【摘要】 本文探討利用條形碼技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)的有效管理。條形碼技術(shù)管理，就是賦予每項(xiàng)資產(chǎn)實(shí)物對(duì)應(yīng)的唯一數(shù)字代碼即“身份編碼”，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)實(shí)物從購(gòu)置入庫(kù)到報(bào)廢處置整個(gè)生命周期的全程跟蹤管理。行政事業(yè)單位可將條形碼技術(shù)運(yùn)用于固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在線調(diào)撥代替原有的紙質(zhì)調(diào)撥。
【關(guān)鍵詞】 事業(yè)單位 固定資產(chǎn)管理 條形碼技術(shù) 在線調(diào)撥
固定資產(chǎn)是行政事業(yè)單位履行職能和提供服務(wù)的基礎(chǔ)，其種類繁多、規(guī)格不一。在使用過(guò)程中為保證其發(fā)揮最大的作用，對(duì)其進(jìn)行有效的管理是十分重要的。然而目前很多行政事業(yè)單位對(duì)固定資產(chǎn)的管理一直采用紙介質(zhì)登記、人工錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)的傳統(tǒng)方法，在當(dāng)下固定資產(chǎn)量巨大且增幅不斷加大的情況下，這種傳統(tǒng)的管理方法顯現(xiàn)出明顯的不適應(yīng)性，有必要對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)。
一、事業(yè)單位所屬資產(chǎn)特點(diǎn)分析
固定資產(chǎn)設(shè)備除包括常規(guī)的辦公類設(shè)備之外，最主要的就是用于事業(yè)發(fā)展的各種專業(yè)設(shè)備，以及配合各種專業(yè)的輔助性設(shè)備。其具有以下特點(diǎn)：①數(shù)量多，使用地點(diǎn)分散。按照原有的資產(chǎn)入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，一個(gè)存在10年以上的事業(yè)單位在庫(kù)有記錄的資產(chǎn)條數(shù)成千上萬(wàn)，一般來(lái)說(shuō)有分支的事業(yè)單位就涉及到一個(gè)地域的各個(gè)地點(diǎn)，使用地點(diǎn)相對(duì)較分散。②使用周期長(zhǎng)。通常一套專業(yè)設(shè)備使用年限為10年左右，但很多設(shè)備為專業(yè)的監(jiān)測(cè)儀器，因儀器價(jià)值高、使用地點(diǎn)相對(duì)密閉并且注重保養(yǎng)，很多設(shè)備超過(guò)使用年限仍可繼續(xù)使用。③設(shè)備流動(dòng)性大。
在參與資產(chǎn)清查的相關(guān)工作中發(fā)現(xiàn)，設(shè)備流動(dòng)性之大使資產(chǎn)管理頻現(xiàn)管理盲區(qū)，主要表現(xiàn)為：①部分資產(chǎn)“漏網(wǎng)”管理。有部分“十五”、“十一五”期間購(gòu)置的設(shè)備存在未入庫(kù)，或有業(yè)務(wù)部門(mén)未經(jīng)過(guò)資產(chǎn)管理部門(mén)審核批準(zhǔn)，直接將資產(chǎn)調(diào)撥給臺(tái)站等問(wèn)題，導(dǎo)致部分臺(tái)站資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)中出現(xiàn)盤(pán)盈，相應(yīng)部門(mén)就會(huì)出現(xiàn)盤(pán)虧。②資產(chǎn)調(diào)動(dòng)變化性大，導(dǎo)致管理混亂。通常存在這樣的情況——設(shè)備損壞后，多返回廠家維修，在維修期間，為不影響工作的正常開(kāi)展，單位會(huì)調(diào)劑備用儀器使用，而原損壞設(shè)備修好后又成為新的備用儀器。這個(gè)過(guò)程中資產(chǎn)管理部門(mén)并不能及時(shí)掌握情況，清查中就會(huì)出現(xiàn)序列號(hào)對(duì)不上，甚至是新舊型號(hào)對(duì)不上。若設(shè)備之間被更換的次數(shù)過(guò)多，無(wú)疑會(huì)導(dǎo)致資產(chǎn)管理混亂。
二、條形碼技術(shù)應(yīng)用的可行性——全程跟蹤管理
條形碼技術(shù)是建立在計(jì)算機(jī)科學(xué)和現(xiàn)代光學(xué)基礎(chǔ)上的一門(mén)自動(dòng)識(shí)別新技術(shù)，具有輸入速度快、可靠性高、采集信息量大、穩(wěn)定、高效等優(yōu)點(diǎn)?，F(xiàn)已在商品流通、圖書(shū)管理、交通運(yùn)輸?shù)阮I(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用。基于條形碼技術(shù)的成熟，我們將主要探討利用條形碼技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)的現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)采集、信息錄入的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化。我們通過(guò)賦予每個(gè)資產(chǎn)實(shí)物一個(gè)唯一的數(shù)字代碼，實(shí)現(xiàn)對(duì)每個(gè)資產(chǎn)實(shí)物從購(gòu)入開(kāi)始到退出的整個(gè)生命周期的全程跟蹤管理。條形碼技術(shù)在山東省地震局固定資產(chǎn)管理中得到了成功應(yīng)用。
經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)，我們總結(jié)出了終端條形碼技術(shù)的應(yīng)用相對(duì)于傳統(tǒng)的完全依靠人工核查的方法的明顯優(yōu)越性。如下表所示：
在核查資產(chǎn)的過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)以往手寫(xiě)的資產(chǎn)標(biāo)簽脫落的現(xiàn)象非常嚴(yán)重。專業(yè)的條碼打印機(jī)則可以打印出PET、PVC等薄膜類特殊介質(zhì)的標(biāo)簽，PVC標(biāo)簽紙具有防水、防油污、防撕裂的耐用性特質(zhì)，使用這種標(biāo)簽紙就可以保證固定資產(chǎn)標(biāo)簽長(zhǎng)期保存和持久清晰。我們還可以給每個(gè)分單位配備本單位所有固定資產(chǎn)的備用條碼，以防原條碼出現(xiàn)脫落。除此之外，備用條碼還可以作為分單位內(nèi)部自行核查資產(chǎn)時(shí)使用。
將帶有條碼信息的標(biāo)簽粘貼到相應(yīng)的固定資產(chǎn)上后，在清點(diǎn)時(shí)也就僅需要使用手持條碼終端設(shè)備掃描標(biāo)簽條形碼，進(jìn)而就可以通過(guò)比照數(shù)據(jù)庫(kù)中各個(gè)設(shè)備的數(shù)字代碼，清晰地了解資產(chǎn)的調(diào)撥、盤(pán)盈和盤(pán)虧情況。
條形碼技術(shù)具有獨(dú)特的優(yōu)越性：①它可以幫助實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)賬、卡、物等的有機(jī)統(tǒng)一。它應(yīng)用到我們的資產(chǎn)管理中，即每個(gè)條碼標(biāo)簽中的信息實(shí)際上是賦予每個(gè)相應(yīng)的資產(chǎn)特有的唯一的“身份編號(hào)”。由此一來(lái)若出現(xiàn)因備用儀器的使用而造成的固定資產(chǎn)賬和實(shí)有資產(chǎn)不符的情況，也就可以在清查后通過(guò)條形碼技術(shù)的“身份編號(hào)”第一時(shí)間識(shí)別，就能夠做到及時(shí)更改資產(chǎn)屬性，避免產(chǎn)生資產(chǎn)序列號(hào)甚至是新舊型號(hào)的混亂等一系列管理難題。②在實(shí)際操作中，條形碼的識(shí)別裝置與條形碼標(biāo)簽相對(duì)位置的自由度大，條形碼通常只在一維方向上表達(dá)信息，而與該一維方向垂直方向上條形碼所表示的信息完全相同并且連續(xù)，這樣即使是標(biāo)簽有部分損壞，仍可以從正常部分得到正確的信息。
三、條形碼技術(shù)的進(jìn)一步應(yīng)用——實(shí)現(xiàn)在線調(diào)撥
目前，已具備應(yīng)用條形碼技術(shù)的成熟條件。中央行政單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)每一個(gè)資產(chǎn)已經(jīng)設(shè)定了一個(gè)9位編號(hào)，比如資產(chǎn)分類代碼為“711702”的便攜式計(jì)算機(jī)，在系統(tǒng)中有“000005627”、“000007225”、“000011579”等上百條記錄。而同時(shí)該系統(tǒng)也支持將此編號(hào)打印成為一個(gè)條形碼，即每個(gè)錄入系統(tǒng)的固定資產(chǎn)已經(jīng)建立起一個(gè)“身份編號(hào)”。在此基礎(chǔ)上，可以進(jìn)一步利用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)調(diào)撥過(guò)程實(shí)時(shí)在線。
首先，調(diào)撥時(shí)與原資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行對(duì)接（見(jiàn)圖1），該數(shù)據(jù)庫(kù)為中央行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)添加賬戶授權(quán)，使得可以進(jìn)行遠(yuǎn)程訪問(wèn)。
其次，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)每一位資產(chǎn)的使用者都有唯一的賬號(hào)。資產(chǎn)使用者利用賬號(hào)通過(guò)網(wǎng)上申請(qǐng)、資產(chǎn)管理人員同意、資產(chǎn)接收單位確認(rèn)等一系列步驟，實(shí)時(shí)進(jìn)行網(wǎng)上調(diào)撥。這樣可最大限度地使每一件資產(chǎn)的去向都在資產(chǎn)管理員的掌控之下（見(jiàn)圖2）。具體調(diào)撥過(guò)程為：設(shè)備使用者提出調(diào)撥申請(qǐng)→使用者所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)其進(jìn)行審核→單位資產(chǎn)管理員進(jìn)行審核→接收者所在單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核→設(shè)備接收者同意接收→系統(tǒng)中使用者變更。
StdName列對(duì)應(yīng)系統(tǒng)內(nèi)每一位職工的名字，可以使用表中空白列“Attribute”列來(lái)存儲(chǔ)密碼。
四、結(jié)語(yǔ)
固定資產(chǎn)的條形碼管理工作要真正走向成熟，不僅需要相關(guān)技術(shù)方面的支撐，同樣需要管理體制和管理思想的轉(zhuǎn)變。一方面，要健全資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，各基層單位要建立相對(duì)穩(wěn)定的資產(chǎn)管理隊(duì)伍。另一方面，要加強(qiáng)條形碼管理的宣傳和普及工作，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)。
【注】 本文為山東省地震局合同制科研項(xiàng)目（編號(hào)：13Y96）的部分研究成果。
主要參考文獻(xiàn)
1. 高月敏.高等學(xué)校固定資產(chǎn)管理存在的問(wèn)題與對(duì)策.中山大學(xué)學(xué)報(bào)論叢，2006；26
2. 劉毅，王定基.高校教學(xué)儀器設(shè)備管理工作特點(diǎn)及實(shí)踐.實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2004；5
【作 者】
王杰民
【作者單位】
（山東省地震局監(jiān)測(cè)中心臺(tái) 濟(jì)南 250014）
