摘要:會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案,是國家檔案的重要組成部分。因此,會計檔案的科學管理對已步入信息時代的當今社會具有重要的現(xiàn)實意義。通過對會計檔案的概念、特點和作用等方面的闡述,提出了近年來會計檔案管理工作中存在的問題,并提出了會計檔案科學管理的對策。
關(guān)鍵詞:會計檔案;科學管理;財會部門
中圖分類號:G273;F233文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)08-0172-03
會計檔案是指機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織的財會部門或會計人員在經(jīng)濟活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料,還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案,是國家檔案的重要組成部分,也是各單位的重要檔案之一,它在會計工作和經(jīng)濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值,《會計法》和《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規(guī)定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分,是會計的基礎(chǔ)工作。規(guī)范會計檔案管理有利于堵塞漏洞,防止舞弊行為的發(fā)生。因此,會計檔案管理是會計工作的一項重要內(nèi)容,必須充分重視和加強會計檔案的管理,進一步提高會計檔案的管理水平,充分發(fā)揮會計檔案在各項事業(yè)中的重要作用。
1會計檔案的特點及作用
1.1 會計檔案的特點
會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分,具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性,但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同,又決定了它具有自己獨有的特點,會計檔案的特點主要表現(xiàn)如下:
(1)來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此,凡是實行獨立經(jīng)濟核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。
(2)內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的,而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的,其內(nèi)容是直接反映機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)收支情況,表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。
(3)形成過程的嚴密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法,對會計對象進行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此,會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。
1.2會計檔案的作用
會計檔案作為一種經(jīng)濟檔案,有著不可替代的作用。首先,上市公司需要對外披露真實準確的財務(wù)信息,其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟活動和經(jīng)營成果都儲存在會計檔案中。其次,企事業(yè)單位對外融、投資,都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會計數(shù)據(jù),而會計數(shù)據(jù)也都來源于會計檔案。第三,司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四,國家統(tǒng)計部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中也有相當一部分來源于財務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會計檔案,而且隨著經(jīng)濟、社會的發(fā)展,經(jīng)濟活動更加多樣化和復雜化,會計檔案則保留了全部經(jīng)濟活動的痕跡,為日后分析經(jīng)濟情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓提供依據(jù)。只有加強會計檔案的科學管理,才能充分發(fā)揮會計檔案的重要作用,保證為國家、社會、各種機構(gòu)和企事業(yè)單位及時、準確、全面地提供高質(zhì)量的會計信息。
2會計檔案科學管理工作中存在的問題
2.1 對會計檔案管理工作的重要性認識不夠
有的單位領(lǐng)導和財務(wù)人員對財務(wù)檔案工作缺乏充分的認識,只注重內(nèi)部財務(wù)項目的實施,認為只要出具了財務(wù)報告,提出了財務(wù)意見,作出了財務(wù)決定,該財務(wù)項目就結(jié)束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作,甚至認為財務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情,根本不把財務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練,經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓和學習,但對檔案知識,特別是對會計檔案規(guī)范化贅理標準知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓與學習。不少單位重會計業(yè)務(wù),輕會計檔案管理,存在會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會計檔案管理制度也不完善,沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案,這是不符合規(guī)定的。
2.2 會計檔案管理制度不夠健全
有些單位的財務(wù)部門,領(lǐng)導對資金的管理比較重視,而對會計檔案的管理不夠重視,沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度,會計檔案管理工作無章可循。當今社會,企業(yè)經(jīng)營機制不斷轉(zhuǎn)換,經(jīng)營方式不斷更新,新情況、新問題不斷出現(xiàn),而與之配套的包括會計檔案管理在內(nèi)的機制并未有效建立和健全,缺乏相應的監(jiān)管機制和監(jiān)管辦法。目前,我國在企業(yè)會計檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》,而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實際不相吻合,沒有專門的適應現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟為基本特征的市場經(jīng)濟體制改革日益深化的大環(huán)境下,這顯然不能滿足推進體制改革和實現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求?！ ?.3 會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范
會計檔案不規(guī)范主要有以下四個方面:第一,有些單位不能及時裝訂會計憑證,而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上,或長時間放在一個紙盒里;第二,裝訂會計憑證不是按照規(guī)范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂,或用一根繩子穿起來;第三,活頁賬簿裝訂時無封面,也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊,會計報表各月份分散存放,未按要求按月裝訂;第四,會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔,而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個檔案盒里;第五,會計檔案銷毀難,會計檔案越堆越多。
2.4會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進一步提高
就目前一些部門和單位的實際情況看,存在一些財會檔案人員不堅持原則,甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證;開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本,想方設(shè)法偷稅。這不僅給國家稅收征管設(shè)置人為障礙,而且造成會計信息失真,進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
3完善會計檔案管理工作的對策
3.1 統(tǒng)一思想,加強領(lǐng)導,提高認識
各單位要加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導,要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識,設(shè)立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視,規(guī)范管理,不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的,應在會計機構(gòu)中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作,但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作。《會計檔案管理辦法》第3條規(guī)定,國家機關(guān),社會團體,企業(yè)、事業(yè)單位,按規(guī)定應建賬的個體工商戶和其他組織。應當依照本辦法管理會計檔案。第4條規(guī)定:“各單位必須加強會計檔案管理工作的領(lǐng)導……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定,各單位都必須加強會計檔案的管理,如果不加強這方面的管理就是一種違法行為。因此,各單位的領(lǐng)導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識,從法律的高度來依法加強管理,使會計檔案管理走上法制化的軌道。
3.2 制定規(guī)范,健全會計檔案管理各項規(guī)章制度
要做好財務(wù)檔案管理工作,必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實際,建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先,建立財務(wù)檔案歸檔制度,明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等;其次,建立和健全檔案保管、安全保密制度,采用先進手段和科學方法保管檔案,明確職責,確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務(wù)檔案管理工作的檢查,對做得好的要給予表揚獎勵,充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之,對于工作做得差的要提出批評,責令他們及時糾正,并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟積案、退休退職材料要另編檢索工具,以便長久保管,方便查找利用。
3.3 規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
規(guī)范會計檔案管理工作,需要做好以下三個方面:第一,訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮,粘封裝訂線,并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中,必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二,綜合檔案室的單位,財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù),將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位,會計檔案暫由財會部門妥善保管,要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三,各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見,會同財務(wù)會計部門共同鑒定,嚴格審查后,編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導批準后銷毀;企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導審查,報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證,應單獨抽出,另行立卷,由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。
3.4 加強會計檔案人員知識培訓,提高管理人員的綜合素質(zhì)
會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會計檔案管理人員,首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公,保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權(quán)力;其次,會計檔案資料內(nèi)容廣泛,具有專業(yè)性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案,不能視同一般檔案,應按照專門檔案進行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理,要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識,還應具備財會方面的基本知識,能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段,運用現(xiàn)代化管理軟件。因此,除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓外,還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓學習更新知識,一方面,提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念;另一方面,提高業(yè)務(wù)水平,使企業(yè)會計檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學、更加適應建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。 4結(jié)語
在財務(wù)檔案管理的過程中,如果能夠統(tǒng)一思想,堅持科學管理和責任心,則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題,從而使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高,進而對企事業(yè)增強活力、競爭力,適應社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。
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Problem in the accountant file science management work and its resolving counterplan
LIN Ceng
(Soil Fertilizer Institute,Fujian Agriculture Academy of Science, Fuzhou 350013, China)
Abstract: Accountant file is an important economic file, is the importance of the national file to constitute the part.Therefore, the science management of accountant file has important realistic meaning towards have already followed the information for ages socially nowadays.Pass the counterplan to the concept, characteristics and function etc. of accountant file elaborate, putting forward the accountant the file management work in recent years in the existent problem, and put forward the accountant the file science management.
Key words: accountant file; science management;finance department
