1.編制采購計劃和制定采購預(yù)算
1.1采購計劃的定義
項目采購工作計劃是以項目采購計劃為依據(jù)的一個有關(guān)項目具體采購工作安排的細(xì)化文件，描述了項目采購有關(guān)工作的具體實施方案.比如確定各種貨物的采購方式，何時招標(biāo)、何時詢價、何時定貨、何時簽訂合同、何時提貨、何時付款等具體安排.以確保項目需要采購的各種資源能夠在需要的時候準(zhǔn)確到位。
1.2采購計劃內(nèi)容
（1）采購的設(shè)備、貨物或服務(wù)的數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、參數(shù)和要求。
（2）所采購的設(shè)備、貨物或服務(wù)在整個項目實施過程中的哪一階段投入使用。
（3）所采購的每一種產(chǎn)品間彼此的聯(lián)系。
（4）全部產(chǎn)品采購如何分別捆包，每個捆包應(yīng)包括哪些類目。
（5）每個捆包從開始采購到到貨需要多少時間，從而制定出每個捆包采購過程各階段的時間表，并根據(jù)每個捆包采購時間表制定出項目全部采購的時間表。
（6）對整個采購工作協(xié)調(diào)管理。
1.3項目采購計劃編制的目的
編制采購計劃是整個采購管理進(jìn)行運作的第一步，采購計劃制定得是否合理、完善，直接關(guān)系到整個項目采購運作的成敗。
因此，一項合理、完善的采購計劃應(yīng)達(dá)到以下幾個目的：
（1）預(yù)計材料需用時間與數(shù)量，防止供應(yīng)中斷，影響產(chǎn)銷活動。
（2）避免材料擠壓過多，擠壓資金，以及占用存放的空間。
（3）配合企業(yè)生產(chǎn)計劃與資金調(diào)度。
（4）使采購部門事先準(zhǔn)備，選擇有利時機購入材料。
（5）確立材料耗用標(biāo)準(zhǔn)，以便管制材料采購數(shù)量及成本。
1.4采購計劃制定的結(jié)果
1.4.1采購管理計劃
采購管理計劃應(yīng)當(dāng)說明其余的采購過程將如何進(jìn)行管理。包括：
A.應(yīng)當(dāng)使用何種類型的合同？
B.是否需要有獨立的估算作為評估標(biāo)準(zhǔn)，由誰負(fù)責(zé)，以及何時編制這些估算？
C.項目實施組織是否有采購部門，項目管理組織在采購過程中自己能采取何種行動？
D.是否需要使用標(biāo)準(zhǔn)的采購文件，從哪里找到這些標(biāo)準(zhǔn)文件？
1.4.2要求說明
要求說明，它相當(dāng)詳細(xì)地說明了采購項目，以便潛在的承包商確定他們是否能夠提供該采購項目的貨物或服務(wù)。要求說明的詳細(xì)程度可以視采購項目的性質(zhì)、買主的要求或者預(yù)計的合同形式而異。要求說明在采購過程中可能被修改和細(xì)化。
1.5項目采購計劃應(yīng)解決好的幾個問題
（1）為更好地組織好采購工作，要建立強有力的管理機構(gòu)，并保持領(lǐng)導(dǎo)班子的穩(wěn)定性和連續(xù)性。切實加強領(lǐng)導(dǎo)，保證采購工作的順利進(jìn)行。
（2）根據(jù)市場結(jié)構(gòu)、供貨能力或施工力量，以及潛在的競爭性來確定采購的批量安排、打捆分包及合同段劃分。
（3）在確定采購時間表時，要根據(jù)項目實施安排，權(quán)衡貸款成本，采購過早、提前用款，要支付利息；過遲會影響項目執(zhí)行。因此，要權(quán)衡利弊，統(tǒng)籌安排。
（4）及早做好采購準(zhǔn)備工作。
1.6制定采購預(yù)算
制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。
制定采購預(yù)算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預(yù)測，是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實施行為中的資金使用進(jìn)行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，能提高項目資金的使用效率，優(yōu)化項目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向和流量，從而達(dá)到控制項目采購成本的目的。
2.搞好項目采購招標(biāo)、評標(biāo)，選擇供應(yīng)商
供應(yīng)商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會，一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟運行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質(zhì)量。
2.1招標(biāo)文件的編制
招標(biāo)文件編制質(zhì)量的好壞直接影響到招標(biāo)工作能否正常進(jìn)行，甚至影響授標(biāo)后能否順利完成合同。因此是一項復(fù)雜而細(xì)致的基礎(chǔ)工作。其內(nèi)容必須力求完整、詳盡，用詞準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，避免招標(biāo)雙方對文件的理解和解釋產(chǎn)生分歧，增加評標(biāo)工作量，影響招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。
2.2評標(biāo)的原則
俗話說“一分錢一分貨”，在滿足投標(biāo)文件要求的前提下，投標(biāo)單位的投標(biāo)價并非越低越好，合理的價格才能得到合適的產(chǎn)品。在市場經(jīng)濟的形勢下，決定了投標(biāo)單位必然注重經(jīng)濟效益。作為供貨單位不能無利可圖，絕不會做賠本買賣。有些投標(biāo)單位為了中標(biāo)，盡量壓低標(biāo)價。一旦中標(biāo)后，則在制造過程中想方設(shè)法追加設(shè)備款或在其他方面想辦法得到補償，形成釣魚工程。即使采購方寄希望與自身加強監(jiān)管來保證產(chǎn)品質(zhì)量，也會造成項目延期。這表面上節(jié)約了采購成本的行為，實際上得不償失。因此應(yīng)以標(biāo)底作為基準(zhǔn)價，中標(biāo)價應(yīng)以接近基準(zhǔn)價為宜。
2.3評標(biāo)價法
可供選擇的評標(biāo)價法有最低標(biāo)記法、綜合評標(biāo)價法和以壽命周期成本為基礎(chǔ)的評標(biāo)價法。需要在實際的采購中根據(jù)標(biāo)的的性質(zhì)和特點，選擇合適的評標(biāo)價法。
2.4資格審核嚴(yán)格把關(guān)
對投標(biāo)單位的企業(yè)等級、資質(zhì)、人員、技術(shù)、財務(wù)、設(shè)備、信譽及同類產(chǎn)品制造業(yè)績等情況進(jìn)行資格審核，是招標(biāo)工作中非常重要且必不可少的工作。嚴(yán)格的資格審核可確保參加投標(biāo)的單位均具有履約能力和一定的信譽，減輕評標(biāo)、定標(biāo)階段的工作量，加快招標(biāo)工作進(jìn)程，確保了設(shè)備招標(biāo)采購工作順利完成。
2.5選擇供應(yīng)商的數(shù)量
供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來說，單一貨源增加了項目資源供應(yīng)的風(fēng)險，也不利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購成本。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力的控制采購支出。
3.結(jié)論
在探討項目采購管理中降低成本的問題時，應(yīng)該（下轉(zhuǎn)第183頁）（上接第158頁）確立采購全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個項目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低采購成本不僅指降低采購項目本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益，成本就像在U形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨降低某項成本而不顧及其它方面的反應(yīng)，這種成本降低是不會體現(xiàn)在項目采購管理的利潤之中的。所以，需要建立這種全流程成本的概念，來達(dá)到對整個項目采購管理總成本的控制和降低。我們不應(yīng)該僅僅只看到最直接的成本降低，還應(yīng)該從項目采購的全過程來衡量成本上的收效，從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣，我們才能在采購過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機會。 [科]
【參考文獻(xiàn)】
[1]陳文暉.項目管理的理論與實踐，北京：機械工業(yè)出版社，2008：145-146.
作者：王曉娟
