中國會計電算化2001.9
會計信息系統(tǒng)向管理一體化發(fā)展的實現(xiàn)思路
姚文韻
自從1979年，我國將計算機應用到會計領域以來，許多企業(yè)已初步實現(xiàn)了會計電算化，這使企業(yè)的財務人員擺脫了手工操作，這不僅提高了工作效率，還為財務人員更多地參與企業(yè)的經(jīng)營決策提供了條件。但目前的會計信息系統(tǒng)存在的一些缺陷阻礙了信息系統(tǒng)的全面發(fā)展。
當前的會計信息系統(tǒng)主要以模仿替代手工核算為主，帳務系統(tǒng)大多從記帳憑證輸入開始，經(jīng)過計算機處理，完成記帳、算帳、報帳等工作，并局限在財務部門內(nèi)部，僅僅是完成事后核算反映的功能，無法進行事前的預測和事中的控制和監(jiān)督。由于會計信息系統(tǒng)是以記帳憑證為輸入口，故只能反映貨幣信息，很難反映非貨幣信息。
材料、銷售、工資、固定資產(chǎn)、成本等各個核算子系統(tǒng)之間彼此分隔，缺乏會計數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶崟r性、一致性和系統(tǒng)性，商品化會計軟件的開發(fā)沒有統(tǒng)一規(guī)劃，而采用單項開發(fā)再通過憑證方式傳遞各種數(shù)據(jù)，不能形成一個有機整體，各核算模塊是彼此獨立的孤島。
會計信息系統(tǒng)中的各核算子系統(tǒng)提供的信息只能滿足財務部門的需要，而不能同時滿足與財務部門相聯(lián)系的人事、倉庫等職能部門的需要，這主要是受最初會計軟件開發(fā)中缺乏總體規(guī)劃的指導思想及傳統(tǒng)組織機構(gòu)的制約。因此，目前的會計信息系統(tǒng)只能提供主體信息，不能提供與主體相關聯(lián)的信息。
一、管理一體化信息系統(tǒng)概述
目前企業(yè)遇到很多困難、如銷路不暢、資金周轉(zhuǎn)困難，造成這些困難的原因當然是多方面的，但現(xiàn)行的會計核算信息系統(tǒng)的缺陷也是造成這些困難的原因之一，尤其是業(yè)務部門與財務部門不能共享財務部門所提供的信息，就會造成結(jié)算拖延、應收款難以收回、壞帳損失加大、信用下降等弊端，如果要解決這些問題，就必須由管理一體化信息系統(tǒng)來完成。那么，什么是管理工體化信息系統(tǒng)呢？即實現(xiàn)了管理信息系統(tǒng)中各子系統(tǒng)一體化的信息系統(tǒng)，它是一個能夠覆蓋企業(yè)的全部業(yè)務，體現(xiàn)當代先進管理思想，采用最新信息技術(shù)，為各級管理職能部門及時提供管理上所需要信息的全面統(tǒng)一信息系統(tǒng)。一般包括供、產(chǎn)、銷、人、財、物等子系統(tǒng)，通過系統(tǒng)集成技術(shù)，整合成一個并發(fā)操作、統(tǒng)一管理、數(shù)據(jù)共享的有機整體。其中每個子系統(tǒng)都按照本身特有的規(guī)律進行運作，完成本身特有的管理目標和任務，但同時各個子系統(tǒng)之間又要互相聯(lián)系、互相支持、互相提供必要的管理信息。這樣一來，會計信息系統(tǒng)成為企業(yè)一體化信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，使得管理一體化信息系統(tǒng)具有了核算到信息系統(tǒng)的完全功能。它不僅可以完成憑證錄入、記帳、算帳和報帳等核算工作，而且還可以為企業(yè)各個部門進行服務。管理一體化信息系統(tǒng)不僅允許在使用過程中調(diào)閱其他部門的相關信息，而且增加了事前預測、事中控制的功能，這為各部門順利完成其職能提供了保證。在國外。企業(yè)管理信息系統(tǒng)已從MRP到MRPⅡ再發(fā)展到ERP。MRP、MRPⅡ都是面向生產(chǎn)部門的，而ERP與MRP相比，擴展了管理信息集成范圍，除財務、庫存、分銷的生產(chǎn)管理之外，還集成了企業(yè)的其他管理功能，如人力資源、質(zhì)量管理、決策支持等功能。ERP是在MRPⅡ的基礎上發(fā)展起來的，盡管可以面向企業(yè)外部提供管理信息，但本質(zhì)上依舊是面向生產(chǎn)部門的。現(xiàn)在的世界早已形成了買方市場，因此，開發(fā)以業(yè)務為中心的管理信息系統(tǒng)是上乘之選，不過我國的管理水平、技術(shù)水平都比較落后，因此就要從低起點上循序漸進，不可急于求成。
二、基于企業(yè)MIS的會計信息系統(tǒng)分析
管理信息系統(tǒng)（MIS）是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護，以企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu)、提高效益和效率為目的，支持企業(yè)高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)概念圖如下：
圖1 管理信息系統(tǒng)
財務信息系統(tǒng)包括了會計和財務兩部分，會計主要的任務是記帳，使資金的運作不發(fā)生差錯，財務則更多關心如何運作好資金，使其產(chǎn)生效益。會計系統(tǒng)最成熟、最固定的部分是記帳，這部分幾乎已經(jīng)定型，各種企業(yè)幾乎相同。目前會計主要涉及的是歷史數(shù)據(jù)，根據(jù)這些可以產(chǎn)生一些綜合數(shù)據(jù)報表如損益表和資產(chǎn)負債表。但現(xiàn)代的會計已開始向財務延伸，涉及未來的數(shù)據(jù)，如獲利能力計算，責任會計等。盡管當代會計系統(tǒng)已經(jīng)相當成熟，但隨著信息技術(shù)的發(fā)展和隨著經(jīng)濟全球化，會計制度和會計信息系統(tǒng)仍會不斷變化。會計信息系統(tǒng)只是財務信息系統(tǒng)的一部分，財務的總目標是最好的利用資金和剩余資金的最優(yōu)投資。財務信息系統(tǒng)是為協(xié)助主管達到以上目標的計算機系統(tǒng)。財務信息系統(tǒng)概念模式如圖2：
圖2 財務信息系統(tǒng)
圖2財務信息系統(tǒng)輸入子系統(tǒng)中的內(nèi)部審計子系統(tǒng)實際上也是會計功能。審計包括財務審計和運營審計。財務審計主要看公司的財務記錄是否正確，帳、錢是否一致。調(diào)運營審計是審計財務手續(xù)是否完備。高效，它往往和信息系統(tǒng)的再設計聯(lián)系在一起。運營審計一般應有信息系統(tǒng)分析員參加。財務情報子系統(tǒng)向股票持有者、財務社團以及政府機構(gòu)提供信息，幫助了解公司經(jīng)濟環(huán)境，還從政府報告、期刊、網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫收集經(jīng)濟信息，以便分析經(jīng)濟形勢。輸出子系統(tǒng)是財務系統(tǒng)的主要系統(tǒng)、它們能幫助公司進行財務決策。資金管理子系統(tǒng)可以說是財務系統(tǒng)的最重要的子系統(tǒng)，它通過現(xiàn)金流分析，按照現(xiàn)金流人大于現(xiàn)金流出的標準進行調(diào)節(jié)以確保全年現(xiàn)金凈流量的穩(wěn)定。資金和證券管理也是財務管理的重要內(nèi)容，用計算機模擬尋求最佳的資金來源，并處理多余資金的投資問題，確定合理的證券組合、投資組合等。財務控制子系統(tǒng)主要控制一些支出和控制一些企業(yè)性能的參數(shù)。
MIS的概念是發(fā)展的，最初設想MIS是一個單個的高度一體化的系統(tǒng)，它能處理所有的組織功能，隨著時間的推移，這種高度一體化的單個系統(tǒng)顯得過于復雜，并難以實現(xiàn)。MIS的概念轉(zhuǎn)向各子系統(tǒng)的聯(lián)合，按照總體計劃、標準和程序，根據(jù)需要，開發(fā)和實現(xiàn)一個個子系統(tǒng)，MIS成了相關的信息系統(tǒng)的集合。對于企業(yè)來說管理信息系統(tǒng)只有優(yōu)劣之分，不存在有無的問題。目前企業(yè)所擁有的管理信息系統(tǒng)通常只是一些子系統(tǒng)的簡單集合，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間往往相互獨立，本文所倡導的就是將管理信息系統(tǒng)中的子系統(tǒng)有機地結(jié)合成一個整體，即管理一體化信息系統(tǒng)。隨著對信息處理規(guī)律認識的逐步提高，人們提出研究更高級系統(tǒng)。直接支持決策的要求，從現(xiàn)實條件來看，將AIS進行擴張發(fā)展成為MIS是一條必由之路。
三、管理一體化信息系統(tǒng)的實現(xiàn)思路
（一）開發(fā)管理一體化信息系統(tǒng)的幾種方式
在開發(fā)管理一體化信息系統(tǒng)時，首先要分析其數(shù)據(jù)來源，一般可分為三類；第一類來自憑證資料，為分析計算提供原始數(shù)據(jù)，第二類來自帳簿中的數(shù)據(jù)，第三類是財務部門之外的數(shù)據(jù)，前兩類是財務會計處理的主要內(nèi)容，在核算型的會計信息系統(tǒng)中可直接產(chǎn)生數(shù)據(jù)，而第三類數(shù)據(jù)來源復雜，與企業(yè)管理的各個方面密不可分，這使開發(fā)管理型財務軟件的難度遠遠大于核算型財務軟件。為獲取這類數(shù)據(jù)，可采取以下幾種不同方式：第一種是在其他業(yè)務部門擁有自己獨立的計算機信息系統(tǒng)的情況下，解決好會計信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的接口問題，實現(xiàn)不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞。第二種是對企業(yè)管理信息系統(tǒng)進行全面規(guī)劃和整體設計，系統(tǒng)高度集成、數(shù)據(jù)完全共享，建成一個集業(yè)務管理、生產(chǎn)管理、會計核算和財務管理于一體的管理一體化信息系統(tǒng)，財務只是系統(tǒng)的一個有機組成部分。第三種是在原有財務核算軟件的基礎上，向其他業(yè)務部門擴展。
上述三種方式中，第一種方式要將原先各自獨立開發(fā)的各個系統(tǒng)組合在一起，往往因接口過于復雜，在許多情況下比重新規(guī)劃難度更大，一般很少采用這種方式。第二種和第三種方式的實質(zhì)都是將會計核算信息系統(tǒng)全面提升為企業(yè)管理一體化信息系統(tǒng)，它不僅實現(xiàn)了財務會計與管組會計的功能，而且集成了企業(yè)各個業(yè)務部門的管理功能。
從理論上講，第二種方式最理想也是發(fā)達國家普遍采用的，但在是否符合我國國情這一點上值得考慮。國外的管理一體化軟件一般由財務系統(tǒng)、配銷系統(tǒng)、生產(chǎn)制造系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)等構(gòu)成，相對于國外軟件這種以業(yè)務為中心的模式，我國開發(fā)商大都認為“財務是管理的中心”，這是與我國現(xiàn)階段企業(yè)管理水平和計算機應用水平相聯(lián)系的。國內(nèi)財務軟件一般由帳務處理、工資管理、固定資產(chǎn)與折舊管理、采購管理、存貨管理、成本管理等系統(tǒng)組成，其范圍起出了國外的財務軟件，包含了業(yè)務系統(tǒng)中關于資金的核算，尚不具備真正的管理功能。我國的會計信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)相對獨立，作為一個專門的系統(tǒng)發(fā)展，其普及和應用程度大大超過了其他管理軟件。近年來，我國的管理一體化信息系統(tǒng)發(fā)展明顯加快，有些企業(yè)按上述國外模式進行開發(fā)，結(jié)果是失敗的多成功的少。究其原因，主要是企業(yè)的管理水平太低，應用計算機管理的意識不強。而另有一些企業(yè)從財務部門起步，分級分步實施，從單一部門應用逐步向生產(chǎn)管理。物資管理、人事管理等部門擴展取得了較好的效果。實踐證明這是在企業(yè)管理模式不夠規(guī)范、資金比較緊張、人員素質(zhì)不夠高的情況下，發(fā)展管理一體化的一條現(xiàn)實可行的道路。因為管理一體化信息系統(tǒng)中的任何一個子系統(tǒng)都不可能像財務系統(tǒng)那樣，占有整個企業(yè)70％左右的經(jīng)濟信息量、從資金的實物形態(tài)（產(chǎn)量、質(zhì)量、物資、耗費等）到價值形態(tài)（利潤成本收入）全面綜合地反映了企業(yè)的概貌、嚴密地（數(shù)據(jù)之間有對應關系，報表之間有勾稽關系）、系統(tǒng)地（編碼順序系統(tǒng)、時間順序系統(tǒng)、業(yè)務分類系統(tǒng)）記錄企業(yè)的經(jīng)營狀況，而且財務部門有一套嚴格的控制制度，在企業(yè)管理水平普遍不高的情況下，財務部門提供的數(shù)據(jù)和管理相對來說是比較規(guī)范的。這是財務部門的軟件普及應用程度大大高于其他業(yè)務管理部門的根本原因。正因如此，許多企業(yè)將計算機應用于管理是從財務部門開始的，在取得一定成效，積累一定經(jīng)驗后，企業(yè)很自然地要求與財務部門相關的其他部門運用計算機管理，從而實現(xiàn)整個企業(yè)的信息共享。對我國廣大中小企業(yè)而言，目前還是采用第三種方式即在原有財務軟件基礎上向其他業(yè)務部門擴展的方式較為可靠。分系統(tǒng)、分階段開發(fā)，一次性投資不會太大，完成每一階段都能很快見到成效，這樣既增強了使用者的信心，又積累了經(jīng)驗，使系統(tǒng)開發(fā)和應用水平不斷提高。以財務管理為核心擴展的每一個子系統(tǒng)都必須保證與財務系統(tǒng)的聯(lián)接和數(shù)據(jù)共享，避免出現(xiàn)子系統(tǒng)之間相互孤立的局面。其不足之處是系統(tǒng)間的聯(lián)系可能不夠緊密，信息流程不夠合理，因為較多考慮適應企業(yè)現(xiàn)有管理水平，未能充分考慮利用先進的管理模式和管理方法。所以。對那些管理水平高，計算機應用基礎好，技術(shù)力量雄厚的大企業(yè)而言，可以采用第二種方式，建立以業(yè)務為中心的管理一體化信息系統(tǒng)，更好地為提高經(jīng)濟效益和支持決策服務。
（二）開發(fā)管理一體化的信息系統(tǒng)應注意的幾個原則
1．必須以完善的會計核算信息系統(tǒng)為基礎財務核算數(shù)據(jù)是管理層分析、預測、決策的重要依據(jù)。會計核算信息系統(tǒng)應能實現(xiàn)手工會計的全部職能，提供和輸出完整的會計資料，能夠方便提取歷史數(shù)據(jù)供分析之用。在生成管理報表所需的數(shù)據(jù)中，有許多是對財務核算的帳證表數(shù)據(jù)加以分解之后才取得的。如果核算軟件沒有設計這方面的內(nèi)容，當管理會計需要這些數(shù)據(jù)時，只能人工分解數(shù)據(jù)，再輸入系統(tǒng)，造成同一數(shù)據(jù)兩個人口的情況，影響了系統(tǒng)的效率和數(shù)據(jù)的準確性和一致性。因此，在設計核算信息．系統(tǒng)時，要求做得更深更細，將與經(jīng)營業(yè)務管理要求有關的會計數(shù)據(jù)進行分類細化，充分考慮管理一體化信息系統(tǒng)的需求。
2．建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換標準接口
會計核算信息系統(tǒng)具有很強的規(guī)范性。然而，目前市場上各種版本的財務軟件卻缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范，不同的財務軟件即會計核算信息系統(tǒng)之間不能相互交換數(shù)據(jù)，如果用戶使有了不同的會計核算信息系統(tǒng)，在進行報表的合并、匯總及不同系統(tǒng)間查詢時就會出現(xiàn)困難。為解決這一問題。必然要求不同的軟件之間可以按照國家標準進行交換。這樣一來，不僅能為管理會計提供一個良好的基礎，也有利于各種軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換及用戶的選擇。有了標準的數(shù)據(jù)接口，管理一體化軟件獲取數(shù)據(jù)時，可以從不同版本的財務軟件直接取得，也可以從標準數(shù)據(jù)庫中取得，還可以通過手工錄入。財務軟件數(shù)據(jù)交換標準還涉及到財務軟件和其他管理軟件的數(shù)據(jù)交換問題，有了統(tǒng)一的交換標準，使企業(yè)在開發(fā)管理一體化信息系統(tǒng)過程中，不必更換已有的財務軟件，就能順利地實現(xiàn)系統(tǒng)集成，這樣即使系統(tǒng)不斷地升級換代，數(shù)據(jù)資料也能長期保留下來并得到有效利用。
3．強調(diào)以會計理財、經(jīng)營管理等先進管理技術(shù)為主以前的核算型信息系統(tǒng)，因為遵循統(tǒng)一的記帳規(guī)則、會計制度等規(guī)范的規(guī)定，流程單一，同時我國軟件開發(fā)人才不足，所以走入了重計算機技術(shù)，輕管理的誤區(qū)。而新的管理一體化信息系統(tǒng)的成功與否在于開發(fā)人員對會計管理方法和技術(shù)掌握的程度，這必然要求改變原以計算機技術(shù)為主的策略；強調(diào)以會計理財、經(jīng)營管理為中心，計算機技術(shù)只是實現(xiàn)的手段與保證。在新的信息系統(tǒng)開發(fā)過程中，沒有會計專家和管理專家的參與，新的信息系統(tǒng)只能是一個失敗的系統(tǒng)。
4．必須結(jié)合企業(yè)的具體情況實地開發(fā)，走集成化發(fā)展的道路由于各企業(yè)的具體情況千差萬別，經(jīng)營管理范圍和管理方法也處于不斷發(fā)展變化當中，因此管理一體化信息系統(tǒng)難以像會計核算信息系統(tǒng)那樣成為規(guī)范的通用性產(chǎn)品，必須由軟件開發(fā)單位與用戶密切合作開發(fā)，走集成化發(fā)展的道路。在開發(fā)過程中，需要深入了解用戶的實際情況和管理模型，提出具體的管理指標體系，明確企業(yè)的各種經(jīng)營控制和管理活動，掌握這些活動所需的數(shù)據(jù)流程及其與企業(yè)的經(jīng)營管理目標和財務目標的關系。既要考慮到企業(yè)管理的現(xiàn)狀，又不能僅限于把原有的會計模式、管理模式進行簡單的移植，而且應盡量采用新的管理技術(shù)和方法，促進會計人員和管理人員的知識更新，提高會計和企業(yè)管理的總體水平。這種開發(fā)方式最大的問題是成本較高，要解決這一問題，更需要強調(diào)系統(tǒng)的標準化、集成化和開發(fā)性。開發(fā)者在完成數(shù)據(jù)環(huán)境建設時應留有完整的擴充接口，可以面向單一用戶進行再開發(fā)，使開發(fā)出來的產(chǎn)品既有通用性模塊，又積累了特定領域的再開發(fā)經(jīng)驗，長此以往，標準模塊就會不斷增加，成本就會不斷降低，另一方面，也為用戶擴展系統(tǒng)，進行二次開發(fā)打下良好的基礎，從而保護了用戶的長遠利益。
（作者單位：南京經(jīng)濟學院會計學院）
