物資是企業(yè)的核心資源之一，也是內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督的重要對象。與供電企業(yè)其他專業(yè)管理相比，物資管理業(yè)務(wù)流程鏈條長，涉及的業(yè)務(wù)部門多，這也是物資管理的癥結(jié)所在。而在對縣級供電公司的內(nèi)部審計(jì)中，無論是常規(guī)的任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)或資產(chǎn)經(jīng)營審計(jì)，還是根據(jù)特殊需求開展的專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查或其他風(fēng)險(xiǎn)管理審計(jì)，物資管理始終都是審計(jì)關(guān)注的重點(diǎn)對象。本文結(jié)合內(nèi)部審計(jì)工作實(shí)際，剖析在當(dāng)前物資管理集約化形勢下物資管理的現(xiàn)狀，并從內(nèi)部審計(jì)防范風(fēng)險(xiǎn)的角度出發(fā)，分析物資管理的審計(jì)要點(diǎn)。
一、縣級供電企業(yè)物資管理存在的問題
隨著企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的不斷變化，網(wǎng)、省電力公司對精細(xì)化管理要求的不斷深入，以及ERP系統(tǒng)物資模塊的上線運(yùn)行，縱向比較而言，近幾年縣級供電公司物資管理水平有了較大幅度的提高。但由于在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的不良傳統(tǒng)和習(xí)慣，以及相對落后、簡單的管理方法和手段形成的種種潛在和遺留問題，仍然是當(dāng)前物資管理亟待解決的問題。尤其是近年來隨著電網(wǎng)資金投入日益增加，對電力物資的技術(shù)含量、質(zhì)量及供貨方式都提出來了新的要求，也對企業(yè)物資管理提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。但與此不相適應(yīng)的是，縣級供電企業(yè)物資管理普遍存在管理薄弱的問題，具體表現(xiàn)在：物資管理模式不統(tǒng)一，管理水平參差不齊；管理機(jī)構(gòu)及內(nèi)部控制較為健全，但職能不明確；標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，流程不規(guī)范，信息不共享；一般管理人員精細(xì)化意識不強(qiáng)，管理粗放，手段落后，執(zhí)行力差，導(dǎo)致物資管控力度弱化，管理效率和運(yùn)行效益低下，系統(tǒng)資源得不到優(yōu)化配置等。
1.物資需求計(jì)劃方面
隨著國家電網(wǎng)公司“兩級招標(biāo)”體制采購模式的日趨成熟和完善，市縣供電公司自行采購物資的范圍越來越小，物資采購方面的風(fēng)險(xiǎn)也相對減小。但物資需求計(jì)劃編制的預(yù)見性和準(zhǔn)確性不夠帶來的弊端日益明顯。如：一些物資未能預(yù)先做出計(jì)劃，造成為完成工作必須應(yīng)急采購或越級采購；部分工程采購的物資多年未使用，造成庫存積壓或合同履約困難；對上級計(jì)劃了解不深，批次計(jì)劃多次超出申報(bào)范圍；由于物資計(jì)劃報(bào)送不準(zhǔn)確，造成工程在計(jì)劃竣工周期內(nèi)，ERP系統(tǒng)中物資數(shù)量、金額無法確定，影響工程決算速度，部分項(xiàng)目在工程送達(dá)審計(jì)時(shí)，仍然不能提供準(zhǔn)確的設(shè)備材料具體發(fā)生額。
2.物資標(biāo)準(zhǔn)化管理方面
部分單位對物資采購標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用還不夠熟悉或存在抵觸情緒，與落實(shí)物資標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求不相適應(yīng)，經(jīng)常出現(xiàn)非標(biāo)現(xiàn)象。標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)規(guī)范書編制水平不高，需多次審核才能通過，影響審核、上報(bào)進(jìn)度。
3.物資信息化管理方面
ERP線內(nèi)、線外流程各縣不一，與業(yè)務(wù)同步操作性差，事后補(bǔ)錄現(xiàn)象十分嚴(yán)重，物資管理人員的技能水平也不能滿足ERP等管理的要求。
4.物資合同管理方面
部分縣公司合同簽訂數(shù)額與中標(biāo)通知書相差較大，甚至出現(xiàn)供應(yīng)商更換現(xiàn)象。
5.物資倉儲配送方面
倉庫陳舊，倉儲管理較為粗放，倉庫庫存能力弱。配送主要依賴供應(yīng)商，幾乎無自我配送能力和途徑，一旦遇到緊急情況，應(yīng)急物資準(zhǔn)確及時(shí)投放的能力無法保障。受倉庫庫容等現(xiàn)狀影響，某些縣公司為節(jié)約材料二次運(yùn)輸、轉(zhuǎn)場資金，對購自關(guān)聯(lián)公司及當(dāng)?shù)毓?yīng)商的物資辦理虛擬入庫現(xiàn)象較多，造成物資賬實(shí)不符。甚至有的大量物資存放基層，基層又存在管理粗放不規(guī)范，其整體管理情況值得探究。物資采購到貨未嚴(yán)格執(zhí)行“三方”驗(yàn)收制度，而是由物資和生產(chǎn)部門對到貨產(chǎn)品進(jìn)行抽檢。針對物資設(shè)備運(yùn)行、使用過程中出現(xiàn)的問題，項(xiàng)目部門不能準(zhǔn)確地逐級反映?；鶎庸╇娝毡榇嬖谫~實(shí)不符，甚至有物無帳的現(xiàn)象。
6.廢舊物資管理方面
由于受實(shí)際倉庫條件限制，廢舊物資收繳后基本存放于各供電所倉庫或院內(nèi)，廢舊物資競價(jià)處置后，由物資部門和供應(yīng)商統(tǒng)一到現(xiàn)場回收。廢舊物資回收存在工程項(xiàng)目部門提供的應(yīng)回收清單與實(shí)際回收物資不符的現(xiàn)象，應(yīng)收未收情況時(shí)有發(fā)生。由于廢舊物資處理業(yè)務(wù)流程不健全，領(lǐng)用、收回、處理缺乏監(jiān)督，有領(lǐng)無繳、欲交無收、處理隨意等現(xiàn)象較普遍。
7.集體企業(yè)物資管理
在縣公司層面，集體企業(yè)物資管理與物流服務(wù)中心是一個(gè)機(jī)構(gòu)，兩塊牌子，物資采購制度按照主業(yè)物資采購程序、模式進(jìn)行操作。
據(jù)此，提高縣級供電企業(yè)物資管理水平，進(jìn)一步防范物資管理風(fēng)險(xiǎn)刻不容緩。
二、新形勢下物資審計(jì)的要點(diǎn)
實(shí)行物資集約化管理是解決傳統(tǒng)物資管理效率低的必由之路，而市縣供電企業(yè)是國家電網(wǎng)公司推進(jìn)物資集約化管理、建設(shè)一體化物流供應(yīng)鏈的重要組成部分。同時(shí)，地市公司要對縣級供電企業(yè)的物資管理制度建設(shè)、物資采購管理、倉儲配送管理、廢舊物資管理等工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和考核。作為內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審計(jì)必然要對物資管理的全過程進(jìn)行監(jiān)督檢查。筆者認(rèn)為，針對縣級供電企業(yè)物資管理存在的問題，內(nèi)部審計(jì)在開展物資審計(jì)時(shí)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下幾個(gè)方面：
1.物資管理體制的建立與制度健全方面需重點(diǎn)關(guān)注的問題
（1）物資管理體系及組織機(jī)構(gòu)建立健全情況：層級是否清晰，流程是否具體完整，分工與職責(zé)是否明確，運(yùn)行是否高效順暢。
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（2）現(xiàn)有的管理制度是否存在漏洞或盲區(qū)，是否導(dǎo)致潛在的管理風(fēng)險(xiǎn)。
（3）物資管理制度和工作機(jī)制的健全完善情況：工作標(biāo)準(zhǔn)是否明確，是否建立相應(yīng)的績效考核機(jī)制和責(zé)任追究制度。
2.物資需求計(jì)劃管理方面需重點(diǎn)關(guān)注的問題
（1）大修、技改和農(nóng)網(wǎng)完善工程制度標(biāo)準(zhǔn)與審批流程的執(zhí)行情況，是否發(fā)生虛列、挪用項(xiàng)目資金，或擅自變更、置換項(xiàng)目等影響投資、造成企業(yè)損失的行為。
（2）物資需求單位報(bào)送計(jì)劃是否及時(shí)、準(zhǔn)確，需求計(jì)劃管理執(zhí)行是否嚴(yán)格，是否發(fā)生計(jì)劃外私自采購，或以肢解項(xiàng)目、不當(dāng)理由等方式規(guī)避采購等違規(guī)違紀(jì)行為。
3.物資采購及監(jiān)督管理方面需重點(diǎn)關(guān)注的問題
（1）是否發(fā)生規(guī)避采購、虛假采購、串通采購、排斥潛在供應(yīng)商等行為。
（2）供應(yīng)商準(zhǔn)入、推薦、評價(jià)和淘汰機(jī)制建立及執(zhí)行情況，評審專家、物資管理及采購工作人員履行職責(zé)情況，是否發(fā)生收受賄賂、謀取不正當(dāng)利益等違規(guī)違紀(jì)行為。
（3）采購方案是否公正合理，審批手續(xù)、過程資料是否規(guī)范齊全，物資采購工作紀(jì)律和廉政承諾書制度是否執(zhí)行到位。是否發(fā)生以明顯高于市場價(jià)直接采購、價(jià)外加價(jià)收取回扣私設(shè)“小金庫”等違紀(jì)違法問題。
（4）物資采購合同簽訂管理規(guī)范，是否發(fā)生擅自變更采購結(jié)果等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，以及合同履行不力等行為。
4.物資設(shè)備運(yùn)維及質(zhì)量管控方面需重點(diǎn)關(guān)注的問題
（1）物資采購到貨是否嚴(yán)格執(zhí)行“三方”驗(yàn)收制度，管理制度和工作機(jī)制建立及執(zhí)行是否能確保新設(shè)備，“零缺陷”投產(chǎn)，是否發(fā)生違反合同偷換材質(zhì)、變更關(guān)鍵技術(shù)參數(shù)以及審驗(yàn)不嚴(yán)等行為。
（2）項(xiàng)目管理部門是否客觀、準(zhǔn)確地向物資部門反饋物資設(shè)備運(yùn)行、使用過程中出現(xiàn)的問題，物資部門是否及時(shí)進(jìn)行整改和采取懲戒措施。
（3）設(shè)備運(yùn)行、退役及在庫的物資設(shè)備臺帳、資產(chǎn)卡片等技術(shù)資料是否完整，設(shè)備實(shí)物管理是否混亂、賬實(shí)是否一致。
5.物資倉儲管理方面需重點(diǎn)關(guān)注的問題
通過查閱各級倉儲管理機(jī)制、制度建設(shè)和庫房、人員配備等有關(guān)資料，對管理體制、必備設(shè)施的完備性和計(jì)劃的真實(shí)性進(jìn)行評價(jià)；對倉儲現(xiàn)場進(jìn)行檢查，對倉儲管理的規(guī)范性和賬物的一致性進(jìn)行評價(jià)。
（1）物資出入庫流程是否健全、明晰，崗位是否分離，執(zhí)行是否到位，流程記錄單證是否齊全；是否嚴(yán)格按合同及配送單驗(yàn)收貨物，是否存在代管代存物資及虛擬入庫現(xiàn)象。
（2）工程驗(yàn)收是否到位，采用將工程決算書物資耗用情況與工程現(xiàn)場核對方式審查工程物資領(lǐng)用情況，關(guān)注領(lǐng)用數(shù)量與實(shí)際使用數(shù)量是否一致、規(guī)格型號是否一致以及剩余物料退庫處理情況。
（3）物資庫存賬、卡、物是否相符，是否實(shí)行統(tǒng)一調(diào)撥、統(tǒng)一利庫，加快物資周轉(zhuǎn)，有無混存混用現(xiàn)象。是否定期進(jìn)行物資盤存，有無因趕工期而物資計(jì)劃上報(bào)程序未流轉(zhuǎn)結(jié)束直接從倉庫借用材料，或因工程項(xiàng)目時(shí)間發(fā)生變化而出現(xiàn)工程互相挪用材料等造成領(lǐng)用物資與項(xiàng)目現(xiàn)場安裝物資規(guī)格型號不符現(xiàn)象。
6.廢舊物資管理情況方面需重點(diǎn)關(guān)注的問題
（1）廢舊物資內(nèi)控管理體系是否完善，運(yùn)行是否順暢有效，監(jiān)督機(jī)制是否健全。
（2）廢舊物資管理制度是否完備，管理流程是否科學(xué)合理。
（3）資產(chǎn)實(shí)物報(bào)廢是否嚴(yán)格執(zhí)行利舊鑒定及審批程序，相關(guān)責(zé)任部門編制填列廢舊物資回收清單，廢舊物資能否全部及時(shí)回收，是否存在應(yīng)收未收、擅自截流處理廢舊物資，處理庫存物資產(chǎn)生的貨幣資金是否及時(shí)全額上繳本單位財(cái)務(wù)部門，是否存在私自截留、私設(shè)“小金庫”等違紀(jì)違法行為。
（4）廢舊物資回收移交、設(shè)備利舊續(xù)用是否辦理調(diào)撥或入庫手續(xù)，財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理程序履行情況。
（5）是否建立完善廢舊物資管理及出入庫臺帳，并分類劃區(qū)存放，定期盤點(diǎn)核對，是否發(fā)生廢舊物資與設(shè)備材料混放、賬務(wù)不符等問題；在對改造擴(kuò)建、大修技改等工程下達(dá)項(xiàng)目時(shí)，是否同時(shí)下達(dá)了工程應(yīng)回收廢舊物資的品名和數(shù)量。
（6）廢舊物資出售是否遵循“公開、公平、公正和誠實(shí)信用”的原則，實(shí)行公開拍賣或集中競價(jià)方式進(jìn)行變現(xiàn)處置。是否發(fā)生處置過程不規(guī)范、移交監(jiān)督不到位、內(nèi)外勾結(jié)謀取私利等問題。
（7）集中處置程序是否合規(guī)，二次利用使用單位是否辦理留用手續(xù)，變賣處理是否履行審批手續(xù)，是否采用競價(jià)出售等方式處置。
7.集體企業(yè)物資管理方面需重點(diǎn)關(guān)注的問題
（1）集體企業(yè)有無完善的物資采購領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制。
（2）物資采購制度是否健全、完善，程序是否規(guī)范。
（3）集體企業(yè)是否按省市公司規(guī)定采購，資料是否完整，有無監(jiān)督記錄或會(huì)議記錄。
通過以上各關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)的審計(jì)與檢查，查找縣供電公司物資管理的薄弱環(huán)節(jié)，促進(jìn)縣級供電公司在物資管理方面建章立制、規(guī)范管理，防控風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，良好的物資管理也能促進(jìn)企業(yè)低成本采購，減少庫存與資金占用，加快資金周轉(zhuǎn)，保證生產(chǎn)及時(shí)供應(yīng)，從而順利實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)。
作者簡介：王欣欣（1975-），女，山東德州人，國網(wǎng)山東省電力公司德州供電公司，經(jīng)濟(jì)師。（山東 德州 253008）
