科研院所建立良好財務(wù)公共關(guān)系的必要性
(一)轉(zhuǎn)變科研院所理財觀念
提高科研院所的理財能力,既是科研院所發(fā)展規(guī)律的要求,也是市場經(jīng)濟規(guī)律的要求?？蒲性核攧?wù)公共關(guān)系是一種新型的理財思想或者是一門新的財務(wù)管理哲學,必須打破利益關(guān)系上的自我中心主義。隨著科研院所的不斷發(fā)展,有效的科研院所財務(wù)公共關(guān)系基于財務(wù)人員和科研院所的實際政策與財務(wù)業(yè)績?？蒲性核攧?wù)管理的一切活動完全為維護自身的利益而展開,但只有在服務(wù)于社會、服務(wù)于公眾的基礎(chǔ)上,才能建立起來有利于自身發(fā)展的理財環(huán)境。
(二)維護和提升科研院所形象
科研院所已成為市場經(jīng)濟中一個相對獨立的組織?？蒲性核男蜗笫瞧湔滟F的無形資產(chǎn),是體現(xiàn)科研院所競爭實力的重要因素之一。要提升科研院所形象,離不開良好的財務(wù)公共關(guān)系,因為財務(wù)公共關(guān)系是要通過多種手段影響公眾的經(jīng)濟活動,與公眾建立和發(fā)展融洽、和諧的關(guān)系。通過公共關(guān)系手段能強化科研院所在社會公眾的感知和記憶,起到提升科研院所形象的作用。
(三)提高科研院所財務(wù)管理工作效益
對有限的學校經(jīng)費進行合理配置,把錢花到刀刃上,使同量經(jīng)濟的使用效益最大化是科研院所理財?shù)淖罱K目標。面對眾多的經(jīng)濟使用部門,這需要財務(wù)部門搞好與經(jīng)費使用部門的雙向溝通關(guān)系,及時了解和掌握各單位的經(jīng)費需求和使用情況,對經(jīng)費的使用進行有效的指導和監(jiān)督。同時使經(jīng)費使用部門在預算的規(guī)范和約束下能夠認可、理解和接受,達到“形式約束”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皩嵸|(zhì)管理”的效果。與經(jīng)費使用部門通過雙向溝通,可以保證預算的剛性,避免預算執(zhí)行的隨意性。所有這些,可以得到科研院所內(nèi)外公眾的理解、配合和支持,提高科研院所財務(wù)管理工作效益,從而達到開源節(jié)流的目的。
(四)樹立財務(wù)部門良好組織形象
公共關(guān)系是一種傳播活動,它可將財務(wù)工作的性質(zhì)、內(nèi)容、任務(wù)等信息通過傳播手段來影響或改變職工對財務(wù)工作的態(tài)度,促使其理解和支持財務(wù)工作,實現(xiàn)財務(wù)人員與職工之間的雙向溝通。過去財務(wù)部門沒有重視或沒有更好地運用公共關(guān)系開展有效的傳播活動。現(xiàn)在,財務(wù)部門應(yīng)吸取教訓,靈活運用公共關(guān)系,抓住機遇,不失時機利用諸如內(nèi)部報刊、座談溝通、員工代表會議等公共關(guān)系手段,向員工通報財務(wù)及管理信息,提高部門的透明度和員工的參與度,增強部門的凝聚力和向心力,從而塑造良好的組織形象。
(五)增強職工財務(wù)意識
科研院所內(nèi)部教職員工財務(wù)意識的強弱程度是多層次的,財務(wù)部門只有按計劃、系統(tǒng)地運用公共關(guān)系的宣傳功能,告知財務(wù)工作、傳遞財務(wù)法規(guī)信息,才能達到增強教職員工財務(wù)意識的目標。有效的公關(guān)活動首先應(yīng)突出重點,財務(wù)工作可找準某一時期、某一階段的工作重點,與院宣傳部門建立起良好的合作關(guān)系,及時將有關(guān)財務(wù)工作的政策、信息等通過內(nèi)部報刊、科研院所局域網(wǎng)等向全體職工告知。如財務(wù)部門應(yīng)在公積金比例變化的月份,將公積金的變化情況以表格的形式在內(nèi)部報刊或局域網(wǎng)上發(fā)布,使全院教職工清楚地了解工資單的變化、公積金的提高、學校支出的增加等情況。再如還可以將個人所得稅的納稅范圍、免征項目、納稅比例以問答形式在內(nèi)部報刊上分次登載,使所有的教職員工對所得稅有較深刻的認識,明白作為納稅義務(wù)人應(yīng)盡的義務(wù),從而減輕扣繳壓力。其次,應(yīng)抓住契機,擴大影響。財務(wù)是一項專業(yè)性、政策性強,涉及面廣的工作,因此,有些財經(jīng)法規(guī)的宣傳、解釋應(yīng)擴大影響面,加深認識,減少誤解。 財務(wù)公共關(guān)系在科研院所財務(wù)工作中的運用
(一)提高財務(wù)公關(guān)素養(yǎng)且養(yǎng)成良好的財務(wù)公關(guān)風格
一是要具有優(yōu)良的心理素質(zhì)?？蒲性核攧?wù)公共關(guān)系的特點是涉及范圍廣泛、層次復雜,財務(wù)公關(guān)人員只有具有良好的心理素質(zhì),面對財務(wù)公共關(guān)系危機時有清醒的頭腦、敏銳的觀察力,才能與不同的人打交道,并與各種類型的人建立良好的人際關(guān)系。當代社會任何組織始終追求的都是高效、快捷、有序,只有財務(wù)公關(guān)人員合理調(diào)節(jié)自身情緒,保持良好而穩(wěn)定的心態(tài),才能面對復雜的財務(wù)關(guān)系和環(huán)境。二是要精通財務(wù)會計和公共關(guān)系專業(yè)知識。財務(wù)公共關(guān)系學已經(jīng)發(fā)展成為一門較成熟的學科,涉及到人際關(guān)系學、傳播學、管理學、會計學、市場學。財務(wù)公關(guān)人員應(yīng)有較強的知識更新能力,在頭腦中形成多元素、多系列、多層次的財務(wù)公共關(guān)系知識體系,只有這樣才能不斷創(chuàng)造性地開展工作。三是要有較強的組織協(xié)調(diào)能力。財務(wù)部門良好形象的樹立只有通過全體財務(wù)公關(guān)人員的共同參與、同心同德和持久努力才能實現(xiàn)。公共關(guān)系的構(gòu)建不可能一帆風順,要達到科研院所內(nèi)部的和諧統(tǒng)一和外部的協(xié)調(diào)一致,需要科研院所內(nèi)外部充分的溝通協(xié)調(diào)。另外,財務(wù)管理的成功與否與財務(wù)公關(guān)人員的公關(guān)修養(yǎng)有很大的關(guān)系。在與公眾的交往中,有著廣博學識的財務(wù)公關(guān)人員自然能贏得各方對科研院所發(fā)展的支持,因此加強財務(wù)公關(guān)人員的修養(yǎng)是做好財務(wù)公共關(guān)系工作的基礎(chǔ)。
(二)在經(jīng)費分配中多善用征詢型公關(guān)
征詢型公關(guān)是指在財務(wù)活動中運用信息反饋手段,了解職工需求,把握時勢動態(tài),為廣大職工提供咨詢的公關(guān)活動。其公關(guān)形式主要有以下幾種:一是開辦財務(wù)咨詢,研究經(jīng)費需求心理狀態(tài)。通過業(yè)務(wù)咨詢,一方面讓部門負責人在接受解釋疑惑過程中,滿足對經(jīng)費信息、財務(wù)知識的需求。另一方面也可使財務(wù)人員從中了解可能出現(xiàn)的資金投放重點,便于籌措和調(diào)度資金。二是建立信息反饋機制,及時征詢意見。反饋經(jīng)費安排信息,掌握一般業(yè)務(wù)經(jīng)費、專項經(jīng)費、科研經(jīng)費等各項經(jīng)費的需求動態(tài),及時調(diào)整經(jīng)費計劃。三是進行重點征詢調(diào)查,研究在一定時期或階段的重點經(jīng)費投入的可行性,匯總分析,提出有理有據(jù)的論證報告,以保證資金投放的合理與準確。
(三)在經(jīng)費報支中善用服務(wù)型公關(guān)
服務(wù)型公關(guān)是指財務(wù)人員以實際行動為廣大職工服務(wù)的公關(guān)活動。財務(wù)部門是一個窗口,每個人的一言一行都代表了財務(wù)部門的形象。每一位來財務(wù)部門辦事的職工一進門見到的是清潔的柜臺、擺放整齊的單據(jù)、面帶微笑的財務(wù)人員,就會從心里對財務(wù)人員有一種親近感和信任感,交流也就來得容易、迅速、有效。其公關(guān)技巧主要把握四個字:待人接物的“熱”字、業(yè)務(wù)處理的“快”字、財會知識的“?！弊帧⑿麄鹘忉尩摹罢\”字。對待到財務(wù)部門辦理經(jīng)費報支或其他財務(wù)事項的人員,無論是領(lǐng)導干部、科技人員、還是普通群眾,都要一視同仁,熱忱服務(wù),并迅速、快捷、準確地處理每項業(yè)務(wù)。同時,會計人員要用專業(yè)知識,詳細耐心宣傳財經(jīng)法規(guī),使每一位來訪人員都感到舒心、順心、放心。
(四)在橫向財務(wù)協(xié)作中善用交際型公關(guān)
橫向財務(wù)協(xié)作包括科研院所內(nèi)部門之間、科研院所間、科研院所與銀行及相關(guān)部門間等相互之間的合作。一是要密切信息溝通。做好科研院所財務(wù)管理工作必須就有關(guān)財務(wù)信息與各相關(guān)部門保持密切的信息溝通,這些信息主要有:科研院所各種事業(yè)經(jīng)費的調(diào)撥情況,經(jīng)費的使用政策、規(guī)定及變動情況;各種財務(wù)政策、法規(guī)及其變化,收費政策與標準等,對這些信息的及時了解能為科研院所爭取更多的經(jīng)費投入,同時促使科研院所辦學經(jīng)費有效使用。二是積極搞好協(xié)調(diào)。各相關(guān)職能部門所制定的資金、財務(wù)政策往往具有普遍性,各科研院所財會部門在具體操作過程中可能會出現(xiàn)這樣那樣的偏差或問題;同時,各科研院所的具體情況不同,有些具體的財務(wù)行為與宏觀政策規(guī)定存在出入,甚至發(fā)生沖突,這需要科研院所財會部門應(yīng)就財務(wù)管理工作中存在和出現(xiàn)的種種問題與相關(guān)職能部門積極地進行協(xié)調(diào),找出妥善解決問題的有效辦法。三是及時反饋問題?？蒲性核敃块T在開展具體的財務(wù)管理工作過程中存在的某些需要相關(guān)部門予以政策性或規(guī)定性支持才能得以順利解決的問題,應(yīng)及時向相關(guān)部門反饋,以取得支持。四是主動配合監(jiān)督?？蒲性核攧?wù)管理工作中凡需要實行監(jiān)督的地方,如經(jīng)費的使用情況和使用效益,政策、規(guī)章、制度的執(zhí)行情況以及科研院所各項收費情況等,科研院所財會部門應(yīng)積極主動地提供配合,接受監(jiān)督。
綜上所述,隨著科研院所體制改革的不斷深化,科研院所財務(wù)管理工作中涉及的公眾關(guān)系將越來越多樣化,越來越復雜化,搞好內(nèi)外各方面的公共關(guān)系變得愈發(fā)重要。
參考文獻:
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