政府采購要求政府成立專門的采購機(jī)構(gòu),統(tǒng)一負(fù)責(zé)需政府財(cái)政撥款的單位的商品和勞務(wù)的購買。政府采購制度是我國近年來財(cái)政改革的一個(gè)重大舉措,它可以節(jié)省政府財(cái)政支出,強(qiáng)化預(yù)算的約束力,提高財(cái)政支出的效益;防止政府腐敗行為的發(fā)生;有利于政府對國民經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行進(jìn)行宏觀調(diào)控;有利于開展企業(yè)間的公平競爭及國家支持的重點(diǎn)行業(yè)的發(fā)展。
一、政府采購財(cái)務(wù)管理存在的薄弱環(huán)節(jié)
1、預(yù)算編制不夠科學(xué)
我國的政府預(yù)算編制制度是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下加以改良的,存在的問題較多,例如預(yù)算編制權(quán)力過于分散,財(cái)政預(yù)算政府制度不夠合理,對財(cái)政資金的調(diào)度和使用監(jiān)督不力等等。在這種預(yù)算編制制度內(nèi)的政府采購預(yù)算編制自然也存在類似或相同的問題,主要有采購預(yù)算價(jià)格偏離市場;采購技術(shù)指標(biāo)尚須規(guī)范;集中采購比例偏低;預(yù)算程序欠規(guī)范;編制倉促;編制方法不科學(xué);預(yù)算收支內(nèi)容和科目設(shè)置難以適應(yīng)建立公共財(cái)政的要求;政府預(yù)算會計(jì)以收付實(shí)現(xiàn)制為基礎(chǔ)不利于強(qiáng)化政府受托資任,不能全面反映預(yù)算單位資金運(yùn)動(dòng)過程及結(jié)果,進(jìn)而不利于對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析,對政府進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策幫助不大。由于政府采購預(yù)算多集中于專項(xiàng)支出中,在編制預(yù)算時(shí)較粗略,特別是一些公共的專項(xiàng)開支,經(jīng)常要到期末才能根據(jù)主管部門的方案來確定是否屬于政府采購的范疇,在期初的預(yù)算中無從確定,給政府采購的預(yù)算編制帶來極大的不確定性。要完善我國的政府采購制度,必須針對我國預(yù)算制度中存在的上述問題,進(jìn)行必要的改革與發(fā)展,從財(cái)務(wù)管理方面著手提出改進(jìn)策略。
2、管理體制不夠完備
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下,我國政府部門物資獲取走的是“等計(jì)劃—吃財(cái)政—包分配”的發(fā)展道路,“等、要、靠”思想嚴(yán)重,沒有健全的財(cái)務(wù)管理制度觀念。在市場經(jīng)濟(jì)浪潮的沖擊下,為適應(yīng)新時(shí)期的市場化采購要求,政府開始設(shè)立專門的采購部門實(shí)施政府采購,然而政府采購仍然受國家預(yù)算等因素的影響,這些都影響了政府采購財(cái)務(wù)管理體制的發(fā)展,管理職能不完善,開源節(jié)流、業(yè)務(wù)管理、運(yùn)用資金、協(xié)調(diào)分配、制度執(zhí)行、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等方面均有待加強(qiáng)。許多政府采購的財(cái)務(wù)部門僅僅發(fā)揮了核算的職能,角色過于單一,同時(shí)政府采購財(cái)務(wù)的監(jiān)督控制體制也相對乏力,這些存在的不足都會影響到我國政府采購效益的實(shí)現(xiàn)。
3、合同簽訂不夠規(guī)范
合同是政府采購業(yè)務(wù)實(shí)施的重要依據(jù)和憑證,也是政府采購財(cái)務(wù)管理的重要依據(jù)。在我國政府采購行為的實(shí)施過程中,合同的簽訂和管理方面還存在著一些疏漏。一是合同內(nèi)容不完整,尤其是缺少對對方的制約條款,索賠事項(xiàng)不清。二是合同簽訂的程序過于簡單,缺乏必要的監(jiān)控,有的只是采購部門大包大攬,沒有監(jiān)察、財(cái)務(wù)等部門的參與,導(dǎo)致許多無計(jì)劃、超計(jì)劃的合同無法兌現(xiàn),給政府采購的財(cái)務(wù)管理工作帶來被動(dòng)。有的采購部門繞開管理人員,暗箱操作,使國家蒙受經(jīng)濟(jì)損失。三是合同文本不規(guī)范,有的根本不符合法律要求,容易被不法分子鉆空子。政府采購部門如果在采購合同簽訂上沒有認(rèn)真履行義務(wù),會為政府采購的財(cái)務(wù)管理埋下隱患,合同風(fēng)險(xiǎn)將最終轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),由財(cái)務(wù)部門消化,因此,政府采購財(cái)務(wù)管理必須重視采購業(yè)務(wù)的合同管理問題。
4、供應(yīng)商選擇不夠嚴(yán)謹(jǐn)
在我國政府采購管理過程中,采購供應(yīng)商的供應(yīng)商選擇有一定的隨意性。第一,對合格分承包方審查不嚴(yán),把部分無產(chǎn)品優(yōu)質(zhì)證書和產(chǎn)品鑒定評價(jià)等資料的生產(chǎn)廠家列入采購對象;第二,被試用承包方比例過大,試用方的資質(zhì)、資信、質(zhì)保及相關(guān)配套措施沒有足夠的說服力,照顧性的“人情”采購較多;第三,流通領(lǐng)域的承包方還占有一定的比例,以私營企業(yè)居多,他們以供貨方便、快捷等優(yōu)勢,在采購部門占有一定的市場,甚至在個(gè)別采購部門的采購范圍內(nèi)占據(jù)了主要地位。以上幾點(diǎn)的供應(yīng)商選擇不嚴(yán)謹(jǐn)行為,都會影響政府采購的效益,為政府采購的財(cái)務(wù)管理造成潛在風(fēng)險(xiǎn),政府采購部門和財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)高度重視。
二、強(qiáng)化政府采購財(cái)務(wù)管理的措施
1、準(zhǔn)確編制預(yù)算,提高采購資金的使用效率
政府采購項(xiàng)目對應(yīng)資金只有預(yù)算單位在實(shí)際使用的時(shí)候由財(cái)政直接支付。如果預(yù)算資金總額小于實(shí)際采購金額,則需要單位補(bǔ)付剩余部分資金,財(cái)政預(yù)算資金被完全使用。如果預(yù)算資金總額大于實(shí)際采購金額,則政府采購項(xiàng)目就會產(chǎn)生結(jié)余。按照財(cái)政規(guī)定結(jié)余的資金應(yīng)該收回,如果預(yù)算單位需要使用應(yīng)當(dāng)重新編制預(yù)算。對資金本來就不寬裕的采購部門來說,充分利用剩余資金非常重要。為了提高資金的使用效率,預(yù)算單位應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)。
(1)預(yù)算編制應(yīng)當(dāng)切合實(shí)際。政府采購資金獲取的周期性決定了各采購部門經(jīng)常處于資金緊張的狀況,而政府采購的資金又不能直接撥入采購機(jī)構(gòu)。為了使學(xué)校的資金得以充分利用,各單位在編制預(yù)算尤其是有關(guān)采購項(xiàng)目的預(yù)算時(shí),應(yīng)當(dāng)精打細(xì)算。編制的預(yù)算應(yīng)建立在充分了解市場的基礎(chǔ)上,不能為了爭資金盲目擴(kuò)大預(yù)算金額,造成不必要的資金積壓。
(2)積極實(shí)施政府采購。財(cái)政預(yù)算批復(fù)后,才能執(zhí)行政府采購項(xiàng)目。由于財(cái)政批復(fù)一般要到3—4月份才能下達(dá),這樣就造成了政府采購實(shí)際執(zhí)行時(shí)間較晚。各單位的財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)在收到政府采購的批復(fù)后,登記臺賬,并通知采購需求部門認(rèn)真執(zhí)行政府采購的項(xiàng)目。對因客觀情況變化而確實(shí)需要調(diào)整的項(xiàng)目,及時(shí)向財(cái)政部門提出申請。建立相應(yīng)的內(nèi)部管理制度,敦促采購需求部門在年內(nèi)實(shí)施與采購相關(guān)的行為。
(3)及時(shí)結(jié)清采購項(xiàng)目,結(jié)轉(zhuǎn)剩余資金。政府采購項(xiàng)目結(jié)束以后,根據(jù)相關(guān)項(xiàng)目的臺賬可以及時(shí)了解資金的結(jié)余情況,如果有剩余的資金,應(yīng)當(dāng)向財(cái)政提出申請使用結(jié)余資金。根據(jù)政府采購的規(guī)定,如果預(yù)算單位需要使用結(jié)余資金應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要重新編制采購預(yù)算,否則結(jié)余的資金到期將不能再使用。預(yù)算單位應(yīng)當(dāng)充分利用政府采購政策,保證不因政府采購項(xiàng)目的實(shí)施減少實(shí)際可使用的資金,真正發(fā)揮政府采購在使用效益上的優(yōu)勢。
2、依據(jù)采購合同,落實(shí)供應(yīng)商支付采購資金的管理
政府采購部門向供應(yīng)商支付采購資金,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照政府采購合同辦理。
(1)采購款項(xiàng)的支付依據(jù):《政府采購合同監(jiān)督管理暫行辦法》中第九條規(guī)定的幾個(gè)文件是必須提供的,另外采購中心的內(nèi)控制度也應(yīng)建立相應(yīng)規(guī)定。如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核制、主要負(fù)責(zé)人一支筆審批制等,分次付款的,還應(yīng)由財(cái)務(wù)部門正確提供已付款情況。
(2)采購款項(xiàng)的支付程序:一個(gè)采購項(xiàng)目實(shí)施完畢后,首先由采購機(jī)關(guān)組織有關(guān)部門及專業(yè)人員進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收,填寫“質(zhì)量驗(yàn)收報(bào)告”,接著由采購機(jī)關(guān)與采購單位填寫“驗(yàn)收結(jié)算書”及“接受履行報(bào)告”,供應(yīng)商根據(jù)上述報(bào)告填制由采購中心設(shè)計(jì)的“政府采購款項(xiàng)支付審批表”一式兩聯(lián),經(jīng)采購單位簽字蓋章后,交采購項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核,審核無誤后交采購中心負(fù)責(zé)人審批,批準(zhǔn)并簽字后財(cái)務(wù)部門方可付款。
3、加強(qiáng)政府采購中的資產(chǎn)管理
實(shí)行政府采購制度后,依然存在對原有固定資產(chǎn)包括被更換設(shè)備、設(shè)施的管理工作,這是最容易被各級財(cái)政部門忽視的問題。目前,各地也沒有出臺相應(yīng)管理辦法。實(shí)行政府采購制度后相應(yīng)地對更換的舊資產(chǎn)進(jìn)行有效管理,存在以下好處:首先,在部門之間相互調(diào)撥舊資產(chǎn),如車輛、取暖鍋爐調(diào)撥,可以有效地利用資產(chǎn),使其不致被閑置浪費(fèi)。這對于我國大多數(shù)地區(qū)財(cái)政相對困難的情況來說,不失為一種合理利用資產(chǎn)的好做法。其次,對被更換資產(chǎn)進(jìn)行拍賣處理。作為財(cái)政部門就是要盡職盡責(zé),當(dāng)好政府部門的“管家”,不但要管好用好資金,而且要管好用好資產(chǎn),并對各部門所用資產(chǎn)的管理情況進(jìn)行有效的監(jiān)督。這樣就可以相對節(jié)約財(cái)政資金,緩解財(cái)政資金緊缺與需求膨脹的矛盾。最后,可以防止財(cái)產(chǎn)的損失。購買新資產(chǎn)后,舊資產(chǎn)如被閑置,極易給有些人以可乘之機(jī),將舊資產(chǎn)以種種手法據(jù)為己有,造成財(cái)產(chǎn)流失。
4、規(guī)范政府采購程序,確保采購項(xiàng)目及時(shí)登記入賬
政府采購部門的業(yè)務(wù)保障對象一般規(guī)模較大,各部門分工明確,實(shí)施政府采購不是某一個(gè)部門的事情。為了保證政府采購業(yè)務(wù)高效、有序地進(jìn)行,采購部門內(nèi)部必須指派專人負(fù)責(zé),建立一套規(guī)范的采購程序。
只有嚴(yán)格按照采購程序辦理有關(guān)的采購業(yè)務(wù),才能確保采購部門的政府采購工作有序地進(jìn)行,避免由于信息傳遞不及時(shí)影響相關(guān)部門的工作,并為財(cái)務(wù)部門正確組織會計(jì)核算、及時(shí)了解政府采購情況的動(dòng)態(tài)提供有利的條件。政府采購的一般程序如圖1所示。
5、從資金憑證入手,加強(qiáng)政府采購財(cái)務(wù)控制
采購資金是政府采購財(cái)務(wù)控制的工具、手段。采購部門總是極力從財(cái)務(wù)部門拿夠錢,好與客戶錢貨兩清或者盡量多備些物資,但財(cái)務(wù)部門則要滿足資金多方面的需求,考慮多方面的因素。因此,財(cái)務(wù)需要了解采購合同,備有合同復(fù)印件,同時(shí)也要尋求最經(jīng)濟(jì)又切合實(shí)際的采購物資數(shù)量及金額并控制采購時(shí)間,以切合政府采購財(cái)務(wù)的實(shí)際情況。
財(cái)務(wù)控制最傳統(tǒng)而有效的方法就是核查各種憑證。從正確性入手,審查訂票、貨票、出庫單、運(yùn)費(fèi)及各種收據(jù)等各種憑證,重點(diǎn)審查各個(gè)憑證的數(shù)額、款項(xiàng)、品類、公司等,辨別其真假,如核查出矛盾,有出入或不一致,則拒付并追究責(zé)任;若手續(xù)不完備也要待手續(xù)完備之后才結(jié)算,這樣才能保證付款、記錄不出問題,憑證關(guān)一定要把好,保證政府采購的規(guī)范運(yùn)行。
政府采購是一項(xiàng)涉及面廣、政策性強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng),各采購部門內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理過程不盡相同。只有加強(qiáng)對政府采購的財(cái)務(wù)管理,才能使相對復(fù)雜的過程變得簡單、有序,使政府采購真正為采購部門的資金管理服務(wù)。
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