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新時代做好財會監(jiān)督工作的實踐與思考

 對經(jīng)濟活動的監(jiān)督是會計的基本職能之一。作為財會監(jiān)督體系的重要一環(huán),做好公司內(nèi)部財會監(jiān)督是我們財務工作的重要內(nèi)容之一。

G公司為中國醫(yī)藥集團有限公司旗下中國生物技術股份有限公司控股子公司。近年來,公司在大力開拓市場、提高經(jīng)營效益的同時,著力加強風險控制,強化合規(guī)經(jīng)營,推動公司高質(zhì)量發(fā)展。

NO.1
加強財會監(jiān)督保障措施

要從完善的制度到規(guī)范化流程再到標準化表單,將財會監(jiān)督的要求予以明確和固化,并通過持續(xù)的培訓以及績效考核手段,使業(yè)務部門主動適應和配合財會監(jiān)督要求,在公司營造出良好的合規(guī)經(jīng)營氛圍,為財會監(jiān)督工作實施提供基礎保障。

第一,完善制度框架體系,提升財務管理效能。做好財會監(jiān)督的前提條件,就是要有完備的制度作為基礎。集團各公司都在進行制度“廢改立”,財務制度作為公司制度體系中的一個重要分支,也應該有自己獨立的體系。

根據(jù)業(yè)務情況,明確財務管理的主要方向,按照管理的內(nèi)容,將需要制訂和完善的制度搭建一個框架體系,然后在此基礎上做填空式的完善和補充,避免出現(xiàn)制度空白、造成財會監(jiān)督盲區(qū);對新出現(xiàn)的業(yè)務,進行及時增加和補充。制度框架體系也要動態(tài)調(diào)整、持續(xù)優(yōu)化。目前,G公司已制定或修訂的財務規(guī)章制度有30項。

第二,搭建內(nèi)部控制體系,踐行合規(guī)管理。在制度完善的基礎上,從 2021年開始,G公司啟動了“以合規(guī)風險清單為基礎、以合規(guī)管理制度和運行規(guī)則為保障、以合規(guī)內(nèi)控手冊為核心、以專項合規(guī)指引為延展”的內(nèi)控管理體系搭建和內(nèi)控手冊編寫。

首先,成立了由財務、法務、審計、業(yè)務人員協(xié)同聯(lián)動的風險內(nèi)控小組,由公司財務總監(jiān)擔任組長。在參考學習企業(yè)內(nèi)部控制配套指引、中國生物內(nèi)控手冊的基礎上,結合實際情況,按照內(nèi)部控制五要素,編制完成了18個內(nèi)控流程,初步建立起了“橫到邊、縱到底”的內(nèi)控風險管理體系。

內(nèi)控手冊中每個業(yè)務事項包括三方面內(nèi)容:流程框架、內(nèi)控手冊以及流程圖。在流程框架中明確了每個三級流程涉及的具體業(yè)務部門,并將每個控制流程對應的相關制度和控制表單一一列示出來,不僅方便業(yè)務人員具體操作時查詢和掌握,方便審計人員開展內(nèi)控自我評價時對照檢查,還有利于新員工快速培訓上崗。此外,通過流程圖可以讓使用人員對每個內(nèi)控流程全貌一目了然。

內(nèi)控手冊的編制,為財務人員提供了一次深入了解業(yè)務的機會,增加了業(yè)財融合切入點。同時,財務部門能夠非常清晰地找到需要對業(yè)務流程進行財會監(jiān)督的關鍵點。

第三,優(yōu)化財會監(jiān)督環(huán)境,確保制度執(zhí)行落地。一是搭建業(yè)財信息溝通渠道,財務監(jiān)督貫穿經(jīng)濟業(yè)務實施全過程,財務規(guī)范倒逼業(yè)務規(guī)范。

G公司強化了財務稽核的作用,當好財務“合格守門員”,將財務稽核工作重心前移至業(yè)務過程中??紤]到所有需要對外支付的業(yè)務最后的流程都會流轉(zhuǎn)到財務部,在業(yè)務部門還不能做到主動合規(guī)的情況下,提出了“以財務合規(guī)倒逼業(yè)務合規(guī)”:對于財務審核不符合規(guī)范的業(yè)務,堅決不予支出,倒逼業(yè)務按照要求去完善,直至符合要求。如此反復多次,讓業(yè)務部門認識到財務合規(guī)要求的嚴肅性,逐步達到業(yè)務前端的主動合規(guī),最終實現(xiàn)業(yè)務部門從“要我合規(guī)”,到“我要合規(guī)”。

二是通過持續(xù)培訓強化全體員工合規(guī)理念,使其做到懂流程、知標準,嚴格按規(guī)章制度辦事。

將審批流程予以固化,報銷要求表單化、標準化,保證審批流程的合規(guī)性。業(yè)務部門按照涉及的業(yè)務內(nèi)容直接選用對應表單。同時,將所有涉及報銷的事項要點制作成標準化表格,針對每項費用從釋義、對業(yè)務的要求、財務審核要點進行標準化規(guī)定。業(yè)務能夠非常清晰地知道每項業(yè)務所對應的合規(guī)要求,只要按照財務標準化的要求準備報銷材料,就可以快速報銷。除了常規(guī)業(yè)務,對于特殊業(yè)務也有類似的財務審核要求。另外,通過持續(xù)的培訓、講解、答疑,推動業(yè)務真正達到懂流程、知標準。

三是健全考核評價體系,落實工作督辦機制,促進事后檢查。

公司將財務合規(guī)納入了所有部門的績效考核指標中,由財務部門進行考核打分。同時,對需要整改落實的事項,納入公司督辦事項進行督辦,限期處理或整改。

NO.2
完善財會監(jiān)督工作機制

通過打破公司內(nèi)部信息壁壘,將業(yè)務執(zhí)行過程與資金流動情況結合起來。從預算監(jiān)督、合同監(jiān)督、資金監(jiān)督三個方面建立財會監(jiān)督聯(lián)動機制,以全面預算為出發(fā)點,以合同管控為切入點,以評價反饋為落腳點,從這三個方面來開展財會監(jiān)督工作。

第一,以全面預算為出發(fā)點,加強經(jīng)營分析及指標預警。G公司在OA系統(tǒng)中設置了預算控制模塊。這個模塊具有預算管理的編制、審批、調(diào)整、控制和分析五方面功能。公司財務部充分應用其預算控制功能,將預算與業(yè)務報銷結合起來,各部門只能在本年度預算控制額度內(nèi)提交年度和月度預算。只有在提交預算并審批完成后,業(yè)務部門才可以在預算額度內(nèi)填報報銷表單,進行相關費用的報銷。如果當月沒有在系統(tǒng)里填報審批預算,就不能發(fā)起報銷申請。通過預算控制,實現(xiàn)了預算與報銷之間的有效匹配和銜接,避免了預算與執(zhí)行兩張皮的現(xiàn)象。

第二,以合同管控為切入點,防止重大項目財務監(jiān)管缺失。在合同簽訂審查環(huán)節(jié),財務部門負責人和財務總監(jiān)都會參與合同審核。在合同履行結算環(huán)節(jié),著重關注以下幾個方面:一是合同進度是否符合合同約定條款、是否及時交付,成本費用、投資是否超預算;二是全面審查合同驗收資料是否齊全,相關票據(jù)是否符合法律法規(guī)和合同約定;三是深入了解合同履行動態(tài),及時采取措施規(guī)避風險。

同時,在合同執(zhí)行環(huán)節(jié),將報銷流程與合同履行進行勾連銜接。針對簽訂合同的事項,設立了合同付款單,只有業(yè)務部門在OA系統(tǒng)完成合同訂立會簽流程、且合同歸檔進入OA系統(tǒng)合同臺賬后,才能選擇相應的合同進行付款流程的申請;合同相關信息也會從合同審批流程同步到合同付款單中。合同付款單中列明了付款次數(shù)、付款條件以及合同余額等合同信息,確保了合同內(nèi)容與報銷事項的一致性,財務部門無需重復查閱合同。

為確保合同信息的傳遞,設立輔助合同臺賬,形成合同管理的閉環(huán)。每月10日前,OA系統(tǒng)自動觸發(fā)合同臺賬提交單流程,各部門將合同臺賬通過系統(tǒng)傳遞至相關部門,保證合同信息的有機貫通。

第三,以評價反饋為落腳點,加強財會監(jiān)督結果運用、精準施策。通過制定《財務合規(guī)評價與考核標準》,達到審核結果反饋、問題及時改善的監(jiān)督目的。在《財務合規(guī)評價與考核標準》中設立了6個方面的考核評價指標,將每項指標量化、明確評審標準,且評定過程全部有記錄可查,保證評價透明化、標準化,標定結果公平公正。同時,考核結果納入部門績效考核指標中。通過加強過程考核,保證了財會監(jiān)督的有效性和及時性,將風險控制在發(fā)生前。

NO.3
加大重點領域財會監(jiān)督力度

以現(xiàn)金流為抓手和出發(fā)點,對現(xiàn)金流入、流出最集中的營銷和采購兩個環(huán)節(jié),加大財會監(jiān)督力度。

營銷業(yè)務方面,針對銷售發(fā)貨流程的價格政策、授信管理、合同管理、發(fā)貨管理、銷售回執(zhí)等一系列環(huán)節(jié),財務部門都會參與其中。同時,年底會對全年經(jīng)營目標預計完成情況進行持續(xù)跟蹤,通過周報形式對銷售收入完成進展進行監(jiān)控。

此外,公司財務部門對營銷工作的監(jiān)督重點是應收賬款管理。除了對賬、催收手段外,重點是加強逾期賬款的監(jiān)管,將超賬期的應收賬款與業(yè)務人員的業(yè)績、與服務商的服務費支付進行掛鉤,避免應收賬款發(fā)生壞賬。

采購業(yè)務方面,從采購業(yè)務全流程進行財會監(jiān)督。針對財會監(jiān)督過程中出現(xiàn)的突出問題,召開專題會議加以解決。專題會議中,財務部協(xié)同采購部、審計部、招標辦公室、運營與風險管理部等相關部門,結合公司采購業(yè)務實際,從物料需求、采購計劃、供應商選擇、合同管理、采購驗收、付款管理等方面切入,對關鍵節(jié)點進行詳盡梳理,確定了采購業(yè)務板塊的工作重點,提出了采購業(yè)務流程制度修訂和完善的要求,推動了公司采購業(yè)務向著更高效、更規(guī)范的目標前進,保證了公司采購業(yè)務流程的高效運作。

NO.4
五項舉措

在認真學習《關于進一步加強財會監(jiān)督工作的意見》基礎上,G公司也在思考如何進一步做好財會監(jiān)督工作。

一是建立監(jiān)督組織保障。深入強化財會監(jiān)督的組織領導,明確公司承擔財會監(jiān)督職責的機構或人員,加強內(nèi)部組織的協(xié)同配合。

二是加強監(jiān)督隊伍建設。財務人員要加強自我約束,遵守職業(yè)道德,增強主觀能動監(jiān)督意識。公司要配備與財會監(jiān)督職能相匹配的人員力量,加強財會監(jiān)督人才培訓,按照不同的業(yè)務模塊建立人才隊伍,提升專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。

三是完善監(jiān)督體系。建立健全對經(jīng)濟業(yè)務、財務管理、會計行為開展日常監(jiān)督的財會監(jiān)督制度體系;完善內(nèi)部控制體系;建立健全事前評估、事中跟蹤、事后評價的管理體系;構建財會領域重大風險識別預警機制。

四是提高監(jiān)督技能。充分運用大數(shù)據(jù)和信息化手段,深化“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)督”,為財會監(jiān)督工作精準高效開展提供有力支撐,切實提升監(jiān)管效能,實現(xiàn)從“人防”向“技防”過渡。優(yōu)化監(jiān)督模式與方式方法,推動日常監(jiān)督與專項監(jiān)督、現(xiàn)場監(jiān)督與非現(xiàn)場監(jiān)督、線上監(jiān)督與線下監(jiān)督、事前事中事后監(jiān)督相結合,實現(xiàn)監(jiān)督和管理有機統(tǒng)一。

五是形成監(jiān)督合力。形成財務與業(yè)務、內(nèi)控、審計、紀檢相結合,財務自查與巡視巡查,內(nèi)部和外部審計協(xié)同配合的財會監(jiān)督與其他各類監(jiān)督貫通協(xié)調(diào)、高效銜接、運轉(zhuǎn)有序的工作機制,增強公司內(nèi)部監(jiān)督的協(xié)同性和聯(lián)動性,形成監(jiān)督合力,提升監(jiān)督效能。

(作者單位:國藥集團動物保健股份有限公司)

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