“待會(huì)我還要盡快趕回去，按照公司程序，沒(méi)有我的簽字，預(yù)算不能‘釋放’，有些工作就不好進(jìn)行下去?！焙貌蝗菀着c剛在北京汽車集團(tuán)總部開(kāi)完會(huì)的姜小棟約好訪談，沒(méi)想到他行程還這么緊張。
但就是這樣一個(gè)細(xì)節(jié)，讓記者深深感到北京現(xiàn)代預(yù)算管理之嚴(yán)格、財(cái)務(wù)工作之穩(wěn)健。
看來(lái)，我得抓緊時(shí)間采訪北京現(xiàn)代這家中韓合資汽車公司的副總會(huì)計(jì)師，看看北京現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理特別是預(yù)算管理工作近些年來(lái)是怎樣促進(jìn)業(yè)務(wù)穩(wěn)健快速發(fā)展的。
預(yù)算執(zhí)行程序剛性
姜小棟說(shuō)的是實(shí)情。在北京現(xiàn)代，預(yù)算在實(shí)際執(zhí)行中很有剛性。
雖然各個(gè)部門在年初都有了得到批準(zhǔn)的預(yù)算，但在后續(xù)執(zhí)行時(shí)還要重新申請(qǐng)使用預(yù)算。
“年初董事會(huì)批準(zhǔn)的預(yù)算實(shí)際上是處于凍結(jié)狀態(tài)的，在各個(gè)部門申請(qǐng)使用每一筆預(yù)算時(shí)，中韓方的財(cái)經(jīng)部部長(zhǎng)、副部長(zhǎng)以及預(yù)算科科長(zhǎng)3人都要簽字。之后，這筆預(yù)算才能在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中‘釋放’出來(lái)?！苯澑嬖V《中國(guó)會(huì)計(jì)報(bào)》記者，“這時(shí)，預(yù)算才可以使用?！钡绦蜻€沒(méi)有完，具體的請(qǐng)款、報(bào)銷工作也需要上述3人簽字，之后才能在財(cái)務(wù)系統(tǒng)里輸入憑證。
“怎么這么麻煩？”姜小棟似乎明白記者的心理，“每一筆錢，從申請(qǐng)預(yù)算到最后錢花出去，我至少要簽五六次字。說(shuō)實(shí)話，剛進(jìn)入北京現(xiàn)代時(shí)，我也覺(jué)得這太繁瑣了，甚至一度想把某些程序簡(jiǎn)化一點(diǎn)。”但姜小棟話鋒一轉(zhuǎn)：“隨后我又發(fā)現(xiàn)，某一處簡(jiǎn)化了，另一處馬上就有漏洞出來(lái)。對(duì)一個(gè)持股比例為50%∶50%的中外合資企業(yè)來(lái)說(shuō)，這些內(nèi)控設(shè)計(jì)還是很有道理的。”“預(yù)算之所以得以嚴(yán)格執(zhí)行，一個(gè)重要因素是財(cái)經(jīng)部在公司中地位較高?！苯澐治稣f(shuō)，北京現(xiàn)代財(cái)經(jīng)部基本可以深入到公司所有業(yè)務(wù)中，甚至對(duì)總經(jīng)理簽過(guò)的報(bào)告，財(cái)經(jīng)部都可以重新進(jìn)行審核。
“這跟韓國(guó)現(xiàn)代集團(tuán)的財(cái)務(wù)垂直管理體系有著很大的關(guān)系?！苯澑嬖V記者，派到北京現(xiàn)代的財(cái)務(wù)人員雖然平時(shí)歸總經(jīng)理管，但考核、晉級(jí)等卻主要受其上級(jí)—— —韓國(guó)現(xiàn)代財(cái)經(jīng)本部的影響。
所以，流程要求各個(gè)部門在分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，應(yīng)先通過(guò)財(cái)經(jīng)部的審核并釋放相應(yīng)預(yù)算，最后才報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。
“幾次下來(lái)后，流程就固化下來(lái)了?！苯澱f(shuō)，“這樣的話，就很少出現(xiàn)總經(jīng)理‘一言堂’的局面?！薄柏?cái)務(wù)人員地位較高，可使其保持相對(duì)獨(dú)立性，在職責(zé)范圍之內(nèi)敢于提出自己的意見(jiàn)，幫助公司減少盲目決策，從而保障公司的穩(wěn)健發(fā)展?！苯澅硎尽?br />
費(fèi)用預(yù)算嚴(yán)中求嚴(yán)
北京現(xiàn)代預(yù)算執(zhí)行程序如此剛性，還得益于事前控制到位，也就是說(shuō)做了全面的預(yù)算管理。姜小棟說(shuō)：“與不少企業(yè)相比，我們的預(yù)算非常細(xì)，細(xì)化到了每個(gè)月份、每個(gè)項(xiàng)目、每個(gè)科目、每個(gè)方案?！薄懊總€(gè)部門的預(yù)算明細(xì)都有厚厚一大本！”姜小棟感慨地邊說(shuō)邊比劃，“在這其中，費(fèi)用預(yù)算控制尤為嚴(yán)格，項(xiàng)目預(yù)算也慎之又慎?！苯澥紫冉榻B了嚴(yán)格的費(fèi)用控制措施，“各個(gè)部門的費(fèi)用年初細(xì)化到每個(gè)月和每個(gè)費(fèi)用科目。
在執(zhí)行中的報(bào)批和審核環(huán)節(jié)，財(cái)經(jīng)部除了對(duì)申請(qǐng)部門或人員按支付標(biāo)準(zhǔn)和額度做對(duì)比外，還要與年初預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，若沒(méi)有這筆預(yù)算，就要求該部門把其他預(yù)算或后期的預(yù)算轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)，那么，該部門其他方面或者后期的預(yù)算就減少了?！弊芳淤M(fèi)用預(yù)算，則有非常嚴(yán)格的程序，要說(shuō)明充分的理由?！岸?，只有在市場(chǎng)和銷售預(yù)期比計(jì)劃好時(shí)，才有可能追加一些?！薄叭缛羰袌?chǎng)不好或銷售量延續(xù)下降趨勢(shì)，控制的氛圍就馬上出來(lái)了?！苯潓?duì)此非常堅(jiān)定，“如出差降低標(biāo)準(zhǔn)，坐飛機(jī)的改坐火車，住600元標(biāo)準(zhǔn)房間的改住300元標(biāo)準(zhǔn)房間；辦公室人走燈滅；打印紙兩面用；等等?！边@樣的做法很有效果。北京現(xiàn)代2008年、2009年、2010年的費(fèi)用基本控制在年初預(yù)算的95％左右，即使在2009年銷售量比2008年增加94％的情況下，比例仍如此。
“如果說(shuō)有例外的話，恐怕只有一種情況，如參與對(duì)外捐贈(zèng)等一些公益活動(dòng)。”姜小棟說(shuō)，“這方面預(yù)算在實(shí)際發(fā)生時(shí)是允許有差額的。畢竟這是企業(yè)履行社會(huì)責(zé)任的表現(xiàn)?！?br />
項(xiàng)目預(yù)算慎之又慎
對(duì)于項(xiàng)目預(yù)算，姜小棟一再?gòu)?qiáng)調(diào)要“取決于市場(chǎng)”，要“慎之又慎”。
據(jù)姜小棟介紹，年初每個(gè)項(xiàng)目都會(huì)做預(yù)算，對(duì)項(xiàng)目預(yù)計(jì)出收入、成本、費(fèi)用、營(yíng)業(yè)外收支等，做出利潤(rùn)表，且每個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算也要細(xì)化到月份，甚至細(xì)化到促銷方案中每個(gè)車型給多少促銷等，“做得很細(xì)！”盡管如此，但在姜小棟看來(lái)，市場(chǎng)、銷售是屬于被動(dòng)控制的，“硬下指標(biāo)沒(méi)用，只是每月與年初預(yù)算做對(duì)比后，給領(lǐng)導(dǎo)做參考。應(yīng)該根據(jù)具體的市場(chǎng)情況彈性調(diào)整?！薄熬唧w怎么調(diào)整，則嚴(yán)格取決于市場(chǎng)！”姜小棟堅(jiān)定地說(shuō)，“市場(chǎng)情況好，可適當(dāng)追加一些預(yù)算，擴(kuò)大生產(chǎn)和銷售；若某項(xiàng)目產(chǎn)品銷售不出去，我們也會(huì)適當(dāng)加大對(duì)其促銷力度，但只是將該項(xiàng)目后期的預(yù)算往前調(diào)，不會(huì)盲目增加該項(xiàng)目預(yù)算?！边@就需要加大生產(chǎn)和銷售的協(xié)調(diào)。“我們每月都要召開(kāi)生產(chǎn)銷售例會(huì)，每次排出3個(gè)月生產(chǎn)銷售計(jì)劃，再與年初預(yù)算進(jìn)行對(duì)比。若能完成則繼續(xù)照此計(jì)劃排下去；若不能完成，則要考慮適當(dāng)加大投資力度，如多采購(gòu)一點(diǎn)、多生產(chǎn)一點(diǎn)、多給一些促銷力度?！苯澣绱酥v述北京現(xiàn)代的滾動(dòng)預(yù)算的落實(shí)情況。
“總體來(lái)看，北京現(xiàn)代財(cái)經(jīng)部的風(fēng)格以穩(wěn)健為首，但在實(shí)際工作中，也不乏積極主動(dòng)之舉，以努力支持各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展。從事實(shí)來(lái)看，北京現(xiàn)代財(cái)務(wù)工作的穩(wěn)健，對(duì)于公司防范風(fēng)險(xiǎn)和穩(wěn)健發(fā)展起到了很大的保障作用?！苯澴詈笳f(shuō)。
