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□盛燕
裝備制造企業(yè)的產(chǎn)品技術(shù)含量高,生產(chǎn)組織過程復(fù)雜,屬于技術(shù)密集型企業(yè)。隨著市場競爭日趨激烈,客戶的個性化需求不斷增多,對裝備制造類企業(yè)的成本管控水平提出更高要求。我所在公司屬于石油裝備制造企業(yè),公司產(chǎn)品的復(fù)雜程度高,需要根據(jù)客戶實(shí)際需求進(jìn)行產(chǎn)品的設(shè)計、制造、安裝、服務(wù),具有多品種、訂單定制、小批量生產(chǎn)特點(diǎn)。為了有效應(yīng)對日趨激烈的市場競爭,延伸成本管理的范圍,打破固化的成本管理思維,優(yōu)化成本管理工作勢在必行。
一、公司成本管理的難點(diǎn)
(一)客戶需求變化頻繁,產(chǎn)品零部件品種規(guī)格變多,導(dǎo)致成本管理難度加大,對財務(wù)管控能力提出更高的要求。
(二)財務(wù)對業(yè)務(wù)理解不深刻,沒有在投標(biāo)階段發(fā)揮“事前”指導(dǎo)作用,不能提前、有效規(guī)避風(fēng)險,導(dǎo)致“事后”成本管理難度加大。
(三)缺乏項(xiàng)目成本管理思維,重視生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)的成本控制,忽視技術(shù)、供應(yīng)、銷售、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)的成本管理,不能準(zhǔn)確提供全面的成本管理信息。
(四)多品種小批量訂單生產(chǎn),制造費(fèi)用攤銷不合理,無法反映產(chǎn)品的真實(shí)盈利能力。
(五)產(chǎn)品成本和利潤貢獻(xiàn)額核算不及時、不準(zhǔn)確,無法準(zhǔn)確考核和有效激勵。不利于公司不斷地改進(jìn)和提高成本管理水平。
二、成本管理優(yōu)化的實(shí)踐
為了掌握各類產(chǎn)品的真實(shí)盈利能力,尋找成本管理的突破口,為企業(yè)戰(zhàn)略決策提供可靠的信息,我們確立了項(xiàng)目化管理的理念,創(chuàng)建了各單項(xiàng)產(chǎn)品從投標(biāo)報價、合同評審、到售后服務(wù)完成,貨款回收完畢整個周期的成本管理系統(tǒng),對項(xiàng)目的成本概預(yù)算、成本核算、成本決算進(jìn)行了規(guī)范。主要做法如下:
(一)以項(xiàng)目為中心,搭建項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息平臺。
為全面了解項(xiàng)目經(jīng)營數(shù)據(jù),消除信息孤島,實(shí)現(xiàn)整個項(xiàng)目周期的信息暢通和數(shù)據(jù)共享,我們在對各相關(guān)部門進(jìn)行充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,確定了ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集、間接費(fèi)用分類臺帳、成本追蹤反饋的工作流程,搭建了項(xiàng)目數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺。
(二)定期開展財務(wù)知識培訓(xùn),提高財務(wù)支持和服務(wù)業(yè)務(wù)的能力。
長期以來,財務(wù)從事的事后管理導(dǎo)致其未能對業(yè)務(wù)深入了解,無法有效的融于業(yè)務(wù)。要想讓業(yè)務(wù)理解和支持財務(wù),財務(wù)必須主動融入業(yè)務(wù),才能體現(xiàn)財務(wù)價值。因此,我們以開展知識培訓(xùn)為抓手,通過財務(wù)主動承擔(dān)培訓(xùn)等方式,與業(yè)務(wù)人員溝通交流、探討財務(wù)管理方面的一些知識和要求,包括財務(wù)基本知識、稅務(wù)知識、資金管理知識、營運(yùn)能力和盈利能力分析、成本管理知識等內(nèi)容,起到非常好的作用。業(yè)務(wù)部門逐漸養(yǎng)成“開源節(jié)流”的意識;比如明白“庫存不積壓”、“回款要及時”的道理,明白了“價值鏈原理,哪些是增值作業(yè),哪些是無效作業(yè)”等。通過培訓(xùn),加深業(yè)務(wù)和財務(wù)互相理解,為業(yè)務(wù)支持財務(wù)工作鋪平了道路。
(三)打破條塊化管理模式,提高信息反饋效率,確保成本全過程追蹤管理和控制。
1、以合同為主線,建立項(xiàng)目成本控制團(tuán)隊。團(tuán)隊人員由銷售、設(shè)計、采購、制造、質(zhì)量、物流、財務(wù)、法務(wù)人員組成。從項(xiàng)目的投標(biāo)、合同評審及簽訂、成本概算、項(xiàng)目追蹤到最終的項(xiàng)目完工決算都要有精于業(yè)務(wù)的骨干人員進(jìn)行全方位管理。我們要求財務(wù)人員和技術(shù)人員在項(xiàng)目的投標(biāo)、合同評審及簽訂階段開始投入工作,財務(wù)負(fù)責(zé)進(jìn)行資金結(jié)算方案選定、配合技術(shù)部門進(jìn)行成本概算。合同評審中增加成本評審的內(nèi)容,力爭以最合理的成本完成方案。
2、為了提高管理效率,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成本控制的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化管理,財務(wù)部門統(tǒng)一設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)化模板,對項(xiàng)目成本追蹤工作形成模板化的總結(jié)材料。模板表格有成本追蹤表、利潤貢獻(xiàn)額表、預(yù)算指標(biāo)考核對比分析及兌現(xiàn)意見表等,包括的內(nèi)容主要有:項(xiàng)目整體情況、成本控制目標(biāo)、生產(chǎn)進(jìn)度目標(biāo)、合同預(yù)算分解明細(xì)、實(shí)際成本匯總、項(xiàng)目貨款實(shí)際回收情況等。
3、完善信息反饋溝通機(jī)制,建立成本周報和成本分析報告制度。
由于成本管理工作的持續(xù)開展和不斷強(qiáng)化,公司各單位的管理意識、管理水平都有了很大的提升,但同時也存在著一些管理上的盲點(diǎn)和認(rèn)識上的誤區(qū)。為了更好地推動管理向精細(xì)化、深層次上更進(jìn)一步,財務(wù)部門建立了成本周報制度。成本周報的內(nèi)容不僅可以反映問題,而且還可以展示工作亮點(diǎn)。一方面通過“問題反映”披露相關(guān)單位在生產(chǎn)、質(zhì)量、成本、管理等方面存在的一些需要共同關(guān)注或跨部門協(xié)調(diào)解決的問題,使問題盡快得以解決;另一方面通過“工作亮點(diǎn)”展示相關(guān)單位在管理中的一些創(chuàng)新成果和工作成效,使大家相互借鑒、共同提高。
為了及時總結(jié)項(xiàng)目運(yùn)營情況,為今后的項(xiàng)目積累經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),在合同執(zhí)行完畢后,由財務(wù)部門牽頭編制項(xiàng)目成本分析報告。成本分析報告與傳統(tǒng)的成本分析就數(shù)據(jù)論數(shù)據(jù)不一樣,編制的目的是提供一份全面了解本項(xiàng)目盈利能力和積累經(jīng)驗(yàn)的文件。報告內(nèi)容不僅包括產(chǎn)品生產(chǎn)、發(fā)運(yùn)、發(fā)票開具、貨款回收、售后服務(wù)等基本情況,還包括產(chǎn)品盈利能力分析、項(xiàng)目運(yùn)行過程中存在的問題及相應(yīng)的管理建議。
(四)理順成本管控流程,財務(wù)部專門下發(fā)了關(guān)于銷售合同進(jìn)行“預(yù)決算”的通知,從預(yù)算、過程管控、核算、決算、考核等方面,對信息收集、分析、反饋等進(jìn)行了規(guī)范。
1、預(yù)算:
(1)銷售部門進(jìn)行詢價的產(chǎn)品報價配置清單需經(jīng)客戶與公司技術(shù)部門認(rèn)可與確認(rèn)。清單要明確產(chǎn)品關(guān)鍵部件、標(biāo)準(zhǔn)部件是國產(chǎn)還是進(jìn)口;是否指定品牌或廠商;是否需要特殊認(rèn)證;需要何種特殊認(rèn)證;是否需要超出公司試驗(yàn)規(guī)程標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行安裝調(diào)試;是否需要超出常規(guī)約定進(jìn)行售后服務(wù);是否需要超出包裝規(guī)范進(jìn)行包裝發(fā)運(yùn)等等,并明確貨款結(jié)算方式及付款期限。
(2)財務(wù)管理人員需對明確的產(chǎn)品報價配置清單,按經(jīng)批準(zhǔn)的價格測算原則,在采購部門配合下,以最近掌握的市場采購價格及公司生產(chǎn)營運(yùn)成本等相關(guān)信息為依據(jù),測算其預(yù)算成本,提交銷售部門,并將相關(guān)資料留存歸檔備查。
(3)銷售部門以預(yù)算成本為基礎(chǔ),與客戶進(jìn)行商務(wù)談判,談判結(jié)果由價格管理人員留存歸檔備查,作為考核參考依據(jù)。
2、過程管控:
(1)技術(shù)部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需對該項(xiàng)目的最終技術(shù)方案,與前期提交的產(chǎn)品報價配置清單進(jìn)行核對,對是否有變化及具體變化情況進(jìn)行匯總,在合同正式評審后,經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后,以技術(shù)協(xié)議與報價配置清單差異反饋表形式,提交財務(wù)管理人員。財務(wù)管理人員測算需增減的成本,并留存歸檔備查。同時提交銷售人員,就是否追加費(fèi)用與客戶進(jìn)行商洽,并根據(jù)商洽結(jié)果調(diào)整合同價格。
(2)技術(shù)部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需對該項(xiàng)目實(shí)施過程進(jìn)行跟蹤,對超出最終技術(shù)方案范圍的整改需求,根據(jù)授權(quán)部門或人員蓋章簽字的正式通知函,進(jìn)行技術(shù)整改。并在項(xiàng)目完工交付客戶后,對相關(guān)配置與原定技術(shù)方案是否有變化及變化情況進(jìn)行匯總,經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后,以技術(shù)協(xié)議執(zhí)行差異反饋表形式,提交財務(wù)管理人員。財務(wù)管理人員測算需增減的成本,并留存歸檔備查。同時提交銷售人員,就是否追加費(fèi)用與客戶進(jìn)行商洽,并根據(jù)商洽結(jié)果調(diào)整合同價格。
(3)采購部門需對該項(xiàng)目,客戶要求特別指定采購的價格與正常采購價格之間的差異進(jìn)行匯總,經(jīng)采購經(jīng)理簽字后提交財務(wù)管理人員。財務(wù)價格人員測算需增減的成本,并留存歸檔備查。同時提交銷售人員,就是否追加費(fèi)用與客戶進(jìn)行商洽,并根據(jù)商洽結(jié)果調(diào)整合同價格。
(4)分廠車間、物料配送中心等對超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)或其他形式的試驗(yàn)檢驗(yàn)、轉(zhuǎn)運(yùn)吊裝、包裝發(fā)運(yùn)等,需及時統(tǒng)計工作內(nèi)容、時間及物耗、場地、設(shè)備、人員等費(fèi)用,在該項(xiàng)目包裝發(fā)運(yùn)后,書面報生產(chǎn)制造部審核后,提交財務(wù)管理人員。財務(wù)管理人員測算需增減的成本,調(diào)整原最低限價,并留存歸檔備查。同時提交銷售人員,就是否追加費(fèi)用與客戶進(jìn)行商洽,并根據(jù)商洽結(jié)果調(diào)整合同價格。
(5)財務(wù)管理人員,需在每月28日前將已收集到的,需調(diào)整成本預(yù)算的相關(guān)信息提交成本主管,納入成本追蹤。
3、核算:
(1)財務(wù)資產(chǎn)部需按合同項(xiàng)目,在分廠配合下,確認(rèn)并測算歸集人工成本、安裝費(fèi)用、噴漆費(fèi)用、應(yīng)歸屬于該合同項(xiàng)目的其他專項(xiàng)制造費(fèi)用,同時按財務(wù)既定原則分?jǐn)倯?yīng)負(fù)擔(dān)的材料及制造費(fèi)用差異,與最終確定的物料消耗相加后,測算出該項(xiàng)目真實(shí)、準(zhǔn)確的產(chǎn)品制造成本。對合同項(xiàng)目在銷售環(huán)節(jié)的包裝費(fèi)用、吊裝轉(zhuǎn)運(yùn)費(fèi)用、產(chǎn)品運(yùn)輸費(fèi)用以及項(xiàng)目的資金占用費(fèi)進(jìn)行歸集和確認(rèn),與項(xiàng)目制造成本相加后,再與項(xiàng)目收入進(jìn)行比對,計算合同的真實(shí)盈利能力。
(2)財務(wù)資產(chǎn)部需對各項(xiàng)目的實(shí)際成本,與原確定預(yù)算成本,及預(yù)算成本的調(diào)整情況進(jìn)行比對,對該合同項(xiàng)目的收益成本情況進(jìn)行具體分析,并對預(yù)算成本的測定原則進(jìn)行補(bǔ)充或完善。同時將相關(guān)分析情況提交公司領(lǐng)導(dǎo)及銷售、生產(chǎn)、技術(shù)、采購等部門,結(jié)合具體項(xiàng)目實(shí)際,就加強(qiáng)成本管控,提高公司盈利能力提出管理意見或建議。必要時按公司要求召開專門會議,形成處理意見,并提交公司辦及審計監(jiān)察部督察督辦。
4、決算:
(1)落成分廠在每個合同項(xiàng)目產(chǎn)品包裝發(fā)運(yùn)后,需對該項(xiàng)目發(fā)生的物料消耗及余料進(jìn)行認(rèn)真清查盤點(diǎn),于次月5日前,將完整、準(zhǔn)確的物料消耗明細(xì),及該項(xiàng)目余料清查盤點(diǎn)明細(xì)(分廠已辦理退庫或有具體后續(xù)處理意見的,需備注說明),同時提交生產(chǎn)制造部主管及財務(wù)部成本主管。
(2)生產(chǎn)制造部需對落成分廠提交的物料消耗及余料情況進(jìn)行審核,確定是否修訂原該項(xiàng)目物料配送計劃,是否同意落成分廠剩余物料處理意見,對落成分廠無力處理的剩余物料出具處理意見。于次月10日前,將修訂后各項(xiàng)目物料消耗明細(xì)及完整的余料處理意見提交財務(wù)部成本主管。
(3)財務(wù)部需對經(jīng)生產(chǎn)制造部審核的各項(xiàng)目物料消耗明細(xì),完善價格信息后,于15日前按合同提交銷售部門專管人員,由其負(fù)責(zé)交由該合同項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審驗(yàn)。
(4)銷售部門需對各項(xiàng)目物料消耗情況進(jìn)行認(rèn)真審看,在20日前將審驗(yàn)意見提交財務(wù)資產(chǎn)部成本主管。
5、考核:
(1)以經(jīng)調(diào)整后的預(yù)算成本為基礎(chǔ),對銷售部門進(jìn)行業(yè)績及費(fèi)用考核。
(2)分廠車間、配送中心等發(fā)生的超出預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)的、額外的試驗(yàn)檢驗(yàn)、吊裝轉(zhuǎn)運(yùn)、包裝發(fā)運(yùn)等費(fèi)用,若未在該項(xiàng)目發(fā)運(yùn)前書面報送,一律不得考核免責(zé)。
(3)銷售部門對各項(xiàng)合同產(chǎn)品物耗情況未提出異議的,納入利潤分解指標(biāo)體系中“產(chǎn)品物耗占合同收入比重”,進(jìn)行考核。
三、成本管理優(yōu)化實(shí)踐取得的效果
成本管理優(yōu)化工作的實(shí)施有助于員工樹立市場導(dǎo)向的經(jīng)營理念,基層創(chuàng)新改善成果連年增加。成本管理優(yōu)化工作的實(shí)施提升了物資計劃的準(zhǔn)確度、貨物供應(yīng)的及時性、作業(yè)現(xiàn)場的規(guī)范性,生產(chǎn)現(xiàn)場多余物料明顯減少,材料利用率提高。
四、對成本管理工作的思考
(一)成本管理工作需要持續(xù)改善。
為了在千變?nèi)f化的市場環(huán)境中謀求企業(yè)更好地發(fā)展,成本管理工作不可能一勞永逸,需要不斷地改進(jìn)和革新。財務(wù)人員要與時俱進(jìn),充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),努力實(shí)現(xiàn)成本精細(xì)化管理。以成本考核中的采購成本降低率指標(biāo)為例,原來受物料品種多、規(guī)格型號繁雜和計算手段落后的限制,無法提高考核的精準(zhǔn)度,考核的及時性也受到影響?,F(xiàn)在隨著ERP系統(tǒng)順利實(shí)施和信息技術(shù)人員自主開發(fā)能力的加強(qiáng),該指標(biāo)可以實(shí)現(xiàn)及時準(zhǔn)確的考核。
(二)成本管理對財務(wù)人員勝任能力提出了更高的要求,人才培養(yǎng)工作迫在眉睫。
為了更好的支持和服務(wù)業(yè)務(wù)部門,成本管理人員不僅要精通財務(wù)專業(yè)知識,還需要加深對業(yè)務(wù)的了解。在公司中配備必要的有能勝任能力的成本管理人員,是順利開展成本工作,發(fā)揮成本管理作用的重要條件。對優(yōu)秀成本管理人員的培養(yǎng)工作必須引起企業(yè)的重視,否則企業(yè)的成本管理效果將會受到一定的影響。
(三)成本管理不僅需要關(guān)注顯性成本,更要關(guān)注隱性成本。
經(jīng)過培訓(xùn),員工的成本管理意識不斷提高。但是,我們?nèi)匀粦?yīng)該清醒地認(rèn)識到,對隱性成本管理做的還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。管理隱性成本不能僅停留在宣傳和口號上,要想辦法對其從定性化管理轉(zhuǎn)變?yōu)槎炕芾?,?shí)現(xiàn)定量考核,這樣才能有效地壓縮隱性成本。
(工作單位:南陽二機(jī)石油裝備集團(tuán)股份有限公司)