
企業(yè)的重要資產(chǎn)是固定資產(chǎn),而固定資產(chǎn)也是企業(yè)各項(xiàng)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)??茖W(xué)合理的使用、投資管理和維護(hù)固定資產(chǎn),是提高固定資產(chǎn)運(yùn)營效益的重要手段。在固定資產(chǎn)的整個(gè)生命周期中,如何實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)固定資產(chǎn)的管理在ERP管理中的目標(biāo),增強(qiáng)其使用效率,避免盲目投資呢?本文通過分析中小企業(yè)固定資產(chǎn)管理在ERP環(huán)境下所存在的問題,提出了在ERP環(huán)境下實(shí)務(wù)操作的對策。
1.ERP環(huán)境下,中小企業(yè)固定資產(chǎn)管理所存在的問題
1.1缺乏完善的日常管理制度
在實(shí)際工作中,中小企業(yè)是按照使用部門的需求來采購固定資產(chǎn)的。一般情況下,企業(yè)中一年至少一次清查盤點(diǎn)固定資產(chǎn)。但是由于不完善的日常管理制度,在各個(gè)固定資產(chǎn)管理部門中缺少約束制度和必要的程序,從而了導(dǎo)致管理出現(xiàn)脫節(jié)。如:固定資產(chǎn)賬實(shí)不符是清查中重要的情況,使用、管理部門以及價(jià)值管理部門等,在財(cái)務(wù)、固定資產(chǎn)使用和管理部門之間出現(xiàn)制約失衡,或者銜接上沒有相互連貫,會導(dǎo)致發(fā)生了賬實(shí)不符的現(xiàn)象,出現(xiàn)混亂的賬目。如:使用部門之間決定了實(shí)物的轉(zhuǎn)移,財(cái)務(wù)簽批登記缺少必要的程序;在盤點(diǎn)的時(shí)候,發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)的財(cái)務(wù)賬面上,發(fā)生了實(shí)物和賬不符現(xiàn)象,并沒有原部門1詳細(xì)的登記使用地點(diǎn),只有使用部門2的登記,從而使財(cái)務(wù)的會計(jì)審核也受到了影響。如:資產(chǎn)在賬面上記載的存放和使用地點(diǎn),與實(shí)際資產(chǎn)不一致,在購置固定資產(chǎn)的時(shí)候,實(shí)物管理部門沒有財(cái)務(wù)登記;在不通知財(cái)務(wù)的情況下,報(bào)廢的固定資產(chǎn)清查變賣等等。
1.2形同虛設(shè)的審批制度
在購置固定資產(chǎn)立項(xiàng)之前,企業(yè)就應(yīng)該做好可行性分析工作,不熟悉的投資項(xiàng)目要慎重抉擇。而有一些中小企業(yè)中,對企業(yè)固定資產(chǎn)進(jìn)行盲目的購置,增加了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān),降低了企業(yè)長期的利益,因此,要選擇適合合理、先進(jìn)的工程設(shè)備。在企業(yè)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)上,往往是由個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)決策固定資產(chǎn)的購置以及決定購置固定資產(chǎn)的數(shù)量和時(shí)間,這樣會導(dǎo)致決策缺失了科學(xué)性。還有一些中小企業(yè)缺少安排統(tǒng)籌,盲目的投資,直至在分析調(diào)查市場的時(shí)候,缺少可行性投資分析,喪失了很好的機(jī)遇。在完成重大項(xiàng)目以后,會造成浪費(fèi)閑置企業(yè)的固定資產(chǎn)現(xiàn)象。另外由于一些中小企的固定資產(chǎn)不能充分發(fā)揮作用,導(dǎo)致投資失利。因此,在項(xiàng)目的評估上,要聘請專業(yè)的機(jī)構(gòu)和權(quán)威的專家共同參與。
1.3缺乏科學(xué)的處置管理制度
在固定資產(chǎn)產(chǎn)生生命周期的關(guān)鍵階段中,中小企業(yè)存在不完善的管理制度,不嚴(yán)格管理控制固定資產(chǎn),會造成非正常資產(chǎn)的損失,也會造成企業(yè)財(cái)產(chǎn)流失等若干問題。如:相關(guān)部門沒有經(jīng)過了審批程序,在固定資產(chǎn)到期報(bào)廢的處理中,導(dǎo)致出現(xiàn)了固定資產(chǎn)管理很多的漏洞,致使企業(yè)的經(jīng)營管理出現(xiàn)了問題;沒有經(jīng)濟(jì)合理的繼續(xù)使用固定資產(chǎn),造成很大的浪費(fèi),影響到了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益等等。
1.4缺少崗位人員管理制度
一些中小企業(yè)中沒有專門固定的資產(chǎn)管理人員,固定資產(chǎn)的管理非?;靵y,經(jīng)常出現(xiàn)賬目流失、固定資產(chǎn)浪費(fèi)等問題,甚至出現(xiàn)貪污受賄等問題。在一些中小企業(yè)中,一般是由其他崗位的人兼職,很多企業(yè)的管理者認(rèn)為在企業(yè)管轄范圍內(nèi)只要有資產(chǎn),就“跑不了”,會很容易造成顧此失彼的現(xiàn)狀。有部分企業(yè)由于經(jīng)營者不重視專職管理人員的職責(zé)和管理權(quán)限等,不認(rèn)同固定資產(chǎn)管理者的工作績效,不讓固定資產(chǎn)的管理者參與決策,一些固定資產(chǎn)的部門和管理者沒有實(shí)權(quán),只是虛設(shè)。導(dǎo)致很多管理人員工作不認(rèn)真,出現(xiàn)了消極倦怠的情緒,從而導(dǎo)致了企業(yè)頻繁的更換工作人員,固定資產(chǎn)經(jīng)過多次交接工作,管理起來更加困難、混亂 。
2.中小企業(yè)固定資產(chǎn)管理在ERP環(huán)境下實(shí)務(wù)操作的對策
2.1加強(qiáng)監(jiān)督管理購置過程
一般情況下,在接到采購需求后,首先采購部要尋找供應(yīng)商,采購工作要做到“貨比三家”,權(quán)衡需要購置的資產(chǎn)價(jià)值,按照招投標(biāo)的采購方式。使用部門在評標(biāo)的時(shí)候要認(rèn)真評定資產(chǎn)的性價(jià)比,明確所要購置資產(chǎn)的保修條款,制定評標(biāo)的詳細(xì)內(nèi)容,在符合法律法規(guī)的條件中簽訂采購合同。在ERP系統(tǒng)中,中小企業(yè)的采購部門要明確自己的職責(zé),認(rèn)真登記“采購訂單”,經(jīng)過批準(zhǔn)后,要認(rèn)真審核項(xiàng)目的準(zhǔn)確性,核實(shí)各訂單明細(xì)的清晰性項(xiàng)目等,使“采購的訂單”盡量滿足企業(yè)的需求,在實(shí)物到達(dá)企業(yè)后,使用部門和管理部門要認(rèn)真檢驗(yàn)固定資產(chǎn)的質(zhì)量和數(shù)量,根據(jù)“采購訂單”,有物管部門在ERP系統(tǒng)中做入庫動作,系統(tǒng)此時(shí)會自動過賬。
借:在建工程——××項(xiàng)目
貸:應(yīng)付賬款——暫估
收到發(fā)票以后,財(cái)務(wù)部門在ERP系統(tǒng)中,調(diào)出“采購訂單”,檢查供應(yīng)商的名稱、各明細(xì)行的收貨、數(shù)量等等。把發(fā)票號碼輸入ERP系統(tǒng)中,記錄接受過賬日期。
借:在途物資——暫估
貸:應(yīng)付賬款——××供應(yīng)商
系統(tǒng)在運(yùn)行收貨清算后,自動過賬清算分錄
借:應(yīng)付賬款——暫估
貸:在途物資——暫估
2.2完善實(shí)行固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目預(yù)算制度
在決策固定資產(chǎn)投資的時(shí)候,中小企業(yè)要充分的考慮國家宏觀政策,執(zhí)行國家相關(guān)的法律法規(guī),詳細(xì)分析市場需求,不盲目的購置固定資產(chǎn),根據(jù)行業(yè)發(fā)展等外部因素,制定適合自己的固定資產(chǎn)方案。同時(shí),要結(jié)合自己的實(shí)際情況,認(rèn)真分析決策前的經(jīng)濟(jì)效益,做好可行性分析工作。為了提高投資決策的可能性以及固定資產(chǎn)的效益性,重視投資前的調(diào)研和論證。如:設(shè)備技術(shù)的先進(jìn)性和工藝流程的可能性等;追蹤分析預(yù)算額度內(nèi)構(gòu)建資產(chǎn)項(xiàng)目的狀況,執(zhí)行年終考核預(yù)算。根據(jù)內(nèi)部權(quán)限的劃分,在開工建設(shè)前要真正確立此項(xiàng)目立項(xiàng)。在ERP系統(tǒng)的科目中,設(shè)立某個(gè)項(xiàng)目固定資產(chǎn)的二級科目。如表:
2.3驗(yàn)收完工的項(xiàng)目和管理日常使用情況
固定資產(chǎn)構(gòu)建完成后,在試運(yùn)行達(dá)到預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)之后,填制固定資產(chǎn)完工驗(yàn)收單由固定資產(chǎn)管理部門、采購部門牽頭、使用、財(cái)務(wù)部門等共同完成,并且進(jìn)行檢驗(yàn)。在驗(yàn)收過程中,要對資產(chǎn)的規(guī)格、名稱、型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量等認(rèn)真的記錄,然后正式移交使用部門使用。財(cái)務(wù)根據(jù)完工驗(yàn)收單,將在建工程轉(zhuǎn)入ERP系統(tǒng)的固定資產(chǎn)中。首先,在ERP系統(tǒng)中為了避免賬目混亂,要建立數(shù)據(jù)卡片,把資產(chǎn)的成本、類別、日期等等進(jìn)行登記。其次,動手設(shè)立新建子資產(chǎn),制定詳細(xì)的目錄,然后生成唯一的固定資產(chǎn)編號。固定資產(chǎn)的維護(hù)管理階段比較漫長,在固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)入使用部門后。首先,固定資產(chǎn)要保證有實(shí)物的存在,定期實(shí)地盤存,查看資產(chǎn)的狀況,詳細(xì)的登記在案,防止資產(chǎn)丟失。為了避免盤點(diǎn)工作的混亂,把盤點(diǎn)的過程、使用狀態(tài)、管理情況等,做成盤點(diǎn)報(bào)告,及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問題,并且提出建議。一般來說中小企業(yè)中資產(chǎn)的維修、使用部門記錄維護(hù)日志,修理和維護(hù)工作都要有內(nèi)外部維修專業(yè)人員。
3.總結(jié)
為了增加核心競爭力,中小企業(yè)的日產(chǎn)管理和財(cái)務(wù)核算中都運(yùn)用了ERP等先進(jìn)的管理軟件。科學(xué)合理的使用、投資管理和維護(hù)固定資產(chǎn),實(shí)現(xiàn)了企業(yè)增值保值資產(chǎn),固定資金盤活的目標(biāo)。 [科]
【參考文獻(xiàn)】
[1]唐竹峰.淺談生產(chǎn)企業(yè)固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀及改進(jìn)[J].商場現(xiàn)代化,2010(27).
[2]郭楓.淺議如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)固定資產(chǎn)的有效管理[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計(jì),2011(04).