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1X商場(chǎng)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及關(guān)鍵控制點(diǎn)

在中國(guó)市場(chǎng)，X商場(chǎng)不斷摸索內(nèi)部控制管理方法，期間不可避免地出現(xiàn)一些問(wèn)題，主要體現(xiàn)在４ 個(gè)方面。

企業(yè)治理架構(gòu)和組織形式滯后
X商場(chǎng)在進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)之初，組織形式是由區(qū)域總裁統(tǒng)管負(fù)責(zé)銷(xiāo)售和各個(gè)功能模塊，包括前線(xiàn)零售、運(yùn)營(yíng)，以及后臺(tái)行政、人事、財(cái)務(wù)等職能。在企業(yè)發(fā)展之初，這種組織架構(gòu)模式可以起到一線(xiàn)帶動(dòng)全面的作用，確保企業(yè)目標(biāo)統(tǒng)一、快速行動(dòng)、高效運(yùn)作，但隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，從內(nèi)部環(huán)境看，由前線(xiàn)主導(dǎo)所有功能模塊的模式并不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。

存貨管理控制和內(nèi)部監(jiān)督不到位
X商場(chǎng)倉(cāng)庫(kù)存貨及在架商品的監(jiān)督和監(jiān)管存在不到位的地方，例如，某年X商場(chǎng)在年盤(pán)時(shí)發(fā)現(xiàn)，商場(chǎng)存貨嚴(yán)重賬實(shí)不符，出現(xiàn)較大盤(pán)虧損失。

合作銷(xiāo)售品牌商品管理存在漏洞，部分商品品牌由品牌方派駐專(zhuān)業(yè)銷(xiāo)售人員進(jìn)行銷(xiāo)售，但經(jīng)手和管理的存貨所有權(quán)歸屬商場(chǎng)，某年年初，財(cái)務(wù)人員通過(guò)突擊盤(pán)點(diǎn)發(fā)現(xiàn)，某化妝品品牌貨物賬實(shí)不符，盤(pán)點(diǎn)損失近百萬(wàn)元。

采購(gòu)管理控制和內(nèi)部監(jiān)督粗放
X商場(chǎng)的商品由中央買(mǎi)手統(tǒng)一采購(gòu)，根據(jù)年初制定的分期預(yù)算，大型固定資產(chǎn)、項(xiàng)目實(shí)施由指定部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行采買(mǎi)，其他部門(mén)根據(jù)各自的業(yè)務(wù)范圍自行采購(gòu)商品和服務(wù)。從執(zhí)行情況看，預(yù)算相對(duì)粗放，不夠細(xì)致和規(guī)范，主要體現(xiàn)在未制定明確、細(xì)致的規(guī)范，如店鋪陳列、裝潢、材料、人工、運(yùn)輸、拆卸等事項(xiàng)，采購(gòu)問(wèn)責(zé)制未能實(shí)行，財(cái)務(wù)人員沒(méi)有問(wèn)責(zé)的權(quán)力。業(yè)務(wù)人員報(bào)銷(xiāo)采購(gòu)零星費(fèi)用時(shí)常出現(xiàn)舞弊和違規(guī)現(xiàn)象，如違規(guī)使用發(fā)票，虛假制作采購(gòu)清單，多報(bào)或虛報(bào)費(fèi)用。在供應(yīng)商管理方面，業(yè)務(wù)部門(mén)自行選擇供應(yīng)商，包攬談判、合同簽訂、業(yè)務(wù)合作、項(xiàng)目施工和驗(yàn)收、請(qǐng)款等所有環(huán)節(jié)。在實(shí)際操作中，內(nèi)審部門(mén)缺乏業(yè)務(wù)方面的專(zhuān)業(yè)性和必要的監(jiān)控，難以判斷供應(yīng)商選擇的客觀性。

銷(xiāo)售活動(dòng)和市場(chǎng)活動(dòng)控制忽略經(jīng)濟(jì)效益
X商場(chǎng)經(jīng)常舉行各類(lèi)大型商業(yè)促銷(xiāo)活動(dòng)，商業(yè)促銷(xiāo)活動(dòng)主要由市場(chǎng)部門(mén)根據(jù)當(dāng)下市場(chǎng)狀況舉辦，工作重心往往圍繞活動(dòng)的呈現(xiàn)效果，而忽略投入產(chǎn)出比，未引入事前和事后的經(jīng)濟(jì)效益考核。

2X商場(chǎng)完善內(nèi)部控制體系的對(duì)策

建立有效的組織管理架構(gòu)
首先，X商場(chǎng)改革了組織架構(gòu)，確保其有效發(fā)揮內(nèi)部控制機(jī)制的作用，由區(qū)域總裁統(tǒng)管各個(gè)模塊改為扁平化管理，采取分功能、分模塊的管理方式，明確企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的責(zé)任，同時(shí)避免冗長(zhǎng)和復(fù)雜的管理流程，提高員工工作的積極性和創(chuàng)造性。業(yè)務(wù)部門(mén)(如零售和運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)) 和職能部門(mén)(如行政、財(cái)務(wù)、人事等管理部門(mén)) 相對(duì)獨(dú)立，匯報(bào)對(duì)象不存在交叉和隸屬關(guān)系，有效保證了二者內(nèi)部控制管理和監(jiān)督的可能性。

其次，X商場(chǎng)在戰(zhàn)略目標(biāo)、預(yù)算、績(jī)效考核方面加大協(xié)同力度，集團(tuán)主席和高級(jí)管理層在財(cái)政年度初始設(shè)定總部和各下屬子公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和重點(diǎn)發(fā)展方向，并清晰、透明地傳達(dá)至全體員工，使各部門(mén)清晰地認(rèn)識(shí)到只有同其他部門(mén)相互支持，共同圍繞企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)開(kāi)展各項(xiàng)工作，才能保障企業(yè)實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)。

完善存貨管理的內(nèi)部控制
風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略

Ｘ商場(chǎng)對(duì)現(xiàn)有可控和不可控的存貨風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和擬定應(yīng)對(duì)措施。X商場(chǎng)在充分分析和識(shí)別存貨內(nèi)部控制各個(gè)環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險(xiǎn)后，對(duì)經(jīng)常性風(fēng)險(xiǎn)采取應(yīng)對(duì)措施，以期降低存貨管理風(fēng)險(xiǎn)，減少企業(yè)損失。

健全存貨管理制度

X商場(chǎng)健全庫(kù)存商品管理制度，優(yōu)化庫(kù)存控制方法，加快商品周轉(zhuǎn)速度，運(yùn)用信息管理系統(tǒng)提高庫(kù)存管理效率。

完善盤(pán)點(diǎn)制度

X商場(chǎng)加大商場(chǎng)貨物盤(pán)點(diǎn)力度，專(zhuān)門(mén)建立隸屬財(cái)務(wù)部門(mén)的存貨管理團(tuán)隊(duì)，組織和安排經(jīng)常性循環(huán)存貨盤(pán)點(diǎn)，按照品牌、類(lèi)別有步驟、有計(jì)劃地對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的存貨進(jìn)行自查盤(pán)點(diǎn)和財(cái)務(wù)部門(mén)監(jiān)盤(pán)。

提高業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)

X商場(chǎng)提高業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，繼而提高每位員工的存貨安全管理意識(shí)，使他們意識(shí)到部門(mén)的KPI水平不僅有賴(lài)于銷(xiāo)售業(yè)績(jī)的高低，還在于存貨管理水平的高低。

不相容崗位相分離

X商場(chǎng)加強(qiáng)存貨業(yè)務(wù)不相容崗位相分離制度建設(shè)，包括存貨的采購(gòu)與審批、采購(gòu)與驗(yàn)收、采購(gòu)與付款、保管和監(jiān)督相分離等。工作人員嚴(yán)格執(zhí)行不相容崗位相分離制度，并對(duì)實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)和檢查。

完善采購(gòu)管理的內(nèi)部控制
針對(duì)采購(gòu)管理問(wèn)題，X商場(chǎng)制定了《非貿(mào)易商品和服務(wù)采購(gòu)制度及規(guī)范》，明確非貿(mào)易采購(gòu)業(yè)務(wù)流程、供應(yīng)商資質(zhì)及審查標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范采購(gòu)程序、詢(xún)價(jià)和議價(jià)過(guò)程、采購(gòu)業(yè)務(wù)審計(jì)。在供應(yīng)商管理方面，業(yè)務(wù)部門(mén)需要編制供應(yīng)商花名冊(cè)，根據(jù)質(zhì)量、價(jià)格、使用反饋度等綜合條件建立評(píng)價(jià)體系，針對(duì)經(jīng)常性采購(gòu)，建立采購(gòu)檔案和議價(jià)文本。對(duì)年度內(nèi)經(jīng)常發(fā)生和金額較大的采購(gòu)事項(xiàng)采取招投標(biāo)制度，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，每年末對(duì)經(jīng)常性和大宗采購(gòu)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和市場(chǎng)考察，保留優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，淘汰不合格的供應(yīng)商，供應(yīng)商一次行賄即進(jìn)入黑名單，結(jié)算時(shí)必須采用公對(duì)公付款形式， 規(guī)范供應(yīng)商三方比價(jià)制度，由財(cái)務(wù)部門(mén)參與監(jiān)管。

完善銷(xiāo)售活動(dòng)和市場(chǎng)活動(dòng)的內(nèi)部控制
X商場(chǎng)加強(qiáng)企劃促銷(xiāo)活動(dòng)內(nèi)部控制管理的主要措施是加強(qiáng)和健全促銷(xiāo)活動(dòng)管理制度流程，涵蓋促銷(xiāo)方案的制定、審批、談判、執(zhí)行及活動(dòng)后評(píng)估、總結(jié)等主要方面。促銷(xiāo)方案由業(yè)務(wù)部門(mén)和市場(chǎng)部門(mén)共同制定，審批時(shí)要由財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)投入產(chǎn)出比發(fā)表意見(jiàn)，活動(dòng)的評(píng)估由市場(chǎng)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同負(fù)責(zé)，集團(tuán)營(yíng)運(yùn)、內(nèi)部審計(jì)等相關(guān)部門(mén)對(duì)促銷(xiāo)活動(dòng)執(zhí)行情況進(jìn)行抽查、稽核。X商場(chǎng)規(guī)范銷(xiāo)售折扣審批，財(cái)務(wù)部門(mén)介入銷(xiāo)售折扣可行性的經(jīng)濟(jì)論證，重點(diǎn)分析未達(dá)到預(yù)期效果或影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的因素， 規(guī)范優(yōu)惠券發(fā)放制度，由財(cái)務(wù)人員參與，對(duì)其經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行估算，并建立經(jīng)濟(jì)分析模型，提前將銷(xiāo)售增長(zhǎng)率和利潤(rùn)下降率控制在經(jīng)濟(jì)性范疇內(nèi)，放棄非經(jīng)濟(jì)性營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)。