根據(jù)我國酒店企業(yè)目前的經(jīng)營管理狀況,以及對內(nèi)部控制的認(rèn)識和實施操作情況,筆者認(rèn)為非常有必要對酒店企業(yè)的內(nèi)部控制做一些較為細(xì)致地分析。所以本文就從國際上有關(guān)企業(yè)內(nèi)部控制理論的發(fā)展進(jìn)程出發(fā),分析內(nèi)部控制在企業(yè)中的作用和重要性,再結(jié)合我國酒店企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)實情況,進(jìn)行分析研究,其成果以期能夠給處于激烈競爭中的眾多國內(nèi)酒店提供有關(guān)內(nèi)部控制設(shè)計和運行方面的啟示。
一、 內(nèi)部控制機(jī)制的概念
內(nèi)部控制是指組織為了提高經(jīng)營效率和充分有效地獲取和使用各種資源,達(dá)到既定的管理目標(biāo),而在內(nèi)部實施的各種制約和調(diào)節(jié)的組織、計劃、方法和程序。它的實質(zhì)是一種管理控制,是有效執(zhí)行組織策略的必要工具。
內(nèi)部控制的主體,就是內(nèi)部控制設(shè)計、執(zhí)行和考評的主體,是組織內(nèi)部的管理者、職能部門和相關(guān)的工作人員。其客體是組織內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)、業(yè)務(wù)管理活動。為了控制客體,即控制組織內(nèi)部的一切生產(chǎn)經(jīng)營活動、財務(wù)收支活動和各種行政業(yè)務(wù)管理活動,就必須針對其具體環(huán)節(jié),建立內(nèi)部控制制度,制定一套相互聯(lián)系、相互制約的程序和方法,使之能按照規(guī)定的預(yù)期目標(biāo)有秩序有效率地進(jìn)行。內(nèi)部控制以責(zé)任、牽制、程序、手續(xù)等項制度為控制依據(jù),建立健全合理的組織機(jī)構(gòu),明確部門和個人的職權(quán)范圍及其責(zé)任界限,規(guī)定授權(quán)處理程序及相互聯(lián)系、相互制約的辦事手續(xù)和方法。內(nèi)部控制的主要目的是為了領(lǐng)導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部的各項經(jīng)營管理活動,促使其認(rèn)真貫徹執(zhí)行管理部門制定的方針政策,準(zhǔn)確、可靠地取得各種經(jīng)營管理信息,確保財產(chǎn)安全、完整,不斷提高經(jīng)營管理水平,如期實現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo)。
二、內(nèi)部控制在酒店經(jīng)營管理中的現(xiàn)狀分析
1.現(xiàn)代酒店內(nèi)部控制存在的問題
有調(diào)查表明我國的企業(yè)尤其是國有企業(yè),內(nèi)部控制尚處于較低階段,只是具有某些基本的內(nèi)部控制操作,而疏于內(nèi)部控制制度建設(shè),比較重視供產(chǎn)銷環(huán)節(jié)的程序控制,但易忽視內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的整體調(diào)整;較重視對事務(wù)的控制,卻忽視對行為者的控制。而一些股份制企業(yè)或合資企業(yè),其內(nèi)部控制水平雖具有一定的代表性,但在控制環(huán)境、會計責(zé)權(quán)控制和內(nèi)部審計等方面還比較薄弱,有待改進(jìn),而這幾方面在內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)中均居重要地位。盡管調(diào)查不包括酒店企業(yè),但是相關(guān)問題同樣存在于酒店企業(yè)的經(jīng)營管理之中。綜觀我國酒店內(nèi)部控制機(jī)制的現(xiàn)狀,存在問題還是很多,有些酒店雖然建有內(nèi)部控制制度但卻不能有效實施而成為形式,造成酒店舞弊現(xiàn)象嚴(yán)重,一些員工甚至管理人員利用管理上的漏洞,以不同方式牟取私利,甚至是大范圍的集體舞弊,卻不能有效及時的控制和糾正。我認(rèn)為最主要的原因是:
(1)沒有形成完善的、有效的酒店內(nèi)部控制系統(tǒng)及內(nèi)部控制管理制度。
(2)沒有充分發(fā)揮會計控制和審計監(jiān)督的主導(dǎo)作用。
(3)酒店的各級管理人員及員工對酒店內(nèi)部控制不夠重視或缺乏管理水平。
2.酒店企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的分析
控制環(huán)境是對建立,加強(qiáng)或削弱內(nèi)部控制制度發(fā)生影響的各項因素。在很長一段時間內(nèi),對內(nèi)部控制環(huán)境的認(rèn)識存在一個誤區(qū):即將其誤認(rèn)為內(nèi)部控制系統(tǒng)賴以存在的內(nèi)外部環(huán)境,其實,控制環(huán)境本身就是內(nèi)部控制的一個重要組成部分,它直接影響著內(nèi)部控制觀念,組織形式和質(zhì)量,是整個內(nèi)部框架的基礎(chǔ),決定著其他控制要素能否發(fā)揮作用,是內(nèi)部控制其他要素作用的基礎(chǔ)。
酒店企業(yè)內(nèi)部門的各級管理者,從總監(jiān)到各部門經(jīng)理再到主管、領(lǐng)班,都必須樹立內(nèi)部控制優(yōu)先的理念,重視內(nèi)部控制制度的建立和執(zhí)行,注意在執(zhí)行過程中以身作則,這樣才會使一線的員工在示范作用的帶動下更好的發(fā)揮能動性,完成各部門的控制目標(biāo)。同時,各層管理者要注意對員工素質(zhì)的培養(yǎng),配合酒店整體的培訓(xùn)計劃制定本部門的員工培訓(xùn)計劃,并注意在工作中對員工進(jìn)行嚴(yán)格要求;要建立有效的人力資源管理制度和激勵約束機(jī)制,要制定具體的標(biāo)準(zhǔn)和措施確保員工具備與崗位要求相適應(yīng)的道德標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)勝任能力。此外,組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)該體現(xiàn)職責(zé)分工、相互制約的原則。酒店企業(yè)內(nèi)部各部門的大多工作不可能由個人獨立完成,所以設(shè)置結(jié)構(gòu)和崗位時要注意上下工序間的自動的制約和檢查關(guān)系,為使這種檢查和制約能真正發(fā)揮作用,應(yīng)該由上級檢查下級,或平級間進(jìn)行對口檢查。酒店企業(yè)內(nèi)部可以由崗位從上而下,即從總監(jiān)——部門經(jīng)理——主管——前、后臺領(lǐng)班,設(shè)定檢查、協(xié)調(diào)的權(quán)力和職責(zé);而服務(wù)人員,包括廚師、廚工、實習(xí)生、勞務(wù)工在內(nèi),只提供餐飲產(chǎn)品而沒有管理職責(zé)。 對于不同的崗位,要有確定的崗位責(zé)任制,使從上到下的每個人都有明確而具體的職權(quán)范圍和工作責(zé)任,使每個人都真正有職、有權(quán)、有責(zé)。做到人人有專責(zé),事事有人管,辦事有標(biāo)準(zhǔn),工作有檢查。以此評定勤績,再以勤績確定獎罰,從而提高每個人的責(zé)任心和工作效率。在崗位、各分部、各級管理層之間有沒有形成嚴(yán)密有效的內(nèi)控防線。
3.現(xiàn)代酒店內(nèi)部控制機(jī)制實施局限性
內(nèi)部控制貫穿酒店管理的全過程,對保證酒店營業(yè)收支的可靠性、保護(hù)財產(chǎn)的安全性、保持正常經(jīng)營活動進(jìn)行的有效性所起到的作用是顯而易見的。但是內(nèi)部控制只能提供給管理人員以達(dá)到目的的合理保證,而不能保證它會預(yù)防或察覺所有舞弊。因為內(nèi)部控制有其固有的局限性,在施行時還會有許多無法預(yù)料的因素出現(xiàn),所以在制定制度時應(yīng)該充分考慮,否則會給企業(yè)的經(jīng)營管理帶來許多負(fù)面影響。內(nèi)部控制的局限性主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
(1)串通舞弊會使內(nèi)部控制失效。內(nèi)部控制的一條重要原則就是實行不相容職務(wù)分離,以加強(qiáng)相互牽制、相互檢查、減少自己作弊、自己掩蓋的機(jī)會,從而防止差錯和弊端的發(fā)生。但是,如果擔(dān)任不相容職務(wù)的有關(guān)人員,兩人或多人互相串通勾結(jié)、營私舞弊,這種控制機(jī)制就毫無用處了。例如,收銀員與餐廳服務(wù)人員互相勾結(jié)、共同作弊,則收銀員與服務(wù)員之間的互相制約毫無意義了,發(fā)生的舞弊也難以檢查出來。
(2)有意、無意的各種人為因素也會影響內(nèi)部控制的正常效能。在執(zhí)行控制程序時,執(zhí)行程序的人員誤解指令,馬虎、疏忽或故意做錯等各種人為因素也會使控制程序的執(zhí)行發(fā)生錯誤。例如,稽核人員工作馬虎或有意出錯等,都會影響內(nèi)部控制的效果。如果有人動機(jī)不純,欺上瞞下,故意繞過某些預(yù)先制定的控制程序,也將導(dǎo)致內(nèi)部控制失靈。
(3)高級管理人員故意舞弊會使內(nèi)部控制失效。例如,酒店負(fù)責(zé)人蓄意違反酒店的制度,指示或暗示下層截留收入、虛報費用,則內(nèi)部控制從根本上就失去了作用。
(4)控制措施和程序本身的局限性會影響控制的可靠性。一般地說,控制措施和程序一般都是為那些重復(fù)、頻繁發(fā)生的業(yè)務(wù)類型而設(shè)計的,而對一些不正常的或未能預(yù)料的業(yè)務(wù)類型則可能起不到控制作用。
(5)控制的成本效益會限制酒店內(nèi)部控制效能的發(fā)揮。酒店實施內(nèi)部控制,應(yīng)遵循成本效益原則,即實行內(nèi)部控制的成本要與其產(chǎn)生的效益相適應(yīng)。在現(xiàn)實生活中,要設(shè)計并實行一個不可能發(fā)生錯誤和弊端的十全十美的內(nèi)部控制,花費的代價通?？赡芤^所得到的好處。另外,在一些規(guī)模較小的酒店,由于管理人員少,對各職能部門及人員進(jìn)行精細(xì)的劃分,往往也受到一定的限制。在大酒店,增加一名管理人員往往不成什么問題,而在小酒店,增加管理人員的費用與整個酒店相比所占的比重較大,因此,在這樣的小酒店中進(jìn)行精細(xì)職責(zé)劃分,往往是不切合實際的。
三、建立和完善酒店內(nèi)部控制機(jī)制
1.完善財務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置,強(qiáng)化內(nèi)控制度
筆者根據(jù)桂林某星級大酒店的實際情況,對財務(wù)部組織進(jìn)行了細(xì)致分析,為其建立了酒店財務(wù)的業(yè)務(wù)流程圖,主要分成了四個模塊即:會計核算、現(xiàn)金收入、成本控制、商品采購。業(yè)務(wù)流程的設(shè)置既便利了財務(wù)部業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行,也體現(xiàn)了內(nèi)部有效控制。酒店實行收支兩條線,會計核算模塊與現(xiàn)金收入模塊存在著互相核對的作用,而成本控制對商品采購業(yè)務(wù)也起著監(jiān)督作用。各業(yè)務(wù)流程中的各個崗位職責(zé)明確、資格要求清楚,對各個崗位日常工作范圍作了十分詳細(xì)的規(guī)定,使各崗位的工作制度化,不會因人員的變動而影響,也有利于分清責(zé)任,便于對各個崗位工作進(jìn)行考核和監(jiān)督。
2.財務(wù)控制及時,成本控制成效顯著
我們參照酒店行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合酒店歷年經(jīng)營的實際狀況,為其制定出詳盡、切實可行的成本費用計劃。在運行過程中,嚴(yán)格按照費用明細(xì)計劃執(zhí)行,日常所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)開支均實行總經(jīng)理“一支筆”審批制度,防止了財務(wù)開支多頭審批的弊端,堵塞了財務(wù)開支上漏洞,強(qiáng)化了少花錢多辦事的效率、效益觀念,為酒店節(jié)省了大量資金。
通過對行政費用的部門預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析,將成本控制的評價工作細(xì)到各部門,便于獎懲,調(diào)動各方面的積極性。同時,通過具體成因的分析,了解實際經(jīng)營情況的變化,為及時調(diào)整預(yù)算提供了一手資料,便于對成本進(jìn)行重點分析、事中控制。
在經(jīng)營成本控制上,以計算機(jī)的廣泛運用為輔助手段,實行嚴(yán)格、細(xì)致的定額管理,員工的效益與定額執(zhí)行情況直接掛鉤,成本控制效果顯著。以餐飲部為例,對每道菜式成本利潤率都有詳盡、嚴(yán)格的控制標(biāo)準(zhǔn),在每周、每月、每季的生產(chǎn)經(jīng)營檢討會上都會對酒店各項定額成本執(zhí)行情況進(jìn)行考核、監(jiān)督,確保將各項成本支出控制在限定目標(biāo)之內(nèi)。
依托酒店先進(jìn)的管理軟件,再加上精干的員工隊伍,現(xiàn)在酒店可在當(dāng)天及時結(jié)出全天收入、支出的詳細(xì)情況,各個部門每天的收支實際情況、預(yù)算執(zhí)行情況等生產(chǎn)經(jīng)營方面的情況。酒店管理層每天上午即可掌握前一天酒店經(jīng)營各方面的情況,可及時實行調(diào)整,確保了成本事中控制措施的有效性。 在具體運作上,每周五酒店高層會同財務(wù)及其他各部門召開碰頭會,對企業(yè)運行情況進(jìn)行小結(jié)。每月初即對上月成本費用發(fā)生情況進(jìn)行認(rèn)真檢討,及時考核上月預(yù)算執(zhí)行情況,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)問題作立即采取針對性改進(jìn)措施。每季度對成本費用預(yù)算執(zhí)行情況作一次全面分析總結(jié)。對酒店成本的控制、評價及修正周期短,措施得力,有效地保證了全年成本費用控制計劃的貫徹落實。
3.實施人才培訓(xùn),注重人力資源開發(fā)與人力成本控制
在人力資源管理上,實行高標(biāo)準(zhǔn)管理,具有鮮明特色。具有機(jī)構(gòu)精簡、人員精干的特點,員工隊伍具有年輕化、專業(yè)化特點。在人力成本控制上,采取倒金字塔式管理,級差大。具體措施是對數(shù)量少的高級員工適用高待遇,而對其他大眾化的員工采用低薪的方式,既保證了酒店經(jīng)營管理的高效運行,又節(jié)約了大量人力成本,留住了一批管理精英,避免在一些國企酒店因薪酬過于平均而留不住高級人才,形不成穩(wěn)定的管理隊伍。
協(xié)助酒店實施人力成本控制機(jī)制,使酒店在精簡員工隊伍的同時,注重員工素質(zhì)的全面發(fā)展。最大限度的降低企業(yè)員工數(shù)量,減少人力資源成本支出。該酒店通過提供一部分培訓(xùn)費用,提高多技能員工的薪酬待遇等方式,鼓勵員工學(xué)習(xí)專業(yè)技能。人力資源部每周都有員工培訓(xùn)計劃,邀請業(yè)務(wù)骨干就各種服務(wù)技能進(jìn)行針對性的培訓(xùn),為員工營造了良好的發(fā)展環(huán)境,調(diào)動了員工學(xué)習(xí)、工作積極性,而員工素質(zhì)的提高也提升了服務(wù)水平,也為酒店帶來了更好的效益,真正實現(xiàn)了酒店與員工的雙贏。
4.領(lǐng)導(dǎo)以身作則,成本控制措施落實徹底
企業(yè)內(nèi)部財務(wù)控制措施能否全面徹底執(zhí)行,與領(lǐng)導(dǎo)的表率作用關(guān)系密切。酒店上至總經(jīng)理,下至各級管理人員,在執(zhí)行各項成本控制管理制度規(guī)定方面以身作則,積極主動。該酒店對領(lǐng)導(dǎo)在酒店的消費有著嚴(yán)格的控制,除確屬酒店應(yīng)酬外需由總經(jīng)理簽字確認(rèn)列酒店開支外,其余任何人員都無權(quán)簽單,為任何人員提供免費的服務(wù)。這與許多國有酒店企業(yè)副總以上領(lǐng)導(dǎo)都有免費消費指標(biāo)截然不同。以副總以上領(lǐng)導(dǎo)接待人員為例,酒店副總經(jīng)理接待自己客人,只能給予成本價五折的優(yōu)惠,當(dāng)月就得從個人應(yīng)發(fā)工資中扣回,沒有任何免費消費指標(biāo)。
四、結(jié)語
總之,為了適應(yīng)未來經(jīng)濟(jì)條件的要求,酒店企業(yè)內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)中,控制環(huán)境、信息溝通和風(fēng)險控制三足鼎立,是內(nèi)部控制中同等重要的因素,是內(nèi)部控制架構(gòu)中并行的三大平臺和三大主體。同時,在需要統(tǒng)一指揮和保持相對穩(wěn)定的領(lǐng)域保留一定的硬約束活動,軟硬結(jié)合,以軟約束為主,納入非正式組織和非正式制度,才能適應(yīng)新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境對內(nèi)部控制的要求。
從以上分析我們可以斷定,隨著理論的不斷完善、實踐的不斷豐富,越來越多的酒店企業(yè)會認(rèn)識到內(nèi)部控制的重要作用,它們會在經(jīng)營管理中逐漸加強(qiáng)和完善內(nèi)部控制建設(shè)。
基于以上的分析和探究,我們看到了酒店企業(yè)實施內(nèi)部控制的現(xiàn)狀和未來趨勢,清楚了內(nèi)部控制在酒店經(jīng)營管理中所起到的重要作用,我國酒店內(nèi)部控制的不足之處以及酒店內(nèi)部控制的發(fā)展趨勢,希望能給我國酒店企業(yè)的經(jīng)營管理提供一些啟示,提供一些幫助。
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