財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)早于HIS的開發(fā)應(yīng)用,其初衷是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化,擺脫手工賬。發(fā)展至今已日臻完善。但作為醫(yī)院信息系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng),還沒有與醫(yī)院信息系統(tǒng)對(duì)接,也就是說兩大系統(tǒng)需要一個(gè)接口來實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的整合。
一、醫(yī)院信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的現(xiàn)狀
HIS的初級(jí)階段是針對(duì)醫(yī)院的收費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行改革,對(duì)加強(qiáng)醫(yī)療費(fèi)用的管理起到了重要的作用。HIS系統(tǒng)克服了人為因素對(duì)收費(fèi)工作的影響,有效杜絕了醫(yī)療行業(yè)的不規(guī)范收費(fèi),使收入準(zhǔn)確性大大提高,醫(yī)院收費(fèi)行為的誠(chéng)信度也大為提升,同時(shí),HIS的應(yīng)用大大縮短了患者交費(fèi)的時(shí)間,既方便了患者,也提高了工作效率。目前,醫(yī)院的HIS和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立運(yùn)行,財(cái)務(wù)系統(tǒng)著重于會(huì)計(jì)核算,HIS系統(tǒng)主要是收費(fèi)管理與藥品管理,部分醫(yī)院的HIS中有電子病歷、醫(yī)囑、影像等系統(tǒng),但重點(diǎn)還是費(fèi)用管理。
對(duì)于財(cái)務(wù)系統(tǒng)而言,HIS主要是提供門診住院的各種收入數(shù)據(jù),藥品的進(jìn)銷存匯總報(bào)表等,但由于兩套系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和編程語言、運(yùn)行平臺(tái)等不一致,導(dǎo)致財(cái)務(wù)系統(tǒng)一般不能直接從HIS中讀取所需數(shù)據(jù),HIS的門診系統(tǒng)和住院系統(tǒng)需要每日每月向財(cái)務(wù)部門日?qǐng)?bào)和月報(bào)收費(fèi)報(bào)表,財(cái)務(wù)部門根據(jù)報(bào)表手工編制憑證,進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。這樣各自獨(dú)立運(yùn)行的系統(tǒng),相互之間缺乏應(yīng)有的核對(duì)機(jī)制,對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)不一致,人為主觀的因素會(huì)影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、正確性和完整性。時(shí)間越長(zhǎng),誤差就越大,積累的差錯(cuò)也越多,如果各部門之間不能及時(shí)地稽核發(fā)現(xiàn),會(huì)造成很大的財(cái)務(wù)隱患。如:
1.根據(jù)財(cái)務(wù)制度規(guī)定,每天的門診住院報(bào)表都需要在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中反映,出納和會(huì)計(jì)需要每日對(duì)報(bào)表進(jìn)行逐筆賬務(wù)處理,應(yīng)對(duì)每一項(xiàng)收入都要核對(duì),大量的簡(jiǎn)單重復(fù)勞動(dòng)大大降低了工作效率。如果責(zé)任心不強(qiáng),對(duì)于報(bào)表不能認(rèn)真核實(shí),只是照貓畫虎地錄入,會(huì)給醫(yī)院收入管理造成很大漏洞;
2.收費(fèi)員可能利用報(bào)表的時(shí)間差,將門診收入、預(yù)交款、住院收入等不及時(shí)入賬,挪用甚至貪污;或收費(fèi)員計(jì)算機(jī)知識(shí)較好,利用系統(tǒng)設(shè)計(jì)漏洞進(jìn)入后臺(tái)修改系統(tǒng)程序,使部分醫(yī)療收入不能匯總到報(bào)賬表中,借機(jī)貪污醫(yī)療收入;
3.在票據(jù)管理方面,使用來源不明的票據(jù),私自收費(fèi)或偽造HIS系統(tǒng)匯總報(bào)表,不按系統(tǒng)匯總數(shù)據(jù)報(bào)賬;
4.HIS中其他子系統(tǒng)如藥房和藥庫(kù)系統(tǒng)的月報(bào)表也缺乏應(yīng)有的監(jiān)督。藥品是醫(yī)院重要的資產(chǎn),財(cái)務(wù)部門必須隨時(shí)了解藥品的購(gòu)入、消耗、庫(kù)存情況,如果報(bào)表正確性不能保證,直接會(huì)給醫(yī)院資金的使用和財(cái)務(wù)決策帶來很大隱憂。
二、財(cái)務(wù)系統(tǒng)和HIS數(shù)據(jù)對(duì)接的設(shè)想
從工作內(nèi)容的聯(lián)系上來看,醫(yī)院財(cái)務(wù)系統(tǒng)和HIS之間是你中有我、我中有你的關(guān)系。HIS為財(cái)務(wù)系統(tǒng)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù),系統(tǒng)生成的各種報(bào)表作為會(huì)計(jì)核算的原始憑證;財(cái)務(wù)系統(tǒng)反映HIS運(yùn)行的結(jié)果,從宏觀上控制和協(xié)調(diào)HIS的運(yùn)行。會(huì)計(jì)核算是一個(gè)綜合的整體,會(huì)計(jì)科目相互之間有著緊密的聯(lián)系。在正常情況下,醫(yī)院兩套系統(tǒng)之間對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)都是一致的,因此,克服技術(shù)上的瓶頸,整體構(gòu)建規(guī)劃,制定一套數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)流程,設(shè)置HIS與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口,財(cái)務(wù)系統(tǒng)直接從HIS中讀取相關(guān)報(bào)表數(shù)據(jù),自動(dòng)產(chǎn)生記賬憑證,使得HIS數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)兼容共享,不僅可以有效提高對(duì)收費(fèi)票據(jù)的監(jiān)控力度,督促各部門及時(shí)報(bào)賬,減少財(cái)務(wù)隱患,而且從財(cái)務(wù)監(jiān)控角度考慮,HIS與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口可以完善報(bào)表上報(bào)與審核、票據(jù)管理、藥品等消耗材料管理,最終完善全院各部門財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的審核,保障資金安全與收入完整。
1.報(bào)表上報(bào)及審核確認(rèn)。實(shí)現(xiàn)兩套系統(tǒng)接口后,報(bào)表的上報(bào)分為兩種,其一是收費(fèi)處專人將所有收費(fèi)員當(dāng)日全部日結(jié)表匯總打印后送至財(cái)務(wù)部門。其二是系統(tǒng)將自動(dòng)匯總報(bào)表數(shù)據(jù),會(huì)計(jì)人員從后臺(tái)系統(tǒng)接收匯總的報(bào)表數(shù)據(jù),將報(bào)送的紙質(zhì)報(bào)表和自動(dòng)接收的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)照,審核無誤后,財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)生成記賬憑證,確認(rèn)收費(fèi)部門的收入,予以報(bào)賬。這一功能的實(shí)現(xiàn)將在很大程度上的減少財(cái)務(wù)憑證的錄入工作量,極大提高財(cái)務(wù)人員的工作效率。通過兩條途徑報(bào)表,相互對(duì)照,保證了財(cái)務(wù)系統(tǒng)和HIS系統(tǒng)收入完全一致。財(cái)務(wù)系統(tǒng)與收費(fèi)系統(tǒng)得到無縫隙鏈接,使該環(huán)節(jié)的差錯(cuò)率降至最低。
2.票據(jù)管理。門診掛號(hào)、門診收費(fèi)、預(yù)收款、出院結(jié)算等票據(jù)應(yīng)由財(cái)務(wù)部門的票據(jù)專管員授權(quán)在HIS系統(tǒng)上激活使用。專管員要隨時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)中已用票據(jù)、在用票據(jù)、未用票據(jù)的使用狀態(tài),隨時(shí)監(jiān)控收費(fèi)員是否使用來源不明的票據(jù),進(jìn)行違規(guī)操作。票據(jù)從領(lǐng)用到銷號(hào)都在財(cái)務(wù)有效控制之中。實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接票據(jù)銷號(hào)功能后,HIS系統(tǒng)中票據(jù)產(chǎn)生的收入,與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的收入在對(duì)賬時(shí),很容易發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)點(diǎn)。對(duì)發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)點(diǎn)票據(jù)專管員可及時(shí)查明原因進(jìn)行處理。在設(shè)置報(bào)賬確認(rèn)和票據(jù)銷號(hào)兩個(gè)功能共同控制下,只有報(bào)賬確認(rèn)后,才能做票據(jù)銷號(hào),原則上不報(bào)賬即無法銷號(hào),以此督促收費(fèi)員及時(shí)報(bào)賬。
3.通過分析門診住院日?qǐng)?bào)表、月報(bào)表,及時(shí)了解臨床一線的收入完成狀況,可進(jìn)一步對(duì)比發(fā)現(xiàn)收費(fèi)行為的異常反映,規(guī)范收費(fèi)管理,控制藥品收入在總收入中比例。通過報(bào)表直接獲得藥品和醫(yī)用衛(wèi)材等的消耗支出,對(duì)比預(yù)算執(zhí)行情況,為下一步安排使用資金做決策提供第一時(shí)間的精確資料。
4.數(shù)據(jù)稽核。數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)后,可指定專業(yè)人員隨時(shí)查詢HIS及財(cái)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)。定期和隨機(jī)對(duì)HIS提供的匯總數(shù)據(jù)進(jìn)行抽查復(fù)核;對(duì)HIS備份系統(tǒng)中可能未報(bào)賬收入進(jìn)行核查;依照HIS匯總數(shù)據(jù)對(duì)財(cái)務(wù)憑證進(jìn)行核查;對(duì)醫(yī)院同一期間科室核算總收入與財(cái)務(wù)報(bào)賬總收入是否對(duì)應(yīng)進(jìn)行核查;對(duì)同一期間預(yù)收款收入及結(jié)算收入中預(yù)收款金額數(shù)據(jù)是否對(duì)應(yīng)進(jìn)行核查等。通過多方核查,對(duì)收費(fèi)工作進(jìn)行有效監(jiān)控,達(dá)到及時(shí)預(yù)防、發(fā)現(xiàn)及糾正違規(guī)行為發(fā)生的目的。HIS與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口的實(shí)現(xiàn)不僅提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率,在會(huì)計(jì)內(nèi)部控制中也將發(fā)揮重要作用,同時(shí)為醫(yī)院全成本核算及單病種核算提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理,提升醫(yī)院整體管理水平。
三、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)接口后的管理
1.制定完善、嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度。實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo),數(shù)據(jù)的安全是第一位的。依照有關(guān)的管理規(guī)定,結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況,制定完善嚴(yán)格的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理制度是其重要保障,如計(jì)算機(jī)電子信息系統(tǒng)操作管理制度、電子信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、電子信息系統(tǒng)信息檔案管理制度等一系列制度。對(duì)各崗位操作員、管理員進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范管理,確保系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行。
2.加強(qiáng)系統(tǒng)日常操作管理控制。兩大系統(tǒng)日常操作管理從操作員的權(quán)限級(jí)別和系統(tǒng)操作流程兩方面進(jìn)行控制。操作權(quán)限控制是指每個(gè)崗位的工作人員嚴(yán)格按照所授權(quán)的權(quán)限對(duì)財(cái)務(wù)和HIS系統(tǒng)分別進(jìn)行操作;權(quán)限級(jí)別和所屬功能要科學(xué)合理分配,嚴(yán)禁越權(quán)操作。系統(tǒng)設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)等技術(shù)人員與實(shí)際業(yè)務(wù)操作人員必須相對(duì)獨(dú)立,管理人員與操作人員的崗位職責(zé)分開;前臺(tái)系統(tǒng)是一線收費(fèi)和執(zhí)行人員使用,管理人員使用后臺(tái)系統(tǒng);相互牽制、相互制約并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤。操作流程控制是指各個(gè)崗位操作嚴(yán)格遵循會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和處理流程進(jìn)行,流程的設(shè)計(jì)要科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn),要能及時(shí)堵塞漏洞及消除隱患。
3.充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)獨(dú)立的審計(jì)監(jiān)督功能,加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)。由于HIS運(yùn)行的特殊性,審計(jì)人員在內(nèi)部審計(jì)中除了運(yùn)用常規(guī)的審計(jì)手段外,還必須熟練掌握HIS的有關(guān)知識(shí),才能發(fā)揮審計(jì)的監(jiān)督職能。審計(jì)人員可從制度、運(yùn)行、數(shù)據(jù)分析等方面進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。通過核查信息系統(tǒng)管理的內(nèi)部控制制度是否健全和有效,相關(guān)措施是否落到實(shí)處;通過分析控制的薄弱環(huán)節(jié),評(píng)價(jià)這些環(huán)節(jié)可能造成的影響,是否會(huì)產(chǎn)生潛在風(fēng)險(xiǎn),對(duì)醫(yī)院在預(yù)防、發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為的控制措施做出客觀合理的評(píng)價(jià),并提出改進(jìn)措施,完善系統(tǒng)設(shè)計(jì),實(shí)現(xiàn)管理的良性發(fā)展。
(作者單位:山西省人民醫(yī)院 山西太原 030012)
