一、往來賬款管理存在的共性問題
(一)往來賬款賬務(wù)處理不規(guī)范
有些財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行日常賬務(wù)處理時(shí),未嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定的科目核算內(nèi)容進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算和分類。主要表現(xiàn)在:應(yīng)計(jì)入應(yīng)付賬款的業(yè)務(wù)誤計(jì)入其他應(yīng)付款;同一客戶的預(yù)收、應(yīng)收不分業(yè)務(wù)隨意對(duì)沖后余額記賬;在會(huì)計(jì)憑證摘要僅僅注明“清賬”二字,甚至無摘要,人為地造成往來賬目的混亂。
(二)利用虛擬財(cái)務(wù)賬戶結(jié)算
創(chuàng)建和使用虛擬賬戶已經(jīng)成為企業(yè)特殊賬務(wù)處理的一種常用方法。目前使用虛擬賬戶主要有兩方面的用途,一是滿足大量一次性往來單位的業(yè)務(wù)需求;二是根據(jù)內(nèi)部管理的特殊需要,歸集部分項(xiàng)目的前期核算?？陀^地講,虛擬賬戶的存在滿足了企業(yè)財(cái)務(wù)管理的特殊需求,但同時(shí)出現(xiàn)的問題是這些虛擬賬戶由于使用人員較多、業(yè)務(wù)繁雜,缺乏有效的監(jiān)管意識(shí)和手段,隨著組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整和人員變遷,導(dǎo)致部分掛在虛擬賬戶的往來賬款變成了呆賬。
(三)利用往來賬戶處理預(yù)提、待攤性質(zhì)費(fèi)用
按照新企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則,除某些特定費(fèi)用計(jì)入長期待攤費(fèi)用核算外,企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的符合國家規(guī)定的待攤、預(yù)提性質(zhì)的費(fèi)用,除發(fā)生時(shí)根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)形成的結(jié)果分別計(jì)入相關(guān)項(xiàng)目外,一般是通過往來科目暫時(shí)掛賬。這就給日常管理帶來了困難。一方面這部分費(fèi)用的實(shí)際結(jié)算時(shí)間、結(jié)算金額不確定,存在一定的差異;另一方面會(huì)計(jì)憑證歸檔后,只能依靠臺(tái)帳對(duì)預(yù)估或者是真實(shí)發(fā)票入賬的費(fèi)用進(jìn)行甄別。
(四)往來賬款未得到有效地監(jiān)控及定期清理
一般而言,企業(yè)都比較重視債權(quán)管理,但是對(duì)債務(wù)的監(jiān)管,往往不甚重視而導(dǎo)致管理不全面,使一些名存實(shí)亡的往來款項(xiàng)長期掛賬,該付出的不付出,該收的不收,對(duì)無法支付債務(wù)不作會(huì)計(jì)處理,這些都極易造成往來科目的混亂,嚴(yán)重?cái)_亂了往來賬款的規(guī)范管理。
(五)供應(yīng)商和客戶分割管理,缺乏有機(jī)聯(lián)系
現(xiàn)代企業(yè)往往存在多種經(jīng)營行為,某些企業(yè)就會(huì)具備既是客戶又是供應(yīng)商,或者提供采購業(yè)務(wù)、修理性勞務(wù)多重業(yè)務(wù)。而在企業(yè)中,銷售、采購、維修業(yè)務(wù)一般都是由不同的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé),相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理投射到財(cái)務(wù)上,也是分離的,由此就產(chǎn)生了一個(gè)新的問題,如何實(shí)現(xiàn)從企業(yè)整體的層面上來對(duì)客戶、供應(yīng)商進(jìn)行綜合管理。
(六)往來款項(xiàng)函證未得到有效利用
主要表現(xiàn)有兩個(gè)方面:一是重視對(duì)賬形式,輕視對(duì)帳效果。因?yàn)樯婕爸黧w較多,單據(jù)傳遞存在時(shí)差性,并且往來賬款多數(shù)不影響敏感指標(biāo),因此在沒有強(qiáng)制性的約束下,函證工作得不到重視,使其流于形式;二是重債權(quán)、輕債務(wù)。在日常工作中,對(duì)于債權(quán)的核對(duì),企業(yè)往往非常積極。
二、加強(qiáng)往來款項(xiàng)管理的主要對(duì)策
(一)構(gòu)建企業(yè)層級(jí)的往來單位管理組織
組成跨部門的協(xié)調(diào)小組,聯(lián)合銷售、采購、維修、財(cái)務(wù)等各個(gè)相關(guān)部門,對(duì)企業(yè)的客戶和供應(yīng)商兩大體系進(jìn)行整合,甄別具有綜合業(yè)務(wù)的往來單位,并在企業(yè)信息系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。由協(xié)調(diào)小組定期召開例會(huì),處理并協(xié)調(diào)需要跨部門合作的往來單位事務(wù),比如變更維護(hù)、債務(wù)抵消,獎(jiǎng)懲行為等等,并由協(xié)調(diào)小組指定專門人員將各類往來單位信息及時(shí)發(fā)布在企業(yè)的信息門戶網(wǎng)站上,為業(yè)務(wù)決策提供有利的指引,有效降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。
(二)建立、健全往來賬款制度建設(shè)體系
結(jié)合企業(yè)內(nèi)部控制、經(jīng)營管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)管等方面的規(guī)定,形成一體化往來賬款管理制度。包含信用控制、業(yè)務(wù)管理、賬務(wù)核算和監(jiān)督、清收清欠、壞賬處置、獎(jiǎng)懲考核。促使在企業(yè)內(nèi)部形成往來賬款的立體管理,督促各相關(guān)部門嚴(yán)格履行各自的職責(zé),消除原來各個(gè)業(yè)務(wù)部門各自為政,分割管理所產(chǎn)生的弊端。
(三)建立往來賬款管理考核體系,強(qiáng)化考核監(jiān)督
改變企業(yè)管理層對(duì)往來賬款管理的重視程度,把往來管理作為財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理的重點(diǎn),并對(duì)相關(guān)管理部門履行職責(zé)的效果進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。通過考核評(píng)價(jià)能有效的提高業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門管理上的協(xié)調(diào)性。促使上游的業(yè)務(wù)部門及時(shí)傳遞單據(jù),重視日常管理。出現(xiàn)長期掛賬項(xiàng)目時(shí),積極配合財(cái)務(wù)部門做好追溯調(diào)查,及時(shí)采取措施。在降低企業(yè)資金占用成本同時(shí),維護(hù)好企業(yè)的商業(yè)信用。
(四)加強(qiáng)往來賬款相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高相關(guān)人員工作能力
采取多種交叉培訓(xùn)方式,提高相關(guān)管理人員的素質(zhì)。在做好專業(yè)范圍內(nèi)培訓(xùn)同時(shí),進(jìn)行交叉培訓(xùn),對(duì)業(yè)務(wù)人員傳遞相關(guān)的財(cái)務(wù)知識(shí)、規(guī)章制度;對(duì)財(cái)務(wù)人員傳遞相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)、業(yè)務(wù)規(guī)定。使多方能夠在互相理解整體業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上,相互配合。在做到不相容崗位分離,加強(qiáng)內(nèi)部控制的同時(shí),盡可能減少因溝通不暢引起的不必要損失。
(五)加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范建設(shè),嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行會(huì)計(jì)核算
首先,加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)工作,提高職業(yè)判斷能力,確保嚴(yán)格按《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》、《會(huì)計(jì)法》等國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行會(huì)計(jì)核算,準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。這里面包含了三點(diǎn):一是不但需要選擇正確的往來科目進(jìn)行帳務(wù)處理,還要保證帳務(wù)處理的規(guī)范性。應(yīng)該選擇應(yīng)付賬款的,不能隨意通過其他應(yīng)付款核算;應(yīng)該選擇清賬的,不能隨意掛反方向新項(xiàng)目;應(yīng)該在摘要上詳細(xì)注明內(nèi)容的,不能僅使用“付款”、“清賬”等含糊字句。二是盡量做好準(zhǔn)確核算,減少使用虛擬賬戶,對(duì)其使用進(jìn)行明確的規(guī)定,并加強(qiáng)考核,嚴(yán)格杜絕濫用賬戶,長期不清的現(xiàn)象。三是對(duì)于一定需要會(huì)計(jì)估計(jì)的業(yè)務(wù),財(cái)務(wù)人員要與業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)溝通,提高估計(jì)的準(zhǔn)確性和科學(xué)性,拒絕濫用會(huì)計(jì)估計(jì)調(diào)節(jié)利潤的行為。
(六)加強(qiáng)會(huì)計(jì)監(jiān)督,定時(shí)定期清理往來賬款
一是企業(yè)的財(cái)務(wù)部門應(yīng)主動(dòng)履行會(huì)計(jì)監(jiān)督責(zé)任和權(quán)力。采用賬齡分析等方法,核對(duì)清理往來賬款,并及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門。二是對(duì)長期掛賬項(xiàng)目,及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通,督促他們進(jìn)行追查并反饋結(jié)果。對(duì)于符合轉(zhuǎn)銷條件的,及時(shí)進(jìn)行帳務(wù)處理;對(duì)于存在業(yè)務(wù)糾紛的,督促業(yè)務(wù)部門盡早加以解決。三是財(cái)務(wù)人員應(yīng)對(duì)函證工作提高重視,對(duì)于出現(xiàn)的差異認(rèn)真分析,確保帳務(wù)核算準(zhǔn)確、真實(shí)。四是嚴(yán)格按照國家有關(guān)的規(guī)定,做好會(huì)計(jì)人員前后任交接工作,保證帳務(wù)處理和會(huì)計(jì)監(jiān)管的延續(xù)性。
(七)借助各種有效的監(jiān)管手段,提高往來賬款管理效果
往來賬款的流轉(zhuǎn)過程涵蓋了企業(yè)絕大多數(shù)的業(yè)務(wù)流程,數(shù)量巨大,又因?yàn)樗扰c收入、成本有關(guān),又與潛盈、潛虧相連,同時(shí)也可能隱藏有各類管理問題。因此成為各種內(nèi)外審計(jì)和國家相關(guān)部門檢查的重點(diǎn)。企業(yè)應(yīng)以正確態(tài)度面對(duì)各類監(jiān)管,借助契機(jī),提高往來賬款管理的效率和效果,對(duì)于會(huì)計(jì)處理方式上的差異,可以與監(jiān)管人員積極溝通,深入探討,共同尋找合理正確的處理方式;對(duì)于會(huì)計(jì)估計(jì)的差異,可以檢查原有估計(jì)依據(jù),判斷是否有更加準(zhǔn)確的結(jié)果;而對(duì)于其他可能存在的管理問題,進(jìn)行內(nèi)部自查,杜絕舞弊等違法行為的出現(xiàn),從而全面提高企業(yè)的綜合管理水平。
