文 朱靜芬
2013年年底，中央發(fā)布了《關于改進工作作風、密切聯(lián)系群眾的八項規(guī)定》，其中特別強調(diào)要“精簡會議活動”，“厲行勤儉節(jié)約”，并要求“審計部門每年要對各地區(qū)各部門會議活動等經(jīng)費使用情況進行審查”，可見，會議經(jīng)費控制的重要性和緊迫性日益凸顯。如何加大會議經(jīng)費使用情況的審計監(jiān)督力度，建立健全和完善會議經(jīng)費控制制度，是審計工作必須重視和深思的，對此，筆者將詳細介紹會議經(jīng)費中存在的問題及審計對策。
會議經(jīng)費使用中存在的問題
會議經(jīng)費是與召開會議有關的一切合理費用，而有的單位將會議經(jīng)費“萬能化”，把一些不合規(guī)、與會議無關的其他費用統(tǒng)統(tǒng)歸集到會議經(jīng)費里面，這使得會議經(jīng)費成為一筆糊涂賬。審計中常見以下問題：
(一)會議費內(nèi)部管理存有漏洞
1.會議費內(nèi)控制度不健全。如列支會議經(jīng)費，無預算、結算清單或明細項目、無會議相關文件材料;有的會議經(jīng)費先行支出但未見書面審核;有的會議經(jīng)費發(fā)票真實性難以確定或報銷票據(jù)不規(guī)范;有的會議經(jīng)費結賬模糊;有的開票單位為賓館、酒店、旅行社等，但沒有寫明具體提供哪些會務服務，實際上，有的開票單位甚至根本不具備承辦會務服務的資質(zhì)。
如某單位會議費中有一筆金額高達50萬元的支出，附了6張某企業(yè)發(fā)展公司開具的發(fā)票，其中5張金額9.3萬元，1張金額3.5萬元，但并沒有相關預、結算清單，也沒有會議議程、會議簽到等佐證資料。會議是否真實，內(nèi)容到底如何不得而知。后經(jīng)過查詢，該公司根本不具備承辦會務服務的資質(zhì)。
2.混入超支招待費。受業(yè)務招待費支出金額和比例的限制，不少單位為防止大量超支，就采取各種手段掩蓋業(yè)務招待費超支的現(xiàn)實，粉飾財務報表，最常見的就是將部分業(yè)務招待費轉(zhuǎn)嫁到會議費上。一些單位把超支的業(yè)務招待費變成賓館、酒店等開具的會議費發(fā)票，從而為超支的業(yè)務招待費披上合法外衣。同時，私人請客、宴請領導、朋友聚會等私人交際目的的招待費也堂而皇之地出現(xiàn)在其中。業(yè)務招待費搖身變?yōu)闀h費，容易找到貌似合理的支出理由或借口，容易逃避相關部門的監(jiān)督檢查。
如某單位會議費中有一筆金額為8萬元的“購禮品”支出，附某大酒店開具的發(fā)票，但沒有禮品發(fā)放清單，也沒有會議相關文件材料。經(jīng)過與單位溝通，了解到該筆費用其實應該列入公務接待費，由于當年公務接待費已經(jīng)超支，為了粉飾財務報表，所以擠占了會議費。
3.會議費轉(zhuǎn)嫁下屬單位。不少單位為了逃避監(jiān)督檢查，將部分會議費轉(zhuǎn)嫁給下屬單位，由下屬單位分散列支。
如某單位的幾筆會議費會計憑證摘要顯示為上級單位召集會議，后面只有幾張酒店發(fā)票和消費卡發(fā)卡公司的發(fā)票，經(jīng)過與該單位核實，確實是為上級單位列支的有關費用。
(二)利用會議費變相娛樂、送禮
1.變相公款旅游。有的單位利用異地開會，包含所謂的參觀考察，將會議經(jīng)費進一步創(chuàng)新拓展為夾帶旅游功能的變相公款旅游。一張旅行社或旅游公司發(fā)票，不僅包括往返旅費、住宿費、旅游景點門票等，還包含禮品、紀念品等額外福利。于是，會議經(jīng)費被用于參會者的福利工具，有的還延伸到家庭成員、親朋好友，甚至作為邀請相關部門異地開會的禮尚往來用途。在這種情況下，開會地點往往都是熱門旅游路線，而會議后沒有任何與會議有關的議題與成果。
如某單位會議費有一筆報銷單后附兩張某國際旅行社有限公司開具的發(fā)票，金額共計28萬元。報銷說明為某政府部門15人考察培訓費，但沒有預算、結算清單。經(jīng)過詢問，單位經(jīng)辦人員拿出了為這些部門提供技術維護支持服務等合同，該筆款項就是單位將會議費用于支付業(yè)務聯(lián)系單位考察培訓費的生動例子。
2.變相公款送禮。一些單位為了所謂的業(yè)務發(fā)展需要，將財務上無法報銷的購買禮品支出，由賓館、酒店通過換開發(fā)票的形式變?yōu)闀h費，從而逃避監(jiān)督，有的還將對上級部門的節(jié)日慰問、禮金，參加有關單位的開業(yè)、奠基和搬遷等的禮金支出轉(zhuǎn)嫁到會議費上，更有甚者，直接把會議經(jīng)費先預存進賓館、飯店或會議中心的專門賬戶，用于自己或小團體的后續(xù)高檔娛樂消費，或授權、饋贈利益關系方的簽單消費。
如某單位會議費有兩筆報銷單摘要分別為某系統(tǒng)調(diào)研會務費、與某單位共建活動會務費，金額分別為18萬元和36萬元，附“聯(lián)通網(wǎng)絡技術公司”開具的發(fā)票和“商業(yè)高新技術發(fā)展公司”發(fā)票。經(jīng)過查詢，兩家公司分別運營和管理兩種預付費儲值電子支付卡，但是報銷單后沒有附發(fā)放清單。經(jīng)過向單位有關人員了解，是為了工作順利開展，贈送給上級單位、兄弟單位或業(yè)務往來單位。
(三)利用會議費從事套現(xiàn)活動
1.套現(xiàn)發(fā)放職工福利。有的單位為了提高整體福利待遇，解決資金來源途徑，擴大額外收入列支渠道，彌補規(guī)范津補貼后的所謂損失，采用會議經(jīng)費發(fā)票套取現(xiàn)金發(fā)放職工福利，如由賓館、酒店代為購買各類消費卡、健身卡等發(fā)放給職工作為獎金、補貼，或代為購買職工年貨、月餅、粽子等，然后用賓館、酒店加上手續(xù)費后開具的會議經(jīng)費發(fā)票列支。
2.套現(xiàn)返利受賄私分。虛增會議經(jīng)費支出并返利的現(xiàn)象已成為賓館、酒店業(yè)拉攏客戶的“潛規(guī)則”。有的賓館、酒店為招攬客源，對會議組織者實施返利行賄。因此，個人會憑借會議組織及結賬的職務便利，將儲值卡等套現(xiàn)資金放入自己腰包，這實質(zhì)是貪污會議經(jīng)費的行為。有的單位為套取專項資金，在財政資金預算支出中故意做大會議經(jīng)費，虛列會議成本套現(xiàn)設立“小金庫”。有的單位隱瞞召開會議取得的收入，經(jīng)費結余賬外存放或私分;有的單位將會議結余資金存放在承辦單位，套取現(xiàn)金;有的單位沒有將會議購置的設備和器材入法定賬套，形成賬外資產(chǎn)，或者挪為私用。
會議經(jīng)費審計的對策
對會議經(jīng)費的管理與使用進行監(jiān)督，是預算執(zhí)行審計中的重要內(nèi)容，審計時應重點關注以下內(nèi)容：
(一)會議經(jīng)費管理與使用程序方面
1.審查會議相關資料的齊全完備性。會議相關資料包括立項、審批、舉辦過程、財務收支等資料。其中立項資料包括舉辦會議的依據(jù)文件、申請報告，會議經(jīng)費來源和使用的預算報告;審批資料包括會議名稱、地點、天數(shù)、人數(shù)、議程、經(jīng)費來源與額度，審批簽字情況等;舉辦資料包括會議名稱、地點、議程日期表、參會人員簽到表、會議主要材料等。財務收支資料則需視情況而定，如果是委托辦會，需要附受托方的結算明細清單、票據(jù)、合同等;如果自辦會議，需要辦會經(jīng)費使用明細清單;如果是大型會議，要有物品或設備器材等購置和使用清單，制作工程或服務的承包勞務合同;涉及大額經(jīng)費還要有招投標程序，最后是決算報告等資料。
2.審查會議經(jīng)費資金來源合規(guī)合法性。會議經(jīng)費的資金來源是確定會議經(jīng)費審計方案的基礎。如會議經(jīng)費是財政資金，要審查會議經(jīng)費是否有立項、預算計劃等相關審批手續(xù);如經(jīng)費來自其他渠道，要查看是否有向下屬單位或有業(yè)務往來單位攤派會議經(jīng)費的情況;同時，還要審查會議的立項、預算計劃、實際籌資與開支的差異性，判斷資金來源方面是否存在的其他問題。
3.審查會議經(jīng)費審批程序的健全合規(guī)性。會議經(jīng)費的審批程序是否健全，是確認舉辦會議活動合法性的重要依據(jù)。舉辦大型會議或活動須報請相關部門審批同意，其中申辦、承辦和舉辦國際會議或活動還須履行外事審批程序。有些單位可能沒有建立健全會議經(jīng)費管理制度或辦法，可以先比照行政和財政管理體制，辦理會議經(jīng)費的審批程序手續(xù)。如果沒有相應的立項批件和預算計劃，相關經(jīng)費就不得列支會議經(jīng)費。
4.審查大型會議相關內(nèi)容是否履行招投標程序。有些大型會議需要租場地、器材、布展、運行管理等，內(nèi)容較多。一些主辦單位為了方便，將會議交由相關公司協(xié)助承辦，并支付一定的服務費。根據(jù)《政府采購法》和政府集中采購目錄的相關規(guī)定，對政府采購服務項目，單項達到一定金額以上就必須進行公開招投標。因此，審計要關注這些承辦公司的確定是否經(jīng)過公開招投標。如果應公開招投標而沒有履行該程序或“明招暗定”，要進一步審查是否有相關人員以權謀私或利用職務之便收受賄賂的情況。
(二)會議經(jīng)費管理與使用過程方面
1.審查會議經(jīng)費收支的真實完整性。審查會議經(jīng)費收支的真實完整性、財務處理的規(guī)范性是會議經(jīng)費審計的關鍵步驟。通過核對出席人員簽到表，收款收據(jù)等，審查是否存在隱瞞收入的情況。如果涉及商業(yè)贊助，還需要審查贊助收入是否全額納入收入管理。
2.審查會議經(jīng)費使用的合法合規(guī)性。根據(jù)會議經(jīng)費使用中出現(xiàn)的常見問題，在審計中要仔細核對會議資料，計算住宿人數(shù)和天數(shù)等，準確核實會議費;仔細查閱場地租賃協(xié)議、餐費的消費清單，交通用車記錄等，識別會議費真實性。必要時，要延伸審計下屬單位，核對會議方案、內(nèi)容、規(guī)模等，數(shù)據(jù)量較大時，可采用年度趨勢分析法，觀察審計時間段內(nèi)數(shù)據(jù)是否有異常，查看是否存在與下屬單位無關的會議費支出。
3.審查會議經(jīng)費結余和物資處理合法合規(guī)性。根據(jù)規(guī)定，召開會議取得的各項收入必須統(tǒng)一納入預算管理，屬于財政資金安排的會議活動費結余應全額上交財政。因此，要審查是否存在隱瞞會議經(jīng)費結余，賬外存放的情況;是否有未經(jīng)審計，自行結算的情況。必要時，要延伸審計會議承辦單位，審查有無將會議結余資金存放在承辦單位形成賬外“小金庫”的情況。一般會議購置的設備和器材等都應登記入賬，會議購置或贊助取得的各項財產(chǎn)物資在會議結束后應列入單位固定資產(chǎn)，或及時變價上交財政。
