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目前，事業(yè)單位內(nèi)部控制建設工作 已全面展開。其中，信息與溝通作為一 項重要內(nèi)控因素，對事業(yè)單位內(nèi)部控制體 系的建設和完善有著不可或缺的作用。 筆者結合事業(yè)單位當前信息化程 度以及提高信息化水平對事業(yè)單位的 意義，探討如何在單位建立信息化體 系，并利用信息化系統(tǒng)輔助內(nèi)部控制體 系不斷完善。
事業(yè)單位信息化程度不高
2012年，財政部發(fā)布《行政事業(yè)單 位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（下稱《規(guī) 范》）。2015年，財政部再次發(fā)布《財政 部關于全面推進行政事業(yè)單位內(nèi)部控 制建設的指導意見》（下稱《指導意 見》），要求全面推進行政事業(yè)單位內(nèi)部 控制建設，并于2016年印發(fā)了《關于開 展行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基礎性評價 工作的通知》，充分體現(xiàn)了我國對事業(yè) 單位建立內(nèi)部控制體系的重視。上述 文件的密集發(fā)布，也意味著建立和完善 內(nèi)部控制、促進內(nèi)部控制的有效實施， 已成為事業(yè)單位的一項緊迫且重要的 工作。 根據(jù)《規(guī)范》要求，事業(yè)單位內(nèi)部控 制由內(nèi)部控制環(huán)境、風險評估、內(nèi)部控 制活動、信息與溝通和內(nèi)部控制監(jiān)督等 要素組成。為建立事業(yè)單位的內(nèi)部控 制，需要識別日常管理和業(yè)務活動中的 風險點、實現(xiàn)流程優(yōu)化再造，并將業(yè)務 與財務管理有機結合，這些都需要信息
系統(tǒng)的支持。 然而，由于其形成方式等歷史原 因，目前事業(yè)單位在信息化的建設和實 施上與國內(nèi)大型企業(yè)集團和高新技術 企業(yè)還存在明顯的差距。除了財務工 作的信息化程度較為成熟外，大量業(yè)務 工作的信息化程度普遍偏低，部分業(yè)務 雖已進行信息化嘗試，但存在信息系統(tǒng) 并不能充分發(fā)揮作用的情況。再加上 各環(huán)節(jié)的信息系統(tǒng)存在無法有效共聯(lián) 共享的問題，不僅耗費了大量人力、物 力，極大地降低了工作效率，還使得工 作中出現(xiàn)錯誤的幾率大大增加。
信息化將提高各環(huán)節(jié)合作效率
利用信息系統(tǒng)厘清業(yè)務版塊和流 程，有助于事業(yè)單位的信息化建設，并 可促進事業(yè)單位更好地形成內(nèi)部控制 環(huán)境，快速識別風險，高效開展控制活 動，并實現(xiàn)有效的監(jiān)督管理。 具體來說，事業(yè)單位信息化建設將 提高數(shù)據(jù)準確性及效率，提高風險識別 效率和各環(huán)節(jié)合作效率。 信息化實現(xiàn)了由計算機來完成數(shù) 據(jù)的處理工作，降低了人為因素引發(fā)的 內(nèi)控風險，大大提高了數(shù)據(jù)準確性。此 外，信息系統(tǒng)的使用還可以有效提高工 作效率，并有效解決手工模式下查詢效 率和分析效率低的問題。 同時，在傳統(tǒng)的事業(yè)單位管理模式 和監(jiān)督模式下，識別風險主要依靠事后 問題的分析和處理，決策過程中所能獲 取和依靠的信息有限。而信息化工作 要求在系統(tǒng)設計環(huán)節(jié)預設可能存在的
風險，并全盤考慮，分清權限，合理制定 各項功能，確保數(shù)據(jù)的可靠性和準確 性，將事后彌補變?yōu)槭虑邦A防，可在一 定程度上有效防范舞弊和腐敗。 此外，為有效利用信息化手段，需 對各業(yè)務流程進行充分了解，并梳理查 找可用信息化手段規(guī)避的內(nèi)控風險。 此外，利用信息化手段，可將預算、收 支、資產(chǎn)、合同、采購、建設等各業(yè)務模 塊有機串聯(lián)，提高溝通效率和效果。
事業(yè)單位需制定信息化工作步驟
對于事業(yè)單位信息化建設的進一 步推進，筆者提出如下幾點建議。 一是增強內(nèi)部控制意識和理念。 全體員工特別是單位負責人，要從思想 上重視內(nèi)部控制，理解內(nèi)部控制，并了 解信息化對單位內(nèi)控工作的意義和作 用。通過在思想和行動上對內(nèi)部控制 信息化建設的支持，有效促進單位整體 內(nèi)部控制制度的順利執(zhí)行。 二是制定信息化工作步驟。結合 事業(yè)單位當前現(xiàn)狀，在現(xiàn)有事業(yè)單位 的內(nèi)控基礎較為薄弱、內(nèi)控建設尚在 起步階段、人員的整體能力還有待提 高的情況下，一次性完成整體信息化 建設可能存在較大困難。如果倉促引 入全套信息系統(tǒng)，可能會因缺乏環(huán)境 支持和運作經(jīng)驗不足導致管理效率降 低甚至經(jīng)濟損失，因此，要充分調(diào)研， 提前計劃，分階段、有步驟地實施信息 化工作。 比如，可先選取已具備一定信息化 基礎或較為重要的部門和業(yè)務模塊進
行試點，通過實踐探索最適宜本單位的 信息管理模式，并通過信息系統(tǒng)加強信 息的溝通和使用，避免由于上下游軟件 無法銜接而導致信息孤島。 三是重視人才培養(yǎng)和儲備工作。 提升單位的內(nèi)部控制管理水平，內(nèi)控人 才是重要的基礎；要提高單位的信息化 水平，則需要內(nèi)部控制人員不僅要有扎 實的專業(yè)基礎，還要掌握一定的計算機 知識。為做好人才儲備，事業(yè)單位要建 立起針對內(nèi)控人員乃至所有人員的繼 續(xù)教育長效機制，不斷更新其知識體 系，加強職業(yè)道德教育。 四是加強監(jiān)督和管理。在使用軟 件或其他信息手段來存儲、處理和使用 財務及業(yè)務信息時，在提高工作效率和 管理效率的同時，也面臨著數(shù)據(jù)的安全 和保密風險。因此，事業(yè)單位需要針對 信息系統(tǒng)的使用管理制定有針對性的 內(nèi)控制度，建立基于內(nèi)部互聯(lián)基礎的信 息系統(tǒng)，并做好與外部互聯(lián)網(wǎng)的安全對 接，在信息系統(tǒng)中做好人員授權和權限 控制，加強系統(tǒng)維護，并加強信息化內(nèi) 控風險檢查和監(jiān)督管理。 總之，事業(yè)單位內(nèi)部控制的建設離 不開信息化的支持，要從思想上正確認 識信息化手段，重視信息化建設，并合 理使用信息化，通過建立制度、梳理流 程、識別風險等，結合信息化手段，最終 目的是不斷提高事業(yè)單位的管理水平， 既實現(xiàn)財務和業(yè)務信息的安全、準確和 完整，也有效防范舞弊和預防腐敗，提 高事業(yè)單位服務的效率和效果。 （作者單位：外交部機關及駐外機 構服務局） 安穎/