作者單位：山西省腫瘤醫(yī)院，山西太原 030013
【摘要】 由于市場的客觀因素和醫(yī)院管理的主觀原因使醫(yī)院物資采購的內(nèi)部控制顯得更加重要和迫切，本文通過對醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制的意義及要素內(nèi)容的闡述，得出了醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制不僅要有良好的控制環(huán)境，而且要建立完善創(chuàng)新的內(nèi)部控制制度和加強內(nèi)部審計，旨在對醫(yī)院物資管理有所幫助。
【關鍵詞】 醫(yī)院；物資采購；內(nèi)部控制
目前由于種種原因，市場的不規(guī)范，假冒偽劣產(chǎn)品可以說是屢見不鮮；在訂立合同過程和交易中的投機及欺詐行為也時有發(fā)生；市場上的各類商品表現(xiàn)出了較大的差異性，價格的形成因素越來越復雜。所以醫(yī)院對物資采購過程如不進行有效的控制和監(jiān)督，勢必會造成浪費和效益的下降，并且難以及時發(fā)現(xiàn)，更難以補救。所以，為了降本增效、增強競爭力，避免不必要的效益流失，醫(yī)院就應對物資采購過程進行全方面行之有效的控制。
1 內(nèi)部控制制度對醫(yī)院采購的意義
1.1 規(guī)范采購程序 從一般經(jīng)濟學角度而言，醫(yī)院采購是一種商業(yè)交易活動，因而必須遵循商業(yè)交易的所有規(guī)范，即“物有所值”和“等價交換”原則。內(nèi)控制度就建立在不違背商業(yè)交易原則的基礎上，達到對醫(yī)院采購的一切活動進行有效的監(jiān)督和管理，它通過制定采購守則、采購程序、操作規(guī)則、招標文件等，投標、開標、評標，為保證醫(yī)院采購活動規(guī)范進行建立了良好的基礎［1］。
1.2 規(guī)避采購的“尋租”行為 尋租行為在經(jīng)濟學上是指人類社會中非生產(chǎn)性的追求經(jīng)濟利益的活動，或者說是指那種維護既得的經(jīng)濟利益或是對既得利益進行再分配的非生產(chǎn)性活動。具體而言，尋租主要是通過信息不對稱，利用行政法律的手段阻礙生產(chǎn)要素在不同產(chǎn)業(yè)之間自由流動、自由競爭的辦法來維護或攫取既得利益。
內(nèi)部控制制度就是從根本上規(guī)范行為、避免失誤、降低風險。它可以適用授權批準、不相容崗位分離、會計記錄等方法，管理、限制、監(jiān)督一些關鍵崗位，抑制各種形式的“尋租”行為產(chǎn)生，使醫(yī)院采購由“分散的尋租行為”轉(zhuǎn)為透明的公開、公平、公正、誠信的“集中尋租行為”。
2 物資采購內(nèi)部控制的要素
2.1 物資采購內(nèi)部控制的主體 主體是指由誰來進行內(nèi)部控制。內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部進行的一種管理活動，這種管理活動是以其一部分人為主體的，但這部分人是誰，具體地說是審計人員？還是企業(yè)管理人員或者另外其他人員？這是我們研究內(nèi)部控制的概念首先應明確的問題。審計人員不是內(nèi)部控制的主體，主體是醫(yī)院的管理者。因為醫(yī)院內(nèi)部控制的設計和實施都是由管理者來進行的。醫(yī)院內(nèi)部控制的好壞，與他們的工作水平高低有著直接關系［2］。
2.2 物資采購內(nèi)部控制的客體 客體指的是內(nèi)部控制作用的對象。具體地說，是指它所要控制的內(nèi)容。內(nèi)部控制屬于企業(yè)管理的范疇，是現(xiàn)代管理的重要內(nèi)容，因此，內(nèi)部控制所要控制的內(nèi)部無疑是在醫(yī)院的內(nèi)部，這也可以從內(nèi)部控制的“內(nèi)部”兩個字的限定看出來。一般認為，內(nèi)部控制的“內(nèi)部”有兩層含義：一層含義是指在醫(yī)院內(nèi)所進行的各種控制；另一層含義是指在各種經(jīng)營管理業(yè)務內(nèi)所進行的各種控制，醫(yī)院在一定程度上是一個經(jīng)營實體，要進行經(jīng)營活動，就必須對其各種活動進行全面控制，以確保其正確性、合理性、合法性、有效性和經(jīng)濟性。因此，物資采購內(nèi)部控制的客體就是醫(yī)院各種經(jīng)濟業(yè)務活動。
2.3 物資采購內(nèi)部控制的目的 目前，關于物資采購內(nèi)部控制的目的闡述很多，但大體上可以歸納為以下兩個方面：（1）保證物資采購信息的正確可靠；（2）保證管理方針、政策和指令的貫徹執(zhí)行。這兩個方面，目前國內(nèi)外的看法基本是一致的。
2.4 物資采購內(nèi)部控制的手段 手段是各種方法、措施和制度的總稱。目的是和手段緊密相連的，為了達到一定的目的，就必須通過一定的途徑，采取一定的方法和措施。因此，內(nèi)部控制的手段就是指那些為了達到上述兩個目的而采用的帶有控制功能的方法、措施和制度的總和。在醫(yī)院里，概括地說，內(nèi)部控制手段主要是指那些制約、檢查、調(diào)節(jié)采購活動的一系列方法、措施和制度。
3 物資采購內(nèi)部控制的內(nèi)容
內(nèi)部控制的內(nèi)容一般包括總體控制和應用控制兩個部分。
3.1 總體控制 總體控制是指對醫(yī)院內(nèi)部總體范圍的控制。它是對醫(yī)院各個部分都起作用的控制，它也是應用控制得以充分發(fā)揮作用的保證?？傮w控制主要包括職務分離、監(jiān)督體系、內(nèi)部審計。
3.1.1 職務分離 是指不相容職務分離，從一個單位來講，不相容職務分離指的是以下幾種：（1）業(yè)務的批準職務應與業(yè)務的執(zhí)行職務相分離，如批準費用開支的職務應與具體辦理費用開支的職務相分離，即不能是自己批準自己去辦。（2）業(yè)務的執(zhí)行職務與業(yè)務的記錄職務相分離，如負責辦理采購業(yè)務的職務應與業(yè)務入賬的職務相分離；如果一個人包辦批準和保管資產(chǎn)，難以防止舞弊行為的發(fā)生。凡涉及款項和財物收付、結(jié)算及登記的任何一項物資采購應由兩人或兩人以上分工辦理，以起到相互制約作用的一種工作制度，如醫(yī)院購入材料由采購人員辦理采購報賬手續(xù)，倉庫保管員驗收入庫，記賬人員登記賬簿，材料發(fā)出須經(jīng)主管領導審批等［3］。
3.1.2 監(jiān)督體系 醫(yī)院的物資采購部門內(nèi)部不僅需要職務分離，而且還需要建立一個上下溝通、左右協(xié)調(diào)、互相牽制的監(jiān)督體系。一個完善的監(jiān)督體系將能保證：當醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制和外部環(huán)境發(fā)生變化時，能及時調(diào)整控制措施；當內(nèi)部控制薄弱時，能及時查出原因，采取措施；當采購出現(xiàn)錯誤時，能及時發(fā)現(xiàn)，予以糾正，并通過日常的活動對事業(yè)的各項經(jīng)濟業(yè)務進行監(jiān)督控制。
3.1.3 內(nèi)部審計 內(nèi)部審計是指由醫(yī)院專設的審計機構進行的審計活動。它在醫(yī)院的各種監(jiān)督控制中處于比較獨立的地位，它的任務主要是在醫(yī)院內(nèi)部幫助決策者對各項經(jīng)濟業(yè)務實行有效的管理控制。在醫(yī)院的物資采購中起著至關重要的作用，幫助領導對需要采購的東西做出一些實質(zhì)上的判斷，避免不必要的資金浪費。內(nèi)部審計工作開展，取得的效果及發(fā)揮的作用是外部審計和醫(yī)院其他職能部門所不能代替的。衡量內(nèi)部審計自身建設好壞的標準多種多樣，但歸根到底是以是否做到了“兩個滿意”，即領導滿意、群眾滿意為基本標準。否則，內(nèi)部審計的形象就會受損，同時也難以引起醫(yī)院各方面對審計工作的重視［4］。
3.2 應用控制 應用控制是指在內(nèi)部控制實際作業(yè)過程中實施的控制。主要包括實物的批準控制和風險控制：（1）批準環(huán)節(jié)的控制。一般來說，有些經(jīng)濟業(yè)務的批準可一次完成，如采購人員外出時臨時決定購買一些急用的物品，雖然沒得到事先批準，事后也會得到予以報賬的批準。但對于大多數(shù)經(jīng)濟業(yè)務來說，不是一次批準就能完成的而是經(jīng)過兩次或兩次以上一系列相互聯(lián)系的批準才能完成。在批準環(huán)節(jié)的控制中，要對所購貨物的金額以及數(shù)量有所了解，所購貨物重點是用在哪些有用的方面，是對職工福利還是在日常工作的消耗，如果是對職工福利的開支，那么就要通過質(zhì)量控制部門對該醫(yī)院的正式員工進行核查，以免在進行福利用品發(fā)放的過程造成因事業(yè)內(nèi)部各個科室的誤報人數(shù)領用時出現(xiàn)多報或虛報的現(xiàn)象，如果是用在醫(yī)院日常工作的消耗，那么就要在正常的估算中進行合理的分配，做到統(tǒng)籌結(jié)合來合理地避免造成資金的浪費。（2）風險控制。重大投資、籌資決策控制是風險控制的重要內(nèi)容，醫(yī)院應堅持實行預測-論證-決策-執(zhí)行過程控制制度，防止盲目投資和決策失誤［5］。杜絕“首長一人說了算”的發(fā)生，減少和避免風險控制體系失控而帶來的損失。但是，物資采購內(nèi)部控制也有其局限性，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（1）串通舞弊會使內(nèi)部控制失效；（2）有意或無意等各種人為因素也會影響內(nèi)部控制的正常效能；（3）控制措施和程序本身的局限性也會影響控制的可靠性。
4 強化醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制的幾點看法
4.1 建立良好的控制環(huán)境 任何醫(yī)院的控制活動都存在于一定的控制環(huán)境之中，控制環(huán)境的好壞，直接影響到企業(yè)內(nèi)部控制的遵循和執(zhí)行，以及企業(yè)經(jīng)營目標、整體戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。加強和完善企業(yè)內(nèi)部控制，應注意醫(yī)院內(nèi)部控制環(huán)境的建設，包括經(jīng)營管理的理念、方式和風格，組織機構，授權和分配責任的方法，管理控制方法，人力資源管理政策和實務，外部環(huán)境的影響等。只有建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境，才能保證制度的真正落實，才能真正達到內(nèi)部控制的目的［6］。
4.2 加強醫(yī)院各方面的內(nèi)部牽制制度 內(nèi)部牽制是指對具體業(yè)務進行分工時，不能由一個部門或一個人完成一項業(yè)務的全過程，而必須由其他部門或人員參與，并且與之銜接的部門能自動地對前面已完成工作進行正確性檢查。它由適當授權、不相容工作的責任分工、憑證和記錄、接近控制、獨立檢查等環(huán)節(jié)組成。這種制約包括上、下級之間的互相制約、相關部門之間的相互制約。
在內(nèi)部牽制中，必須采取工作輪換制，這樣才能更好地達到牽制的效果。工作輪換制是指根據(jù)不同崗位在管理系統(tǒng)中的重要程度，明確規(guī)定并嚴格控制每一員工在某一崗位的履職時間。對關鍵崗位應頻繁輪換，次要的崗位可少一些。從輪換中暴露出存在的問題，揭示出制度的缺陷、管理的缺陷。
4.3 加強醫(yī)院內(nèi)部審計 切實加強醫(yī)院對內(nèi)部控制的認識，切實加強考核、監(jiān)督、制約機制，發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部審計的作用，將內(nèi)部審計人員從會計、財務人員中分離出來，直接對醫(yī)院的高層負責，這樣才能真正發(fā)揮內(nèi)審人員的作用，監(jiān)督和保護企業(yè)的資產(chǎn)、財產(chǎn)安全，監(jiān)督企業(yè)朝著合理、合法的良性方面發(fā)展［7］。
4.4 關注新形勢，不斷創(chuàng)新內(nèi)部控制制度 新經(jīng)濟條件下，企業(yè)內(nèi)部控制將發(fā)生明顯變化，內(nèi)部控制需要不斷進行創(chuàng)新，內(nèi)部控制應當結(jié)合國情和企業(yè)實際等，需要認真研究。可以建立新型的分配控制制度，大膽改革創(chuàng)新。更加科學化、民主化、制度化，這樣才能更加有利于新經(jīng)濟的運行，更加有利于全部資源的優(yōu)化配置［8］。
俗話說：千里之堤，潰于蟻穴。完善的內(nèi)部控制體系，不僅僅是事后的亡羊補牢，更應當是在事先就建立的防范機制。宏觀調(diào)控要靠微觀來落實，微觀管理需要宏觀調(diào)控作指導。內(nèi)部控制是社會經(jīng)濟發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是醫(yī)院加強管理的重要手段，是推動醫(yī)院創(chuàng)新、防范舞弊，減少損失的有效途徑，對加強醫(yī)院的管理、提高資本的再生能力具有十分重要的意義。
【參考文獻】
