基金項目：湖北省教育廳人文社科學研究項目（2006y305）
【摘要】地方高校物資在整個采購過程中存在著各種內外部風險，而管理審計是降低其風險并保證物資采購真實性、合法性、經濟性、效益性和效果性的有效手段。
隨著我國高等學校體制改革的不斷深入和完善，地方高等學校在地方經濟的發(fā)展和人才培養(yǎng)方面扮演著越來越重要的角色。同時地方高等教育經費已由單一的財政全額預算撥款體制逐步轉變?yōu)槎嗲阑I措教育經費的模式，而且高校還面臨著事業(yè)單位的全面改革。這些都促使高校必須確立資金效益觀念，經營學校的理念，建立健全內部制約機制，在多渠道籌措教育經費的同時，采取有效的節(jié)流措施，努力降低教育運行成本，實現少投入多收益。這種市場經濟環(huán)境中求生存、求發(fā)展的經營學校新理念的確立，必然要求內部審計機構和內部審計人員對高校的物資采購進行審計和監(jiān)督。
一、管理審計及特點
由于財產的所有權與經營權的分離，導致了受托的財務責任及受托的管理責任等經濟責任關系的出現。最初的審計是財務審計，主要是鑒證受托財務責任，隨著管理的日益科學化，企業(yè)內部大都加強了內部控制制度，企業(yè)的錯弊事項大大減少，企業(yè)管理當局逐漸將關注的重點轉向加強企業(yè)管理，以提高企業(yè)的競爭能力，這要求審計人員鑒證受托的管理責任，即現在的管理審計。其特點表現在“5E”審計即：經濟性（Economy）、效率性（Effeciency）、效果性（Effectiveness）、環(huán)保性（Environment Audits）、公平性（Equity Audits）。以鑒明企業(yè)在管理方面存在的薄弱點，并就此提出改進意見，提示企業(yè)管理者改善管理，更好地完成受托管理責任。
地方高校物資采購管理審計，是指地方高校的內部審計機構或內部審計人員對高校內部有關職能部門(單位)使用學校資金獲取物資的真實性、合法性、經濟性、效益和可觀性進行審計監(jiān)督的活動。
二、地方高校物資采購審計的必要性
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隨著市場經濟的發(fā)展，國家對價格的控制逐漸放開，尤其在買方市場條件下，出現了名目繁多的促銷手段，其中部分為非法交易。物資采購過程中存在著高買高賣、高估冒算、暗箱操作、收受回扣、變相回扣、變相折讓、貪污受賄等不良現象。對采購行為進行審計監(jiān)督可以凈化經濟環(huán)境，從源頭上遏制腐敗，同時也是保護干部、加強廉政建設的有效舉措。
?。ǘ┦切聲r期內審工作的生命所在
新的時期，傳統(tǒng)的以財務收支審計為重點的內部審計工作已不能適應改革和發(fā)展的需要。效益審計、管理審計等已成為內部審計工作的重點。對高校物資采購實施內部審計，是效益審計、管理審計的重要內容，通過對物資采購制度、工程招（投）標制度、基建工程竣工決算審計制度等一系列規(guī)章制度的符合性測試，可以了解物資采購中內部控制的有效性、科學性。從而達到規(guī)范采購行為，降低采購成本，提高資金使用效益的目的，使內部審計的作用在物資管理中收到立竿見影、實實在在的效果。
三、物資采購主要的風險類型
?。ㄒ唬┪镔Y采購外因型風險
采購合同欺詐風險。合同詐騙往往具有一定的隱蔽性，有時候很難與正常的合同糾紛相區(qū)別。主要包括：以虛假的合同主體身份與企業(yè)訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據或其他虛假的產權證明作為合同擔保；接受合同當事人給付的貨款、預付款，擔保財產后逃之夭夭；簽訂空頭合同，而供貨方本身是“空殼公司”，將騙來的合同轉手倒賣從中謀利，而所需的物資則無法保證；供應商設置的合同陷阱，如供應商無故中止合同，更改合同條款，違反合同規(guī)定等。
采購價格風險。主要是供應商操縱投標環(huán)境，在投標前相互串通，有意抬高價格，使企業(yè)采購蒙受損失的價格風險。企業(yè)采購員認為價格合理，批量采購，但不久，該種物資可能出現跌價從而引起采購風險。
采購質量風險。主要是由于供應商提供的物資質量不符合要求，導致企業(yè)所生產的產品性能達不到質量標準，從而給單位帶來嚴重損失，并且可能使單位在經濟、技術、人身安全、聲譽等方面造成損害。因采購的原材料存在質量問題，將會直接影響到單位正常的教學、科研和辦學效益。
技術進步風險。企業(yè)所生產的產品由于社會技術進步引起貶值。由于某種設備、原材料因技術進步而發(fā)生變化，導致原有原材料因質量不符合要求不得不棄之。采購物資由于新項目開發(fā)周期縮短，如計算機新型機不斷出現，更新周期愈來愈短，剛剛購進了大批計算機設備，但因信息技術的發(fā)展，所采購的設備已經被淘汰或使用效率低下，造成因技術進步而招致的風險損失。
采購意外風險。物資采購過程中由于自然、經濟政策、價格變動等因素所造成的意外風險。如交通意外事故等，不能正常供貨，遭受缺貨風險損失。
?。ǘ┢髽I(yè)物資采購內因型風險
采購計劃風險。企業(yè)物資部門及人員計劃管理技術不適當或不科學，導致采購中的計劃風險，即采購數量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質量計劃等與目標發(fā)生較大偏離。
采購合同風險。由于合同訂立者未嚴格按法律規(guī)定辦事，導致單位蒙受巨大的損失。如情況不明，盲目簽約；違約責任約束簡化，口頭協議，君子協定；簽證、公證合同比例過低等等。合同行為不正當，如賣方采取不正當手段，對采購人員行賄，套取企業(yè)采購標底；給予虛假優(yōu)惠，或以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產品，導致合同風險。采購合同日常管理混亂，如合同殘缺現象時有所聞，以致履行時找不到合同文件，使單位難以判別對方是否違約，同時單位自身也常常因為合同管理混亂造成違約而被對方追究。
采購驗收風險。由于人為因素造成所采購物資在進入倉庫前未按合同及制度要求，對采購物資數量、品種、規(guī)格、質量、價格、單據等多方面的審核和驗收而引發(fā)的風險。如在數量上缺斤少兩；在質量上魚目混珠，以次充好；在品種規(guī)格上貨不對路，不符合合同規(guī)定要求；在價格上發(fā)生變形等。
采購存量風險。物資采購量不足，導致正常的教學科研發(fā)生中斷，造成缺貨損失而引發(fā)的風險。物資采購過多，造成積壓，其中多數因技術進步而導致無形損耗，使單位大量資金沉淀于庫存中，失去了資金的機會利潤，形成存儲損耗風險。物資采購時對市場行情估計不準，盲目進貨，結果價格很快下跌，引起價格風險。單位“零庫存”策略可能因供應商出現干擾因素，使單位因無貨而中斷正常的教學科研活動，或因供應商供貨不及時而造成缺貨的風險。
采購責任風險。單位經辦部門或個人責任心不強或管理水平不高，有不少風險是由于采購人員假公濟私、收受回扣、牟取私利而引起合同糾紛。
四、管理審計的主要對策
對地方高校物資采購的審計，既要進行符合性測試，又要進行實質性測試。就是運用管理審計對物資采購的整個控制過程進行審計，它不僅是指向供應商購買產品的過程審計，也是對采購風險控制并貫穿于采購過程的各個環(huán)節(jié)，包括采購計劃、采購詢價、供應商選擇、采購決策、采購招標、合同評審、訂單處理、驗收入庫，直到發(fā)料使用為止的全過程中所面臨的各種風險的評估與審計。
?。ㄒ唬Σ少徣^程、全方位的監(jiān)督
全過程的審計是指從計劃、審批、詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。審計重點是對計劃制定、簽訂合同，質量驗收和結賬付款四個關鍵控制點的審計監(jiān)督，以防止舞弊行為。全方位的審計是指內部審計、財務審計、制度考核三管齊下，把審計監(jiān)督貫穿于采購活動的全過程，是確保采購規(guī)范和控制質量風險的第二道防線?？茖W規(guī)范的采購機制，不僅可以降低單位的物資采購價格，提高物資采購質量，還可以保護采購人員和避免外部矛盾。
（二）對物料需求和物資采購計劃的審計
審查企業(yè)采購部門物料需求；物資采購計劃的編制依據是否科學；調查預測是否存在偏離實際的情況；計劃目標與實現目標是否一致；采購數量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質量計劃是否有保證措施。
?。ㄈξ镔Y采購招標與簽約審計監(jiān)督
依法訂立采購合同是避免合同風險，防患于未然的前提條件，也是強化合同管理的基礎。首先，管理審計要對采購經辦部門是否履行職責進行審計。審查采購經辦部門和人員是否對供應商進行調查，包括供貨方的生產狀況、質量保證、供貨能力、企業(yè)經營和財務狀況；每年是否對供應商進行一次復審評定，所有供應商都必須滿足ISO9000標準要求，考評主要指標是對每年所執(zhí)行的合同情況，如供貨質量、履行合同次數、準時交貨率、來料批次合格率、價格水平、合作態(tài)度、售后服務等進行評審；是否在全面了解的基礎上，作出選擇合格供應商的正確決策，使合同建立在可行的基礎上；物資采購招標是否按照規(guī)范的程序進行，是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生。其次，管理審計要對合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數量、質量、交貨時間、賬號、地址、運輸、結算方式等各項內容，按照合法性、可行性、合理性和規(guī)范性等四個標準，逐一進行審核。
?。ㄋ模ξ镔Y采購合同臺賬、合同匯總及信息反饋的審計
當前，合同糾紛日益增多，如果合同丟失，那么在處理時會失去有利的地位而遭受風險。因此，建立合同臺賬、做好合同匯總，是加強合同管理，控制合同風險的一個重要方面。1.對于已簽訂的合同，檢查是否整理成冊，妥善保管；是否建立合同臺賬、合同匯總以便及時查找合同履行情況。2.審查合同管理部門是否對交付合同進行分類編號，并建立合同臺賬。合同統(tǒng)一編號是否合規(guī)，每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齊全。3.合同履行完畢是否及時建立合同檔案。合同管理人員是否將所有合同進行分類匯總，及時提出報告和匯總表，報送單位領導和各有關業(yè)務部門據此組織生產，規(guī)劃價位，及時接運和按時承付貨款。是否運用先進的管理手段，向相關部門提供及時準確、真實的反饋信息，提高合同管理水平。
?。ㄎ澹ξ镔Y采購合同執(zhí)行中的審計
1.審查合同的內容和交貨期執(zhí)行情況，是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄；是否嚴格按合同規(guī)定付款；如有與合同不符的情況，是否及時與供方協商處理；對不符合合同部分的貨款是否拒付；是否對有關合同執(zhí)行中的來往函電、文件都進行了妥善保存，以備查詢。2.審查物資驗收工作執(zhí)行情況，是否對物資進貨、入庫、發(fā)放過程進行驗收控制。3.對不合格品控制執(zhí)行情況審計，審計物資管理部門是否對發(fā)現的不合格品及時記錄。4.管理審計還應重視對合同履行違約糾紛處理的審計。5.審查采取“零庫存”策略的企業(yè)，是否保持一定的產成品存貨以規(guī)避缺貨損失；是否保持一定的料件存貨以滿足需求增長引起的生產需要；是否建立牢固的外部契約關系，保證供貨渠道穩(wěn)定，降低風險，規(guī)避成本。
?。ξ镔Y采購績效的審計考核
管理審計應督促相關部門建立合同執(zhí)行管理的各個環(huán)節(jié)的考核制度，并加強審計檢查與考核，審查是否把合同規(guī)定的采購任務和各項相關工作轉化成分解指標和責任，明確規(guī)定工作的數量和質量標準，分解、落實到各有關部門和個人，結合經濟效益進行考核，以盡量避免合同風險的發(fā)生。
