企業(yè)的重要資產(chǎn)是固定資產(chǎn)，而固定資產(chǎn)也是企業(yè)各項(xiàng)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)?？茖W(xué)合理的使用、投資管理和維護(hù)固定資產(chǎn)，是提高固定資產(chǎn)運(yùn)營效益的重要手段。在固定資產(chǎn)的整個(gè)生命周期中，如何實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)固定資產(chǎn)的管理在ERP管理中的目標(biāo)，增強(qiáng)其使用效率，避免盲目投資呢？本文通過分析中小企業(yè)固定資產(chǎn)管理在ERP環(huán)境下所存在的問題，提出了在ERP環(huán)境下實(shí)務(wù)操作的對策。
1.ERP環(huán)境下，中小企業(yè)固定資產(chǎn)管理所存在的問題
1.1缺乏完善的日常管理制度
在實(shí)際工作中，中小企業(yè)是按照使用部門的需求來采購固定資產(chǎn)的。一般情況下，企業(yè)中一年至少一次清查盤點(diǎn)固定資產(chǎn)。但是由于不完善的日常管理制度，在各個(gè)固定資產(chǎn)管理部門中缺少約束制度和必要的程序，從而了導(dǎo)致管理出現(xiàn)脫節(jié)。如：固定資產(chǎn)賬實(shí)不符是清查中重要的情況，使用、管理部門以及價(jià)值管理部門等，在財(cái)務(wù)、固定資產(chǎn)使用和管理部門之間出現(xiàn)制約失衡，或者銜接上沒有相互連貫，會導(dǎo)致發(fā)生了賬實(shí)不符的現(xiàn)象，出現(xiàn)混亂的賬目。如：使用部門之間決定了實(shí)物的轉(zhuǎn)移，財(cái)務(wù)簽批登記缺少必要的程序；在盤點(diǎn)的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)的財(cái)務(wù)賬面上，發(fā)生了實(shí)物和賬不符現(xiàn)象，并沒有原部門1詳細(xì)的登記使用地點(diǎn)，只有使用部門2的登記，從而使財(cái)務(wù)的會計(jì)審核也受到了影響。如：資產(chǎn)在賬面上記載的存放和使用地點(diǎn)，與實(shí)際資產(chǎn)不一致，在購置固定資產(chǎn)的時(shí)候，實(shí)物管理部門沒有財(cái)務(wù)登記；在不通知財(cái)務(wù)的情況下，報(bào)廢的固定資產(chǎn)清查變賣等等。
1.2形同虛設(shè)的審批制度
在購置固定資產(chǎn)立項(xiàng)之前，企業(yè)就應(yīng)該做好可行性分析工作，不熟悉的投資項(xiàng)目要慎重抉擇。而有一些中小企業(yè)中，對企業(yè)固定資產(chǎn)進(jìn)行盲目的購置，增加了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，降低了企業(yè)長期的利益，因此，要選擇適合合理、先進(jìn)的工程設(shè)備。在企業(yè)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)上，往往是由個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)決策固定資產(chǎn)的購置以及決定購置固定資產(chǎn)的數(shù)量和時(shí)間，這樣會導(dǎo)致決策缺失了科學(xué)性。還有一些中小企業(yè)缺少安排統(tǒng)籌，盲目的投資，直至在分析調(diào)查市場的時(shí)候，缺少可行性投資分析，喪失了很好的機(jī)遇。在完成重大項(xiàng)目以后，會造成浪費(fèi)閑置企業(yè)的固定資產(chǎn)現(xiàn)象。另外由于一些中小企的固定資產(chǎn)不能充分發(fā)揮作用，導(dǎo)致投資失利。因此，在項(xiàng)目的評估上，要聘請專業(yè)的機(jī)構(gòu)和權(quán)威的專家共同參與。
1.3缺乏科學(xué)的處置管理制度
在固定資產(chǎn)產(chǎn)生生命周期的關(guān)鍵階段中，中小企業(yè)存在不完善的管理制度，不嚴(yán)格管理控制固定資產(chǎn)，會造成非正常資產(chǎn)的損失，也會造成企業(yè)財(cái)產(chǎn)流失等若干問題。如：相關(guān)部門沒有經(jīng)過了審批程序，在固定資產(chǎn)到期報(bào)廢的處理中，導(dǎo)致出現(xiàn)了固定資產(chǎn)管理很多的漏洞，致使企業(yè)的經(jīng)營管理出現(xiàn)了問題；沒有經(jīng)濟(jì)合理的繼續(xù)使用固定資產(chǎn)，造成很大的浪費(fèi)，影響到了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益等等。
1.4缺少崗位人員管理制度
一些中小企業(yè)中沒有專門固定的資產(chǎn)管理人員，固定資產(chǎn)的管理非?；靵y，經(jīng)常出現(xiàn)賬目流失、固定資產(chǎn)浪費(fèi)等問題，甚至出現(xiàn)貪污受賄等問題。在一些中小企業(yè)中，一般是由其他崗位的人兼職，很多企業(yè)的管理者認(rèn)為在企業(yè)管轄范圍內(nèi)只要有資產(chǎn)，就“跑不了”，會很容易造成顧此失彼的現(xiàn)狀。有部分企業(yè)由于經(jīng)營者不重視專職管理人員的職責(zé)和管理權(quán)限等，不認(rèn)同固定資產(chǎn)管理者的工作績效，不讓固定資產(chǎn)的管理者參與決策，一些固定資產(chǎn)的部門和管理者沒有實(shí)權(quán)，只是虛設(shè)。導(dǎo)致很多管理人員工作不認(rèn)真，出現(xiàn)了消極倦怠的情緒，從而導(dǎo)致了企業(yè)頻繁的更換工作人員，固定資產(chǎn)經(jīng)過多次交接工作，管理起來更加困難、混亂 。
2.中小企業(yè)固定資產(chǎn)管理在ERP環(huán)境下實(shí)務(wù)操作的對策
2.1加強(qiáng)監(jiān)督管理購置過程
一般情況下，在接到采購需求后，首先采購部要尋找供應(yīng)商，采購工作要做到“貨比三家”，權(quán)衡需要購置的資產(chǎn)價(jià)值，按照招投標(biāo)的采購方式。使用部門在評標(biāo)的時(shí)候要認(rèn)真評定資產(chǎn)的性價(jià)比，明確所要購置資產(chǎn)的保修條款，制定評標(biāo)的詳細(xì)內(nèi)容，在符合法律法規(guī)的條件中簽訂采購合同。在ERP系統(tǒng)中，中小企業(yè)的采購部門要明確自己的職責(zé)，認(rèn)真登記“采購訂單”，經(jīng)過批準(zhǔn)后，要認(rèn)真審核項(xiàng)目的準(zhǔn)確性，核實(shí)各訂單明細(xì)的清晰性項(xiàng)目等，使“采購的訂單”盡量滿足企業(yè)的需求，在實(shí)物到達(dá)企業(yè)后，使用部門和管理部門要認(rèn)真檢驗(yàn)固定資產(chǎn)的質(zhì)量和數(shù)量，根據(jù)“采購訂單”，有物管部門在ERP系統(tǒng)中做入庫動作，系統(tǒng)此時(shí)會自動過賬。
借：在建工程——××項(xiàng)目
貸：應(yīng)付賬款——暫估
收到發(fā)票以后，財(cái)務(wù)部門在ERP系統(tǒng)中，調(diào)出“采購訂單”，檢查供應(yīng)商的名稱、各明細(xì)行的收貨、數(shù)量等等。把發(fā)票號碼輸入ERP系統(tǒng)中，記錄接受過賬日期。
借：在途物資——暫估
貸：應(yīng)付賬款——××供應(yīng)商
系統(tǒng)在運(yùn)行收貨清算后，自動過賬清算分錄
借：應(yīng)付賬款——暫估
貸：在途物資——暫估
2.2完善實(shí)行固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目預(yù)算制度
在決策固定資產(chǎn)投資的時(shí)候，中小企業(yè)要充分的考慮國家宏觀政策，執(zhí)行國家相關(guān)的法律法規(guī)，詳細(xì)分析市場需求，不盲目的購置固定資產(chǎn)，根據(jù)行業(yè)發(fā)展等外部因素，制定適合自己的固定資產(chǎn)方案。同時(shí)，要結(jié)合自己的實(shí)際情況，認(rèn)真分析決策前的經(jīng)濟(jì)效益，做好可行性分析工作。為了提高投資決策的可能性以及固定資產(chǎn)的效益性，重視投資前的調(diào)研和論證。如：設(shè)備技術(shù)的先進(jìn)性和工藝流程的可能性等；追蹤分析預(yù)算額度內(nèi)構(gòu)建資產(chǎn)項(xiàng)目的狀況，執(zhí)行年終考核預(yù)算。根據(jù)內(nèi)部權(quán)限的劃分，在開工建設(shè)前要真正確立此項(xiàng)目立項(xiàng)。在ERP系統(tǒng)的科目中，設(shè)立某個(gè)項(xiàng)目固定資產(chǎn)的二級科目。如表：
2.3驗(yàn)收完工的項(xiàng)目和管理日常使用情況
固定資產(chǎn)構(gòu)建完成后，在試運(yùn)行達(dá)到預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)之后，填制固定資產(chǎn)完工驗(yàn)收單由固定資產(chǎn)管理部門、采購部門牽頭、使用、財(cái)務(wù)部門等共同完成，并且進(jìn)行檢驗(yàn)。在驗(yàn)收過程中，要對資產(chǎn)的規(guī)格、名稱、型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量等認(rèn)真的記錄，然后正式移交使用部門使用。財(cái)務(wù)根據(jù)完工驗(yàn)收單，將在建工程轉(zhuǎn)入ERP系統(tǒng)的固定資產(chǎn)中。首先，在ERP系統(tǒng)中為了避免賬目混亂，要建立數(shù)據(jù)卡片，把資產(chǎn)的成本、類別、日期等等進(jìn)行登記。其次，動手設(shè)立新建子資產(chǎn)，制定詳細(xì)的目錄，然后生成唯一的固定資產(chǎn)編號。固定資產(chǎn)的維護(hù)管理階段比較漫長，在固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)入使用部門后。首先，固定資產(chǎn)要保證有實(shí)物的存在，定期實(shí)地盤存，查看資產(chǎn)的狀況，詳細(xì)的登記在案，防止資產(chǎn)丟失。為了避免盤點(diǎn)工作的混亂，把盤點(diǎn)的過程、使用狀態(tài)、管理情況等，做成盤點(diǎn)報(bào)告，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問題，并且提出建議。一般來說中小企業(yè)中資產(chǎn)的維修、使用部門記錄維護(hù)日志，修理和維護(hù)工作都要有內(nèi)外部維修專業(yè)人員。
3.總結(jié)
為了增加核心競爭力，中小企業(yè)的日產(chǎn)管理和財(cái)務(wù)核算中都運(yùn)用了ERP等先進(jìn)的管理軟件。科學(xué)合理的使用、投資管理和維護(hù)固定資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)增值保值資產(chǎn)，固定資金盤活的目標(biāo)。 [科]
【參考文獻(xiàn)】
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