2005年起網(wǎng)通公司在全集團(tuán)范圍內(nèi)開始推廣實(shí)施ERP系統(tǒng)。
系統(tǒng)上線幾年來，ERP系統(tǒng)作為公司資源管理信息系統(tǒng)，通過IT系統(tǒng)控制，完善了企業(yè)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理，通過優(yōu)化和固化業(yè)務(wù)流程，保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)得到規(guī)范處理。
一、業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)緊密結(jié)合，提高財(cái)務(wù)信息可信度
以往的財(cái)務(wù)核算軟件，都是獨(dú)立于公司的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，也就是財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相分離，財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)均是由財(cái)務(wù)人員根據(jù)紙制原始單據(jù)直接錄入到系統(tǒng)中，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)缺乏有效核對(duì)，容易造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)脫節(jié)。最常見的問題如工程管理方面，業(yè)務(wù)部門已經(jīng)立項(xiàng)，與設(shè)備供應(yīng)商、工程設(shè)計(jì)單位和施工單位簽訂了供貨合同，并已經(jīng)開始施工，但財(cái)務(wù)部門一直沒有收到業(yè)務(wù)部門傳遞來的原始憑證，該工程項(xiàng)目在財(cái)務(wù)賬面沒有得到任何體現(xiàn)。造成財(cái)務(wù)部門數(shù)據(jù)失真，財(cái)務(wù)報(bào)告信息不準(zhǔn)確。
在工程和成本費(fèi)用核算方面，ERP系統(tǒng)上線后，通過采購(gòu)、庫(kù)存、工程項(xiàng)目等子模塊，將企業(yè)的采購(gòu)需求、采購(gòu)訂單、設(shè)備到貨驗(yàn)收等環(huán)節(jié)均在同一系統(tǒng)內(nèi)反映，業(yè)務(wù)部門按照業(yè)務(wù)性質(zhì)在前端錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)錄入后，可以由多部門、多人員使用。系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置好的規(guī)則，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)換為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，改變了原來財(cái)務(wù)人員直接錄入會(huì)計(jì)憑證的方式。保證業(yè)務(wù)部門的信息及時(shí)反映到財(cái)務(wù)賬面，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)保持一致，提高財(cái)務(wù)報(bào)告信息質(zhì)量。
在收入核算方面，通過建立收入稽核管理業(yè)會(huì)平臺(tái)，將計(jì)費(fèi)系統(tǒng)、97營(yíng)業(yè)現(xiàn)費(fèi)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)通過業(yè)會(huì)平臺(tái)自動(dòng)導(dǎo)入到ERP系統(tǒng)，自動(dòng)生成收入憑證，避免對(duì)收入數(shù)據(jù)進(jìn)行人工操作和加工，提高收入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
同時(shí)，由于財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在一個(gè)綜合系統(tǒng)中，提高了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享性。經(jīng)過授權(quán)，其他部門可以了解與本部門有關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，從而提高財(cái)務(wù)信息使用的效果，更好的為企業(yè)管理發(fā)揮作用。
二、細(xì)化會(huì)計(jì)核算，為成本效益分析和管理決策提供豐富的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)
ERP系統(tǒng)延伸到縣公司，一方面成本費(fèi)用明細(xì)核算到支局所，加強(qiáng)營(yíng)業(yè)部之間的成本費(fèi)用對(duì)比分析，為成本費(fèi)用分析和管理決策提供了更廣闊的空間，同時(shí)也為縣公司對(duì)營(yíng)業(yè)部預(yù)算的分析、控制提供了依據(jù)。另一方面取消了縣公司備用金管理方式，將縣公司全部資金納入到市分公司會(huì)計(jì)帳簿中來。避免了以往縣分公司備用金游離在市分公司帳外，市分公司無法及時(shí)進(jìn)行監(jiān)控，形成潛在資金風(fēng)險(xiǎn)的問題。
ERP系統(tǒng)中設(shè)置了7段會(huì)計(jì)科目，會(huì)計(jì)科目細(xì)分為項(xiàng)目段、產(chǎn)品段等7個(gè)段值，可以設(shè)置規(guī)則，將成本費(fèi)用按產(chǎn)品進(jìn)行細(xì)分，在系統(tǒng)中將每筆費(fèi)用支出細(xì)化到產(chǎn)品，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)每項(xiàng)產(chǎn)品的收入、成本費(fèi)用情況進(jìn)行分析，推動(dòng)公司成本費(fèi)用定額測(cè)算工作。
三、規(guī)范了對(duì)供應(yīng)商的管理
整理、完善了供應(yīng)商資料，將所有的供應(yīng)商信息全部錄入到ERP系統(tǒng)中，并且在后期細(xì)化了對(duì)供應(yīng)商的管理。只有符合招投標(biāo)管理辦法規(guī)定、簽訂購(gòu)銷合同的供應(yīng)商才能夠進(jìn)入ERP系統(tǒng)，防止向無資質(zhì)、未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單，同時(shí)將每筆合同、每筆訂單的執(zhí)行情況在系統(tǒng)中得到完整的體現(xiàn)，并與實(shí)際到貨情況進(jìn)行匹配，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行中的異常情況，強(qiáng)化公司采購(gòu)管理。
ERP系統(tǒng)上線，為公司加強(qiáng)精細(xì)化管理提供了基礎(chǔ)。但真正要將系統(tǒng)的作用發(fā)揮好，還需要進(jìn)一步深挖系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)中數(shù)據(jù)質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)數(shù)量的挖掘、整理、分析工作，提高企業(yè)精細(xì)化管理水平。
一、充分挖掘預(yù)算管理功能
對(duì)預(yù)算控制，ERP系統(tǒng)主要采用以下幾種方式實(shí)現(xiàn)：一是系統(tǒng)內(nèi)的審批控制。在ERP系統(tǒng)中錄入采購(gòu)定單，必須經(jīng)過有權(quán)審批人審批同意?？梢宰龅皆诓少?gòu)行為發(fā)生前，對(duì)采購(gòu)行為進(jìn)行事前控制。對(duì)超出預(yù)算的采購(gòu)不予批準(zhǔn)，防止預(yù)算外事項(xiàng)發(fā)生。二是分科目預(yù)算控制。在總帳、應(yīng)付模塊分別設(shè)置資金檢查環(huán)節(jié)，預(yù)算按照控制嚴(yán)格程度分為建議、絕對(duì)、無三個(gè)級(jí)別，分月、分科目、分成本中心錄入預(yù)算控制標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于一定不能突破的預(yù)算，可以設(shè)置為絕對(duì)控制，一旦突破了預(yù)算，系統(tǒng)將不允許錄入新的數(shù)據(jù)。對(duì)于一般的預(yù)算項(xiàng)目，可以設(shè)置建議預(yù)算金額，用于日常預(yù)算分析、比較。三是能夠根據(jù)系統(tǒng)中已簽定但未執(zhí)行的合同，計(jì)算預(yù)算保留資金。這樣在進(jìn)行預(yù)算分析的時(shí)候，根據(jù)預(yù)算總額、已完成的預(yù)算、預(yù)算保留三部分計(jì)算尚可使用的預(yù)算額度，提高預(yù)算控制能力。
二、深度分析，進(jìn)一步加強(qiáng)供應(yīng)商的管理
ERP系統(tǒng)提供的一個(gè)重要功能就是對(duì)供應(yīng)商和采購(gòu)行為進(jìn)行管理。公司按照可以對(duì)每個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行分析。通過匯總系統(tǒng)數(shù)據(jù)，對(duì)每個(gè)供應(yīng)商的供貨量等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，考察不同供應(yīng)商的采購(gòu)量和采購(gòu)品種、采購(gòu)單價(jià)。對(duì)于公司主要供應(yīng)材料，確定合理數(shù)量的主供應(yīng)商，既要避免供應(yīng)商過多，無法形成規(guī)模采購(gòu)，又要避免供貨過度依賴某一供應(yīng)商，一旦該供應(yīng)商出現(xiàn)供給不足情況，公司無法及時(shí)從其他供應(yīng)商處取得所需的貨物。同時(shí)，公司還應(yīng)在ERP系統(tǒng)外對(duì)每個(gè)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、供貨及時(shí)性和售后服務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)，根據(jù)這幾方面的評(píng)價(jià)，調(diào)整供應(yīng)商的采購(gòu)量，以期獲得最佳的采購(gòu)效果。
通過完善系統(tǒng)內(nèi)供應(yīng)商信息，可以加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)的管理，同時(shí)可以加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商付款的管理。如對(duì)供應(yīng)商付款時(shí)，可以根據(jù)發(fā)票支付金額檢索系統(tǒng)內(nèi)供應(yīng)商的帳戶、開戶行等信息，自動(dòng)生成網(wǎng)銀支付信息，將該信息導(dǎo)入到網(wǎng)銀支付界面，提高付款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。
三、進(jìn)一步提高資金管理精細(xì)化水平
1、為資金預(yù)測(cè)提供依據(jù)
ERP系統(tǒng)中每筆負(fù)債都有到期時(shí)限。這樣，可以匯總統(tǒng)計(jì)在某個(gè)特定時(shí)間段內(nèi)企業(yè)即將到期的債務(wù)，公司可以根據(jù)到期債務(wù)，做好現(xiàn)金流量測(cè)算，及時(shí)安排資金，保證償還到期債務(wù)。
可以對(duì)每個(gè)供應(yīng)商的欠款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析?？梢苑治鰧?duì)每個(gè)供應(yīng)商的帳齡，根據(jù)欠款時(shí)間長(zhǎng)短，綜合平衡，合理安排償付資金，做到先欠的款，先償還。
方便與供應(yīng)商之間的對(duì)帳。可以開發(fā)供應(yīng)商對(duì)帳單，根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成與供應(yīng)商的對(duì)帳單，提高對(duì)對(duì)帳的工作效率和準(zhǔn)確性，也增強(qiáng)了內(nèi)控制度的可執(zhí)行性。
2、加強(qiáng)對(duì)營(yíng)業(yè)資金的監(jiān)控水平
如果公司建成收入稽核業(yè)會(huì)平臺(tái)，可以對(duì)公司的每個(gè)營(yíng)業(yè)廳和營(yíng)業(yè)支局的營(yíng)業(yè)款進(jìn)行管理。將營(yíng)業(yè)款結(jié)算科目細(xì)化到每個(gè)營(yíng)業(yè)部，即每個(gè)營(yíng)業(yè)部應(yīng)交的營(yíng)業(yè)額，實(shí)際繳納的營(yíng)業(yè)款，營(yíng)業(yè)資金的結(jié)存額等。財(cái)務(wù)部門每月末將營(yíng)業(yè)款結(jié)算每個(gè)營(yíng)業(yè)部的余額發(fā)給各營(yíng)業(yè)部進(jìn)行核對(duì)，落實(shí)資金，及時(shí)督促各營(yíng)業(yè)部將資金上交財(cái)務(wù)部門。
另外，還可以實(shí)現(xiàn)每日向ERP系統(tǒng)中轉(zhuǎn)換營(yíng)業(yè)部門收款情況，與財(cái)務(wù)部門實(shí)際收款情況進(jìn)行和對(duì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)營(yíng)業(yè)交款的實(shí)時(shí)跟蹤檢查，提高資金周轉(zhuǎn)效率，降低企業(yè)資金風(fēng)險(xiǎn)。
3、加強(qiáng)對(duì)企業(yè)帳面資金收付的分析
ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)可以不斷向前端追索，從而對(duì)企業(yè)資金收付的最終來源和最終去向進(jìn)行分析。在收款方面，可以每月分析各市分公司收入資金上劃是否及時(shí)；在付款方面，可以分析支付款項(xiàng)的性質(zhì)。例如：對(duì)每個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目，在按照權(quán)責(zé)發(fā)生制統(tǒng)計(jì)資本性支出的同時(shí)，還可以按照付現(xiàn)的口徑統(tǒng)計(jì)付現(xiàn)資本性支出，滿足對(duì)付現(xiàn)資本性支出分析、控制的要求。可以按照現(xiàn)金流量表的口徑，統(tǒng)計(jì)各類付現(xiàn)支出，檢查每個(gè)單位是否按照請(qǐng)款用途使用資金，有無挪用，是否符合省公司下達(dá)的資金支付比例等要求。
四、充分利用ERP系統(tǒng)的開放式接口，將其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到ERP系統(tǒng)中。
ERP系統(tǒng)是一個(gè)開放的系統(tǒng)，通過標(biāo)準(zhǔn)的接口，可以將其他系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到ERP系統(tǒng)中，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，提高準(zhǔn)確性和時(shí)效。
在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中開發(fā)資金請(qǐng)領(lǐng)審批流程?？h公司財(cái)務(wù)部在OA中提出用款申請(qǐng)，報(bào)市公司財(cái)務(wù)資金管理人員審核，而后報(bào)市公司財(cái)務(wù)部主任審批。審批通過后，在OA系統(tǒng)中自動(dòng)生成撥款單，市公司資金結(jié)算人員根據(jù)銀行帳戶資金情況，確定付款銀行，并通過網(wǎng)銀向下級(jí)單位撥款，審批后形成的撥款單通過接口程序自動(dòng)轉(zhuǎn)化成內(nèi)部往來憑證，發(fā)送到縣分公司進(jìn)行確認(rèn)，縣分公司確認(rèn)后雙方自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證。
在日常工作中更多的發(fā)現(xiàn)和尋找這種機(jī)會(huì)，通過數(shù)據(jù)的電子式流動(dòng)，提高ERP系統(tǒng)的綜合處理能力。
