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石油化工企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的優(yōu)化 作者:魏東 | 中國(guó)石油化工股份有限公司財(cái)務(wù)部;解宏學(xué) | 中國(guó)石化集團(tuán)共享服務(wù)有限公司東營(yíng)分公司;常寒蕊 | 中國(guó)石化集團(tuán)共享服務(wù)有限公司東營(yíng)分公司濮陽(yáng)服務(wù)部
隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,財(cái)務(wù)共享作為一種新的財(cái)務(wù)管理模式在許多跨國(guó)公司和國(guó)內(nèi)大型集團(tuán)公司中廣泛應(yīng)用。該模式的應(yīng)用雖將集團(tuán)內(nèi)各企業(yè)的會(huì)計(jì)賬務(wù)處理、報(bào)表出具等固定性的工作集中處理,極大提高了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量和效率,但會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的內(nèi)容與形式發(fā)生了變化。中國(guó)石油化工集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱中石化)依據(jù)財(cái)務(wù)共享模式對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的新要求,擴(kuò)充完善了會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的基本內(nèi)容,更好地提升會(huì)計(jì)工作質(zhì)量。
一、財(cái)務(wù)共享對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的影響
(一)職責(zé)崗位劃分的要求
實(shí)行財(cái)務(wù)共享以后,集團(tuán)內(nèi)的企業(yè)會(huì)計(jì)核算環(huán)節(jié)由財(cái)務(wù)共享公司集中處理,企業(yè)法人單位依然對(duì)本單位會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé),會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范處于企業(yè)和共享公司“一體兩面”的狀態(tài),相應(yīng)地,企業(yè)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置、會(huì)計(jì)核算的規(guī)范要求、記賬文件的流轉(zhuǎn)等方面都會(huì)發(fā)生重大變化。企業(yè)需從現(xiàn)行會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范基本要求入手,明確企業(yè)和共享公司的崗位職責(zé)權(quán)限,做好相互配合,合力完成各項(xiàng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。
(二)信息化管理的要求
實(shí)施財(cái)務(wù)共享要求集團(tuán)企業(yè)有完善的信息系統(tǒng)及相應(yīng)配套的體制機(jī)制。共享模式下財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)按照系統(tǒng)控制規(guī)范生成記賬憑證與財(cái)務(wù)報(bào)表,會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重點(diǎn)不僅要求規(guī)范詳細(xì)的記賬過(guò)程,還需關(guān)注原始單據(jù)傳遞、信息系統(tǒng)安全運(yùn)營(yíng)、電子記賬文件保管等方面,對(duì)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)、系統(tǒng)權(quán)限管理、系統(tǒng)安全保障等方面要求凸顯。
(三)規(guī)范會(huì)計(jì)核算的要求
集團(tuán)企業(yè)一般規(guī)模較大,地域分布廣闊,也會(huì)涉及行業(yè)內(nèi)的多個(gè)板塊,集團(tuán)內(nèi)部不同企業(yè)會(huì)計(jì)核算通常存在一定差異。實(shí)施財(cái)務(wù)共享,要求在集團(tuán)層面規(guī)范會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)與流程,減少人為干預(yù)和操控。
(四)完善記賬文件的要求
財(cái)務(wù)共享后會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管,會(huì)計(jì)資料收集、傳遞、整理、保管相較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作有較大變化。共享模式下做好電子檔案的收集、保管、有效存儲(chǔ)與交接,需明確規(guī)范會(huì)計(jì)資料在企業(yè)與共享間的流轉(zhuǎn)與交接。
(五)深化會(huì)計(jì)稽核和監(jiān)督的要求
隨著財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程推進(jìn),業(yè)務(wù)對(duì)財(cái)務(wù)信息需求的顆粒度越發(fā)精細(xì),企業(yè)管理要求財(cái)務(wù)加大稽核與監(jiān)督作用的發(fā)揮。財(cái)務(wù)共享實(shí)施后,會(huì)計(jì)核算環(huán)節(jié)相對(duì)獨(dú)立,要求企業(yè)和共享加強(qiáng)信息溝通,明確在會(huì)計(jì)稽核與監(jiān)督工作中的職責(zé),形成合力監(jiān)督、相互制約,共同提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。
二、中石化財(cái)務(wù)共享模式下優(yōu)化會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作策略
中石化產(chǎn)業(yè)鏈條長(zhǎng),集團(tuán)內(nèi)部管理層級(jí)多,財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營(yíng)管控難度大,推行財(cái)務(wù)共享成為集團(tuán)提升財(cái)務(wù)管理的內(nèi)在要求。2014年中石化啟動(dòng)財(cái)務(wù)共享試點(diǎn)建設(shè),2017年成立了獨(dú)立運(yùn)行的財(cái)務(wù)共享公司,2018年財(cái)務(wù)共享在境內(nèi)企業(yè)全面推廣。財(cái)務(wù)共享的實(shí)施并未改變會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的基本要求,仍需按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的基本框架內(nèi)容,明確企業(yè)和共享的管理職責(zé)、細(xì)化管理內(nèi)容,健全完善會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的相關(guān)制度。
(一)明確管理職責(zé)
中石化實(shí)施財(cái)務(wù)共享后,改變了集團(tuán)公司傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理模式,把集團(tuán)內(nèi)部企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的責(zé)任主體分為企業(yè)與共享兩個(gè)層面,但會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的實(shí)施不能因此而削弱。通過(guò)強(qiáng)化不同責(zé)任主體的崗位配置和職能劃分,仍保持會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的一體化和持續(xù)性,共同保障會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作實(shí)施。明晰集團(tuán)總部、企業(yè)和共享各自的管理職責(zé),理順管理界面,壓實(shí)管理責(zé)任。
1.機(jī)構(gòu)設(shè)置體現(xiàn)會(huì)計(jì)職能地位。企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)規(guī)模和經(jīng)營(yíng)管理設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu),配備會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人及相應(yīng)數(shù)量的會(huì)計(jì)人員,不具備單獨(dú)設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)條件的,在有關(guān)機(jī)構(gòu)中配備專職會(huì)計(jì)人員,保證專職會(huì)計(jì)人員的職能不被其他職能替代,以保證健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度和履行嚴(yán)格的財(cái)務(wù)手續(xù),企業(yè)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)運(yùn)行不違背法律、法規(guī)等準(zhǔn)則要求。
共享按照其會(huì)計(jì)核算職能,依據(jù)財(cái)務(wù)核算流程設(shè)立業(yè)務(wù)部門,負(fù)責(zé)檔案管理、會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)報(bào)告出具等會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,構(gòu)建規(guī)范、統(tǒng)一、高效的會(huì)計(jì)核算管理體系。企業(yè)和共享分別設(shè)置專人負(fù)責(zé)雙方的業(yè)務(wù)溝通,保證會(huì)計(jì)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的銜接。
2.崗位設(shè)置體現(xiàn)不相容原則。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)崗位設(shè)置的重要原則是崗位不兼容原則。財(cái)務(wù)共享后,企業(yè)不再設(shè)置出納、會(huì)計(jì)核算等崗位,主要向經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)變,持續(xù)優(yōu)化預(yù)算管理、成本管理、資金管理、資產(chǎn)管理、稅務(wù)管理等崗位職責(zé),參與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)分析。企業(yè)不相容崗位設(shè)置體現(xiàn)出崗位間的相互牽制和互相監(jiān)督,不僅考慮了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)崗位設(shè)置,還考慮了新興崗位的配置,如網(wǎng)銀支付的密碼設(shè)置與使用、刷臉、指紋等電子支付的牽制;電子票據(jù)的管理,健全內(nèi)部管理流程,保證票據(jù)管理全過(guò)程受控。
共享按照會(huì)計(jì)核算流程設(shè)立配置相關(guān)崗位主要體現(xiàn)在賬務(wù)處理流程中掛賬到付款、銷售到收款、記賬與審核等,明確職責(zé)劃分,確保提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量。
(二)加強(qiáng)信息系統(tǒng)管控
中石化統(tǒng)一實(shí)施了ERP系統(tǒng)、資金集中管理、會(huì)計(jì)集中核算等信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理制度統(tǒng)一化、會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)化、資金管理集中化、主要業(yè)務(wù)流程和核心主數(shù)據(jù)規(guī)范化,建成了規(guī)范高效的集團(tuán)型財(cái)務(wù)信息管理體系,為規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作提供了高效的智能技術(shù)支撐。
1.明確系統(tǒng)用戶權(quán)限。在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中,企業(yè)和共享公司嚴(yán)格劃分用戶接口,避免權(quán)限劃分不清,造成職責(zé)界面模糊。權(quán)限分配和調(diào)整嚴(yán)格按內(nèi)控要求履行相應(yīng)的審批手續(xù),并做好變更記錄。系統(tǒng)用戶嚴(yán)格按照個(gè)人用戶名和登錄密碼進(jìn)入系統(tǒng),在其職責(zé)范圍內(nèi)進(jìn)行操作。企業(yè)相關(guān)人員沒(méi)有賬務(wù)處理權(quán)限及報(bào)表計(jì)算的權(quán)限,但是配置了相應(yīng)的查詢權(quán)限,保證企業(yè)各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全與運(yùn)用。共享公司則嚴(yán)格按照企業(yè)管理層級(jí)和架構(gòu)配置業(yè)務(wù)處理權(quán)限,不得擁有超崗位設(shè)置的權(quán)限,以保護(hù)企業(yè)的商業(yè)財(cái)務(wù)機(jī)密。
2.規(guī)范在線數(shù)據(jù)傳遞。財(cái)務(wù)共享后,原始單據(jù)的流轉(zhuǎn)與審批實(shí)現(xiàn)信息化,原始單據(jù)的整理、提報(bào)路徑、傳輸和處理明確了嚴(yán)格的操作規(guī)范和系統(tǒng)控制,企業(yè)和共享公司嚴(yán)格按照操作規(guī)范執(zhí)行,做好在線資料的流轉(zhuǎn)和操作。
企業(yè)按照規(guī)范路徑進(jìn)行在線單據(jù)提報(bào),按照規(guī)范要求整理和寄送原始單據(jù)。同時(shí)按照票據(jù)管理規(guī)范和流程準(zhǔn)確、完整地接收和傳遞電子票據(jù)數(shù)據(jù),并做好在線流程審批。共享公司建立嚴(yán)格的原始憑證管理流程,對(duì)原始憑證進(jìn)行簽收、掃描、歸檔,確保影像與原始憑證一致。
3.維護(hù)系統(tǒng)安全。用戶權(quán)限管理是信息管理系統(tǒng)安全管理的重點(diǎn)。建立完善的信息系統(tǒng)用戶管理和審批流程,包括但不限于定期、不定期整理用戶權(quán)限;不得違規(guī)配置超級(jí)用戶權(quán)限;信息管理系統(tǒng)用戶密碼需定期更換,如需重置密碼應(yīng)履行相應(yīng)審批手續(xù),由系統(tǒng)管理員進(jìn)行重置;因工作關(guān)系需要配置審計(jì)、稅務(wù)等特殊用戶,須經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)后設(shè)置,并做好記錄和備案,使用完畢后應(yīng)及時(shí)注銷。
(三)完善會(huì)計(jì)核算流程
財(cái)務(wù)共享模式下,會(huì)計(jì)建賬、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)對(duì)賬和財(cái)務(wù)報(bào)告等內(nèi)容與傳統(tǒng)核算流程發(fā)生較大的變化。集團(tuán)總部負(fù)責(zé)制定會(huì)計(jì)政策,編制財(cái)務(wù)共享服務(wù)業(yè)務(wù)操作規(guī)范和業(yè)務(wù)流程,對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)工作質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查;企業(yè)負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性,業(yè)務(wù)的審批流程和權(quán)限必須符合企業(yè)的內(nèi)控要求,根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)整理提供完整的紙質(zhì)或電子資料,提交服務(wù)申請(qǐng)到共享;共享負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性、合規(guī)性、及時(shí)性,執(zhí)行總部財(cái)務(wù)部制定的會(huì)計(jì)政策、財(cái)務(wù)共享服務(wù)業(yè)務(wù)操作規(guī)范和業(yè)務(wù)流程,根據(jù)企業(yè)提交的紙質(zhì)或電子資料進(jìn)行賬務(wù)處理。
1.規(guī)范原始憑證。共享公司加強(qiáng)對(duì)企業(yè)提報(bào)原始單據(jù)的質(zhì)量審核,并明確單據(jù)寄送操作規(guī)范:建立原始單據(jù)到達(dá)共享內(nèi)部流轉(zhuǎn)制度,確保企業(yè)原始單據(jù)在傳遞和接收過(guò)程中不受到毀損或丟失;建立并完善票據(jù)甄別制度與流程,保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)合規(guī)與財(cái)務(wù)資金安全。
2.規(guī)范會(huì)計(jì)憑證。集團(tuán)總部明確由財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)集成的記賬憑證規(guī)則,記賬規(guī)則需符合國(guó)家及公司相關(guān)制度規(guī)定,企業(yè)負(fù)責(zé)集成憑證相關(guān)數(shù)據(jù)的質(zhì)量,共享服務(wù)公司負(fù)責(zé)集成憑證相關(guān)數(shù)據(jù)的核查,對(duì)共享人員通過(guò)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)錄入的會(huì)計(jì)憑證,制定憑證編制和憑證審核的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化流程、管理制度。
3.規(guī)范會(huì)計(jì)報(bào)告。企業(yè)是財(cái)務(wù)報(bào)告的使用主體,負(fù)責(zé)提交月結(jié)申請(qǐng),提供月結(jié)及報(bào)表填報(bào)相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),負(fù)責(zé)審核會(huì)計(jì)報(bào)表,編制財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書和會(huì)計(jì)報(bào)表附注,對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)的真實(shí)性、合理性和提供業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。共享公司是編制和上報(bào)會(huì)計(jì)報(bào)表的主體,遵從賬期關(guān)閉、指標(biāo)數(shù)據(jù)檢查、報(bào)表編制、報(bào)表檢查等流程及操作規(guī)范,對(duì)報(bào)表編報(bào)的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。
(四)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理
電子檔案管理包括會(huì)計(jì)憑證(含電子會(huì)計(jì)憑證)、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料的立卷、歸檔、保管、移交、借閱等。企業(yè)負(fù)責(zé)及時(shí)規(guī)范提交業(yè)務(wù)申請(qǐng)和會(huì)計(jì)憑證附件;共享負(fù)責(zé)單據(jù)接收、初審、掃描,整理和臨時(shí)存檔。
1.記賬文件的傳遞與保管。企業(yè)負(fù)責(zé)做好紙質(zhì)原始單據(jù)的分類整理與寄送,以及記賬文件的接收與存儲(chǔ)。共享公司負(fù)責(zé)紙質(zhì)的原始憑證歸檔,會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告以電子形式保存并歸檔至電子檔案管理系統(tǒng),同時(shí)對(duì)音像數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、視頻數(shù)據(jù)等建立電子記賬文件與相關(guān)聯(lián)紙質(zhì)記賬文件的檢索關(guān)系。
2.紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和移交。企業(yè)和共享公司通過(guò)服務(wù)協(xié)議明確雙方對(duì)紙質(zhì)檔案的管理和移交工作。
(五)深化會(huì)計(jì)稽核監(jiān)督
明確企業(yè)、共享公司監(jiān)督稽核的內(nèi)容、責(zé)任和爭(zhēng)議處理方式等內(nèi)容,以完善各項(xiàng)內(nèi)控制度,防范各項(xiàng)會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn),營(yíng)造良好的持續(xù)運(yùn)營(yíng)環(huán)境。
1.會(huì)計(jì)稽核。企業(yè)建立健全內(nèi)部稽核制度,定期組織開展會(huì)計(jì)稽核工作,出具稽核報(bào)告,跟蹤問(wèn)題整改。共享公司對(duì)會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行稽核,重點(diǎn)是加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)政策的把握、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的研究與運(yùn)用。雙方建立聯(lián)動(dòng)稽核機(jī)制,共享稽核成果,及時(shí)糾正稽核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。
2.會(huì)計(jì)監(jiān)督。財(cái)務(wù)共享拓寬了會(huì)計(jì)監(jiān)督范圍,前移了會(huì)計(jì)監(jiān)督的重點(diǎn),會(huì)計(jì)監(jiān)督更注重控制企業(yè)財(cái)務(wù)信息及經(jīng)營(yíng)活動(dòng),更加關(guān)注過(guò)程監(jiān)督和事前控制。企業(yè)加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)全過(guò)程監(jiān)督,重點(diǎn)體現(xiàn)過(guò)程監(jiān)督,嚴(yán)格內(nèi)控流程執(zhí)行,規(guī)范業(yè)務(wù)操作。在各項(xiàng)財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)報(bào)告、實(shí)物款項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督基礎(chǔ)上,對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)計(jì)劃的執(zhí)行等情況進(jìn)行過(guò)程監(jiān)督。共享發(fā)揮財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集中優(yōu)勢(shì),注重財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián),通過(guò)搜索、比對(duì)、分析、判斷,幫助企業(yè)監(jiān)督人員查找經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)。
三、進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的思考
財(cái)務(wù)共享的實(shí)施改變了中石化會(huì)計(jì)核算工作的組織形態(tài)、核算流程,創(chuàng)新了會(huì)計(jì)稽核和監(jiān)督方式,但會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作仍需進(jìn)一步完善。
(一)以會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范為標(biāo)準(zhǔn),建立基礎(chǔ)工作考評(píng)體系
現(xiàn)行中石化會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范在保證基本財(cái)務(wù)制度的基礎(chǔ)上,拓展了會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的廣度與深度,構(gòu)建了共享模式下的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理規(guī)范。在實(shí)施過(guò)程中,集團(tuán)總部還需按照會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的基本內(nèi)容和流程,建立完善會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作考評(píng)體系和規(guī)范評(píng)分表,定期對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理進(jìn)行檢查,保證會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范有效實(shí)施,以提升企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作質(zhì)量。
(二)依據(jù)管理模式變化,完善會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范
財(cái)務(wù)共享服務(wù)全面推廣后,現(xiàn)行《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》已無(wú)法充分滿足企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理工作的需求。作為企業(yè)內(nèi)部管理基礎(chǔ)工作制度之一,《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》需結(jié)合管理模式的變化,增強(qiáng)其適用性。企業(yè)需研究新形勢(shì)下會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范流程,為夯實(shí)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作提供制度 保障。