作者單位：(北京大學(xué)第三醫(yī)院財(cái)務(wù)處，北京 100191)
【摘要】 醫(yī)院通過(guò)編制醫(yī)療經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、投資活動(dòng)、現(xiàn)金流量等預(yù)算，從源頭控制資金的流向，使醫(yī)院各項(xiàng)資源得到有效配置，保證資金的安全、資產(chǎn)的完整，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。本文從預(yù)算管理軟件應(yīng)用的角度，根據(jù)實(shí)際工作中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，設(shè)計(jì)了預(yù)算管理的信息化流程，使的預(yù)算資金使用的詳細(xì)情況能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)的得以反應(yīng)，實(shí)現(xiàn)資金集中管理，保障醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的平穩(wěn)運(yùn)行。
【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院預(yù)算;信息化
study on information application of hospital financial management:development and application of hospital budget management software
xiaoqi zhang,yizhen zhao,jing zhang
abstractthrough the authorized strength of medical business activities, investment activities and cash flow budgets, the hospital controls the flow of funds from the source， to enable the hospital resources to be effectively allocated and to ensure the safety of funds, assets integrity, and then the hospital achieves social and economic benefits, this article from the perspective of the budget management software applications, according to a summary of experiences in practical work, designs the information technology of the budget management process, so that the use of budget funds can be timely, accurate, and with scientific responses, finally funds can be managed centrally and economic activities act smoothly in the hospital,
key words hospital budget; informationization
the finance departmentof peking university third hospital,beijing 100191，china
correspondence to:xiaoqi zhang,email:xiaoqi0128@126,com
醫(yī)院預(yù)算管理是為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院既定的經(jīng)營(yíng)發(fā)展目標(biāo)，通過(guò)編制醫(yī)療經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、投資活動(dòng)、現(xiàn)金流量等預(yù)算，并以醫(yī)院內(nèi)部控制保證決策所確定的最優(yōu)方案在實(shí)際工作中得到貫徹執(zhí)行，以有效地組織和協(xié)調(diào)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)，完成既定的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)目標(biāo)[1]。隨著醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院也在轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)機(jī)制，醫(yī)院管理者需要對(duì)醫(yī)院資金進(jìn)行合理地控制和規(guī)劃，通過(guò)編制醫(yī)療經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、投資活動(dòng)、現(xiàn)金流量等預(yù)算，建立財(cái)務(wù)預(yù)警系統(tǒng)，從源頭控制資金的流向，使醫(yī)院各項(xiàng)資源得到有效配置，保證資金的安全、資產(chǎn)的完整，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。預(yù)算管理信息化，可以節(jié)約時(shí)間、節(jié)省人力，及時(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)地反應(yīng)預(yù)算資金使用的詳細(xì)情況，實(shí)現(xiàn)資金集中管理，將資金流向信息從時(shí)間和空間上分別得到擴(kuò)展和細(xì)化，保障醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的平穩(wěn)運(yùn)行。
1 醫(yī)院預(yù)算管理信息化的必要性
目前，醫(yī)院行業(yè)信息技術(shù)的普及程度及運(yùn)用深度等方面有了很大發(fā)展，但仍然滯后于醫(yī)院發(fā)展對(duì)信息的現(xiàn)實(shí)需求，在醫(yī)院財(cái)務(wù)管理方面，信息技術(shù)水平的滯后已經(jīng)嚴(yán)重影響到醫(yī)院預(yù)算管理、成本核算等工作的開(kāi)展及銜接，形成“木桶效應(yīng)”，影響醫(yī)院財(cái)務(wù)管理水平的進(jìn)一步提高。 同時(shí)，大型綜合性醫(yī)院預(yù)算管理涉及的部門(mén)多，需要的數(shù)據(jù)維度多、數(shù)據(jù)量大，結(jié)構(gòu)復(fù)雜;與日常支出業(yè)務(wù)聯(lián)系緊密，控制難度大;業(yè)務(wù)處理頻繁，工作強(qiáng)度大;需要統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)量大，受人為因素的影響，手工編制預(yù)算分析報(bào)表差錯(cuò)率高、效率低，反應(yīng)時(shí)間滯后，使得預(yù)算功能偏“軟”，弱化了控制管理資金的能力[2]。 通過(guò)專業(yè)的預(yù)算管理信息系統(tǒng)，可以節(jié)約時(shí)間、節(jié)省人力，及時(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)的反映預(yù)算資金使用的詳細(xì)情況，實(shí)現(xiàn)資金集 中管理，保障醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的平穩(wěn)運(yùn)行;同時(shí)設(shè)定科學(xué)的考核評(píng)價(jià)指標(biāo)，有利于進(jìn)行剛性控制;可以利用軟件查詢系統(tǒng)，使資金 流向信息從時(shí)間和空間上分別得到擴(kuò)展和細(xì)化。
2 醫(yī)院預(yù)算信息化對(duì)醫(yī)院環(huán)境的需求
2,1 硬件的基本配置要求 計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、觸摸式查詢機(jī)。
2,2 軟件的要求 財(cái)務(wù)部門(mén)需要配置與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)相兼容的預(yù)算管理系統(tǒng)。
3 預(yù)算編制、執(zhí)行與控制的流程
3,1 收支預(yù)算 年末根據(jù)歷史數(shù)據(jù)應(yīng)用預(yù)算管理信息系統(tǒng)制定下年度全院的收支預(yù)算。
3,1,1 收入預(yù)算 依據(jù)醫(yī)院分科室、分項(xiàng)目的歷史數(shù)據(jù);下年度的工作目標(biāo);醫(yī)院微觀環(huán)境的變化;國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化;采用科學(xué)的數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)方法測(cè)算醫(yī)院的全部收入。對(duì)預(yù)算管理信息系統(tǒng)生成的醫(yī)院收入預(yù)算報(bào)表進(jìn)行分解，編制三級(jí)預(yù)算部門(mén)收入預(yù)算報(bào)表，把醫(yī)療、藥品收入預(yù)算指標(biāo)下達(dá)到醫(yī)院的三級(jí)預(yù)算部門(mén)。
3,1,2 支出預(yù)算 在制訂全院收入預(yù)算的基礎(chǔ)上，依據(jù)“保證基本、支持重點(diǎn)、留有一定后備”的原則分配醫(yī)院的部門(mén)預(yù)算指標(biāo)。
3,2 下達(dá)預(yù)算指標(biāo) 利用醫(yī)院預(yù)算管理信息系統(tǒng)對(duì)預(yù)算部門(mén)下達(dá)經(jīng)費(fèi)指標(biāo)。一般的醫(yī)院都把預(yù)算分為三級(jí)進(jìn)行管理，其中一級(jí)是醫(yī)院，二級(jí)是職能部門(mén)，三級(jí)是醫(yī)療、醫(yī)技科室(三級(jí)預(yù)算沒(méi)有獨(dú)立的預(yù)算指標(biāo)，所有的支出都需要通過(guò)二級(jí)預(yù)算單位完成)。
3,3 收支預(yù)算的執(zhí)行與控制
3,3,1 收入預(yù)算 通過(guò)與醫(yī)院his系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸，把his系統(tǒng)的醫(yī)療、藥品收入分科室的傳輸?shù)筋A(yù)算管理信息系統(tǒng)，生成月度、季度、年度的實(shí)際收入報(bào)表。通過(guò)對(duì)預(yù)算收入報(bào)表數(shù)據(jù)與實(shí)際收入報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，對(duì)收入預(yù)算進(jìn)行控制，對(duì)超出或未完成預(yù)算收入指標(biāo)的情況進(jìn)行分析，并對(duì)下季度或后半年收入預(yù)算的調(diào)整提供依據(jù)。
3,3,2 支出預(yù)算 利用預(yù)算管理信息系統(tǒng)與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的對(duì)接，對(duì)預(yù)算部門(mén)的支出進(jìn)行核算，并按照量入為出的原則，對(duì)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行控制。以時(shí)間(月度)進(jìn)度作為標(biāo)準(zhǔn)，控制預(yù)算經(jīng)費(fèi)執(zhí)行進(jìn)度。
3,4 對(duì)部門(mén)預(yù)算進(jìn)行考核 在預(yù)算管理系統(tǒng)中自動(dòng)生成預(yù)算管理報(bào)表，主要有分部門(mén)、分項(xiàng)目的預(yù)算報(bào)表;分月、分季、分年的報(bào)表;與歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比的報(bào)表;部門(mén)執(zhí)行進(jìn)度的報(bào)表;與會(huì)計(jì)核算相結(jié)合的對(duì)照表等。根據(jù)各類(lèi)報(bào)表提供的數(shù)據(jù)對(duì)部門(mén)、項(xiàng)目進(jìn)行業(yè)績(jī)考核，獎(jiǎng)懲。
3,5 制訂下年度預(yù)算指標(biāo) 利用預(yù)算管理系統(tǒng)提供的歷史數(shù)據(jù)，并進(jìn)行詳實(shí)的分析，結(jié)合醫(yī)院下年度的發(fā)展方向及側(cè)重點(diǎn)，制訂下年度預(yù)算。
4 信息化在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的應(yīng)用
4,1 憑證審核，經(jīng)費(fèi)核銷(xiāo) 經(jīng)辦人攜帶外部簽字齊全的報(bào)銷(xiāo)憑證“支出審核與經(jīng)費(fèi)核銷(xiāo)崗位”，崗位審核無(wú)誤后，按預(yù)先設(shè)定的經(jīng)費(fèi)支出范圍，對(duì)每項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的支出項(xiàng)目進(jìn)行核對(duì)。核銷(xiāo)完畢將系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的“經(jīng)費(fèi)核銷(xiāo)編號(hào)”寫(xiě)到報(bào)銷(xiāo)憑證上并簽章。通過(guò)預(yù)算管理系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)費(fèi)核銷(xiāo)或劃轉(zhuǎn)。
4,2 出納付款 經(jīng)辦人將報(bào)銷(xiāo)憑證傳遞到出納崗位，出納在系統(tǒng)中確認(rèn)并同時(shí)付款。所有發(fā)生的支出業(yè)務(wù)，都需要“出納崗位”進(jìn)行確認(rèn)。凡是未經(jīng)經(jīng)費(fèi)核銷(xiāo)直接到出納崗位報(bào)銷(xiāo)的，出納在系統(tǒng)中讀取信息時(shí)，顯示“無(wú)可付款業(yè)務(wù)”;凡是已經(jīng)核銷(xiāo)經(jīng)費(fèi)而未經(jīng)出納確認(rèn)的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)中均有記錄，只有經(jīng)過(guò)出納確認(rèn)后，經(jīng)費(fèi)額度才最終給予核銷(xiāo)。出納確認(rèn)后，數(shù)據(jù)自動(dòng)導(dǎo)入到財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，生成“記賬憑證”，出納將憑證編號(hào)寫(xiě)在報(bào)銷(xiāo)憑單上。
4,3 復(fù)核記賬憑證 出納付款后將憑證傳遞到“復(fù)核憑單崗位”，該崗位根據(jù)“出納崗位”寫(xiě)在報(bào)銷(xiāo)憑證上的記賬憑證審核憑證的合理、合法性及科目運(yùn)用的是否正確。
5 預(yù)算管理軟件的統(tǒng)計(jì)功能
5,1 按三維表格形式提取科室支出項(xiàng)目明細(xì) 見(jiàn)表1。 表1 科室支出項(xiàng)目明細(xì)縱向及橫向項(xiàng)目均可任意組合，橫向項(xiàng)目的選擇 范圍為會(huì)計(jì)科目(或經(jīng)費(fèi)核銷(xiāo)摘要中的報(bào)銷(xiāo)支出項(xiàng)目)。
5,2 月末根據(jù)當(dāng)月各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)核銷(xiāo)情況，自動(dòng)生成預(yù)算 執(zhí)行情況月報(bào)表見(jiàn)表2。表2 年 月預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出報(bào)表按照需求系統(tǒng)可以提供多種形式的報(bào)表。
6 信息化在預(yù)算管理中所起的作用
(1)通過(guò)月度、季度收支預(yù)算執(zhí)行情況的分析，對(duì)預(yù)算進(jìn)行中期的調(diào)整，量入為出，避免年底才發(fā)現(xiàn)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)出現(xiàn)赤字。 (2)通過(guò)設(shè)置預(yù)警功能，使財(cái)務(wù)部門(mén)能夠及時(shí)地了解各部門(mén)預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)度，全面掌控醫(yī)院的資金流。并且可以將月度、年度預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度作為醫(yī)院職能處室績(jī)效考核的一項(xiàng)指標(biāo)，有利于鼓勵(lì)職能處室更加趨于合理編制預(yù)算。 (3)解決預(yù)算與會(huì)計(jì)核算不一致問(wèn)題。 造成預(yù)算與會(huì)計(jì)核算不一致的原因：(1)部分藥品、醫(yī)用耗材、庫(kù)存物資采購(gòu)流程是入庫(kù)、科室領(lǐng)用、付款，入庫(kù)時(shí)作為應(yīng)付賬款入賬，科室領(lǐng)用時(shí)作為支出，付款時(shí)核銷(xiāo)經(jīng)費(fèi)沖銷(xiāo)應(yīng)付賬款。使得列支與經(jīng)費(fèi)核銷(xiāo)時(shí)間不一致，金額不等。(2)大型設(shè)備購(gòu)置或在建工程項(xiàng)目預(yù)付款時(shí)核銷(xiāo)經(jīng)費(fèi)，待工程完工時(shí)按工程總額列支或減少專用基金。列支與經(jīng)費(fèi)核銷(xiāo)時(shí)間不一致導(dǎo)致預(yù)算支出與會(huì)計(jì)核算支出不一致。利用預(yù)算軟件在核銷(xiāo)經(jīng)費(fèi)時(shí)，注明該筆業(yè)務(wù)的性質(zhì)是屬于“列支”、“預(yù)付”還是“沖應(yīng)付”，有利于使預(yù)算與會(huì)計(jì)核算更好的結(jié)合，為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理提供多樣化的信息。 (4)借助于預(yù)算管理系統(tǒng)，結(jié)合合理的會(huì)計(jì)核算流程，可以使醫(yī)院財(cái)務(wù)部門(mén)做到會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)“日清日結(jié)”。 (5)各崗位業(yè)務(wù)的銜接避免了經(jīng)費(fèi)已核銷(xiāo)出納未付款就生成憑單的錯(cuò)誤操作。 總之，隨著社會(huì)信息化水平的不斷提高，信息化在預(yù)算管理中的作用將會(huì)越來(lái)越大。通過(guò)信息化預(yù)算管理，打破時(shí)間、空間限制，提升運(yùn)營(yíng)能力，將目標(biāo)成本的思想自然引入成本控制環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)資金集中管理、科學(xué)調(diào)度、合理使用，保障平穩(wěn)運(yùn)行，防止資金鏈斷裂，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院既定的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。
【參考文獻(xiàn)】
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