一、ERP系統(tǒng)簡介
企業(yè)管理是將企業(yè)所能運(yùn)用的全部資源進(jìn)行最合理的配置,使得企業(yè)系統(tǒng)的整體功效最大。隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,企業(yè)管理的內(nèi)容不斷豐富和發(fā)展,其范式日趨復(fù)雜化、完善化、科學(xué)化。企業(yè)管理信息化是將企業(yè)的生產(chǎn)過程、物料移動(dòng)、事務(wù)處理、現(xiàn)金流動(dòng)、客戶交互等業(yè)務(wù)過程數(shù)字化,通過各種信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)加工成新的信息資源,提供給各層次的人們,使之掌握各類動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)中的一切信息,以做出有利于生產(chǎn)要素組合優(yōu)化的決策,使企業(yè)資源合理配置,以使企業(yè)能適應(yīng)瞬息萬變的市場經(jīng)濟(jì)競爭環(huán)境,求得最大的經(jīng)濟(jì)效益。
企業(yè)資源計(jì)劃(簡稱ERP)是“一套將財(cái)會(huì)、分銷、制造和其他業(yè)務(wù)功能合理集成的應(yīng)用軟件系統(tǒng)”,是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層以及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。集ERP系統(tǒng)集成信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身,成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式,反映了時(shí)代對企業(yè)合理配置資源、最大化的創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求,成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。ERP的由來與發(fā)展、每個(gè)階段的完善與發(fā)展都是與當(dāng)時(shí)的市場環(huán)境與合作及企業(yè)管理模式的變革緊密關(guān)聯(lián),相輔相成的。ERP把它的觸角伸向各個(gè)行業(yè),從而使ERP的應(yīng)用范圍大大地?cái)U(kuò)展。我國糧食企業(yè)在進(jìn)行現(xiàn)代化、市場化改革的過程中,合理的引入ERP可以大幅度提高糧食企業(yè)的經(jīng)營管理水平,本文針對其在提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平方面進(jìn)行了分析。
二、ERP系統(tǒng)在提升糧食企業(yè)財(cái)務(wù)管理方面的作用
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的作業(yè)方式長期以來主要體現(xiàn)在事后收集和反映會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)上,在管理控制和決策支持等方面的功能相對較弱,不論是時(shí)效性上,還是針對性上,都難以展現(xiàn)它的作用。ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用,不僅相當(dāng)程度上彌補(bǔ)了上述傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算中的缺陷,而且依托這一平臺(tái),可以進(jìn)行更廣泛的,包括客戶、供應(yīng)商、分銷商和代理網(wǎng)絡(luò)、各地制造廠等的各種經(jīng)營資源、各種信息的集成,從而為糧食企業(yè)科學(xué)決策提供更好的支撐服務(wù)。
(一)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的來源前移,促使核算數(shù)據(jù)更加精細(xì)化。會(huì)計(jì)核算主要是記錄、核算、反映資金在糧食企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的變動(dòng)過程及其結(jié)果。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算由于業(yè)務(wù)流程不在財(cái)務(wù)監(jiān)控范圍內(nèi),在數(shù)據(jù)信息流轉(zhuǎn)了多道程序以后,到達(dá)會(huì)計(jì)人員手中的各種單據(jù)對會(huì)計(jì)事項(xiàng)的描述已經(jīng)被逐漸簡化、模糊。而在ERP系統(tǒng)中,幾乎所有涉及到業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始單據(jù),都可以通過業(yè)務(wù)模塊的流轉(zhuǎn)最后匯集到財(cái)務(wù)模塊中,自動(dòng)生成財(cái)務(wù)記賬憑證,極大地減少了財(cái)務(wù)人員的工作量。同時(shí),這些憑證還能自動(dòng)記入各種賬簿,最大限度地減少了手工登賬可能會(huì)發(fā)生的錯(cuò)誤。當(dāng)然,這種高效率最有意義的方面體現(xiàn)在它實(shí)現(xiàn)了糧食企業(yè)對業(yè)務(wù)流程的實(shí)時(shí)管理——只要有業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生,就能直接反映到財(cái)務(wù)核算中去,達(dá)到財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同步管理,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)對業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控。
以采購業(yè)務(wù)歸集成本并進(jìn)行付款的業(yè)務(wù)為例,提交采購申請進(jìn)行購買的物資,會(huì)計(jì)人員在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)中留下的線索除應(yīng)付賬款、庫存商品、銀行存款通過科目進(jìn)行核算外,其他的內(nèi)容如供應(yīng)商名稱、采購物資明細(xì)等都只能通過描述信息進(jìn)行概括反映。那么,是由哪些商品產(chǎn)生了應(yīng)付賬款?這些賬務(wù)與實(shí)物是否相符?在很多比較大型的糧食企業(yè)都會(huì)單獨(dú)設(shè)置庫存會(huì)計(jì)崗位針對庫存商品、物資進(jìn)行管理,但是賬務(wù)核算的精細(xì)程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足采購、庫管人員的要求,因此庫管人員為了精確管理實(shí)物都要單設(shè)一本真實(shí)記錄物資實(shí)物狀況的“流水臺(tái)賬”,這樣就會(huì)在每個(gè)期末花大量的人力、時(shí)間對財(cái)務(wù)賬目和庫管流水賬進(jìn)行核對,同時(shí)財(cái)務(wù)人員還要根據(jù)庫管人員提交的信息對月末貨到發(fā)票未到的物資進(jìn)行暫估應(yīng)付的賬務(wù)處理,并要記得在下一期初進(jìn)行轉(zhuǎn)回處理。如此繁雜的流程不但使財(cái)務(wù)核算更多的依賴人為因素,也使財(cái)務(wù)人員被捆綁在瑣碎的核對、確認(rèn)事務(wù)中,很大程度上降低了糧食企業(yè)業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)核算管理的效率。
而ERP系統(tǒng)則將采購這個(gè)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)在系統(tǒng)內(nèi)搭建起了一個(gè)順暢的信息流。前端由申請部門在系統(tǒng)內(nèi)填寫采購申請單,經(jīng)采購部門進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)處理后,就會(huì)在ERP系統(tǒng)中生成一張有供應(yīng)商名稱、物資明細(xì)和詳細(xì)用途描述的采購訂單。庫管人員出于日常的管理需要,也必須要在到貨后通過系統(tǒng)對相應(yīng)采購訂單進(jìn)行物資的收貨處理,并根據(jù)物資的去向、用途在系統(tǒng)中進(jìn)行分配。這些數(shù)據(jù)信息會(huì)通過系統(tǒng)設(shè)定的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn),當(dāng)會(huì)計(jì)人員拿到發(fā)票時(shí)只需要在系統(tǒng)中調(diào)出對應(yīng)的采購訂單查看收貨情況即可確認(rèn)進(jìn)行下步的核算工作。而成本、費(fèi)用的分配過程已經(jīng)在前端由庫管人員完成,庫管人員是在采購訂單的基礎(chǔ)土進(jìn)行收貨,財(cái)務(wù)人員只需要對相應(yīng)已做過收貨處理的訂單進(jìn)行匹配,就實(shí)現(xiàn)了物理上三方匹配的過程,同時(shí)在每期期末系統(tǒng)會(huì)根據(jù)那些已進(jìn)行收貨但財(cái)務(wù)人員還沒有進(jìn)行匹配的訂單(貨到發(fā)票未到)自動(dòng)進(jìn)行暫估應(yīng)付的處理,并在下一會(huì)計(jì)期初自動(dòng)進(jìn)行沖回。
(二)利用統(tǒng)一平臺(tái)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)集權(quán)管理和資金集中控制。ERP系統(tǒng)將傳統(tǒng)的各個(gè)分、子公司獨(dú)立形成的信息孤島進(jìn)行整合,從而使集團(tuán)公司、糧食企業(yè)可以更好地實(shí)現(xiàn)集權(quán)式的財(cái)務(wù)管理模式,使集團(tuán)公司總部將注意力集中于財(cái)務(wù)管理和領(lǐng)導(dǎo)的功能,通過制定財(cái)務(wù)政策并在ERP系統(tǒng)中固化這些政策和流程控制點(diǎn),就可以對集團(tuán)內(nèi)部各成員的財(cái)務(wù)工作加強(qiáng)監(jiān)控和管理。而總公司最為關(guān)注的分、子公司的盈利情況和自身投資的回報(bào)、資金的收益等信息都可以利用ERP系統(tǒng)的平臺(tái)進(jìn)行提取和監(jiān)控,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)賬務(wù)的集中管理。同時(shí)又能夠通過ERP系統(tǒng)的統(tǒng)一平臺(tái)做到“集中控制、分散權(quán)責(zé)”,使各個(gè)級次都能夠在總部監(jiān)控的平臺(tái)中進(jìn)行個(gè)性化的、面向終端的執(zhí)行操作。集團(tuán)公司只有根據(jù)自身的實(shí)際情況,明確控制資金管理的集權(quán)程度,才能使集團(tuán)公司的資金聚而不死、分而不散、高效有序、動(dòng)態(tài)平衡。
利用ERP系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一控制賬期管理,對于集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理也是極其重要的。由于各分、子公司與集團(tuán)在一個(gè)操作系統(tǒng)平臺(tái)中,賬期的控制就可以由集團(tuán)統(tǒng)一管理,而這種統(tǒng)一的賬期控制不只是集團(tuán)統(tǒng)一政策的體現(xiàn),更重要的是最大限度的保證集團(tuán)績效考核結(jié)果的公平性、集團(tuán)財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)口徑的完整性以及財(cái)務(wù)對外報(bào)表報(bào)送的準(zhǔn)確性和合理性。
(三)合理編制預(yù)算,實(shí)現(xiàn)事前控制,完善考核分析,提高預(yù)算管理水平。要編制合理的預(yù)算,就必須基于核算工作的精確性、完整性、合理性。編制預(yù)算是根據(jù)已發(fā)生業(yè)務(wù)的情況并考慮公司未來的經(jīng)營發(fā)展?fàn)顩r綜合考慮進(jìn)行的。財(cái)務(wù)計(jì)劃的核心作用在于分析預(yù)算和實(shí)際執(zhí)行情況的差異并做出必要的調(diào)整,這在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中是比較薄弱的環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)預(yù)算編制工作要么是模板過于簡單,不能充分反映業(yè)務(wù)計(jì)劃的詳細(xì)情況,數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性難以保證,要么是預(yù)算編制工作流程不統(tǒng)一或難以進(jìn)行統(tǒng)一管理,使預(yù)算編制的時(shí)間較長,匯總預(yù)算數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性難以保證。同時(shí),預(yù)算編制的絕大部分工作都是由各級部門和分公司的財(cái)務(wù)人員手工完成,層層匯總之后才能形成最終的匯總預(yù)算。同時(shí),由于業(yè)務(wù)流程獨(dú)立于財(cái)務(wù)控制范圍之外,很多糧食企業(yè)只有到業(yè)務(wù)事項(xiàng)需要確認(rèn)應(yīng)付賬款或需要付款時(shí)才能了解該項(xiàng)業(yè)務(wù)是否在預(yù)算范圍內(nèi),對預(yù)算的控制只能是事后復(fù)核。不僅降低了預(yù)算的約束力,也為糧食企業(yè)財(cái)務(wù)管理、經(jīng)營管理帶來隱患和弊端。
而利用ERP系統(tǒng)就可以為糧食企業(yè)各級預(yù)算編制單位提供統(tǒng)一的、端到端的預(yù)算管理平臺(tái)及預(yù)算編制和管理流程,預(yù)算數(shù)據(jù)的來源依據(jù)是可靠、精細(xì)的會(huì)計(jì)核算記錄。同時(shí)可以利用與業(yè)務(wù)流程的全面整合,根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要制定出更加合理的預(yù)算編制模版,利用統(tǒng)一平臺(tái)對整個(gè)公司、集團(tuán)進(jìn)行統(tǒng)一的預(yù)算編制管理。這不但提升了糧食企業(yè)的預(yù)算管理能力,同時(shí)各級分公司在預(yù)算編制中的預(yù)算數(shù)據(jù)上傳、下發(fā)、匯總以及修改都在同一個(gè)平臺(tái)上完成,實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制中自上而下和自下而上的統(tǒng)一工作流程,在大量減輕財(cái)務(wù)人員的預(yù)算編制壓力、增強(qiáng)數(shù)據(jù)和預(yù)算模板準(zhǔn)確性的同時(shí),極大地縮短了預(yù)算編制時(shí)間,并能根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃的變化實(shí)現(xiàn)對預(yù)算基礎(chǔ)和預(yù)算版本的修改和控制。
ERP系統(tǒng)加強(qiáng)了財(cái)務(wù)管理對公司的業(yè)務(wù)起到事前預(yù)算、事中控制、事后準(zhǔn)確核算的作用,真正實(shí)現(xiàn)了預(yù)算對糧食企業(yè)經(jīng)營管理的指導(dǎo)監(jiān)控作用,提高了財(cái)務(wù)對資金管控的力度。
(四)實(shí)現(xiàn)糧食企業(yè)的財(cái)務(wù)共享模式。ERP系統(tǒng)相對于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)另一個(gè)明顯的優(yōu)勢就是將資金流、實(shí)物流與信息流有機(jī)的整合在一起,創(chuàng)建起一個(gè)信息共享和服務(wù)共享的大平臺(tái)。
在整體的財(cái)務(wù)報(bào)表合并工作中,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)對上級公司來講,由于其下級公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的透明性較差和所使用財(cái)務(wù)系統(tǒng)功能的局限性,使最終的財(cái)務(wù)合并只能在下級公司的報(bào)表層面進(jìn)行,使關(guān)聯(lián)交易的數(shù)據(jù)不能在合并中得到完全反映和充分抵消,從而嚴(yán)重降低了公司整體合并報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。ERP系統(tǒng)在糧食企業(yè)的各級獨(dú)立或相對獨(dú)立的核算主體間建立了一個(gè)整合的合并平臺(tái),優(yōu)化和統(tǒng)一了各層級的合并關(guān)系和流程,實(shí)現(xiàn)了對明細(xì)會(huì)計(jì)科目的合并及查詢,極大地增強(qiáng)了下級糧食企業(yè)對上級糧食企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的透明性,使上級糧食企業(yè)在合并中能夠快速核對下級糧食企業(yè)的關(guān)聯(lián)交易發(fā)生和抵消情況,從而保證合并結(jié)果的準(zhǔn)確性和完整性。
(五)加強(qiáng)糧食企業(yè)內(nèi)控執(zhí)行力度。上市公司都要面臨內(nèi)部控制合理性及有效性的審查,沒有一個(gè)完善的合理的系統(tǒng)將內(nèi)控流程承載起來,這種嚴(yán)格的內(nèi)控審查可能會(huì)使糧食企業(yè)面臨投資市場的信任危機(jī),或者會(huì)使糧食企業(yè)的業(yè)務(wù)流程為了應(yīng)付復(fù)雜的人為控制節(jié)點(diǎn)的反復(fù)復(fù)核而使效率在一定程度上大幅度降低。
在具有合理的內(nèi)控制度、流程的條件下,ERP系統(tǒng)將會(huì)是一個(gè)非常有效的工具和載體。由于ERP系統(tǒng)是一個(gè)集實(shí)物流、現(xiàn)金流、信息流于一體的平臺(tái)系統(tǒng),將內(nèi)控的制度、業(yè)務(wù)規(guī)范通過業(yè)務(wù)流程固化在ERP操作系統(tǒng)中,可以通過系統(tǒng)設(shè)置在物流、財(cái)務(wù)流的各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)立所必需的內(nèi)控節(jié)點(diǎn)、關(guān)鍵控制點(diǎn),最大限度減少人為干預(yù)的可能性,最有效地保證業(yè)務(wù)流程、內(nèi)部流程的運(yùn)轉(zhuǎn)。
(作者單位:吉林省軍糧供應(yīng)管理中心)
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