醫(yī)院會計經(jīng)歷了從手工會計到電算化會計,再到網(wǎng)絡(luò)會計的發(fā)展歷程,會計處理流程也隨之發(fā)生了根本性變化;會計數(shù)據(jù)處理的工具也從算盤發(fā)展到計算機單機和計算機網(wǎng)絡(luò),會計賬簿也逐步完成了從傳統(tǒng)的紙介質(zhì)形式向電子賬簿、網(wǎng)絡(luò)財務報告形式的轉(zhuǎn)變過程,所有一切轉(zhuǎn)變構(gòu)成了一個新的會計電算化核算系統(tǒng)。下面就根據(jù)工作實踐,針對優(yōu)撫醫(yī)院會計電算化管理的特點,探討如何加強會計電算化管理。
一、確定會計電算化管理的各項制度
一套完整的醫(yī)院會計電算化系統(tǒng)應包含賬務系統(tǒng)、報表系統(tǒng)、工資核算系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等。開展會計電算化應根據(jù)工作需要,建立健全會計電算化崗位責任制、會計電算化操作管理制度、各會計崗位工作制度、計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度、電算化內(nèi)部管理制度。
二、提高會計電算化人員素質(zhì)和技能
會計電算化是一門邊緣性學科,它涉及財會人員的專業(yè)理論、實務能力、計算機知識、管理科學等多方面的知識,因而對財務人員的綜合素質(zhì)要求很高。為了提高財務人員的綜合素質(zhì),應經(jīng)常組織他們參加專業(yè)理論和業(yè)務培訓,學習新的會計制度和會計理論,提升財會人員職業(yè)道德素質(zhì)、專業(yè)理論水平和實際工作能力,以適應新形勢下醫(yī)院管理對會計電算化的要求,有效防范會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部違紀違規(guī)事件的發(fā)生。
三、加強會計電算化的內(nèi)部控制
1.會計核算軟件系統(tǒng)與HIS的銜接控制。醫(yī)院信息管理系統(tǒng)(Hospital Information System,簡稱HIS),包括門診、住院收費與藥品、庫存物資及醫(yī)療信息管理系統(tǒng)。
?、艜嫼怂丬浖到y(tǒng)中數(shù)據(jù)核算的起止時間應與HIS一致。日常工作中,有的醫(yī)院因為收費員當月所收款項繳款不及時,會計核算軟件系統(tǒng)與門診、住院收費的賬目無法核對;在先采購后付款的情況下,由于收到藥品、庫存物資時未及時交由會計人員在會計核算軟件系統(tǒng)中作入賬處理,以致上述兩個科目出現(xiàn)赤字,使會計報表不能真實反映醫(yī)院的資產(chǎn)和負債情況,會計核算軟件系統(tǒng)與物資管理部門的數(shù)據(jù)不符。所以應加強結(jié)算起止時間一致性的控制。
⑵按月核對門診收入與HIS門診收入統(tǒng)計數(shù)。核對門診收入與HIS門診收入的一致性,并重點檢查門診病人退費手續(xù)是否完備,退回的發(fā)票聯(lián)與存根聯(lián)是否相符,所退金額與HIS的退費金額是否一致,對可疑的退費要詳查。
?、前丛潞藢︻A交金總賬科目當月貸方發(fā)生額與HIS當月預交金繳存統(tǒng)計數(shù)。媒體上有關(guān)預交金的職務犯罪時有報道,其原因可能是由于絕大部分的住院收入都是先通過預交金的形式進行收繳,因而加強預交金的內(nèi)部控制極其重要,既可防止收費人員貪污舞弊,又可幫助他們查找錄入錯誤。
?、劝丛潞藢嫼怂丬浖到y(tǒng)住院收入數(shù)與HIS住院收入?yún)R總數(shù)。適時核對、分析各病區(qū)的住院收入變動情況,不僅可以監(jiān)督住院收入安全匯繳,還能結(jié)合各病區(qū)的成本進行經(jīng)濟效益分析。
2.對“醫(yī)保”賬目的內(nèi)部控制。目前,很多醫(yī)院都是醫(yī)保定點單位,其醫(yī)保管理部門大多設(shè)在財務科之外。由于使用的是省、市(縣)兩套相互獨立的醫(yī)保管理信息系統(tǒng),因此會計核算軟件系統(tǒng)應在“應收醫(yī)療款”下分設(shè)“省醫(yī)?！?、“市(縣)醫(yī)?！眱蓚€二級明細科目,再分設(shè)“統(tǒng)籌醫(yī)療”、“大病救助”、“個人賬戶支付”等三級明細科目進行核算,月終將上述科目的借貸方發(fā)生額與醫(yī)保辦核對。這樣,一方面可檢查收費員有無虛列醫(yī)?；颊哔~目套取現(xiàn)金行為,另一方面也可核查會計核算軟件系統(tǒng)操作人員有無錄入錯誤。
3.加強收費票據(jù)的管理。加強收費票據(jù)的管理也是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。平時要細心核對出入院管理處收費人員交回的預交存根與住院病人醫(yī)藥費收據(jù)存根。審核每位出院病人醫(yī)藥費收據(jù)上所注預交金金額與其后附預交金臨時收據(jù)是否相符,有無虛列預交金,截留多退款的情況。審核交回的預交金與住院病人醫(yī)藥費收據(jù)存根聯(lián)是否有短少,作廢的張數(shù)是否齊全,有無漏交或截留收入的情況。審核大小寫金額是否準確,有無涂改情況,財務科出納人員有無簽收等等。
4.藥品核算的內(nèi)部控制。藥品是一種特殊的商品,它涉及的管理環(huán)節(jié)較多,藥庫、藥房、門診與住院收費處、財務科、病區(qū)、院長查詢等信息系統(tǒng)都有使用接口。為加強內(nèi)部控制,對某一具體流程的操作,應授權(quán)相關(guān)人員在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)辦理,其他部門只能查詢或使用,不得隨意錄入或更改。一般由采購員負責對所購藥品進行數(shù)據(jù)錄入,藥庫會計從所購藥品的發(fā)票號碼、規(guī)格、數(shù)量、供貨單位、物價部門核定的藥品批零價格等方面進行審核,審核無誤后打印出藥品入庫單,保管員對藥品質(zhì)量、數(shù)量、有效期進行核對后在入庫單上簽章,以藥劑科負責人復核簽章后將發(fā)票與入庫單交財務科審核付款。而財務科重點審核供貨單位發(fā)票是否規(guī)范,入庫手續(xù)是否齊全,金額是否準確,加成率是否符合國家規(guī)定等。月末,應核對HIS藥房核銷的藥品成本與會計核算軟件系統(tǒng)的藥品收入數(shù)是否相符;藥庫藥品每月入庫數(shù)額與會計核算軟件系統(tǒng)應付賬款的相關(guān)金額是否相符等。
5.庫存物資的內(nèi)部控制。醫(yī)院的庫存物資種類繁多,使用頻率高、周轉(zhuǎn)速度快,應從請購、審批、采購、驗收、付款等方面加強內(nèi)部控制,降低醫(yī)院的運營成本,提高經(jīng)濟效益。月末,應核對HIS庫存物資余額與會計核算軟件系統(tǒng)的相關(guān)余額是否相符。
6.固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制?？倓諑旆俊⑨t(yī)療器械庫房負責醫(yī)院固定資產(chǎn)的數(shù)量與金額管理,財務科對固定資產(chǎn)實行金額控制。固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)中,將固定資產(chǎn)分為土地、房屋及建筑物、通用設(shè)備、專用設(shè)備、交通運輸設(shè)備、電氣設(shè)備、電子產(chǎn)品及通訊設(shè)備、儀器儀表及其他設(shè)備、文藝體育設(shè)備、圖書等10個類別。每購入一臺固定資產(chǎn),就由財產(chǎn)會計將該固定資產(chǎn)卡片,形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫,其中部分信息自動匯總導入固定資產(chǎn)信息基礎(chǔ)表;50萬元以上(含50萬元)的固定資產(chǎn)由計算機自動提取形成大型設(shè)備明細表,以便重點管理,分析其經(jīng)濟效益等。財務科應將固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)的金額與會計核算軟件系統(tǒng)的固定資產(chǎn)明細科目相核對,做到賬賬、賬卡、賬實相符。
四、加強會計檔案管理
搞好會計檔案管理是保證會計電算化工作連續(xù)進行的保障,是會計電算化信息系統(tǒng)維護的保證,是保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全與完整的重要環(huán)節(jié),也是會計信息系統(tǒng)得以充分利用、充分發(fā)揮會計職能的必要前提。應設(shè)立標準的檔案管理環(huán)境,對打印出的各種憑證、賬簿、報表、存儲介質(zhì)、系統(tǒng)文檔資料等在一個會計期間完結(jié)后由相關(guān)財務人員簽名或蓋章,按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定立卷歸檔保管。
五、加強會計電算化系統(tǒng)的審計監(jiān)督職能
采取科學的審計方法對會計電算化系統(tǒng)進行審計,可以大大減少會計電算化系統(tǒng)存在的內(nèi)部質(zhì)量控制風險。審計實施辦法:(1)事前審計:對電算化系統(tǒng)的可行性、系統(tǒng)內(nèi)部牽制制度的完善性、系統(tǒng)的合規(guī)合法性進行評價,保證系統(tǒng)合法、正確地運行。(2)事中審計:對電算化系統(tǒng)的實際運行情況詳細了解,找出運行過程中的薄弱環(huán)節(jié),提出改進意見,督促醫(yī)院進一步完善財務內(nèi)部控制制度。(3)事后審計:對會計電算化系統(tǒng)形成的憑證、賬簿、報表等資料的真實性、合法性進行評價,對在事前、事中審計中發(fā)現(xiàn)的問題的改進情況進行監(jiān)督,以達到及時發(fā)現(xiàn)問題,即時解決問題,進一步提高醫(yī)院會計電算化系統(tǒng)的工作質(zhì)量。
隨著醫(yī)療改革的逐漸深入,會計電算化在醫(yī)院信息化管理中發(fā)揮的作用越來越重要,同時對會計人員的要求也越來越高,作為會計專業(yè)人員,應逐步由單一核算型會計人員轉(zhuǎn)型為復合型的會計人員,才能搞好會計電算化管理工作、發(fā)揮會計電算化管理在醫(yī)院現(xiàn)代化管理中的信息中樞作用。
參考文獻:
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3.王儲.會計電算化與會計工作[M].北京:財會出版社,2003
(作者單位:山西省榮軍精神康寧醫(yī)院 山西太谷 030800)
