農(nóng)村信用社會計檔案是農(nóng)村信用社歷年各項業(yè)務和財務活動的完整記錄及核算依據(jù)，是農(nóng)村信用社成長發(fā)展歷史和農(nóng)村經(jīng)濟部門資金活動的重要資料，在一定時期內起著會計檢查和事后查考的重要作用。但是目前農(nóng)村信用社會計檔案管理中存在著立檔與保管不規(guī)范等一系列問題，嚴重制約了農(nóng)村信用社會計管理水平和資源利用，因而建立科學的會計檔案管理方法，夯實會計檔案管理基礎工作顯得尤為必要?！ ?br />
一、當前農(nóng)村信用社會計檔案管理中存在的主要問題：
1、重視會計檔案的日常歸檔管理，輕視會計檔案的管理制度建設。目前，農(nóng)村信用社的會計檔案管理制度主要執(zhí)行財政部財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》和中國人民銀行銀發(fā)[2002]374號《銀行會計檔案管理辦法》，并沒有建立一套適合各單位自身的會計檔案管理制度的實施細則，沒有統(tǒng)一管理會計檔案的標準。許多農(nóng)村信用社機構現(xiàn)存會計檔案都已分類造冊，但部分會計賬簿、會計憑證之類檔案仍無法編制全宗號、目錄號、案卷號，只有按年度分的檔案流水號，而且沒有統(tǒng)一規(guī)定的裝訂要求，外觀上很不整齊。同時，實施會計電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有及時制定相應的管理辦法，多數(shù)應歸檔的會計數(shù)據(jù)文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，造成了會計檔案歸檔資料不完整。
2、重視有形會計資料歸檔，輕視無形會計檔案管理。近年來，農(nóng)村信用社電子化建設日新月異，會計電算化逐步融入農(nóng)村信用社各個業(yè)務領域，并逐漸取代了傳統(tǒng)的手工操作。雖然實行會計電算化后，由計算機生成的會計資料仍然按規(guī)定定期形成了較為系統(tǒng)、完整的書面資料，并納入了會計檔案管理之中，但是對會計軟件及其生成的電子數(shù)據(jù)并未納入或未全部納入會計檔案的管理范疇，由此造成此類會計檔案的缺項，其后果是在很大程度上影響了會計檔案的正常使用及科學利用的效率，從而使會計電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會計報表等簡單而單一的功能階段，未能發(fā)揮其更為強大的其他功能。以農(nóng)村信用社儲蓄業(yè)務為例，每個網(wǎng)點每年跟儲蓄有關的業(yè)務憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢相關數(shù)據(jù)，其過程和耗費的精力可想而知，而如果將相關電子數(shù)據(jù)一并歸檔，當然其中包括其適用的程序、軟件，查詢起來定然會非常迅速、方便，但就目前現(xiàn)狀來看，這方面的工作確實做得不夠。同時，由于農(nóng)村信用社點多面廣，尤其是多級法人結構的特殊性，使得農(nóng)村信用社電子化建設缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，開發(fā)利用的會計軟件五花八門，數(shù)據(jù)間的不兼容性使得各級機構對淘汰或更新了的應用程序和軟件疏于管理，如不能及時將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會計文件數(shù)據(jù)的背景信息，勢必導致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取，將造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費，給今后的會計核算工作造成一定的損失。
3、重視本單位會計檔案管理，輕視下屬機構會計檔案管理。按《會計檔案管理辦法》規(guī)定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。但在實際工作中，由于大多數(shù)農(nóng)村信用社機構會計檔案是由會計部門兼管，部分會計機構管理人員對會計檔案及時、按期歸檔的重要性認識不足，至使下屬機構會計檔案不能及時催收、歸檔到位，即使下級機構上交會計檔案，所移交的會計檔案也未得到與本單位會計檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利于單位對所有會計檔案進行科學有效管理。
4、重視會計數(shù)據(jù)的交接,忽視會計檔案的移交。會計檔案的移交本應是會計人員工作調動和網(wǎng)點合并等業(yè)務交接的一項重要內容，但在實際工作中卻并未引起重視。一方面，部分網(wǎng)點會計人員辦理業(yè)務交接時，往往只辦業(yè)務數(shù)據(jù)的交接，而對會計檔案要么未辦交接，要么象征性的以會計檔案保管登記簿代理移交清單簽字了事；另一方面，部分單位會計人員對網(wǎng)點合并的會計檔案移交手續(xù)不清、責任不明，造成所移交的會計檔案管理混亂，不僅查找起來非常困難，甚至有些單位還有會計檔案遺失而無從追責。
5、重視對會計檔案的收集、存放管理，忽視對會計檔案進行科學的鑒定、及時的銷毀工作。會計檔案管理既包括全面、完整的收集，科學的整理保管階段，也包括后期的科學鑒定與及時銷毀階段。不同類型的會計檔案有其不同的保管期限，必然需要對已經(jīng)超過保管期限且無保管必要的會計檔案進行定期鑒定與銷毀。由于金融行業(yè)的特殊性，農(nóng)村信用社經(jīng)濟活動十分頻繁，會計檔案形成數(shù)量之多是其他門類的檔案所不可比擬的，但在實際工作中，農(nóng)村信用社會計檔案的鑒定與銷毀工作未得到相關各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費。
二、規(guī)范農(nóng)村信用社會計檔案管理的幾點建議
1、加快制訂科學規(guī)范的會計檔案管理辦法并組織實施，確保會計檔案管理有章可依、職責分明。農(nóng)村信用社財務部門要結合農(nóng)村信用社的特點和實際情況，按照財政部《會計檔案管理辦法》和人民銀行《銀行會計檔案管理辦法》制定切實可行的會計檔案管理制度實施細則，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程，統(tǒng)一會計檔案管理要求。會計檔案操作規(guī)程除了立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應結合實際，制訂出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，并將會計電子化系統(tǒng)開發(fā)、修改和使用的數(shù)據(jù)、程序資料通過磁介質收錄保管，每年翻錄一次，實行雙備份異地分別保管，確保會計檔案收集的齊全完整。
2、加強會計檔案后續(xù)管理的檢查、考核力度，確保會計檔案歸檔及時、保管完整、銷毀有序。首先，對原有會計檔案各級財務部門要集中組織人員進行全面清理，通過搜集補救一批、規(guī)范整改一批、集中銷毀一批，保證現(xiàn)有會計檔案完整、規(guī)范，使新增會計檔案有科學管理的起點。其次，財務部門要抓好會計人員調動和網(wǎng)點撤并時會計檔案的移交工作，會計檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負責清點核對，會計檔案交接不清的會計人員不得離開工作崗位，對清理過程中發(fā)現(xiàn)的因原移交人員移交不清的會計檔案，必須責令當事人回原單位查明原因，避免責任不清，人浮于事，造成會計檔案的遺失。再次，要嚴格遵守會計檔案調（查）閱登記制度，防止會計檔案丟失和泄密，并定期檢查會計檔案，及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其它技術處理，對超過保管期限且無保管必要的會計檔案及時組織銷毀。
3、加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。無論多么好的制度、多么先進的技術設備，都要靠人來執(zhí)行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質、能力發(fā)揮著巨大的作用。會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
4、加大會計檔案管理硬件投入，提高會計檔案利用效率。存放會計檔案的場所應具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級財務部門要及時為會計檔案保管提供有利條件。同時，財務部門應充分利用現(xiàn)代化科技設備和手段，特別是運用會計電子化建設生成的數(shù)據(jù)，建立會計檔案網(wǎng)絡信息，方便職工隨時對會計檔案目錄、數(shù)據(jù)進行查詢，實現(xiàn)資源共享，只有這樣，會計檔案利用工作才會躍上一個新的臺階。
5、加強組織領導，落實會計檔案管理崗位職責，提高會計檔案管理水平。領導重視是搞好單位會計檔案管理工作的重要前提和關鍵，只有建立和落實各級會計檔案管理工作責任制，明確崗位職責，量化崗位責任，實行責任追究，才能使會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。農(nóng)村信用社在會計檔案管理人員聘用上要從整體利益出發(fā)，不拘一格，擇優(yōu)選聘，把好會計檔案管理人員入口關。要將那些有責任心、有耐心、有經(jīng)驗、有專長、業(yè)務能力強的會計人員選聘到會計檔案管理崗位。通過他們良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神提高會計檔案管理水平。對會計檔案管理人員設立獎懲措施，獎勤罰懶，使物質獎勵、精神獎勵與相應處罰同步，鼓勵會計檔案管理人員積極參與相關業(yè)務知識的學習，堅持崗前培訓，合格上崗。通過競爭激勵機制的引入，使會計檔案管理人員的業(yè)務水平、綜合素質始終處于動態(tài)的發(fā)展過程，促使會計檔案管理人員安于并樂于從事會計檔案管理工作。
總而言之，農(nóng)村信用社財務部門要依據(jù)會計檔案管理形成的規(guī)律和特點，進一步加強和改進會計檔案管理工作，制定切實可行的會計檔案管理制度，并運用各種不同類型的手段和方式利用好會計檔案信息資源，提高會計檔案利用效率，使農(nóng)村信用社財務管理工作走上一個新的臺階。
