摘要：高校會計檔案是高校信息資源網(wǎng)絡(luò)的一個重要部分，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，原有會計檔案管理模式已不能適應(yīng)教學(xué)、科研等對會計信息的需求。文章分析了傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案管理存在的問題，提出了從觀念、技術(shù)與制度等方面共同推進高校會計檔案管理信息化建設(shè)的思路。
關(guān)鍵詞：高校；會計檔案；信息化
高校會計檔案是記錄高校的會計憑證、會計賬薄，它和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映高校各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。它是高校信息資源網(wǎng)絡(luò)的一個重要組成部分，對高校的發(fā)展起著重要的見證與參考作用。2009年財政部發(fā)布了《關(guān)于全面推進我國會計信息化工作的指導(dǎo)意見》一文，指出了發(fā)展我國會計信息化的建設(shè)要求，計算機網(wǎng)絡(luò)的普及運用必將對傳統(tǒng)的會計檔案管理方式提出新的發(fā)展需求。
一、傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案管理存在的問題
（一）紙質(zhì)會計檔案的字跡日久易消淡
《會計檔案管理辦法》中將會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限又分為3年、5年、10年、15年和25年5類。而在工作實踐中，有些新技術(shù)工具的應(yīng)用反使會計檔案的字跡變得不易保存，如用色帶打印的發(fā)票，發(fā)票聯(lián)上的數(shù)字有的在報銷時馬馬虎虎能識別，保存不到1年時就已淡化得模糊不清。原始憑證字跡的消退給檔案查詢造成較大的障礙，當(dāng)此欠缺性被別有用心的人利用時，將產(chǎn)生較大的財務(wù)風(fēng)險。
（二）紙質(zhì)會計檔案的調(diào)閱難度大
高校的辦學(xué)規(guī)模在日益擴大，教學(xué)、科研等各項經(jīng)費的收支數(shù)量與金額也呈逐年增長的趨勢，迎接各類專項經(jīng)費檢查時，調(diào)閱、復(fù)印大量相關(guān)的會計檔案是高校財務(wù)部門的檔案管理人員較頭疼的工作之一。例如，某項國家級基金項目進行經(jīng)費審查時，需調(diào)閱跨度幾年的項目周期內(nèi)各相關(guān)會計憑證，要復(fù)印幾十份甚至上百份的發(fā)票等相關(guān)資料。僅配合一項經(jīng)費審查，就需花費會計檔案管理人員數(shù)天甚至數(shù)周的時間來準備，紙質(zhì)會計檔案在調(diào)閱的便捷性上存在欠缺。
（三）紙質(zhì)會計檔案的保管安全性欠佳
由高校會計檔案的定義可知，會計檔案包括了各類原始憑證、賬薄、報表及其他專業(yè)資料。在進行會計檔案的移交時，通常財務(wù)部門與檔案部門是按冊移交，而每冊中的原始憑證從裝訂到移交及之后存檔的漫長過程，由于人力、財力有限，往往難以有效監(jiān)管。當(dāng)某冊會計檔案中的某份原始憑證被抽離時，很難被發(fā)現(xiàn)，會計檔案的保管安全性主要決定于會計檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，缺乏剛性約束。
二、會計信息化對會計檔案的創(chuàng)新
（一）會計檔案的載體多樣性
會計信息化將產(chǎn)生大量的電子文件。所謂的電子文件，是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。隨著會計信息化的發(fā)展，高校會計檔案的載體不再局限于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)，而是拓展到各類磁帶、磁盤、光盤等現(xiàn)代存儲工具，新的技術(shù)手段的運用，豐富了會計檔案的存儲形式。
（二）會計檔案內(nèi)容的多元化
由于會計信息化的推廣，傳統(tǒng)的會計檔案的內(nèi)容也在延伸，除了記錄經(jīng)濟事項的憑證、賬薄等會計專業(yè)資料，還包括了會計軟件程序、會計軟件的工作日志、數(shù)據(jù)庫的初始資料、會計軟件的使用說明等計算機信息資料、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資料等。
（三）會計信息內(nèi)部控制的可靠性
會計信息化條件下，會計檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬，會計信息資料可以直接由網(wǎng)絡(luò)查詢，或通過拷貝光盤等存儲介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料，從而對會計檔案的安全性提出了更高的要求。會計檔案的管理人員不僅要保證紙質(zhì)會計檔案的安全性，還要完備對磁性載體存儲的各類會計信息的內(nèi)部控制，完善對存檔會計信息資料的操作權(quán)限、相關(guān)人員的崗位職責(zé)等。
傳統(tǒng)的高校會計檔案工作已不能滿足會計信息化所帶來的新問題，應(yīng)根據(jù)外界會計環(huán)境的變化，創(chuàng)新高校的檔案管理工作。
三、高校會計檔案管理信息化建設(shè)思路
近年來，我國的高等教育事業(yè)取得了長足的發(fā)展，高校在辦學(xué)規(guī)模、經(jīng)濟來源、科技開發(fā)、科研成果轉(zhuǎn)化、后勤社會化及產(chǎn)業(yè)改制等方面都取得了令人矚目的成果。隨著高校的多元化發(fā)展，與社會方方面面的合作與交流日益增多，對高校的各類信息的需求將呈增長趨勢，其中高校的會計信息檔案對于各類決策者做出科學(xué)判斷尤顯重要。為促進高校教學(xué)科研事業(yè)的發(fā)展，創(chuàng)新高校的會計檔案管理勢在必行。
（一）觀念創(chuàng)新是高校會計檔案管理信息化的前提
會計信息化條件下，財務(wù)管理的理念發(fā)生了質(zhì)的變化，由傳統(tǒng)的核算型模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)化。會計信息化，把會計人員從繁重的手工算賬、結(jié)賬的工作中釋放出來，有更多的精力從事會計分析、預(yù)測等財務(wù)管理工作，為高校的長遠發(fā)展當(dāng)好決策參謀。同時，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，也使會計信息從原先零星分散的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)的綜合信息，可隨時提供實時動態(tài)的全方位信息。
會計檔案是所有會計信息數(shù)據(jù)的源頭，只有創(chuàng)新會計檔案的管理理念，才能為會計信息的數(shù)據(jù)應(yīng)用提供更廣闊的時間與空間。首先，加強宣傳，讓學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)充分意識到會計檔案信息化的建設(shè)重要性，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能爭取到高校內(nèi)部各職能部門的支持，爭取到對檔案管理系統(tǒng)的經(jīng)費投入。其次，高校的財務(wù)負責(zé)人要轉(zhuǎn)變觀念，調(diào)整會計檔案管理人員的配置。多數(shù)高校對會計檔案崗位并不重視，認為會計檔案管理就是會計資料的整理與歸檔及配合查檔調(diào)閱工作，一般只是由會計人員兼任，主要滿足于應(yīng)付日常查檔工作。會計信息化下，會計檔案人員的素質(zhì)將直接關(guān)系到會計信息的質(zhì)量，會計檔案管理人員不僅精通會計專業(yè)知識，還應(yīng)熟練掌握計算機及信息網(wǎng)絡(luò)知識等。再次，會計檔案管理人員要創(chuàng)新管理理念，提供優(yōu)質(zhì)、高效的會計信息，提升會計檔案管理的服務(wù)品質(zhì)。
（二）技術(shù)創(chuàng)新是高校會計檔案管理信息化的實施手段
信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，使得高校會計檔案的內(nèi)容有所增加，不僅要收集傳統(tǒng)的紙質(zhì)的原始憑證、賬薄、報表等會計資料，還要將會計電算化相關(guān)的磁質(zhì)備份數(shù)據(jù)庫、計算機日志信息、會計軟件的相關(guān)信息等資料納入會計檔案工作的收集內(nèi)容，會計檔案管理人員的工作量相應(yīng)也在增加。創(chuàng)新會計檔案的管理技術(shù)，可減輕人員的工作強度，提供更高效便捷的信息查詢。首先，會計檔案從收集、整理到最后的歸檔、信息錄入檔案管理系統(tǒng)，其內(nèi)容分類、數(shù)據(jù)編目等應(yīng)符合會計資料的歸檔與管理規(guī)范。其次，高校要充分利用現(xiàn)代高科技的技術(shù)工具提高會計檔案的利用效率，如微縮技術(shù)、數(shù)碼攝像資料的采集等先進技術(shù)運用，對一些長期債權(quán)債務(wù)、大型儀器設(shè)備、基建工程的相關(guān)原始憑證記錄建立影像資料，方便隨時調(diào)閱。再次，根據(jù)會計信息化的要求，對會計檔案管理系統(tǒng)進行軟件升級，提高檔案信息的智能化處理能力。
（三）制度創(chuàng)新是高校會計檔案管理信息化的保障
數(shù)據(jù)安全是高校會計檔案管理信息化的首要前提。會計信息化下，大量數(shù)據(jù)資料存儲于計算機網(wǎng)絡(luò)中，但是定期對財務(wù)數(shù)據(jù)進行硬盤與磁盤的雙重備份，仍存在一定的隱患，需從制度源頭進行規(guī)范與約束。首先，要完善內(nèi)部控制制度，明確會計檔案管理崗位的職責(zé)，區(qū)分信息化模式下新的不相容崗位，降低人員因素對會計檔案安全性的不利影響。其次，建立符合信息化管理要求的會計檔案保管制度。會計檔案的保管內(nèi)容，不僅包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案，還包括各類電子文件的歸檔，完善制度確保會計檔案的全面與完整。電子文件歸檔時，要注意歸檔文件的防寫保護，磁質(zhì)載體的包裝，以及后續(xù)的抽樣檢查與定期維護工作。特別是對磁性載體上保存的文件進行數(shù)據(jù)拷貝時，未經(jīng)批準任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。現(xiàn)在高?？蒲谢顒又幸灿猩婕皺C密的內(nèi)容，某些會計檔案也涉及保密，對此類會計檔案，要遵守國家或部門的有關(guān)保密規(guī)定，無論是紙質(zhì)會計檔案還是電子文件都要有穩(wěn)妥的保密措施。
參考文獻：
1、肖永菊.創(chuàng)新會計檔案管理方法 為高校發(fā)展建設(shè)服務(wù)[J].甘肅科技縱橫,2009(2).
2、趙英.高校會計檔案管理工作中存在的問題[J].中州大學(xué)學(xué)報,2005(2).
3、李永寧.信息化時代高校會計檔案工作的創(chuàng)新[J].檔案與建設(shè),2005(7).
