編者的話:
組織結(jié)構(gòu)反映了組織成員之間的分工協(xié)作關(guān)系，不同的組織結(jié)構(gòu)發(fā)揮出的組織機(jī)能的作用、效果也完全不同。集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)作為非營(yíng)利性質(zhì)的事業(yè)法人單位，是政府采購(gòu)工作的主要當(dāng)事人之一，承擔(dān)著政府集中采購(gòu)的重任，不僅要對(duì)采購(gòu)人、供應(yīng)商負(fù)責(zé)，還要對(duì)國(guó)家、政府負(fù)責(zé)；不僅是反腐倡廉、防治商業(yè)賄賂的前沿陣地，還是各種利益分配的集散地和社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)。這就決定了集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)在設(shè)計(jì)組織機(jī)構(gòu)時(shí)，不能等同于一般的組織。因此，本版特約請(qǐng)江蘇省政府采購(gòu)中心龔云峰先生以該中心內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置為案例，對(duì)集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行探討。希望使各地的集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)在內(nèi)部設(shè)置上更加合理，從而達(dá)到讓集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)規(guī)范、廉潔運(yùn)行的目的。
設(shè)置原則
《政府采購(gòu)法》規(guī)定：集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督管理制度。采購(gòu)活動(dòng)的決策和執(zhí)行程序應(yīng)當(dāng)明確，并相互監(jiān)督、相互制約。經(jīng)辦采購(gòu)的人員與負(fù)責(zé)采購(gòu)合同審核、驗(yàn)收人員的職責(zé)權(quán)限應(yīng)當(dāng)明確，并相互分離。因此，集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)在設(shè)置內(nèi)部機(jī)構(gòu)時(shí)，必須把《政府采購(gòu)法》的規(guī)定和各地集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)的具體工作職責(zé)結(jié)合起來(lái)，主要應(yīng)體現(xiàn)以下3個(gè)原則：
一是責(zé)任分離原則。即在集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)內(nèi)部設(shè)置不同的部門，不同的部門分別承擔(dān)不同的工作責(zé)任，每一個(gè)部門都不能對(duì)某一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目從頭到尾完全負(fù)責(zé)到底，避免個(gè)別部門權(quán)力過于集中。一旦出現(xiàn)問題，責(zé)任由所有相關(guān)部門分擔(dān)，但可以追訴個(gè)別部門的主要責(zé)任。
二是相互監(jiān)督原則。根據(jù)《政府采購(gòu)法》的要求，部門與部門之間應(yīng)該存在一種相互監(jiān)督的關(guān)系，負(fù)責(zé)后一工序的部門應(yīng)對(duì)負(fù)責(zé)前一工序部門的工作情況進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)關(guān)鍵崗位需專門設(shè)置監(jiān)督部門，給予重點(diǎn)監(jiān)督。
三是運(yùn)行流暢原則。一個(gè)組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，要保證組織的內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)程序中沒有反向的路徑和循環(huán)的回路，并為程序中每一項(xiàng)活動(dòng)落實(shí)具體的負(fù)責(zé)部門。
組織結(jié)構(gòu)
從我國(guó)目前省級(jí)集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)的編制來(lái)看，大多機(jī)構(gòu)編制在15-50人之間，按規(guī)模劃分應(yīng)屬于小型組織。小型組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，大致可以分成3種類型：直線型組織結(jié)構(gòu)、直線職能型結(jié)構(gòu)、矩陣型結(jié)構(gòu)
組織結(jié)構(gòu)是隨著生產(chǎn)力和社會(huì)的發(fā)展而不斷發(fā)展的，每一種類型的組織結(jié)構(gòu)都有其優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，都有一定的適用范圍，世界上沒有也不可能存在適用于一切情況的十全十美的組織結(jié)構(gòu)，并且每一種合理的組織結(jié)構(gòu)，相對(duì)于一定的條件來(lái)說，都有其優(yōu)越性，而當(dāng)條件發(fā)生變化時(shí)，它就會(huì)逐漸喪失其合理性。因此，籠統(tǒng)地問哪種組織結(jié)構(gòu)最好，離開具體條件是無(wú)法做出明確的判斷的。但是，相對(duì)于某一組織特定的條件來(lái)說，必定有一種更有利于提高管理效率的，因而也是最佳的組織結(jié)構(gòu)。否則，就沒有研究組織結(jié)構(gòu)的必要，也沒有改革組織結(jié)構(gòu)的必要了。最佳的組織結(jié)構(gòu)，是最適合組織存在的特定條件的結(jié)構(gòu)。常見的組織結(jié)構(gòu)的類型有：直線制、職能制、直線職能制、事業(yè)部制、矩陣制結(jié)構(gòu)等。
從我國(guó)目前省級(jí)集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)的編制來(lái)看，大多機(jī)構(gòu)編制在15-50人之間，按規(guī)模劃分應(yīng)屬于小型組織。小型組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，大致可以分成以下3種類型：
直線型組織結(jié)構(gòu)
直線型組織結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)是：組織中各種職位按垂直系統(tǒng)直線排列，各級(jí)主管人員對(duì)所屬下級(jí)有直接的一切職權(quán)，組織中每一個(gè)人只能向一個(gè)直接上級(jí)負(fù)責(zé)。
直線型組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，權(quán)責(zé)分明，指揮統(tǒng)一，運(yùn)營(yíng)成本低，反應(yīng)迅速、靈活。
這種模式的一個(gè)主要缺陷是，每個(gè)部門、每個(gè)人僅對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)，相互之間缺少監(jiān)督，容易成為供應(yīng)商的攻擊對(duì)象，發(fā)生不廉潔的行為。
這種組織機(jī)構(gòu)在集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)中得到最廣泛的應(yīng)用，因?yàn)槊總€(gè)部門都有相關(guān)的采購(gòu)業(yè)務(wù)范圍，部門中每個(gè)員工都有具體的采購(gòu)項(xiàng)目分工，從接受項(xiàng)目開始，一直到該項(xiàng)目采購(gòu)結(jié)束，均由一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)辦人負(fù)責(zé)，采購(gòu)效率高。
直線職能型結(jié)構(gòu)
純粹意義上的職能型結(jié)構(gòu)在實(shí)際組織結(jié)構(gòu)中很少存在，大多演變成是一種以職能為導(dǎo)向的直線職能型組織結(jié)構(gòu)形式。
直線職能型結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)是：將同類專業(yè)人員集合在各自專門的職能機(jī)構(gòu)內(nèi)，并在各自的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)分工合作，任務(wù)集中明確，上行下達(dá)。
直線職能型結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是：有利于各部門工作的專業(yè)化和高效化。這種模式能從專業(yè)化中取得優(yōu)越性，將同類專家歸在一起可以產(chǎn)生規(guī)模經(jīng)濟(jì)，減少人員和設(shè)備的重復(fù)配置，通過給員工們提供與同行們“說同一種語(yǔ)言”的機(jī)會(huì)而使他們感到舒服和滿足。有利于高層領(lǐng)導(dǎo)的集中統(tǒng)一指揮。
直線職能型結(jié)構(gòu)的缺點(diǎn)是：部門間協(xié)調(diào)困難；沒有一項(xiàng)職能對(duì)最終結(jié)果負(fù)責(zé)；不利于未來(lái)的高層人才的培養(yǎng)。
矩陣型結(jié)構(gòu)
矩陣型組織結(jié)構(gòu)，是指由縱橫兩套管理系統(tǒng)組成的組織結(jié)構(gòu)：一套是縱向的職能領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)，另一套是為完成某一任務(wù)而組成的橫向項(xiàng)目系統(tǒng)，橫向和縱向的職權(quán)具有平衡對(duì)等性。
在矩陣型組織結(jié)構(gòu)圖中可以看出，上部排列的是綜合、人事、業(yè)務(wù)、監(jiān)督等類似的職能部門，但在縱坐標(biāo)上增加了集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)目前正開展的各類項(xiàng)目，每一項(xiàng)目由一名負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，他將為其負(fù)責(zé)的項(xiàng)目從各職能部門中抽調(diào)有關(guān)人員。這樣在橫向的傳統(tǒng)職能部門基礎(chǔ)上增加縱向坐標(biāo)的結(jié)果，就將職能部門化和產(chǎn)品部門化的因素交織在了一起，因此稱之為矩陣。
矩陣型組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)主要是：有利于各職能部門間的協(xié)作和配合，及時(shí)溝通情況、解決問題；適應(yīng)能力強(qiáng)；有利于出現(xiàn)新思想、新觀點(diǎn)。
矩陣型組織結(jié)構(gòu)的缺點(diǎn)是：穩(wěn)定性差；雙重領(lǐng)導(dǎo)，權(quán)責(zé)不清；容易造成混亂，并隱藏著權(quán)力斗爭(zhēng)的傾向。
矩陣型結(jié)構(gòu)適用于采購(gòu)項(xiàng)目多且變化大的集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)，特別適用于經(jīng)常承擔(dān)一些重大采購(gòu)項(xiàng)目的集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)。當(dāng)組織面臨較高的環(huán)境不確定性，組織目標(biāo)需要同時(shí)反映技術(shù)和項(xiàng)目雙重要求時(shí)，矩陣型結(jié)構(gòu)應(yīng)該是一種理想的組織形式。
研究探討
筆者認(rèn)為，集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置應(yīng)建立直線職能型的組織結(jié)構(gòu)，部門內(nèi)部實(shí)行直線型管理，同時(shí)，輔之以矩陣型組織機(jī)構(gòu)，可以保持整個(gè)集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)內(nèi)部組織的穩(wěn)定性和靈活性
一個(gè)組織選擇怎樣的結(jié)構(gòu)，取決于3個(gè)方面：結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性、正規(guī)性和集中化。組織結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性包括組織內(nèi)的部門化和管理的層次等；正規(guī)性是組織中依靠各種規(guī)章制度和管理職工的程度；集中化指的是組織中決策權(quán)所處的位置，管理幅度的大小在很大程度上與集中化程度有關(guān)。
同時(shí)，通過實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)資料的總結(jié)，一個(gè)有效的組織結(jié)構(gòu)都具有以下特點(diǎn)：
第一，清楚地規(guī)定部門、隊(duì)、組、小組等每個(gè)工作人員的義務(wù)和權(quán)利；
第二，工作人員的義務(wù)和權(quán)利是彼此相符合的、相互平衡的；
第三，權(quán)利路線是被明確標(biāo)記出示的，即每一個(gè)人自己的工作結(jié)果對(duì)某一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)；
第四，職責(zé)最大限度地分解，直至每一個(gè)工作人員承擔(dān)一個(gè)職能；
第五，做出管理決定和將決定傳遞給執(zhí)行者的職能是在額定的和估計(jì)的可能范圍內(nèi)進(jìn)行的；
第六，一個(gè)工作人員監(jiān)督和領(lǐng)導(dǎo)不超過8個(gè)人的工作，同時(shí)，這些人的職能是相互聯(lián)系的；
第七，在出現(xiàn)各種條件的情況下，組織屬于朝著簡(jiǎn)化的方面變革；
第八，在各環(huán)節(jié)之間，在所有必要的場(chǎng)合下，建立直接的橫向關(guān)系；
第九，決定權(quán)在最大可能的程度上被下放到基層。
根據(jù)以上理論，結(jié)合目前《政府采購(gòu)法》的規(guī)定和集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀，從結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性、正規(guī)性和集中化3方面來(lái)看：集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)的人員編制和性質(zhì)等原因，決定了組織的復(fù)雜性不高，管理的層次不應(yīng)太多，最多分為3級(jí)管理層次；但集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)的工作特點(diǎn)和性質(zhì)，要求組織中的每個(gè)部門和工作人員必須嚴(yán)格按照各種規(guī)章制度從事政府采購(gòu)工作，即組織的正規(guī)性強(qiáng)；同時(shí)，由于集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)構(gòu)需建立相互監(jiān)督的機(jī)制，因此集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)的決策權(quán)不可能分散到內(nèi)部各部門，而應(yīng)在集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)的最高管理層，即中心主任一層。
如果集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)內(nèi)部設(shè)置采用的是直線型組織機(jī)構(gòu)，一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)辦人負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目的所有采購(gòu)活動(dòng)，在近期內(nèi)能夠適應(yīng)集中采購(gòu)工作的需要，能為采購(gòu)人提供更快捷、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，符合運(yùn)行順暢的原則。但從長(zhǎng)期來(lái)看，對(duì)每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)辦人和相關(guān)部門而言，需承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)過大，容易成為采購(gòu)人和供應(yīng)商侵蝕的對(duì)象，變分散采購(gòu)為集中腐敗，最終對(duì)組織產(chǎn)生不利影響，不符合責(zé)任分離和相互監(jiān)督的原則。
如果集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)內(nèi)部設(shè)置采用的是直線職能型組織機(jī)構(gòu)，可以將機(jī)構(gòu)內(nèi)部的專業(yè)人員集中在相應(yīng)的專門職能部門內(nèi)，任務(wù)集中明確，有利于各部門工作的專業(yè)化和高效化，且不同的部門之間可以通過職責(zé)的不同實(shí)現(xiàn)相互監(jiān)督，符合責(zé)任分離和相互監(jiān)督的原則。但各部門工作的高效化，不能代表整個(gè)組織運(yùn)行的高效，部門之間容易發(fā)生銜接上的矛盾，產(chǎn)生組織間的內(nèi)耗，需要部門間建立有機(jī)的、直接的橫向關(guān)系，才能保證整個(gè)組織的有效運(yùn)行。
集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)所承擔(dān)的集中采購(gòu)工作，可以大致分成日常型采購(gòu)和項(xiàng)目型采購(gòu)兩大類型。對(duì)于日常型采購(gòu)，可以由集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)內(nèi)部常設(shè)職能部門負(fù)責(zé)。但對(duì)于項(xiàng)目型采購(gòu)，通常每年辦理次數(shù)不多，但金額較高，對(duì)社會(huì)影響力大，則可以臨時(shí)組織各職能部門相關(guān)人員組成項(xiàng)目小組，變成矩陣型組織機(jī)構(gòu)，專門承擔(dān)該類型項(xiàng)目采購(gòu)，有利于發(fā)揮各職能部門的綜合優(yōu)勢(shì)，避免部門間的互相推諉，提高采購(gòu)效率和效益。
綜合以上分析，根據(jù)《政府采購(gòu)法》和機(jī)構(gòu)設(shè)置的基本原則，筆者認(rèn)為，集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置應(yīng)建立直線職能型的組織結(jié)構(gòu)，按照不同采購(gòu)工作職能，設(shè)置相應(yīng)的職能部門，且部門間能夠?qū)崿F(xiàn)相互監(jiān)督。部門內(nèi)部實(shí)行直線型管理，即一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)，發(fā)揮機(jī)構(gòu)每個(gè)員工的才能和積極性。按照政府采購(gòu)的基本程序，可以將采購(gòu)工作分成采購(gòu)委托受理、采購(gòu)文件制作、采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)組織、采購(gòu)合同簽訂4個(gè)基本環(huán)節(jié)，按照這4個(gè)基本環(huán)節(jié)分別設(shè)置不同的部門，每個(gè)部門分別賦予相應(yīng)的職能，即實(shí)行分段式采購(gòu)，并在內(nèi)部明確部門與部門之間的橫向聯(lián)系工作程序，既可以保證整個(gè)組織運(yùn)行的流暢，又可以實(shí)現(xiàn)責(zé)任分離和相互監(jiān)督的原則。同時(shí)，輔之以矩陣型組織機(jī)構(gòu)，對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目臨時(shí)組建項(xiàng)目小組，項(xiàng)目結(jié)束后小組立即解散。通過這種常設(shè)的直線職能型組織機(jī)構(gòu)和臨時(shí)的矩陣型機(jī)構(gòu)，可以保持整個(gè)集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)內(nèi)部組織的穩(wěn)定性和靈活性。
具體應(yīng)用
按照采購(gòu)程序，將采購(gòu)委托受理、采購(gòu)文件制作、采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)組織、采購(gòu)合同簽訂職能分別賦予不同的部門，每個(gè)部門只負(fù)責(zé)整個(gè)采購(gòu)過程中的一段，稱作分段式采購(gòu)
根據(jù)以上設(shè)計(jì)思想，在江蘇省財(cái)政廳領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，并在借鑒其他兄弟采購(gòu)中心實(shí)踐的基礎(chǔ)上，自2006年5月起，江蘇省政府采購(gòu)中心改變自成立以來(lái)一直實(shí)行的一人負(fù)責(zé)制，即項(xiàng)目經(jīng)辦人自受理委托開始，制作采購(gòu)文件，采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)組織，直至合同簽訂都是一個(gè)人負(fù)責(zé)，開始對(duì)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能進(jìn)行調(diào)整。按照采購(gòu)程序，將采購(gòu)委托受理、采購(gòu)文件制作、采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)組織、采購(gòu)合同簽訂職能分別賦予不同的部門，每個(gè)部門只負(fù)責(zé)整個(gè)采購(gòu)過程中的一段，中心內(nèi)部稱作分段式采購(gòu)。
目前江蘇省政府采購(gòu)中心內(nèi)部正式設(shè)定3個(gè)科室，分別為綜合科、采購(gòu)一科、采購(gòu)二科，根據(jù)分段式采購(gòu)的需要，中心擬再增設(shè)內(nèi)控科，以利于整個(gè)采購(gòu)流程的流暢運(yùn)行，在內(nèi)控科批準(zhǔn)之前，該職責(zé)暫由綜合科承擔(dān)。中心目前整個(gè)采購(gòu)具體流程為：
第一，委托環(huán)節(jié)由綜合科負(fù)責(zé)。所有接受的委托采購(gòu)項(xiàng)目均由綜合科辦理，包括與采購(gòu)人簽訂委托采購(gòu)協(xié)議、接受采購(gòu)人的具體項(xiàng)目委托，除綜合科外，中心所有科室和個(gè)人均不得擅自接受任何采購(gòu)人的委托。綜合科受理委托后，要求在1個(gè)工作日內(nèi)將項(xiàng)目轉(zhuǎn)交給采購(gòu)一科。
第二，采購(gòu)文件制作由采購(gòu)一科負(fù)責(zé)。采購(gòu)一科接到綜合科受理的委托項(xiàng)目后，由科室負(fù)責(zé)人根據(jù)科室內(nèi)部的工作分工，將采購(gòu)項(xiàng)目安排給具體的項(xiàng)目經(jīng)辦人；經(jīng)辦人接到采購(gòu)項(xiàng)目后，要求主動(dòng)與采購(gòu)人聯(lián)系，根據(jù)項(xiàng)目的具體情況擬訂相應(yīng)的采購(gòu)方式，并將擬訂該采購(gòu)方式的理由按審核順序交科室負(fù)責(zé)人、內(nèi)控科和中心分管主任審核，內(nèi)控科和主任審核同意后，對(duì)采購(gòu)預(yù)算金額達(dá)到公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)以上的需采用非公開招標(biāo)方式進(jìn)行的項(xiàng)目，提交給政府采購(gòu)管理處審批，審批同意后，經(jīng)辦人按照批準(zhǔn)的采購(gòu)方式擬訂采購(gòu)文件。采購(gòu)文件擬訂出初稿后，按審核順序交科室負(fù)責(zé)人、內(nèi)控科和中心分管主任審核，審核同意后，經(jīng)辦人通知綜合科和采購(gòu)二科，綜合科負(fù)責(zé)安排和落實(shí)具體的開標(biāo)地點(diǎn)和時(shí)間，采購(gòu)二科落實(shí)具體對(duì)應(yīng)的開標(biāo)負(fù)責(zé)人，綜合科和采購(gòu)二科將有關(guān)情況反饋給經(jīng)辦人，經(jīng)辦人根據(jù)反饋情況確定正式的采購(gòu)文件，并擬訂相關(guān)項(xiàng)目的采購(gòu)公告，經(jīng)主任審批后，在江蘇政府采購(gòu)網(wǎng)上發(fā)布。
采購(gòu)公告發(fā)布后，如有供應(yīng)商需要答疑和現(xiàn)場(chǎng)勘察，則由采購(gòu)一科經(jīng)辦人負(fù)責(zé)答疑或安排現(xiàn)場(chǎng)勘察。如果沒有疑問，經(jīng)辦人需在正式開標(biāo)前3天將有關(guān)采購(gòu)資料準(zhǔn)備好后移交給采購(gòu)二科對(duì)應(yīng)經(jīng)辦人，在開標(biāo)前1天將需抽取的評(píng)委類別和人數(shù)提交給綜合科，綜合科由專門負(fù)責(zé)抽取專家的人員在政府采購(gòu)管理處設(shè)立的專家?guī)熘胁捎秒S機(jī)的方式進(jìn)行抽取，并與抽取到的專家逐一通知落實(shí)。
第三，采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)組織由采購(gòu)二科負(fù)責(zé)。采購(gòu)二科經(jīng)辦人接到采購(gòu)一科經(jīng)辦人移交的采購(gòu)資料后，要求事先審核相關(guān)資料是否準(zhǔn)確、齊全，并熟悉相關(guān)采購(gòu)文件內(nèi)容。采購(gòu)二科負(fù)責(zé)人于每周一將本周內(nèi)安排開標(biāo)的項(xiàng)目提交給主任室和綜合科，綜合科根據(jù)項(xiàng)目的需要，通知政府采購(gòu)管理處、紀(jì)檢部門和公證機(jī)構(gòu)，并安排財(cái)務(wù)人員到開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)收取投標(biāo)保證金。
開標(biāo)當(dāng)天，綜合科專門負(fù)責(zé)抽取專家的人員將有關(guān)評(píng)委名單交給二科經(jīng)辦人，采購(gòu)二科負(fù)責(zé)接收供應(yīng)商的投標(biāo)文件，負(fù)責(zé)開標(biāo)、唱標(biāo)和評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)的組織，承擔(dān)評(píng)標(biāo)期間評(píng)委和供應(yīng)商的聯(lián)絡(luò)工作。確定中標(biāo)候選人后，由二科經(jīng)辦人負(fù)責(zé)當(dāng)場(chǎng)宣布采購(gòu)結(jié)果，并在江蘇政府采購(gòu)網(wǎng)上發(fā)布中標(biāo)公告。在質(zhì)疑期內(nèi)如未發(fā)生供應(yīng)商質(zhì)疑事件，則二科經(jīng)辦人需向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并擬訂相關(guān)的采購(gòu)合同，同時(shí)，在3個(gè)工作日內(nèi)將所有采購(gòu)資料移交內(nèi)控科。
第四，合同審核由內(nèi)控科負(fù)責(zé)。內(nèi)控科對(duì)采購(gòu)二科移交的采購(gòu)資料需及時(shí)清點(diǎn)、整理，在對(duì)照有關(guān)材料的基礎(chǔ)上，對(duì)采購(gòu)二科擬訂的合同內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)審核無(wú)誤的合同，一般要求供應(yīng)商和采購(gòu)人先加蓋公章，最后由中心作為見證人加蓋合同章。對(duì)于簽訂完合同的項(xiàng)目，由內(nèi)控科按照財(cái)政部的規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期向政府采購(gòu)管理處、主任室和綜合科報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。同時(shí)，將采購(gòu)資料立卷、歸檔。原則上中心不參與采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，因此，合同簽訂后中心的采購(gòu)工作一般即宣布結(jié)束。
中心經(jīng)過一年來(lái)的實(shí)際運(yùn)行，經(jīng)歷了轉(zhuǎn)型、磨合、適應(yīng)和熟悉等階段，同時(shí)在去年底的采購(gòu)高峰期得到了考驗(yàn)，基本上達(dá)到了中心建立該組織結(jié)構(gòu)的初衷，總結(jié)了幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，僅供參考。
分段式設(shè)置利與弊
1成功之處
第一，規(guī)范了采購(gòu)流程。通過分段式采購(gòu)，可以對(duì)每個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行充分論證，明確每個(gè)環(huán)節(jié)工作職責(zé)，并以內(nèi)部規(guī)定的形式予以制度化，每個(gè)部門按照制度執(zhí)行，以制度規(guī)范流程，避免了個(gè)人負(fù)責(zé)制時(shí)的隨意性。
第二，實(shí)現(xiàn)了責(zé)任分離。每個(gè)部門負(fù)責(zé)自己職責(zé)范圍內(nèi)的一段采購(gòu)任務(wù)，整個(gè)采購(gòu)流程不由任何一個(gè)部門或人控制，一旦采購(gòu)項(xiàng)目出現(xiàn)質(zhì)疑，所有部門都承擔(dān)責(zé)任，減少了一個(gè)部門承擔(dān)所有責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)采購(gòu)經(jīng)辦人員也是一種安全保護(hù)。
第三，提高了專業(yè)水平。每個(gè)部門只負(fù)責(zé)一段采購(gòu)職責(zé)，每天從事的工作內(nèi)容基本相同，有利于員工專業(yè)水平的提高，培養(yǎng)專業(yè)化人才。
第四，強(qiáng)化了重點(diǎn)監(jiān)督。在各部門分段采購(gòu)的基礎(chǔ)上，對(duì)個(gè)別關(guān)鍵采購(gòu)環(huán)節(jié)加強(qiáng)審核，如采購(gòu)方式的選擇和采購(gòu)文件的制作將直接影響到整個(gè)采購(gòu)結(jié)果，因此，對(duì)這兩個(gè)環(huán)節(jié)，除由相關(guān)部門負(fù)責(zé)外，還增加了內(nèi)部審核，確保重點(diǎn)環(huán)節(jié)不出問題。
2有待改進(jìn)之處
一是采購(gòu)效率有所下降。中心剛開始實(shí)施分段采購(gòu)后，由于內(nèi)部管理系統(tǒng)未完全跟上，使得整個(gè)采購(gòu)過程拉長(zhǎng)，尤其是在下半年采購(gòu)高峰到來(lái)后，采購(gòu)項(xiàng)目處理不及時(shí)，使得整體采購(gòu)效率有所下降。
二是部門銜接需要完善。由于實(shí)施了分段采購(gòu)，各部門分別負(fù)責(zé)各自的采購(gòu)環(huán)節(jié)，開始時(shí)每個(gè)部門各自為戰(zhàn)，部門之間銜接不太流暢，由于不需個(gè)人承擔(dān)明確的責(zé)任，各部門經(jīng)辦人的責(zé)任心也有所下降。
3建立的前提條件
根據(jù)江蘇省政府采購(gòu)中心在實(shí)際中遇到的問題，其他省市采購(gòu)中心如考慮按此組織結(jié)構(gòu)建立內(nèi)部機(jī)構(gòu)，還需關(guān)注以下前提條件：
首先，需建立完善的內(nèi)部管理系統(tǒng)。由于各部門是相對(duì)獨(dú)立的職能部門，為了使中心成為一個(gè)有機(jī)整體，需要建立內(nèi)部管理系統(tǒng)，可以實(shí)行內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化管理，使中心每個(gè)成員都能了解自己現(xiàn)在應(yīng)該干什么，以及每個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)行情況，避免中心各部門孤立化。
其次，需明確每個(gè)部門的運(yùn)行時(shí)間。為了提高整個(gè)采購(gòu)過程的效率，需要對(duì)每個(gè)運(yùn)行環(huán)節(jié)提出時(shí)效要求，可以根據(jù)未實(shí)行分段采購(gòu)時(shí)的實(shí)際情況，合理估算每個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)行所需的最長(zhǎng)時(shí)間，以該時(shí)間為底線，設(shè)定分段采購(gòu)后每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行時(shí)間，并保持監(jiān)督考核。
此外，需提高每個(gè)員工的綜合素質(zhì)。實(shí)行分段采購(gòu)后，任何一個(gè)環(huán)節(jié)、一個(gè)人出問題，都會(huì)給整個(gè)采購(gòu)流程帶來(lái)不良影響，因此，要求中心每個(gè)員工都必須提高綜合素質(zhì)，勝任各自崗位的工作，加強(qiáng)責(zé)任心，采購(gòu)任務(wù)經(jīng)過自己時(shí)，不能應(yīng)付了事，同時(shí)需采取各種激勵(lì)措施，加強(qiáng)對(duì)員工工作業(yè)績(jī)的考評(píng)。
