。建立一整套適合領導如何管理和控制本單位內部經濟活動的制度,對于保證會計信息質量的及時和準確,改善事業(yè)單位的經濟現狀,在實際經濟工作中有效地施行顯得尤為重要。
一、內部控制制度不能完全等同于會計控制
目前,不少事業(yè)單位的管理人員對內控制度的認識存在一些誤區(qū),認為內部控制制度就是單位內部成本控制、內部資產安全控制、內部資金控制,即內部會計控制。因此,對內部控制制度的設計停留在內部會計控制上,參與內控管理的也僅僅是財務人員。其實,內部控制從管理結構上來看,可由會計控制和管理控制兩個方面構成。會計控制主要是對財產物資的安全性、會計信息的真實性、完整性及財務活動合法性的控制;管理控制則是為保證方針、決策的貫徹執(zhí)行,促進業(yè)務活動經濟性、效率性、效果性以及業(yè)務目標的實現進行的控制。內部會計控制是單位內部控制制度的核心層次,而內部管理控制是單位內部控制的框架層次。這兩個方面相互依托,縱橫交織,相互制約,形成了有效運行的單位內部管理的控制網絡。
在實際工作中,會計控制對單位的業(yè)務活動開展以及管理的各個環(huán)節(jié)進行指揮、調節(jié)、約束和促進,以使單位實現效益最大化的目標。但如果得不到管理層的有效執(zhí)行,只能使內控制度形同虛設。為此,內控制度的建立,必須注意管理各層面權力配置合理、責任明確;建立有效的激勵、監(jiān)督與制衡機制,以保障內控制度的有效運行,從而實現單位的總目標。
二、建立和完善內部控制制度的原則
內部控制制度的職能不僅包括管理層用來授權與指揮辦公、教學、服務等活動的各種方式、方法,也包括核算、審核、分析各種信息資料及報告的程序與步驟,還包括為單位的經濟活動進行綜合計劃、控制和評價而制定或設置的各項規(guī)章制度。
(一)合法合規(guī)性原則。內部控制制度應符合國家有關法律法規(guī)和本單位的實際情況,確保國家的法律法規(guī)和單位的內部規(guī)章制度能在本單位有效施行。
(二)全面性原則。內部控制制度應涵蓋單位內部各個部門及各個崗位的每項經濟業(yè)務、并針對業(yè)務處理過程中的關鍵控制點,將內部控制落實到決策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)。
(三)崗位責任制原則。內部控制制度應保證單位內部機構、崗位及其職責權限的合理設置和分工,堅持不相容職務相互分離,確保不同科室和崗位之間權責分明、相互制約、相互監(jiān)督。
(四)適時性原則。內部控制制度是一個動態(tài)的過程,它隨內外環(huán)境的變化而變化,制度不是僵死的教條,與業(yè)務相關的法律法規(guī)已修訂,單位的工作范圍發(fā)生變化等情況,都會引起制度的改變,單位應根據這些變化,與時俱進地對制度進行修訂和完善,使之更好地發(fā)揮監(jiān)督和控制作用。
三、建立和完善內部控制制度的措施
新《會計法》明確規(guī)定各事業(yè)單位應建立健全內部控制制度,財政部頒布的《內部會計控制規(guī)范基本規(guī)范》也針對會計控制的目標、原則、監(jiān)督、作出明確的規(guī)定,內控這一管理手段正逐漸成為單位管理的核心與重點工作。
(一)完善單位的控制環(huán)境?？刂骗h(huán)境是指對建立、加強或削弱特定政策、程序及其效率產生影響的各種因素。任何單位的內部都存在于一定的控制環(huán)境中,它是一種氛圍,塑造學校文化,影響會計的意識控制和實施控制的自覺性。它是實行內部控制的基礎和前提,是內部控制體系框架的一個重要因素。
1.完善單位的治理結構。內控環(huán)境的重要內容之一就是事業(yè)單位的法人治理結構,管理層通過實施內控,使內控制度成為“單位之法”,它對每個成員都有效,都必須無條件遵循,任何人都不得游離于它之外,凌駕于它之上,從而實現在法律面前人人平等。否則,會出現漏洞。例如,2005年某省的審計機關在19月份共完成審計項目71個,查處各類違規(guī)行為資金7.97億元,其中收繳財政資金6131萬元,促進擠占挪用資金歸還原資金渠道7.28億元,減少財政撥款和補貼885億元?？梢?事業(yè)單位如果沒有內部控制制度,或執(zhí)行不好,就給國家和單位造成不可挽回的經濟損失,說明內控制度的建設,更完善的治理結構。
2.提高管理者及職工的素質。管理者的素質在單位的管理中起著絕對的作用,素質不同,對單位發(fā)展所產生的影響也完全不同,直接影響到單位的業(yè)績,進而影響到內部控制的效率和效果。管理者的素質不僅指知識和技能,還包括操守、道德觀、價值觀、世界觀等多個方面,更主要的是著眼于全體員工,確立以人為本的管理思想,建立良好的環(huán)境氛圍,激發(fā)職工的積極性、主動性和創(chuàng)造性,通過競爭和激勵機制、績效評價體系、社會保障體系等科學的人力資源管理手段,為內部控制培育良好的環(huán)境基礎。
(二)建立良好的內部控制體系
單位必須制定控制的政策和程序,并予以執(zhí)行,以幫助管理層為達到其控制目標的實現,用以辨認處理風險所必須采取的行動能有效落實?？刂苹顒哟嬖谡麄€單位的各個職能部門,包括核準、授權、驗證、調節(jié)、復核績效、保障資產安全等多種程序。一個單位的內部控制體系,具體應包括三個相對獨立的控制層次:第一個層次是在業(yè)務的全過程中融入相互牽制、相互制約的制度,建立以“防”為主的監(jiān)控防線。有關人員在從事業(yè)務時,必須明確業(yè)務處理權限和應承擔的責任。對一般業(yè)務或直接接觸客戶的業(yè)務,均要經過復核,重要業(yè)務最好實行雙簽制,禁止一個人獨立處理業(yè)務的全過程。第二個層次是設立事后監(jiān)督,即在會計部門常規(guī)性會計核算的基礎上,對其各個崗位、各項業(yè)務進行日常性和周期性的核查,建立以“堵”為主的監(jiān)控防線。事后監(jiān)督可以在會計部門內設立一個具有相應職務的專業(yè)崗位,配備責任心強、工作能力全面的人員擔任此職,并納入程序化、規(guī)范化管理,將監(jiān)督的過程和結果定期直接反饋給財務部門的負責人。第三個層次是以現有的稽核、審計、紀律檢查部門為基礎,成立一個直接歸上級主管部門管理并獨立于被審計部門的審計委員會。審計委員會通過內部常規(guī)稽核、離任審計、落實舉報、監(jiān)督審查企業(yè)的會計報表等手段,對會計部門實施內部控制,建立有效的以“查”為主的監(jiān)督防線。以上三個層次構筑的內部控制體系對單位發(fā)生的經濟業(yè)務和會計部門進行“防、堵、查”遞進式的監(jiān)督控制,對于及時發(fā)現問題、防范和化解經營風險將具有重要的作用。
(三)進行信息流動與溝通
事業(yè)單位應設立一個良好的信息與溝通系統,包括財務信息系統和管理信息系統。財務信息系統以會計為主,提供有關財務方面的信息,而管理系統還提供非財務的信息?？纱_保組織中每個人均清楚地知道其所承擔的特定職務,每們職工了解內部控制制度的有關方面,這些方面如何生效以及在控制制度中所扮演的角色、所擔負的責任以及所負責的活動怎樣與他人的工作發(fā)生關聯等,職工需知道單位期望他們做出哪種行為、哪種行為被接受、哪種行為不被接受,職工還需知道在其執(zhí)行職責時,一旦有非預期的事項發(fā)生,除了要注意該事項本身之外,尚應注意導致該事項發(fā)生的原因。
(四)強化內部控制制度的事后控制力度
目前事業(yè)單位內部控制的措施主要包括不相容職務分離控制、會計系統控制、預算控制、財產保全控制、內部報告控制等,這些內控制度的方法似乎都側重于事前和事中控制,而對問題出現后的處置很少涉及。一個有效的內部控制制度應該是全過程的。事前控制的目的在于作出正確的決策,制定切實可行的目標;事中的控制則是讓單位活動按照一定的決策方向、目標運行;而事后控制則應側重于分析結果形成的原因,考核并作出評價、落實獎懲,找出存在的弱點及隱患,進而達到對單位內控制度有效性的評估,并對欠妥部分作出相應的調整,從而為管理者提供制定未來計劃標準的依據。因此,必須加強事后控制,使單位及時、順利克服各種困難,解決問題、渡過難關,以實現單位的最終目標。
1.內部審計和控制自我評估。內部審計幫助組織進行“軟控制”環(huán)境的營造,成為內部過程的設計顧問,使成員能自覺地把辦事準確和職業(yè)道德放在首位,形成監(jiān)督內部控制其它環(huán)節(jié)的主要力量。而控制自我評估指的是各單位不定期或定期地對自己的內控系統進行評估,基本特征是關注經濟活動的過程和控制的成效,由管理部門和職工共同進行,用結構化的方法開展評估活動。
2.促進和完善對單位內部控制體系的外部監(jiān)督。這需要立法、執(zhí)法、審計、監(jiān)管諸方面對單位內控進行獨立、客觀、公正的研究,或制定準則,或指出指南,或提供框架和參考依據。
總之,內部控制是衡量一個單位管理的重要標志,是一個單位管理的重要手段。有控則強、失控則弱、無控則亂。加強管理,完善內部控制,的的確確是每個單位的當務之急,事業(yè)單位以財務管理和會計核算為主的內部控制制度需要利用機制、系統的觀點來進行探討、研究和實踐。因此,如何設計出一套符合事業(yè)單位實際,科學、有效的內部控制制度,對事業(yè)單位的管理發(fā)展是非常重要的。
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