張國棟/文
河北億利集團自企業(yè)資源計劃 （ERP）系統(tǒng)使用5個年度以來，公司財 務(wù)對各項數(shù)據(jù)的分析提高了效率，對 公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供了有利保障。企業(yè) 于去年對ERP再次升級，增加模塊管 理，順應(yīng)了時代潮流，同時也順應(yīng)了主 機車廠的審核要求，比如質(zhì)量管理、設(shè) 備管理、合同管理等等。結(jié)合近年的 實踐，筆者認為，ERP系統(tǒng)合同管理對 公司業(yè)務(wù)方面有五大好處。 依據(jù)合同類別隨時跟蹤 就河北億利來說，合同包括材料 采購合同、產(chǎn)品銷售合同、價格合同、 模具合同、設(shè)備合同、工程合同、倉儲 配送合同、運輸合同等八大類別。ERP 系統(tǒng)管理的主要功能體現(xiàn)：在合同登 記查詢環(huán)節(jié)，方便查看合同簽訂情況； 在執(zhí)行環(huán)節(jié)，可隨時跟蹤合同的實施 執(zhí)行情況；可利用工程、設(shè)備、模具合 同等有合同總金額的登記結(jié)算單，跟 蹤合同的付款情況。 合同工作臺實現(xiàn)共享 合同簽訂后就具有法律效力，如 果沒有專人專管合同，會給公司辦理 開據(jù)發(fā)票、結(jié)算貨款、辦理銀行貼息等 業(yè)務(wù)造成不必要的麻煩。原來公司合 同這塊都是由財務(wù)部門保管，業(yè)務(wù)部 門從不做關(guān)注，這就給下一年的合同 簽訂造成困擾，不知道上一年的條款 如何簽訂?，F(xiàn)在ERP系統(tǒng)合同管理模 塊正好解決了這一難題，各業(yè)務(wù)部門 的合同由業(yè)務(wù)部門負責，在ERP系統(tǒng) 中進行錄入，這既達到了保存的效果， 又實現(xiàn)共享的作用。 合同執(zhí)行單有利于監(jiān)督 合同在登記完后，在合同的履行 中可以參看“執(zhí)行單”。按合同要求項 目完成進度輸入ERP系統(tǒng)，合同執(zhí)行 單參照合同內(nèi)容進行填寫，執(zhí)行單與 合同實現(xiàn)了綁定，不用單獨賬外記錄 合同的完成程度，不用去現(xiàn)場就可以 知曉項目的進度，這少了匯報工作的 時間，更有利于領(lǐng)導(dǎo)及時地進行監(jiān)督。 合同結(jié)算單有利于資金編排 在合同的結(jié)算模塊，企業(yè)借助ERP 系統(tǒng)合同管理模塊，可根據(jù)合同的執(zhí) 行情況，對該項目進行結(jié)算。這有利 于公司資金計劃的編排，也有利于項 目進度更加完善。參照合同或是合同 執(zhí)行單生成合同結(jié)算單，使整個合同 簽訂與付款能夠串成一條線，達到環(huán) 環(huán)相扣、融會貫通得效果。 合同模塊流程管理 在河北億利集團，公司分業(yè)務(wù)部 門對合同進行分別管理，財務(wù)部相關(guān) 會計對所負責業(yè)務(wù)的各項合同進行審 核。采購合同全部有采購部門負責， 包括材料采購合同、價格合同、模具合 同、設(shè)備合同、工程合同；銷售合同有 銷售部門負責，包括銷售合同、倉儲配 送合同，包括主機廠的第三方物流公 司；物流合同由公司物流部負責，包括 公司發(fā)出商品時的運輸合同。 公司在啟用ERP系統(tǒng)管理后，業(yè)務(wù) 操作流程為：合同責任人在ERP系統(tǒng)合 同管理模塊錄入合同文件，相關(guān)會計負 責審核合同錄入情況。付款時由合同責 任人填制 “合同結(jié)算單” ， 參照 “合同” 生 成，并審核模具、設(shè)備和工程合同，生效 后會自動生成 “執(zhí)行單” 。責任人把審批 單據(jù)打印后，交財務(wù)會計制作憑證。財 務(wù)會計審核審批單，并審核ERP結(jié)算單， 無誤后制作憑證。最后由出納付款。
