳統(tǒng)的“分級(jí)管理、多點(diǎn)布局”財(cái)務(wù)組織管理模式，實(shí)現(xiàn)了集中控制和統(tǒng)一核算。
眾所周知，ERP是企業(yè)提高管理效率的重要技術(shù)之一。以ERP為基礎(chǔ)，從中剝離出會(huì)計(jì)基礎(chǔ)核算、工資核算、收支核算等日常業(yè)務(wù)，設(shè)計(jì)FSSC具有更加現(xiàn)實(shí)的意義。
二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的功能需求
FSSC將企業(yè)的非核心職能抽取出來(lái)放在一個(gè)獨(dú)立部門完成，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)內(nèi)公共流程的標(biāo)準(zhǔn)化和精簡(jiǎn)化，通過(guò)相對(duì)獨(dú)立于其他業(yè)務(wù)且扁平的組織架構(gòu)，直接響應(yīng)客戶需求，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行集中控制，以提供高速、快捷的服務(wù)。
1. 設(shè)計(jì)目標(biāo)。FSSC的設(shè)計(jì)目標(biāo)包括共享的核算體系、集中資金管理、財(cái)務(wù)共享組織和集中數(shù)據(jù)平臺(tái)四個(gè)方面。通過(guò)共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中，為管理層提供準(zhǔn)確、及時(shí)和完整的會(huì)計(jì)信息，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管控，同時(shí)提升財(cái)務(wù)服務(wù)水平，共享財(cái)務(wù)職能，降低成本，并具備前瞻性、統(tǒng)一性和適應(yīng)性的特點(diǎn)。
2. 功能定位。FSSC的總體職能包括集中報(bào)賬管理、集中收支管理和集中核算管理。報(bào)賬是集中核算的主要實(shí)現(xiàn)手段，通過(guò)掃描原始單據(jù)上傳至FSSC的影像數(shù)據(jù)庫(kù)，經(jīng)過(guò)審核后，完成業(yè)務(wù)收付的報(bào)賬、費(fèi)用的報(bào)賬和其他報(bào)賬。在收支雙軌基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)集中支付，達(dá)到資金的統(tǒng)一調(diào)度、銀行賬戶的統(tǒng)一管理、內(nèi)部資金的統(tǒng)一管理和資金利益的統(tǒng)一分配。以集中數(shù)據(jù)平臺(tái)為基礎(chǔ)集中操作，統(tǒng)一編制記賬憑證，集中管理會(huì)計(jì)科目和憑證、用戶權(quán)限以及總賬與明細(xì)賬。
三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
1. 設(shè)計(jì)原則。
性能提升原則：在原來(lái)ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，落實(shí)那些能夠顯著提高財(cái)務(wù)流程效率、提高資產(chǎn)及資金安全性的轉(zhuǎn)變措施，將ERP系統(tǒng)中的報(bào)賬、應(yīng)收應(yīng)付賬款、工資、賬務(wù)處理、報(bào)表管理等環(huán)節(jié)集中起來(lái)，建立專門數(shù)據(jù)庫(kù)，方便核算和控制。
數(shù)據(jù)集中與標(biāo)準(zhǔn)集中原則：通過(guò)共享項(xiàng)目的建立，帶動(dòng)公司內(nèi)所有數(shù)據(jù)集中共享以及公司所有標(biāo)準(zhǔn)的集中管理。
流程優(yōu)化原則：規(guī)范各分公司之間的核算數(shù)據(jù)傳遞流程，整合費(fèi)用報(bào)銷流程和財(cái)務(wù)報(bào)告編制中關(guān)鍵事項(xiàng)確認(rèn)流程，建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)模板，優(yōu)化保存影像系統(tǒng)電子文檔。
選擇最合理模式的原則：FSSC主要有兩種模式，即服務(wù)模式和掌控模式。前者的特點(diǎn)是以標(biāo)準(zhǔn)化和集中條件下的服務(wù)目標(biāo)和利益點(diǎn)定位，后者的特點(diǎn)是以標(biāo)準(zhǔn)化和集中為手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)管控目標(biāo)。綜合運(yùn)用兩種模式，使FSSC既能提供快捷報(bào)務(wù)，同時(shí)也便于財(cái)務(wù)的掌控。
2. 體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。FSSC需要利用原有的信息化平臺(tái)，以Internet/Intranet以及云計(jì)算平臺(tái)作為數(shù)據(jù)傳輸渠道，重新部署數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，開發(fā)現(xiàn)有系統(tǒng)平臺(tái)，重新確定組織機(jī)構(gòu)和崗位任務(wù)。其功能結(jié)構(gòu)如圖1所示。
體系結(jié)構(gòu)分成四層，最高層（第四層）是應(yīng)用層，由各種應(yīng)用平臺(tái)構(gòu)成；第三層為審核平臺(tái)，包括財(cái)務(wù)預(yù)核、業(yè)務(wù)審核、簽字審核、手機(jī)短信審核、郵件審核等形式和領(lǐng)導(dǎo)審核、財(cái)務(wù)復(fù)核環(huán)節(jié)；第二層是通知平臺(tái)，主要有系統(tǒng)通知、郵件通知、手機(jī)短信通知和門戶網(wǎng)站登錄通知四種形式；最底層（第一層）是接口平臺(tái)，提供FSSC與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，與ERP系統(tǒng)對(duì)接。要求ERP軟件必須支持端到端的業(yè)務(wù)流程，流程自動(dòng)化，無(wú)手工流程，系統(tǒng)部署能跨地域數(shù)據(jù)傳送，支持自助門戶和交互中心，能與供應(yīng)商、客戶、員工及合作伙伴協(xié)同工作。 四、基于ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心架構(gòu)設(shè)計(jì)
ERP是在MRP（制造資源計(jì)劃）的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，以供應(yīng)鏈為核心，強(qiáng)調(diào)流程的規(guī)范化，通常包括財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造、人事勞資、CAD/CAM、成本管理等模塊，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息化的主要技術(shù)手段。
ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)是財(cái)務(wù)子系統(tǒng)，是業(yè)務(wù)管理與財(cái)務(wù)管理的一體化軟件，各個(gè)子系統(tǒng)產(chǎn)生的單證都需要匯入財(cái)務(wù)子系統(tǒng)中生成記賬憑證，并登記到總賬和明細(xì)賬中，作為報(bào)表編制的依據(jù)，它執(zhí)行的是財(cái)務(wù)的核算功能。
而FSSC則是將財(cái)務(wù)核算功能從各個(gè)子系統(tǒng)中抽出來(lái)集中管理，從而由事后核算向事中控制和數(shù)據(jù)挖掘及決策職能轉(zhuǎn)移。財(cái)務(wù)共享服務(wù)顛覆了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的工作方式，建立了類似流水線的運(yùn)作過(guò)程，借助精細(xì)化的專業(yè)分工、標(biāo)準(zhǔn)化的流程和發(fā)達(dá)的信息技術(shù)，以“服務(wù)”為定位從事財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。服務(wù)的客戶越多，表現(xiàn)出來(lái)的規(guī)模優(yōu)勢(shì)越明顯。
ERP與FSSC的關(guān)系是：ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模塊被抽取出來(lái)，進(jìn)入FSSC核算，各個(gè)子系統(tǒng)中與費(fèi)用相關(guān)的業(yè)務(wù)全部交給FSSC管理。FSSC組成一個(gè)相對(duì)封閉的環(huán)境，按照提交—審計(jì)—復(fù)核—生成憑證的流程報(bào)賬登賬。在沒有FSSC之前，由ERP系統(tǒng)直接與外部環(huán)境聯(lián)系，建立FSSC之后，則允許由FSSC與銀行、客戶等外圍系統(tǒng)直接對(duì)接。
基于ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的架構(gòu)，可以分為三個(gè)應(yīng)用子系統(tǒng)，即影像管理子系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷子系統(tǒng)和賬務(wù)管理子系統(tǒng)。另外為方便員工進(jìn)入FSSC報(bào)銷費(fèi)用及信息查詢，需要設(shè)計(jì)三個(gè)模塊，即個(gè)人信息平臺(tái)、系統(tǒng)管理模塊和流程引擎模塊，如圖2所示。
個(gè)人信息平臺(tái)相當(dāng)于系統(tǒng)為員工建立的個(gè)人賬戶，員工的財(cái)務(wù)信息均可以在此平臺(tái)上查詢到。主體部分是FSSC，員工將票據(jù)拆裝掃描后傳送到網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)審核予以報(bào)銷，電子文件歸檔，然后通過(guò)外部系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算管理，銀行轉(zhuǎn)賬并進(jìn)入績(jī)效管理體系。以原始憑證為基礎(chǔ)，制作記賬憑證，登賬處理，最后以手機(jī)信息、電子郵件等方式通知個(gè)人。
五、結(jié)語(yǔ)
在ERP的基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化，運(yùn)用相對(duì)獨(dú)立的系統(tǒng)、組織機(jī)構(gòu)和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，為企業(yè)提供了一種降低管理成本、提高管理效率的運(yùn)行模式，將眾多的財(cái)務(wù)人員從重復(fù)性勞動(dòng)中解脫出來(lái)，將時(shí)間和精力轉(zhuǎn)向財(cái)務(wù)的決策職能，必將受到企業(yè)（特別是大型企業(yè)）的歡迎。
【注】本文受2013年湖南省教育科研項(xiàng)目“基于云計(jì)算平臺(tái)的財(cái)務(wù)共享中心關(guān)鍵技術(shù)研究”資助。
主要參考文獻(xiàn)
1. 李賽娟.基于云計(jì)算平臺(tái)的ERP系統(tǒng)研究.財(cái)會(huì)月刊，2012；10
2. 孟欣.大ERP模式下電信企業(yè)推進(jìn)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)建設(shè)的思考.郵電設(shè)計(jì)技術(shù)，2011；12
【作 者】
李賽娟
【作者單位】
（長(zhǎng)沙民政學(xué)院軟件學(xué)院 長(zhǎng)沙 410004）
