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 湖南華菱湘潭鋼鐵有限公司/楊 崢

隨著國家宏觀經(jīng)濟(jì)的不斷調(diào)整，鋼鐵行業(yè)的深度變革，企業(yè)的生存發(fā)展面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。鋼鐵企業(yè)在市場行情大幅波動、復(fù)雜多變的情況下，面臨著來自外部和內(nèi)部各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)因素，外部有政治風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、社會文化風(fēng)險(xiǎn)、自然環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)和產(chǎn)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)；內(nèi)部有戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)、商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)、運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

一、企業(yè)采購業(yè)務(wù)面臨的風(fēng)險(xiǎn)因素

2018年3月1日施行的《審計(jì)署關(guān)于內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)定》對內(nèi)部審計(jì)定義為“對本單位及所屬單位財(cái)政財(cái)務(wù)收支、經(jīng)濟(jì)活動、內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施獨(dú)立、客觀的監(jiān)督、評價(jià)和建議，以促進(jìn)單位完善治理、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的活動。”新規(guī)定強(qiáng)調(diào)內(nèi)審機(jī)構(gòu)和人員應(yīng)當(dāng)全面關(guān)注組織風(fēng)險(xiǎn)，以風(fēng)險(xiǎn)為基礎(chǔ)組織實(shí)施內(nèi)部審計(jì)業(yè)務(wù)。采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起點(diǎn)，既是企業(yè)“實(shí)物流”的重要組成部分，又與“資金流”密切相關(guān)，在很大程度上決定了企業(yè)的生存與可持續(xù)發(fā)展，采購流程的環(huán)節(jié)并不復(fù)雜，但蘊(yùn)藏的風(fēng)險(xiǎn)是巨大的。采購業(yè)務(wù)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)主要涉及運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，其中運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)因內(nèi)部流程或外部因素而給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失的可能性；財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)主要指償債風(fēng)險(xiǎn)和流動性風(fēng)險(xiǎn)，前者是指企業(yè)負(fù)債率較高，在經(jīng)營虧損或者投資失誤的情況下，可能發(fā)生沒有足夠的資金按時(shí)償還債務(wù)和利息，引起財(cái)務(wù)危機(jī)，甚至導(dǎo)致破產(chǎn)，后者是由于缺乏獲取現(xiàn)金或者現(xiàn)金等價(jià)物而招致?lián)p失的風(fēng)險(xiǎn)。

二、加強(qiáng)內(nèi)部控制審計(jì)，防范物資采購風(fēng)險(xiǎn)

（一）風(fēng)險(xiǎn)識別。

公司持續(xù)每年開展風(fēng)險(xiǎn)辨識、風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)評估，采用調(diào)查問卷方法識別出200多項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，采用集體討論、專家咨詢、行業(yè)標(biāo)桿比較、管理層訪談等定性方法對辨識出的風(fēng)險(xiǎn)及其特征進(jìn)行明確的定義描述，分析和描述風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性的高低、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的條件，同時(shí)評估風(fēng)險(xiǎn)對企業(yè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的影響程度、風(fēng)險(xiǎn)的價(jià)值等，形成《風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫表單》，編制《風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫臺賬》，并繪制《風(fēng)險(xiǎn)地圖》。其中識別出采購風(fēng)險(xiǎn)11項(xiàng)，風(fēng)險(xiǎn)類別包括運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)主要是采購管理風(fēng)險(xiǎn)，包括：采購物資計(jì)劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成物料庫存積壓；采購授權(quán)不當(dāng)、供應(yīng)商維護(hù)和選擇不當(dāng)，造成采購價(jià)格嚴(yán)重偏離貨物的價(jià)值，不符合市場行情；進(jìn)口業(yè)務(wù)受國際政治和經(jīng)濟(jì)形勢影響，匯率波動；采購合同定立、履行存在疏漏，導(dǎo)致合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)矛盾和糾紛（法律訴訟）；采購合同供方不能完全履約（主要指數(shù)量、時(shí)間），影響公司生產(chǎn)；缺乏采購行為的定期監(jiān)督，采購驗(yàn)收不規(guī)范，使采購物資質(zhì)量未達(dá)到合同要求。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)主要涉及生產(chǎn)存貨和資金風(fēng)險(xiǎn)，包括：付款審核不嚴(yán)格，導(dǎo)致付款方式不恰當(dāng)、付款金額控制不嚴(yán)；未能與供應(yīng)商定期對賬，導(dǎo)致結(jié)算、付款操作不當(dāng)、結(jié)算付款錯(cuò)誤；倉儲部門沒有逐條記錄存貨出入庫情況，可能導(dǎo)致賬實(shí)不符。

對于識別的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)，須制定出應(yīng)對措施，應(yīng)對措施通常包括承擔(dān)、規(guī)避、轉(zhuǎn)移、對沖、補(bǔ)償和控制，關(guān)于采購風(fēng)險(xiǎn)，我們選擇進(jìn)行“控制”，并制定了相應(yīng)的控制措施。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性和風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后影響程度評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)人員將各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行打分評價(jià)，從低到高總分共10分，其中綜合得分在8分以上的歸類為重大風(fēng)險(xiǎn)，列入重大風(fēng)險(xiǎn)管理體系，包括采購質(zhì)量、采購供應(yīng)及預(yù)付款管理。確定大宗原燃料采購結(jié)算、商品質(zhì)量、計(jì)劃發(fā)貨率等考核指標(biāo)，并設(shè)定預(yù)警值，由指標(biāo)監(jiān)控部門負(fù)責(zé)定期測評。（見附表1）（二）內(nèi)部控制測試。

公司每年由審計(jì)部門牽頭組織內(nèi)部控制測試，采購業(yè)務(wù)內(nèi)控測試包含采購計(jì)劃管理、供應(yīng)商管理、采購實(shí)施、付款管理四個(gè)子流程，以及采購計(jì)劃編制及審批、采購授權(quán)管理等19個(gè)控制點(diǎn)。

采購計(jì)劃管理流程：主要審查在采購計(jì)劃編制及審批環(huán)節(jié)中，采購預(yù)算和計(jì)劃需求是否合理、及時(shí)，且是否經(jīng)適當(dāng)?shù)墓芾韺訉徟髨?zhí)行，各層級授權(quán)審批是否有明確的規(guī)定。

供應(yīng)商管理流程：主要審查供應(yīng)商的選擇和確定符合公司的利益并反映管理層的意圖，包括是否對供應(yīng)商的選擇和考核評估有明確規(guī)定、供應(yīng)商信息是否齊全、供應(yīng)商信息變更記錄是否經(jīng)合理審批；供應(yīng)商信息管理和維護(hù)，對于合格供應(yīng)商清單的變更或刪除經(jīng)過適當(dāng)管理層批準(zhǔn)并及時(shí)得到處理；是否建立完善的供應(yīng)商評價(jià)制度，有效管理供應(yīng)商資源，以保持供應(yīng)商信息有效、供貨效率質(zhì)量具有優(yōu)勢。

采購實(shí)施流程：主要審查采購方式選擇是否合理，招標(biāo)過程公開、合理、合規(guī)；是否建立合理的采購定價(jià)機(jī)制；采購合同是否經(jīng)核準(zhǔn)后簽訂及管理；采購訂單的生成及審批；所有的采購訂單是否連續(xù)編號輸入及處理；所有收到的貨物都經(jīng)過驗(yàn)收及處理；所有的退貨都經(jīng)過審批及處理；已記錄的采購是否均已收到物品；對采購行為進(jìn)行監(jiān)督和管理。

付款管理流程：主要審查應(yīng)付賬款會計(jì)憑證和入庫單，驗(yàn)證已收受貨物和服務(wù)的發(fā)票是否經(jīng)過授權(quán)和審批，并附有適當(dāng)?shù)闹С中晕募?；采購付款申請及審批，所有付款（包括預(yù)付款）已被準(zhǔn)確計(jì)算、審核和及時(shí)記錄；定期與分供商以對賬單或詢證函的形式進(jìn)行對賬，如發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時(shí)查明原因并及時(shí)處理，再對應(yīng)付賬款明細(xì)賬進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整；建立預(yù)付款和定金支付的審批程序，對大額或長期的預(yù)付款項(xiàng)應(yīng)定期跟蹤分析，出現(xiàn)異常及時(shí)處理，降低風(fēng)險(xiǎn)。（見附表2）

因鋼鐵企業(yè)采購規(guī)模和資金占用量大，且采購品種繁多，根據(jù)采購特點(diǎn)，公司制定了《采購方式管理制度》，包含獨(dú)家采購、緊急采購、直接采購、戰(zhàn)略合作、產(chǎn)量承包采購、競價(jià)或招（議）標(biāo)采購等采購方式。在對某子公司進(jìn)行內(nèi)控測試時(shí)，審計(jì)發(fā)現(xiàn)如下采購缺陷：（1）采購授權(quán)管理不合理，本地化控制活動規(guī)定：“主管部門業(yè)務(wù)主辦在接到符合規(guī)定的采購計(jì)劃后，需提供招標(biāo)文件和有效的投標(biāo)人名單送部門主管審查，固定資產(chǎn)投資須報(bào)集團(tuán)公司批準(zhǔn)后，再由董事會討論確定”。測試發(fā)現(xiàn)：該子公司無采購和投資立項(xiàng)授權(quán)審批文件，未對各層級授權(quán)審批有明確的規(guī)定。（2）采購方式選擇不合理，本地化控制活動規(guī)定：“企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理選擇采購方式，供應(yīng)商的確定需經(jīng)過適當(dāng)?shù)谋葍r(jià)程序；合理低價(jià)中標(biāo)，中標(biāo)單位應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門和授權(quán)人的審批并留有審核記錄；重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批”。測試發(fā)現(xiàn)：該公司無采購方式的相關(guān)規(guī)定。針對以上內(nèi)控缺陷，該公司及時(shí)進(jìn)行整改，制定了采購管理制度，設(shè)定合同按層級審批流程，完善了內(nèi)部控制管理。

（三）內(nèi)控運(yùn)行監(jiān)督及專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查。

1.組織采購業(yè)務(wù)重大風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)運(yùn)行情況審計(jì)。

為加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫、重大風(fēng)險(xiǎn)管理工作，公司構(gòu)建了重大風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系，涉及戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)、商業(yè)和運(yùn)營四類風(fēng)險(xiǎn)七個(gè)風(fēng)險(xiǎn)流程（投資、企業(yè)研發(fā)新產(chǎn)品、償債、信用、信譽(yù)、信息系統(tǒng)和采購）的預(yù)警，其中采購風(fēng)險(xiǎn)流程預(yù)警包括：采購預(yù)付款、預(yù)付款結(jié)算、預(yù)付款轉(zhuǎn)稅以及采購供應(yīng)和采購質(zhì)量五個(gè)子流程，并制定了風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)和預(yù)警值，明確了各業(yè)務(wù)職能部室是風(fēng)險(xiǎn)控制的責(zé)任主體，審計(jì)部門為風(fēng)險(xiǎn)管理監(jiān)管部門。

在對某次采購風(fēng)險(xiǎn)流程預(yù)警系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)管審計(jì)時(shí)，審計(jì)抽查情況如下：采購“預(yù)付款”預(yù)警值為“預(yù)付款支付后，超過規(guī)定時(shí)間未取得貨權(quán)”，監(jiān)管結(jié)果均正常；“預(yù)付款結(jié)算”預(yù)警值為“進(jìn)口礦、煤人民幣貿(mào)易結(jié)算＞1個(gè)月，監(jiān)管結(jié)果為有2個(gè)合同預(yù)付款結(jié)算超過1.5個(gè)月；“預(yù)付款轉(zhuǎn)稅”預(yù)警值為“進(jìn)口礦、煤轉(zhuǎn)稅時(shí)間＞2.5個(gè)月”，監(jiān)管結(jié)果均為正常；“采購供應(yīng)”預(yù)警值是“1個(gè)月計(jì)劃完成率為零或連續(xù)2個(gè)月計(jì)劃完成率為50%”，監(jiān)管結(jié)果進(jìn)口礦、爐料、材料和備件四大類均正常；“采購質(zhì)量”預(yù)警值是“以次充好，質(zhì)量作假；發(fā)生一次材料備件質(zhì)量不符合要求；發(fā)生一次原燃料質(zhì)量問題退貨”，監(jiān)管結(jié)果為原燃輔料有2起以次充好、質(zhì)量作假，2次原燃料質(zhì)量問題退貨事件，設(shè)備備件有2起超過預(yù)警值。此次審計(jì)還發(fā)現(xiàn)采購部門上報(bào)的《重大風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警及監(jiān)管分解表》信息與重大風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警存在一定的差異，同時(shí)采購業(yè)務(wù)重大風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系還存在不完善之處，為了達(dá)到防范重大采購風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警效果，提高工作效率和文件執(zhí)行率，完善風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警監(jiān)管，提出如下審計(jì)建議：業(yè)務(wù)部門須不斷完善采購重大風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系指標(biāo)和預(yù)警值，要求風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)與各部門績效指標(biāo)相關(guān)聯(lián)，且將公司風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警值納入日常監(jiān)控。

2.開展采購業(yè)務(wù)專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查。

在公司原料采購過程中，某國際貿(mào)易公司出現(xiàn)供應(yīng)質(zhì)量問題，經(jīng)審計(jì)核查發(fā)現(xiàn)采購和物流環(huán)節(jié)存在問題，其中港口現(xiàn)貨貿(mào)易礦貨權(quán)交接環(huán)節(jié)存在較大風(fēng)險(xiǎn)，主要體現(xiàn)在：（1）港口進(jìn)口現(xiàn)貨貿(mào)易中，非主流進(jìn)口礦、二級加工進(jìn)口礦因港口堆放時(shí)間較長或二次加工，礦石質(zhì)量可能已發(fā)生較大變化，如仍按CIQ結(jié)果進(jìn)行貨權(quán)交接，將直接造成我公司經(jīng)濟(jì)損失；（2）CIQ檢驗(yàn)水份較低，供應(yīng)商或港口可能裝船前打水，人為造成原料虧噸；（3）在港口國內(nèi)現(xiàn)貨貿(mào)易模式下，主要以供應(yīng)商出廠的質(zhì)檢和過磅單作為結(jié)算依據(jù)，缺乏驗(yàn)證機(jī)制，一旦出現(xiàn)質(zhì)量事故，只能在貨到廠后才能發(fā)現(xiàn)，問題暴露滯后，而且難以區(qū)分問題責(zé)任單位和責(zé)任點(diǎn)。針對上述貨物風(fēng)險(xiǎn)，提出流程和制度改進(jìn)建議，取消港口國內(nèi)現(xiàn)貨貿(mào)易采購模式，明確業(yè)務(wù)監(jiān)管職責(zé)；港口貨權(quán)交接時(shí)，要求技術(shù)質(zhì)量部門到港口取樣檢驗(yàn)或委托實(shí)施裝船的CCIC檢驗(yàn)。

三、采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的完善與改進(jìn)

（一）優(yōu)化供貨渠道，完善供應(yīng)商管理。對于部分供應(yīng)商獨(dú)家壟斷局面如何打破、公司現(xiàn)有采購渠道是否最優(yōu)，是審計(jì)人員關(guān)注的重點(diǎn)。打破現(xiàn)有供應(yīng)格局，采購人員應(yīng)主動深入市場調(diào)查資源，直接與資源供應(yīng)商建立合作關(guān)系，并制定中長期采購計(jì)劃，逐步拓展資源渠道，確保物資穩(wěn)定供應(yīng)。審計(jì)人員通過參與招議標(biāo)、市場調(diào)研和供應(yīng)商的實(shí)地考察，將審計(jì)工作重心前移，在渠道優(yōu)化上為公司決策提供參考依據(jù)。（二）凈化供貨環(huán)境，保障采購質(zhì)量。加強(qiáng)大宗原燃料入廠質(zhì)量督察，防止原燃料弄虛作假，通過質(zhì)量專項(xiàng)管理，減少入庫質(zhì)量問題點(diǎn)、讓步接收和退貨更換量。將監(jiān)控重點(diǎn)前移，管控重心下移，加大現(xiàn)場物料使用質(zhì)量跟蹤力度，關(guān)注采購流程中的違規(guī)事件，對損害公司利益的不法供應(yīng)商列入“黑名單”，嚴(yán)格考核內(nèi)部履職不到位的員工，保障公司物資采購供應(yīng)質(zhì)量。（三）加強(qiáng)采購人員崗位監(jiān)督和管理。采購屬于敏感崗位，在采購崗位制定一個(gè)輪換時(shí)間表，實(shí)行采購人員定期輪換，這樣可以防止企業(yè)人員與供應(yīng)商勾結(jié)獲取私利，在很大程度上規(guī)避舞弊帶來的損失。對采購人員進(jìn)行權(quán)責(zé)分工，明確職責(zé)，有利于提高工作效率和實(shí)施考核。（四）完善采購管理體系，降低采購成本。加強(qiáng)信息溝通，研判、分析市場走勢，及時(shí)掌握生產(chǎn)接單情況，動態(tài)調(diào)整采購計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)采購創(chuàng)效；發(fā)揮水運(yùn)優(yōu)勢，降低運(yùn)輸成本；材料、備件緊跟市場，嚴(yán)控采購量，以物料的性價(jià)比作為綜合考量指標(biāo)進(jìn)行采購；通過行業(yè)對標(biāo)、集中談判、大力推行國產(chǎn)化、優(yōu)化配置、以舊換新等方式，降低采購成本。

四、結(jié)束語

鋼鐵市場行情大幅波動，如何降本增效，使企業(yè)具有持續(xù)競爭力，采購作為鋼鐵企業(yè)經(jīng)營發(fā)展和內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。采購環(huán)節(jié)存在的諸多不足與漏洞，多與企業(yè)管理層的不重視、企業(yè)內(nèi)部控制失效有關(guān)。公司須通過不斷強(qiáng)化內(nèi)部控制管理、防范物資采購風(fēng)險(xiǎn)，為公司生產(chǎn)經(jīng)營穩(wěn)定順行保駕護(hù)航。