當前行政單位內(nèi)部控制現(xiàn)狀不容樂觀,亟需尋求加強內(nèi)部控制的方式與對策。
一、我國行政單位內(nèi)部控制的現(xiàn)狀
(一)對內(nèi)部控制的重要性認識不足。我國經(jīng)濟正向市場經(jīng)濟邁進,高質(zhì)量的財務(wù)會計信息對經(jīng)濟發(fā)展和維護經(jīng)濟秩序尤為重要。目前相當一部分行政單位對建立內(nèi)部控制制度不夠重視,執(zhí)行也不得力,在建立時殘缺不全或有關(guān)內(nèi)容不夠合理。
(二)對預(yù)算重要性認識不夠。編制預(yù)算缺乏預(yù)見性,致使一些工作的開展受到影響;項目預(yù)算編制沒有與本單位實際工作相結(jié)合,造成預(yù)算內(nèi)申報的項目不能執(zhí)行,而要執(zhí)行的項目卻沒有編入預(yù)算。同時一些單位沒有按照預(yù)算列支的項目、范圍、金額來執(zhí)行預(yù)算,預(yù)算約束力不強,造成部門預(yù)算中各項目之間混用,并時常有違法違紀現(xiàn)象發(fā)生。
(三)資產(chǎn)管理松散,不適應(yīng)新公共財政體制管理的要求。資產(chǎn)管理未緊密與預(yù)算管理聯(lián)系在一起,重錢不重物,片面追求財政資金。在資產(chǎn)配置中存在隨意性,與本單位實際工作結(jié)合不夠、導(dǎo)致配置的資產(chǎn)利用率低,甚至閑置。在采購中未執(zhí)行政府采購相關(guān)規(guī)定,造成資金浪費。
二、加強行政單位內(nèi)部控制的基本方式與具體對策
(一)不相容職務(wù)的分離
在行政單位中,應(yīng)當加以分離的職務(wù)通常有:授權(quán)與執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;執(zhí)行與審核某項業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;執(zhí)行與記錄某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;保管與記錄某項財產(chǎn)的職務(wù)要分離等等。為了使所有有關(guān)人員了解內(nèi)部控制制度,尤其是那些委派給各人的任務(wù)、職權(quán)和責任的界限以及所有的方針程序,行政單位應(yīng)根據(jù)單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)及職責,明確各自職權(quán)范圍,規(guī)定財務(wù)工作流程和內(nèi)部審批程序,并結(jié)合系統(tǒng)流程圖來反映,最好是以內(nèi)部正式文件或內(nèi)部質(zhì)量管理體系文件來規(guī)范和明確。
(二)授權(quán)批準控制
授權(quán)批準控制要求各級管理人員必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔責任,經(jīng)辦人員必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。授權(quán)批準分為“一般授權(quán)”和“特定授權(quán)”。“一般授權(quán)”是對辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)權(quán)力、條件和有關(guān)責任者的規(guī)定。如費用報銷簽字的授權(quán),簽訂一般經(jīng)濟技術(shù)合同的授權(quán)等?！疤囟ㄊ跈?quán)”是對特定事項的操作,如對價值較高資產(chǎn)的委托管理等的授權(quán)。同時對于重大事項應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)集體決策。為了保證對授權(quán)批準控制,必須明確每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的授權(quán)批準程序,建立授權(quán)批準檢查制度。
(三)會計業(yè)務(wù)記錄控制
會計業(yè)務(wù)記錄控制主要包括會計憑證控制、會計賬簿控制、會計報表控制等內(nèi)容。會計憑證控制的主要內(nèi)容有:原始憑證的合法性、真實性、有效性控制等。會計賬簿控制必須以經(jīng)過審核的會計憑證為依據(jù),全面、連續(xù)、及時地記錄和反映單位的經(jīng)濟活動。會計報表的種類、格式和內(nèi)容應(yīng)當符合國家會計法、會計準則及行政單位會計制度的規(guī)定。
(四)強化預(yù)算管理、控制和監(jiān)督
一要科學(xué)合理地編制部門預(yù)算,實行預(yù)算內(nèi)外綜合統(tǒng)籌,進一步細化收支項目。二要推進項目庫建設(shè)和管理,加強項目預(yù)算精細化管理,研究探索項目支出標準和項目績效評價體系,科學(xué)合理安排項目預(yù)算。三要加強預(yù)算監(jiān)督,嚴格預(yù)算約束,進一步加大財務(wù)檢查力度,對預(yù)算使用出現(xiàn)明顯違反預(yù)算管理要求和規(guī)定的單位,采取必要措施來懲戒,切實提高預(yù)算管理質(zhì)量。四要做好預(yù)算執(zhí)行的反饋,對預(yù)算執(zhí)行拖延或超額執(zhí)行的應(yīng)查明原因,仔細分析,并在以后年度預(yù)算中加以改進。
(五)強化外部監(jiān)督
財政、稅務(wù)、審計等部門,應(yīng)結(jié)合專項檢查工作對行政單位內(nèi)部控制建設(shè)的科學(xué)性、有效性等進行檢查與監(jiān)督,形成有效的監(jiān)督合力,同時應(yīng)結(jié)合財政預(yù)算監(jiān)督、年度財務(wù)報表審計、干部離任經(jīng)濟責任審計、重大工程項目審計等,從外部督促行政單位進一步加強內(nèi)部控制。 三、加強內(nèi)部控制應(yīng)注意的幾個問題
(一)內(nèi)部控制制度的建立應(yīng)考慮本單位的實際情況
國家有關(guān)部門所頒發(fā)的內(nèi)部控制的有關(guān)規(guī)定,只能說是從總體上給予了一個框架,行政單位應(yīng)以法律為準繩,以行政規(guī)章為標準,以有關(guān)會計及相關(guān)制度為原則,結(jié)合本單位實際情況,制定出本單位的內(nèi)部控制制度,制度應(yīng)切實可行,應(yīng)便于各部門和職工在實際工作中運用。
(二)遵循成本效益原則
從全面性角度來說,內(nèi)部會計控制的控制環(huán)節(jié)和關(guān)鍵點越多,采取的措施越復(fù)雜,控制越嚴密,其控制效果越好。但是,行政單位控制的環(huán)節(jié)越多,控制措施越復(fù)雜,相應(yīng)支付的控制成本也就越高。一般而言,各種內(nèi)部控制的方法和程序所需支付的成本不應(yīng)超過發(fā)生錯誤或潛在風(fēng)險可能造成的損失和浪費。
(三)強化檢查與考核,并建立有效的激勵機制
為了保證行政單位內(nèi)部控制制度能有效地發(fā)揮作用,并使之不斷地得到完善,行政單位必須定期對內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進行檢查與考核。對于嚴格執(zhí)行內(nèi)部控制制度的,給予精神鼓勵和物質(zhì)獎勵;對于違規(guī)違章的,堅決給予行政處分和經(jīng)濟處罰,并與職務(wù)升降掛鉤。只有做到壓力與動力相結(jié)合,才能最終達到內(nèi)部控制的目的。
