□韋兆峰
企業(yè)費用報銷工作如同一面鏡子，可以反 照出一個公司治理的方方面面：簽字流程與權(quán)簽 額度，體現(xiàn)了公司的內(nèi)控水平；發(fā)票審核與費用 歸屬，可折射公司的稅控風(fēng)險意識；有無公款私 用、貪污浪費，可甄別高管的廉潔程度；費用的 動向則能透視公司的運作效能。Y公司是一家供應(yīng) 鏈服務(wù)商，有一整套完整的費用報銷制度。本文 以Y公司的費用報銷制度為例，介紹企業(yè)費用報銷 制度的建立、流程管理和風(fēng)險防控策略。
一、企業(yè)費用報銷的制度建設(shè)
（一）構(gòu)建費用報銷制度的原則
一是堅持必要、合理、合規(guī)、節(jié)約的原則。 企業(yè)的每一分錢都要用在刀刃上，發(fā)揮最大價 值，為此而建章立制，制定費用報銷標(biāo)準(zhǔn)，建立 一套費用報銷制度。 二是堅持規(guī)范報銷流程、嚴格管控的原則。 按照先審批后支出、權(quán)限審批、前款不清后款不 借、報銷單據(jù)附件必須完整的要求，規(guī)范費用報 銷流程，嚴格管理與控制，防止和杜絕貪污、浪 費現(xiàn)象。 三是實行分類管理的原則。將報銷的費用按
對象分為差旅費、和業(yè)務(wù)招待費，并分別制定管 理辦法進行管理。 四是嚴格責(zé)任追究的原則。對費用報銷以及 貨幣資金支付的審批，建立“誰批準(zhǔn)，誰負責(zé)” 的責(zé)任追究制度。審核人、批準(zhǔn)人要對由本人審 核、批準(zhǔn)支付的貨幣資金負責(zé)，防范貨幣資金風(fēng) 險，保證公司資金的安全。對違規(guī)批準(zhǔn)支付的， 相應(yīng)審核人、審批人以失職論處，并對由此引起 的不良后果負連帶責(zé)任。
（二）費用報銷管理制度的框架
1．制定報銷標(biāo)準(zhǔn)。差旅費依據(jù)員工級別和 出差地點制定交通費用、住宿費用及餐食費用標(biāo) 準(zhǔn)，分別情況制定餐飲費招待標(biāo)準(zhǔn)。超出標(biāo)準(zhǔn) 的，需經(jīng)過接待人上一級領(lǐng)導(dǎo)的審批，否則超出 部分不予報銷。 2．規(guī)范報銷流程。報銷業(yè)務(wù)招待時，需要填 寫“業(yè)務(wù)招待申請單”，詳細注明招待時間、地 點、人員等信息，并由領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)責(zé)任人簽字后 再送財務(wù)人員審核。 3．建立集中管理的費用報銷制度。如公司招 待原則上由公司行政部門統(tǒng)一安排費用、統(tǒng)一結(jié) 算，部門因公需要招待的，需要事先申請，經(jīng)過 公司負責(zé)人批準(zhǔn)后方可招待。 4．建立事前審核制度。如員工報銷差旅費 之前須先提交出差申請單，報上級領(lǐng)導(dǎo)和人事審 批，出差申請單上的出差日期應(yīng)當(dāng)和出差期間開 具發(fā)票上的日期相吻合。 5．加強責(zé)任追究制度。對弄虛作假、違規(guī)違 紀(jì)金額不予報銷，對已經(jīng)報銷的，除責(zé)令報銷人 員退回違規(guī)報銷金額，還要對報銷人予以違規(guī)報 銷金額5—10倍的罰款，情節(jié)嚴重者一律開除并做進一步處理。審核人、審批人在資料不全、原始 憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準(zhǔn)予報銷 的，對審核人及審批人予以違規(guī)報銷金額10%-50%的罰款。 6．建立備用金管理制度。對員工因公出差或 者其他原因借款，應(yīng)據(jù)實認真填寫借款單，并經(jīng)部 門負責(zé)人及財務(wù)相關(guān)人員審批，借款人需在公務(wù)完 畢后7個工作日內(nèi)到財務(wù)步結(jié)清借款，前款不清后 款不予辦理借款手續(xù)。每年12月31日前，除12月下 旬借出的款項外其余所有個人的備用金都必須結(jié)清 歸還，逾期不還的，一次或分次從其個人工資中扣 除。員工因公務(wù)需要借款，借款一般不超過其半個 月工資，超過的需要有公司其他職工擔(dān)保，未特別 指明擔(dān)保人的，現(xiàn)金借款單上的部門負責(zé)人為其擔(dān) 保人，借款人未歸還借款的，由擔(dān)保人承擔(dān)連帶還 款責(zé)任。原則上試用期員工不能借款，確需借款的 由主管領(lǐng)導(dǎo)做擔(dān)保。因大型采購需要借款支付預(yù)付 款的，需要提供相關(guān)合同附件，且不能借入個人賬 戶，一般需要對公支付。
二、費用報銷的流程管理
完善的費用報銷流程，對有效管理和控制費 用開支至關(guān)重要。那么，員工在報銷費用時，到 底都需要哪些人簽字呢？一般來說，部門經(jīng)理簽 字作用是證明業(yè)務(wù)屬實，財務(wù)部簽字目的是審核 發(fā)票與金額、核定預(yù)算，財務(wù)總監(jiān)簽字是為了知 曉資金流向，副總或總經(jīng)理簽字是審批同意資金 支出。按此思路，Y公司規(guī)定一般中等規(guī)模的費用 開支需要部門經(jīng)理、財務(wù)部、財務(wù)總監(jiān)、主管副 總簽字，如果公司沒有下發(fā)費用預(yù)算，需總經(jīng)理 簽字。其具體做法如下。
（一）明確審批授權(quán)與管控職責(zé)。具體來 說，一是制定并完善審批流程，明確各個崗位辦 理業(yè)務(wù)的范圍和權(quán)限以及相應(yīng)的職責(zé)；二是編制 常規(guī)授權(quán)的權(quán)限指引，規(guī)定特別授權(quán)的范圍和權(quán) 限，嚴格控制和監(jiān)督特別授權(quán)；三是規(guī)范企業(yè)各 層管理人員在授權(quán)范圍內(nèi)的行使職權(quán)和職責(zé)；四 是對重大事項進行集體決策審批或者實行聯(lián)簽制 度。例如，在Y公司規(guī)定，對費用開支超預(yù)算的， 公司增加了預(yù)算管理員及財務(wù)總監(jiān)的審批，金額 較大的還需要總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)書面簽字確認。 （二）建立職責(zé)分離、相互監(jiān)督的報銷管理 制度。公司規(guī)定對報銷經(jīng)辦人員、審核人員、付 款執(zhí)行、審計檢查等職責(zé)進行分離，而且報領(lǐng)導(dǎo) 審批、審核、付款以及事后審計等各個環(huán)節(jié)均不 得由同一個人來執(zhí)行，任何級別業(yè)務(wù)人員都無權(quán) 審簽自己的費用，包括公司高層領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)，以此 防止內(nèi)部舞弊。 （三）優(yōu)化流程，開發(fā)軟件，提高費用報銷 工作效率。過去，由于報銷系統(tǒng)操作繁雜，員工 在報銷的過程中經(jīng)常容易出錯，導(dǎo)致后期的審批 效率低下。為解決這一問題，Y公司成立了研發(fā)小 組，充分利用IT技術(shù)，建立了一套人性化的費用 報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)了報銷費用的自動處理，從而降 低了報銷的犯錯率，提高了工作效率。
三、費用報銷的管理與風(fēng)險防控
Y公司在工作中，加強對費用報銷的管理與 風(fēng)險防控，具體采取以下管理和防控措施。 （一）加強預(yù)算管理。對于偶爾發(fā)生的費 用，按照使用量和用途進行級別分類，根據(jù)等級 制定標(biāo)準(zhǔn)；對職工的長期使用的各項費用，在制定預(yù)算的同時還要制定詳細的使用計劃。計劃和 預(yù)算要盡可能的細化、全面，財務(wù)人員要對計劃 和預(yù)算類項的合理性和可靠性進行審核。制定計 劃和預(yù)算時，要充分發(fā)揮民主，適時公開和討 論，以充分接納員工的建議。將計劃精確到周、 日，更便于計劃的執(zhí)行。在計劃執(zhí)行中，有關(guān)部 門要根據(jù)實際情況進行合理調(diào)整。要根據(jù)計劃， 按月對相應(yīng)部門的主管進行考核，并與其績效掛 鉤。在費用報銷審批環(huán)節(jié)，對屬于預(yù)算管理范圍 內(nèi)開支，將予以優(yōu)先審批報銷，對超過預(yù)算部分 費用，必須進行更嚴格地審批。 （二）將費用管理納入成本考核體系。要對 企業(yè)的費用報銷有總體的掌控，根據(jù)實際情況， 把總費用指標(biāo)分解到各職能部門，再由各部門分 解到各職能小組、各職能人員身上，形成“下層 保上層、一層保一層、層層包?！钡闹笜?biāo)分解體 系，積極挖掘內(nèi)部潛力，做到費用考核與成本考 核同步，達到有效控制費用和成本的目的。 （三）嚴肅紀(jì)律，防范虛報冒領(lǐng)。首先，是 管好高管的職務(wù)消費，重點防范高管在招待費、 會議費、培訓(xùn)費、差旅費、辦公用品費等項目上 利用職務(wù)消費進行虛報假報，嚴格監(jiān)管濫用職權(quán) 的情況，通過公示高管費用，實行全員監(jiān)督。其 次，是加強對虛報謊報、越級超標(biāo)情況的審核， 比如員工在報銷中將私人的加油費、餐費等費用 假借為公司辦理業(yè)務(wù)名義中飽私囊，將不允許報 銷的項目以其他合理票據(jù)頂替報銷，超過預(yù)算或 超過規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，甚至虛擬未發(fā)生的業(yè)務(wù), 購買虛 假發(fā)票虛報冒領(lǐng)等。 為了防止虛報冒領(lǐng)，財務(wù)人員要加強對原始憑 證的審核。如在報銷住宿費時，財務(wù)人員要檢查酒
店住宿費是否和出差申請單上的時間相匹配, 是否 提供了酒店出具的水單；機票費用是否有行程單和 出差申請單作依據(jù);報銷加班的出租車費時,要檢查 票面時間應(yīng)該與提供的加班表中的時間一致;報銷 餐費時，要檢查銀行刷卡單和發(fā)票上的時間是否一 致等；報銷辦公用品時，需要檢查有無商品明細及 入庫單據(jù)等。通過對原始憑證的細節(jié)的審核核實業(yè) 務(wù)的真?zhèn)? 可以杜絕不實報銷的存在。 （四）嚴格付款環(huán)節(jié)管控。嚴格付款環(huán)節(jié)的 檢查和管控，既可以保證核算質(zhì)量，避免因馬虎 大意而犯錯，又可以防范出納人員職務(wù)犯罪事件 的發(fā)生。 （五）加強事后控制和分析。建立對費用的 監(jiān)控和分析制度，每月及時清理其他應(yīng)收款，對 報銷費用匯總進行分析，將月度費用完成情況和 考核結(jié)果報告公司領(lǐng)導(dǎo)，以及時發(fā)現(xiàn)問題，堵塞 漏洞。 （六）加強風(fēng)險防控。費用報銷中存在諸多 潛在的涉稅風(fēng)險，例如：發(fā)票審核不嚴，導(dǎo)致假 票、廢票入賬；將薪酬類支出當(dāng)作差旅費處理， 造成少交個人所得稅；將不能全額在稅前扣除的 費用計入其他科目，如將旅游費計入差旅費，造 成少交企業(yè)所得稅；將贈送行為當(dāng)做費用報銷， 如購禮品用于客戶維護等。為了降低涉稅風(fēng)險， 費用報銷需做到四統(tǒng)一，即會計分錄、憑證摘 要、審批單據(jù)、發(fā)票應(yīng)保持一致。財務(wù)人員在審 核費用時要嚴格控制和審核，避免將員工薪酬支 出及員工福利計入費用。 總之，企業(yè)費用報銷管理與控制是否有效， 完善的報銷制度是根本，有效的流程管理是保 障，合理的控制方法是途徑。在費用報銷的過程
中，還存在諸多不確定的風(fēng)險因素，要求財務(wù)人 員加強學(xué)習(xí)，提高風(fēng)險防范意識，同時，也要求 企業(yè)每一位員工都樹立風(fēng)險防范意識。鑒于每 個企業(yè)的業(yè)務(wù)類型不同，企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的差 異，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從本身實際情況出發(fā)，建立并完善 適合本企業(yè)的費用報銷制度和管控方法，這樣才 能確保費用報銷得到合理的管控。 （作者單位：深圳市怡亞通供應(yīng)鏈股份有限 公司）
