一、健全管理機(jī)構(gòu)，完善管理制度
合同管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，我們一直給予高度地重視，并作為一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作常抓不懈。早在1985年，我公司就成立了經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)構(gòu)。94年又制定了 (經(jīng)濟(jì)合同管理規(guī)定》，在全公司范圍內(nèi)，建立了合同領(lǐng)導(dǎo)組、合同管理辦公室、業(yè)務(wù)處室合同管理員三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)，形成了一套較為完善的經(jīng)濟(jì)合同管理制度。96年，我公司開展 IS09002質(zhì)量管理體系貫標(biāo)工作，合同管理巳全部納入該體系。2001年，為適應(yīng)新的《合同法》對(duì)合同管理的更高要求，我們又重新修訂了《合同管理規(guī)定9，在許多方面作了較大改進(jìn)，使合同管理工作更加規(guī)范化、制度化。
1、明確了各級(jí)合同管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)、權(quán)限。合同領(lǐng)導(dǎo)組是我公司合同管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，由分管經(jīng)營(yíng)的副總經(jīng)理擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)組組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)公司重大合同的決策，處理合同簽訂、履行中的重大疑難問題；合同管理辦公室設(shè)在審計(jì)處，由審計(jì)處處長(zhǎng)擔(dān)任辦公室主任，辦公室負(fù)責(zé)合同審查，監(jiān)督合同履行及其它合同日常管理工作；各業(yè)務(wù)處室合同管理員負(fù)責(zé)審查單位對(duì)外簽訂的常規(guī)合同，負(fù)責(zé)向合同管理辦公室報(bào)送合同及履約報(bào)表，并按要求對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)、登記、保管和存檔。
2、制定了合同簽訂程序。對(duì)于聯(lián)營(yíng)合同、建設(shè)工程合同、承包經(jīng)營(yíng)合同以及金額較大的購銷合同等重大合同，必須經(jīng)合同管理辦公室審查批準(zhǔn)后方可加蓋合同專用章，如果合同條款存在問題，則由合同管理辦公室出具評(píng)審意見，合同簽訂單位按評(píng)審意見修改后，經(jīng)合同管理辦公室審簽、合同管理員加蓋合同專用章后，方能生效，這樣，確保了簽訂的合同合法、有效，避免了因合同簽訂不當(dāng)造成不必要的損失，起到了事前監(jiān)督、防患于未然的作用。對(duì)于常規(guī)合同，因其數(shù)量眾多、業(yè)務(wù)頻繁，則由各單位合同管理員負(fù)責(zé)審查，月末送合同管理辦公室備案。
3、實(shí)行簽訂合同的委托代理制度。依據(jù)《合同法》，企業(yè)法定代表人及其委托代理人對(duì)外簽訂的合同才具有法律效力，而我公司對(duì)外業(yè)務(wù)頻繁，大量的合同簽訂工作主要由各部
門的業(yè)務(wù)人員承擔(dān)，為此，我們每年舉辦合同業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班，對(duì)成績(jī)合格的方給予辦理《企業(yè)法人授權(quán)委托書》，目前，已有45人取得這一資格，這樣，理順了法人及其內(nèi)部業(yè)務(wù)處室及分支機(jī)構(gòu)之間的法律關(guān)系，實(shí)現(xiàn)了合同的集權(quán)管理和統(tǒng)一制約。
4、監(jiān)督檢查合同的履行情況。對(duì)于合同履行的監(jiān)督，實(shí)行定期檢查與履行情況月報(bào)表制度相結(jié)合，要求業(yè)務(wù)處室月末將本單位合同履行情況以月報(bào)表的形式上報(bào)合同管理辦公室，以便掌握合同履行過程中發(fā)生的新情況、新問題。
5、按照ISO9002質(zhì)量管理體系的要求，實(shí)行銷售合同評(píng)審制、原料煤合格分承包方評(píng)審制度。
6、在公司內(nèi)部電腦網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)了合同臺(tái)帳聯(lián)網(wǎng)。
在合同管理的其它方面，我們?nèi)匀话础逗贤ā芳拔夜局贫ǖ摹逗贤芾硪?guī)定》為依據(jù)，實(shí)行審查合同條款與監(jiān)督合同履行相結(jié)合的辦法，堅(jiān)持合同文本、授權(quán)委托書、合同專用章、合同臺(tái)帳四統(tǒng)一，這些制度措施的建立與完善，機(jī)構(gòu)、人員的設(shè)置與分工，使我公司合同管理水平上升到了一個(gè)新的高度，不僅提高了工作效率，增強(qiáng)了企業(yè)的自我約束能力，也為我公司開展“重合同、守信用”活動(dòng)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
