《項(xiàng)目管理管理新視角》一文中提到:“在采購(gòu)設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中,我們必須清楚的界定出特定的需要,并且還要找到最低的價(jià)格和最具競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商?！痹诂F(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目采購(gòu)操作中,要實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。但是,我們卻能夠通過對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)管理中部分環(huán)節(jié)的控制,來有效的降低采購(gòu)成本,從而使項(xiàng)目資金達(dá)到最優(yōu)的配置,用有限的資金獲取盡可能多的資源,這是我們?cè)陧?xiàng)目采購(gòu)管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)。以下,就將從成本控制的角度來逐一論述在項(xiàng)目采購(gòu)管理中降低采購(gòu)成本的一些措施。
一、制定采購(gòu)預(yù)算設(shè)定合理的目標(biāo)價(jià)格
制定預(yù)算的行為就是對(duì)組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面,同時(shí)也不僅僅是組織政策的一種延伸,它還是一種控制機(jī)制,起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。
制定采購(gòu)預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購(gòu)行為之前對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)成本的一種估計(jì)和預(yù)測(cè),是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā),還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn),以便對(duì)采購(gòu)實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測(cè)與控制,確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購(gòu)預(yù)算的約束,能提高項(xiàng)目資金的使用效率,優(yōu)化項(xiàng)目采購(gòu)管理中資源的調(diào)配,查找資金使用過程中的一些例外情況,有效的控制項(xiàng)目資金的流向和流量,從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購(gòu)成本的目的。
二、供應(yīng)商的開發(fā)
供應(yīng)商是指可以為項(xiàng)目采購(gòu)管理生產(chǎn)提供原材料,工程設(shè)備、服務(wù)以及企業(yè)一切其他資源的單位,項(xiàng)目管理要維持正常的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)就必須有自己的合格供應(yīng)商給自己提供各方面的需求資源,所以供應(yīng)商的物質(zhì)供應(yīng)能力以及服務(wù)對(duì)一個(gè)企業(yè)的生存發(fā)展至關(guān)重要,供應(yīng)商是項(xiàng)目采購(gòu)管理中的一個(gè)重要組成部分,項(xiàng)目采購(gòu)時(shí)應(yīng)該本著“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則,給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會(huì),一方面體現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則,另一方面也能對(duì)采購(gòu)成本有所控制,提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此,在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。
(一)控制供應(yīng)商的數(shù)量。
供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題,實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購(gòu)方來說,單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn),也不利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià),缺乏采購(gòu)成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說,批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢(shì),可以給采購(gòu)方以商業(yè)折扣,減少貨款的支付和采購(gòu)附加費(fèi)用,有利于減少現(xiàn)金流出,降低采購(gòu)成本。因而,在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時(shí)既要避免單一貨源,尋求多家供應(yīng),同時(shí)又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足,以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策,降低物資的價(jià)格和采購(gòu)成本。這樣既能保證采購(gòu)物資供應(yīng)的質(zhì)量,又能有力的控制采購(gòu)支出。一般來說,供應(yīng)商的數(shù)量以不超過2-3家為宜。
(二)供應(yīng)商開發(fā)過程。
開發(fā)供應(yīng)商的方式主要包括公開競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)、有限競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)和直接簽訂合同采購(gòu),四種不同的采購(gòu)方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購(gòu)和非招標(biāo)采購(gòu)。我們認(rèn)為,在項(xiàng)目采購(gòu)中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)來壓低物資價(jià)格,幫助采購(gòu)方以最低價(jià)格取得符合要求的工程或貨物;并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用,也將有助于提高采購(gòu)效率和質(zhì)量,從而有利于控制采購(gòu)成本。
三、采購(gòu)環(huán)境的利用
項(xiàng)目的外部環(huán)境對(duì)采購(gòu)策略的制定、采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響,外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對(duì)項(xiàng)目組織怎樣及如何采購(gòu)產(chǎn)生影響的外部變化,包括市場(chǎng)季節(jié)性的變化、國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國(guó)家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場(chǎng)利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭(zhēng)罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境,包括項(xiàng)目組織在采購(gòu)中可能采取的組織政策、方式和程序,即實(shí)施采購(gòu)的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下,一個(gè)好的項(xiàng)目采購(gòu)策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場(chǎng)環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益。
充分利用采購(gòu)環(huán)境的一個(gè)重要內(nèi)容就是熟悉市場(chǎng)情況、了解市場(chǎng)行情、掌握有關(guān)項(xiàng)目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場(chǎng)信息。比如,結(jié)合所采購(gòu)貨物或服務(wù)的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格的要求等,了解熟悉國(guó)內(nèi)、國(guó)際市場(chǎng)的價(jià)格及供求信息,所購(gòu)物品的供求來源、外匯市場(chǎng)情況、國(guó)際貿(mào)易支付辦法、保險(xiǎn)合同等有關(guān)國(guó)內(nèi)、國(guó)際貿(mào)易知識(shí)和商務(wù)方面的情報(bào)和信息。這就要求項(xiàng)目組織建立有關(guān)的市場(chǎng)信息機(jī)制,以達(dá)到有效利用采購(gòu)環(huán)境的目的,良好的市場(chǎng)信息機(jī)制包括:
建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫(kù),以便在需要時(shí)候能隨時(shí)找到相應(yīng)的供應(yīng)商,以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。
建立同一類貨物的價(jià)格目錄,以便采購(gòu)者能進(jìn)行比較和選擇,充分利用競(jìng)爭(zhēng)的辦法來獲得價(jià)格上的利益。對(duì)市場(chǎng)情況進(jìn)行分析和研究,作出市場(chǎng)變化的預(yù)測(cè),使采購(gòu)者在制定采購(gòu)計(jì)劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購(gòu)方式時(shí),能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。
只有建立了良好的市場(chǎng)信息機(jī)制,才能在項(xiàng)目采購(gòu)中做到“知己知彼”,并對(duì)采購(gòu)環(huán)境有充分的了解和把握,這使得采購(gòu)者能處于供需雙方的有力地位,獲得價(jià)格上的優(yōu)勢(shì),不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù),也能取得成本上的利益。否則,如果缺乏了對(duì)相關(guān)信息的熟悉,會(huì)造成采購(gòu)工作的延誤,采購(gòu)預(yù)算的超支,失去成本控制的優(yōu)勢(shì)。因此,在養(yǎng)護(hù)工程中采購(gòu)管理中充分利用采購(gòu)環(huán)境,建立良好的市場(chǎng)信息機(jī)制,同樣是有效降低采購(gòu)成本的途徑之一。
四、供應(yīng)商的管理
基于長(zhǎng)期的降低采購(gòu)成本的理念出發(fā),我們認(rèn)為,在項(xiàng)目的采購(gòu)管理中應(yīng)該貫穿一個(gè)“供應(yīng)商管理”的思想,也即是把對(duì)供應(yīng)商的管理納入項(xiàng)目采購(gòu)管理的一個(gè)部分。這樣既可通過長(zhǎng)期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證,又可在時(shí)間長(zhǎng)短和購(gòu)買批量上獲得采購(gòu)價(jià)格的優(yōu)勢(shì),對(duì)降低項(xiàng)目采購(gòu)中的成本有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得注意:
(一)與供應(yīng)商建立良好的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。對(duì)于采購(gòu)方來說,一旦確定了可以長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商,應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則,建立一種雙贏的合作關(guān)系,使采購(gòu)方在長(zhǎng)期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢(shì),也使供應(yīng)商擁有長(zhǎng)期穩(wěn)定的大客戶,以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立,能給采購(gòu)方帶來長(zhǎng)期而有效的成本控制利益。
(二)供應(yīng)商的控制。
在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的行為進(jìn)行績(jī)效管理,以評(píng)價(jià)供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如:建立供應(yīng)商績(jī)效管理的信息系統(tǒng),對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí),建立量化的供應(yīng)商行為績(jī)效指標(biāo)等等,并利用績(jī)效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作:增大或減少供應(yīng)份額、延長(zhǎng)或縮短合作時(shí)間等,對(duì)供應(yīng)商以激勵(lì)和獎(jiǎng)懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為,保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)的供貨,從而有效的降低項(xiàng)目采購(gòu)總成本。
五、養(yǎng)護(hù)企業(yè)全流程成本控制流程再造的實(shí)施策略
(一)養(yǎng)護(hù)企業(yè)全流程成本控制流程進(jìn)行集成化、規(guī)范化的系統(tǒng)改造
這是實(shí)施養(yǎng)護(hù)企業(yè)全流程成本控制流程再造的出發(fā)點(diǎn),實(shí)施養(yǎng)護(hù)企業(yè)業(yè)務(wù)再造必須滿足規(guī)范化和集成化的管理要求,而這種規(guī)范化和集成化的要求還應(yīng)該貫徹在整個(gè)工程項(xiàng)目的實(shí)施過程中。一旦業(yè)務(wù)流程被確定再造以后、就應(yīng)嚴(yán)格控制流程的操作。這不僅意味著流程再造實(shí)施過程中的軟件本身要規(guī)范,更意味著企業(yè)的管理體制和組織結(jié)構(gòu)要規(guī)范。
(二) 提供整體性的業(yè)務(wù)流程再造方案
這是實(shí)施物流業(yè)務(wù)再造的基本思路。通過對(duì)傳統(tǒng)養(yǎng)護(hù)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的分析,找到養(yǎng)護(hù)企業(yè)運(yùn)作的瓶頸和潛在優(yōu)勢(shì),然后對(duì)整個(gè)養(yǎng)護(hù)企業(yè)資源進(jìn)行優(yōu)化和整合,使采購(gòu)、使用、庫(kù)存等流程達(dá)到一體化的最佳配置,系統(tǒng)化地、全程地分析不同部分、不同環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)與配合,不斷減少中間環(huán)節(jié),提高應(yīng)變能力,從全局的高度改造企業(yè)整體的最佳流程。
(三)內(nèi)外結(jié)合,全面整合
這是養(yǎng)護(hù)企業(yè)全流程成本再造的有效途徑。養(yǎng)護(hù)企業(yè)全流程成本業(yè)務(wù)的再造必須全面進(jìn)行,內(nèi)外結(jié)合,防止片面化。從企業(yè)內(nèi)部的全流程成本再造來看,主要進(jìn)行全流程成本功能再造、全流程成本組織再造和全流程成本管理再造。通過再造,要剔除冗余的功能,實(shí)行扁平化的組織機(jī)構(gòu),并積極利用先進(jìn)的管理技術(shù)和管理思想,統(tǒng)籌規(guī)劃,提高全流程成本的運(yùn)作效率。這樣,我們就能更好地在采購(gòu)過程中開發(fā)無處不在的降低成本的機(jī)會(huì)。
