王玲 顧明珺
改革開放以來，隨著“科教興國”戰(zhàn)略的不斷實施，各高校都在積極進行內部管理體制的調整，擴大辦學規(guī)模，加快基本建設步伐，教學和科研管理活動也在增多，與校內外單位和個人發(fā)生的資金往來也愈來愈復雜。高校內部各職能管理部門、二級單位的自主性經濟活動也越來越多，這些經濟活動涉及各類經濟合同，而開展經濟合同審計是高校適應增值型內部審計定義的時代要求，同時在審計工作關口前移，發(fā)揮審計監(jiān)督管理職能方面，合同審計是一個很好的突破口，這就對高校審計工作提出了新的挑戰(zhàn)。
一、經濟合同審計的含義及內容
經濟合同審計是指由審計部門或人員依據有關法律法規(guī)，運用審計手段，對單位經濟合同的簽訂、執(zhí)行過程和結果進行的審計監(jiān)督、檢查、評價和咨詢活動。經濟合同是一種有效的制度安排，可以減少未來事項的不確定性，增加人們認識環(huán)境的能力，有助于保護市場經濟主體的合法權益。高校的經濟合同審計，是高校內部審計的一項很重要的內容。高校經濟合同審計目標應是緊緊圍繞高校的中心工作，通過對經濟合同的審計，促進高校各部門嚴格遵守財經紀律，加強高校內部管理，堵塞漏洞，有效地維護學校的經濟利益。高校經濟合同審計的主要內容，應是重點審查簽訂經濟合同內容的必要性，特別是審查經濟合同內容的合法性、合規(guī)性、合理性、嚴密性、可行性，審查其條款和內容是否完整、意思表達是否清楚。同時，對經濟合同條款的變更應慎重審計。
二、開展經濟合同審計的必要性
醫(yī)學院開展經濟合同審計作為醫(yī)學院經濟管理工作的一項重要內容，其必要性體現(xiàn)在:通過完善經濟合同條款及內容，避免潛在的經濟糾紛；通過落實內部控制制度，加強相關業(yè)務部門責任，提高合同履約率，避免合同風險；堵塞漏洞，防止資金流失，維護單位的合法權益；規(guī)范各級管理者的行為，促進廉政建設；增強抵御風險的能力，從而使內部審計的“免疫系統(tǒng)”功能得以有效發(fā)揮。
三、醫(yī)學院經濟合同審計的現(xiàn)狀及問題
(一)合同形式多樣化，缺乏專業(yè)的合同管理人員
經濟合同審計是一種綜合性的審計，財務收支、財經法紀和經濟效益審計三方面的內容兼而有之，因此，經濟合同審計對審計人員的業(yè)務素質要求較高。另外，醫(yī)學院的合同審計涉及資產經營、租賃及物業(yè)管理合同、基建及修繕項目(含設計、監(jiān)理、施工等)合同、物資設備采購及委托服務合同(含維修保養(yǎng)、保管、勞務、運輸等)等各類經濟往來的合同，范圍較廣，尤其以委托服務類的合同形式多樣化，目前醫(yī)學院審計人員的業(yè)務素質與客觀要求還存在較大的差距。
(二)制定的經濟合同管理制度尚不完善
經濟合同管理制度是開展經濟合同審計的制度保證，沒有制度，合同審計就不可能形成制度化、規(guī)范化。醫(yī)學院關于經濟合同審計工作起步較晚，有關內部經濟合同審計的制度不盡完善，在審計過程中常有一些超出經濟合同管理制度和審計辦法以外的事項出現(xiàn)，如:一些部門領導對經濟合同審計工作重視不夠，對報審的經濟合同不按程序辦理，造成經濟合同未經審計甚至合同未簽就先付款的現(xiàn)象，這就使得審計監(jiān)督工作失去了原本的意義，容易產生一定的審計風險。只有通過實踐進行摸索，不斷改進，使審計工作有章可循、有法可依，才能將風險降到最低。
(三)審計力量不足，經濟合同審計停留在準備階段
經濟合同審計具體可以分四個階段:準備階段、實施階段、終結階段以及后續(xù)審計階段。而我們在具體實踐中很難將審計貫穿于這四個階段，在審計程序上不完整，不能做到全過程審計。到目前為止，僅做到了合同簽訂過程的審計，即檢查合同簽訂程序及形式的合法性、內容的完整性，對合同主體、客體、標的、金額、數量、質量，履行時間、期限、地點、違約責任等常規(guī)條款的審計。而其他階段的審計同樣重要，準備階段的工作是經濟合同審計的起點，充分的準備工作可以幫助審計人員有的放矢地去取證審查，提高審計效率。實施階段是經濟合同審計的重點，直接關系到經濟合同審計的最終效果。后續(xù)審計階段是經濟合同審計質量的重要保證，是經濟合同審計能否起到應有作用的關鍵步驟。
(四)沒有明確的合同歸檔管理部門
合同管理手段落后，合同管理仍處于分散管理狀態(tài)，由各個簽訂部門自行管理，沒有明確規(guī)定合同的歸檔程序要求，合同履行過程中沒有嚴格監(jiān)督控制，合同履行后沒有評估和總結。
(五)合同簽訂過分集中在某一些時段
醫(yī)學院作為高校，大多工程維修集中6-8月，設備采購集中在11-12月。由于暑假期間，各職能部門值班人員和值班領導不固定，合同審批不一定及時，而有些維修施工必須在暑假進行，客觀上容易造成補簽合同情況。再如，設備類采購項目的執(zhí)行缺乏計劃性，很多單位在11-12月期間緊急執(zhí)行自行采購計劃。一旦因某些客觀原因造成合同沒有及時簽訂，就會導致項目流失。
四、針對現(xiàn)狀提出幾點改進措施
(一)加強隊伍建設，提高內審人員的綜合素質
經濟合同審計是一項政策性、法規(guī)性、專業(yè)性很強的工作，沒有一支高素質的審計隊伍，便無法適應今天經濟合同審計監(jiān)督工作的需要，更不可能真正實現(xiàn)對經濟合同進行有效審計監(jiān)督的職能。規(guī)范合同管理程序，首先要增強法律意識，加強經濟合同法律知識的學習與培訓，增強合同管理人員的風險意識和責任意識，使風險管理貫穿于經營管理與合同索賠管理以及施工管理之中。其次，提高專業(yè)勝任能力，加強政策法規(guī)和專業(yè)知識的學習，必須有計劃地加快對內審人員的業(yè)務培訓，建立一支既懂財會的審計師、會計師、經濟師，又懂工程的工程師，還懂法律的綜合性多元結構的內審隊伍，同時也要加強職業(yè)道德培訓，這是加強對經濟合同審計監(jiān)督工作的必要條件。再次，提高溝通協(xié)調能力，內審人員要提高溝通協(xié)調能力，確保經濟合同審計工作順利實施。審計人員要樹立服務意識，正確使用審計權限，深入實際，多與合同承辦部門溝通，在尊重客觀事實的基礎上，多提出具有可操作性的合理化建議，為業(yè)務部門提供服務。
(二)建立完善的經濟合同管理制度
制定完善的經濟合同管理制度，使得醫(yī)學院內部審計部門開展經濟合同審計工作做到有章可循。完善的經濟合同管理制度應具備以下內容: (1)明確經濟合同簽訂的當事人，經濟合同的格式及要素；(2)明確審計部門、財務部門及各相關部門在經濟合同審計中的職責和權限。以項目為核心，確定合同簽訂的流程和手續(xù)，并根據所確定的流程和手續(xù)落實崗位責任制；(3)明確需審計而未審計的合同，財務處不予支付任何與此項目有關的款項；(4)明確對合同履行的監(jiān)督管理措施，尤其注重驗收工作與合同款支付進度的統(tǒng)一；(5)明確需要變更、解除的經濟合同，必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。做好以上工作，才能使經濟合同管理工作達到組織落實，有章可循，權限明確，責任清楚，形成一個健全有效的經濟合同審計監(jiān)督機制，從而減少或避免審計風險，提高審計質量。
(三)做好事先審計的前提下，拓展審計內容
在商品經濟條件下，高校每年簽訂的合同總量多、范圍廣，審計部門對每個項目都面面俱到是不可能的，審計力量上也達不到。合同簽訂前審計是經濟合同審計工作中最重要的環(huán)節(jié)，也是經濟合同審計的關鍵點，合同簽訂前的任何失誤和遺漏，都會給單位造成不必要的損失。學校開展經濟合同審計，特別是對合同的簽訂實行事先審計監(jiān)督，能起到把關防護作用，可以防止合同糾紛和減少無效合同的產生。特別重要的合同，在合同簽訂之前，必要時審計人員可參與合同談判工作，使有關問題在談判中得到及時解決，對于執(zhí)行期較長的重要合同，要堅持事前、事中、事后全過程審計。在日常審計中，既要堅持原則又要靈活運用，根據輕重緩急區(qū)別對待。對急需的，合同的審核不拖拉、不推誘，要及時審計簽章。
(四)經濟合同檔案的信息化管理
大多合同履行結束后，都存在試運行期、保質期和保修期，因此，合同的真正履行期并未結束，合同檔案的后期管理尤為重要，它是經濟業(yè)務順利開展、學校利益得到保證的有力依據。同時，在信息化技術高度發(fā)展的今天，學校還應充分利用信息化手段對合同檔案進行專業(yè)化管理，及時向相關部門了解信息，適時、高效地掌握合同每一階段的履行情況。通過校園網將合同檔案管理上傳，讓相關職能部門及使用部門及時了解合同履行情況，主動參與到合同的管理中，及時反饋合同履行情況和出現(xiàn)的問題。這一管理手段，充分體現(xiàn)了合同歸口管理部門與相關職能部門的管理互動效果，真正發(fā)揮合同檔案的利用效率。
(五)規(guī)范合同文本，逐步按類提供標準化合同模板
由于高校的特殊性，經濟合同的集中送審不可避免，但是標準化合同模板既可以節(jié)省合同草擬人的時間，也可以節(jié)約合同審核人的時間，大大提高了合同審計效率。根據現(xiàn)有的合同類型，制定標準化合同模板，對簽訂過程中常見的問題加以約束，避免糾紛，減少合同審計人員的工作量。
