隨著金融電子化的不斷深入,銀行會計(jì)核算和結(jié)算處理模式發(fā)生了巨大的變革,人民幣現(xiàn)代化支付系統(tǒng)、支票影像交換系統(tǒng)、銀行會計(jì)檔案影像查詢系統(tǒng)等陸續(xù)上線,無紙化、網(wǎng)絡(luò)化對銀行會計(jì)憑證制度產(chǎn)生了深刻影響,現(xiàn)行銀行會計(jì)憑證的缺陷日益突出,亟待進(jìn)行一次大規(guī)模的改進(jìn)和整合。
一、目前商業(yè)銀行會計(jì)憑證存在的設(shè)計(jì)缺陷
(一)品種過多、分類過細(xì)、版本不一
目前我國商業(yè)銀行會計(jì)憑證制度仍保留著手工操作條件下的觀念和規(guī)則,紙質(zhì)會計(jì)憑證種類繁多,劃分過細(xì),同一種憑證有數(shù)種版本,各種版本設(shè)計(jì)格式不盡相同,規(guī)格大小不同,聯(lián)次也不一樣,不便于賬務(wù)的處理和計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)。以某商業(yè)銀行為例,該行擬推廣“會計(jì)檔案影像查詢系統(tǒng)”,其中上線前的一個(gè)關(guān)鍵準(zhǔn)備工作是建立憑證模板庫,以便經(jīng)過掃描的會計(jì)憑證圖像能夠通過計(jì)算機(jī)OCR識別建立起每張憑證的名稱標(biāo)識。為了建立憑證模板庫,該行開始收集整理全行所有在用的會計(jì)憑證,包括通用憑證和特色憑證。但收集結(jié)果讓他們大吃一驚,全行共采集樣本368種,其中僅特種轉(zhuǎn)賬憑證就有8種之多,分為借方、貸方、單聯(lián)、多聯(lián)壓感、普通、個(gè)貸專用、新舊版本等,一個(gè)特種轉(zhuǎn)賬憑證要建立8個(gè)模板,以便計(jì)算機(jī)自動識別,同時(shí)還有轉(zhuǎn)賬借貸方憑證、業(yè)務(wù)收費(fèi)憑證等與特種轉(zhuǎn)賬憑證格式不同,但又極其相似,導(dǎo)致計(jì)算機(jī)自動識別混亂出錯(cuò),需要大量人工干預(yù)補(bǔ)建憑證名稱標(biāo)識。
(二)單式憑證下一筆業(yè)務(wù)對應(yīng)多張憑證
我國商業(yè)銀行目前仍實(shí)行單式憑證制度,一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及的科目分別填制在幾張憑證上,一張憑證只做一個(gè)科目記賬依據(jù)的記賬憑證。在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用的今天,銀行會計(jì)賬務(wù)多數(shù)采取交易驅(qū)動方式,記賬員只須知道會計(jì)事項(xiàng)對應(yīng)的業(yè)務(wù)交易代碼,可直接在系統(tǒng)提示下輸入相關(guān)要素,計(jì)算機(jī)就能自動完成全部賬務(wù)處理,在這種情況下繼續(xù)使用單式憑證,一筆業(yè)務(wù)對應(yīng)多張憑證,將同一會計(jì)事項(xiàng)拆開處理已不合時(shí)宜。
二、改進(jìn)商業(yè)銀行會計(jì)憑證的必要性
商業(yè)銀行會計(jì)憑證制度是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,恰當(dāng)、適用的會計(jì)憑證不僅可以提高銀行工作效率,還有利于操作風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制。
(一)改進(jìn)商業(yè)銀行會計(jì)憑證是銀行業(yè)務(wù)電子化的要求。
我國銀行電子化建設(shè)已進(jìn)入全面應(yīng)用階段,不但是柜面、清算等賬務(wù)性工作全面使用計(jì)算機(jī)技術(shù),檔案、監(jiān)督等經(jīng)營管理也已步入網(wǎng)絡(luò)化、電子化,一系列的金融電子化的變革對銀行會計(jì)憑證提出了迫切的改進(jìn)要求。如柜面業(yè)務(wù)推廣應(yīng)用“人民幣現(xiàn)代化支付系統(tǒng)”后,柜面跨行結(jié)算無需向?qū)Ψ叫邪l(fā)送原始紙質(zhì)憑證,而是通過網(wǎng)絡(luò)將賬務(wù)信息傳輸?shù)綄Ψ姐y行,原先的轉(zhuǎn)賬支票等票據(jù)所附進(jìn)賬單只需作為附件留在持票人開戶行,還有系統(tǒng)內(nèi)通存通兌等技術(shù)的使用都使得許多原先設(shè)計(jì)的銀行會計(jì)憑證不再適應(yīng)現(xiàn)實(shí)操作,出現(xiàn)了多余單據(jù)、多余聯(lián)次等問題?！皶?jì)檔案影像查詢系統(tǒng)”的推廣也對會計(jì)憑證提出了精、省的要求,該系統(tǒng)是將紙質(zhì)會計(jì)憑證掃描形成憑證影像文件后存貯在服務(wù)器中,如果存在大量冗余憑證會占用有限的存貯空間,不僅造成巨大的浪費(fèi),也會影響系統(tǒng)運(yùn)行速度和人們查檔的效率。
(二)改進(jìn)商業(yè)銀行會計(jì)憑證有利于事后稽核
會計(jì)檔案電子化后,人們開始利用電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行事后監(jiān)督,開發(fā)了“會計(jì)檔案影像查詢和稽核系統(tǒng)”。該系統(tǒng)通過設(shè)置“操作交易碼”、“金額”、“憑證名稱”等參數(shù)從電子檔案中提取相應(yīng)憑證用于稽核。系統(tǒng)要求會計(jì)憑證與交易流水必須匹配,系統(tǒng)識別的憑證名稱必須正確,才能全面精確地提取到所需稽核的數(shù)據(jù)和憑證。改進(jìn)商業(yè)銀行會計(jì)憑證,精減會計(jì)憑證種類,可以保證“會計(jì)檔案影像查詢和稽核系統(tǒng)”的高效精確運(yùn)行,有利于事后稽核更有針對性地查找風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn);同時(shí)改進(jìn)商業(yè)銀行會計(jì)憑證,讓一筆交易體現(xiàn)在一張憑證或相連的少數(shù)幾張憑證上,也有利于稽核對業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性和勾稽關(guān)系的審查,有效地追蹤資金和賬務(wù)的來龍去脈。
(三)改進(jìn)商業(yè)銀行會計(jì)憑證可以減少會計(jì)核算差錯(cuò)
多品種、多聯(lián)次的會計(jì)憑證也使銀行會計(jì)核算產(chǎn)生了許多差錯(cuò),例如柜面普通的單位轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的票面金額審核,柜員既要審核轉(zhuǎn)賬支票大小寫金額是否相符,又要審核進(jìn)賬單大小寫金額是否相符,不僅如此,還要審核轉(zhuǎn)賬支票與進(jìn)賬單的金額是否相符,在現(xiàn)實(shí)操作中往往出現(xiàn)轉(zhuǎn)賬支票與進(jìn)賬單的金額不符,柜員按轉(zhuǎn)賬支票金額入賬,將金額不符的進(jìn)賬單提交給收款行入賬等核算差錯(cuò),即使部分地區(qū)上線了“人民幣現(xiàn)代化支付系統(tǒng)”,進(jìn)賬單不必提交他行,但是依然存在客戶回單與我行記賬金額不符等問題。另外,在目前的單式會計(jì)憑證制度下,銀行柜員經(jīng)常出現(xiàn)會計(jì)憑證使用錯(cuò)誤的差錯(cuò),如表外收入憑證誤用為表外付出憑證,轉(zhuǎn)賬借方憑證誤用為轉(zhuǎn)賬貸方憑證等,利息清單與收費(fèi)憑證串用等,據(jù)某省級銀行稽核中心2008年差錯(cuò)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),誤用憑證的差錯(cuò)占到總差錯(cuò)的5.5%,這些誤用憑證普遍存在大小、格式相同或相似的特征,前臺柜員忙中出錯(cuò)也就很難避免了。如果我們改進(jìn)商業(yè)銀行會計(jì)憑證制度,整合減少憑證種類和聯(lián)次,增加憑證的通用性,一些會計(jì)核算差錯(cuò)是可以避免和減少的。(四)改進(jìn)商業(yè)銀行會計(jì)憑證可以提高效率,節(jié)約人力物力
正如前文所述,復(fù)雜多聯(lián)次的會計(jì)憑證需要銀行柜面進(jìn)行多次的重復(fù)審核,前臺柜員不僅要審核各種票面要素,還要審核各聯(lián)次相關(guān)要素是否相符,后臺柜員還要勾對各種憑證與報(bào)單之間的勾稽關(guān)系,會計(jì)憑證越多,審查時(shí)間越長,耗費(fèi)的人力越多。改進(jìn)商業(yè)銀行會計(jì)憑證,刪減不必要的憑證種類和聯(lián)次,可以減輕銀行柜面工作量,提高柜面工作效率,為客戶提供更多高效、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對會計(jì)憑證進(jìn)行一次大規(guī)模的改進(jìn)和整合,減少不必要的會計(jì)憑證,可以節(jié)約紙張費(fèi)用,減少電子檔案存貯空間,加之“會計(jì)檔案影像查詢和稽核系統(tǒng)”的高效運(yùn)用,還可以提高系統(tǒng)稽核效率,減少人工稽核在人力物力上的投入。
(五)改進(jìn)商業(yè)銀行會計(jì)憑證也是防偽防詐騙的需要
隨著高科技手段在印章制作上的應(yīng)用,詐騙分子偽造的印章已足可以假亂真,給銀行防范資金詐騙帶來了較大困難。此種情況下,憑證防偽可以作為防范詐騙風(fēng)險(xiǎn)的一種模式,對印鑒防偽進(jìn)行有效補(bǔ)充。目前我國只有匯票、支票等結(jié)算票據(jù)采用了防偽技術(shù),電匯憑證、匯票申請書等尚未采取有效防偽措施,容易成為不法分子的偽造對象,因此,改進(jìn)商業(yè)銀行會計(jì)憑證,提高憑證防偽技術(shù),也是目前急需進(jìn)行的一項(xiàng)工作。
三、改進(jìn)商業(yè)銀行會計(jì)憑證的建議
(一)將單式憑證改為復(fù)式憑證
單式憑證是為適應(yīng)手工操作模式下柜員分工而設(shè)計(jì)的,應(yīng)用電子化系統(tǒng)以后,單式憑證已失去了原有的存在基礎(chǔ)。采用復(fù)式憑證可實(shí)現(xiàn)一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及到的全部賬戶在同一份會計(jì)憑證上體現(xiàn),一份會計(jì)憑證可以完整無缺地反映每一筆業(yè)務(wù)活動的來龍去脈,相關(guān)賬戶間的對應(yīng)關(guān)系明確,便于查詢與后臺稽核。采用復(fù)式憑證,大致可將會計(jì)憑證分為通用類憑證與專用類憑證,會計(jì)憑證種類將大大減少,單式憑證結(jié)算方式下的憑證品種過多、分類過細(xì)、版本不一的現(xiàn)象得到明顯改善。采用復(fù)式憑證,檔案管理中涉及的各項(xiàng)業(yè)務(wù)會計(jì)憑證可實(shí)現(xiàn)按業(yè)務(wù)流水順序整理,更切合業(yè)務(wù)操作實(shí)際,達(dá)到簡化業(yè)務(wù)流程和節(jié)約成本的目的。
(二)梳理相關(guān)業(yè)務(wù),整合業(yè)務(wù)憑證
1、整合客戶使用的會計(jì)憑證。現(xiàn)有銀行會計(jì)憑證劃分過細(xì),客戶辦理相關(guān)業(yè)務(wù)要分別填寫有關(guān)憑證,如客戶首次到某一銀行開戶并申請網(wǎng)銀業(yè)務(wù)時(shí),要分別填寫開戶申請書、結(jié)算賬戶協(xié)議、網(wǎng)銀等簽約業(yè)務(wù)申請書等,在各份材料上均要填寫客戶個(gè)人信息?；诖?建議對客戶使用的會計(jì)憑證,充分考慮其相關(guān)業(yè)務(wù)需要,將相關(guān)業(yè)務(wù)會計(jì)憑證合并成一份,提供可選擇的業(yè)務(wù)內(nèi)容,客戶一次性辦理的,只需在各業(yè)務(wù)名稱前的方框內(nèi)打“√”選擇簽約項(xiàng)目,只填寫一次身份證、地址等基本信息,并在相應(yīng)的認(rèn)證打印簽名處確認(rèn)即可。
2、整合銀行內(nèi)部使用的會計(jì)憑證。在實(shí)施復(fù)式記賬憑證的基礎(chǔ)上,根據(jù)業(yè)務(wù)需要,將銀行內(nèi)部使用的會計(jì)憑證分為通用類和專用類兩種。為方便銀行柜員操作使用,應(yīng)盡量推廣通用類內(nèi)部會計(jì)憑證,如將借方記賬憑證、貸方記賬憑證、表外收入憑證、表外付出憑證等大小、格式相似的憑證整合成內(nèi)部記賬通用憑證,由計(jì)算機(jī)在內(nèi)部記賬憑證上打印“(借方)”、“(貸方)”、“(表外收入)”、“(表外付出)”等標(biāo)識來區(qū)別。同時(shí),通用類憑證與專用類憑證應(yīng)有著較明顯的標(biāo)識區(qū)別,專用類憑證之間的標(biāo)識也應(yīng)清晰明朗,從而避免柜員錯(cuò)用憑證,提高柜面操作效率。
(三)提高會計(jì)憑證的防偽技術(shù)
一直以來在防范詐騙資金案件上,大家比較關(guān)注印鑒防偽技術(shù),不斷在提高印鑒鑒別力上下功夫,采用數(shù)字印鑒代替圖形印章、使用電腦驗(yàn)印系統(tǒng)等手段防范風(fēng)險(xiǎn),但由于防范手段本身的局限性和社會環(huán)境、政策環(huán)境的局限性,效果往往不明顯,起不到應(yīng)有的作用。鑒于偽造企業(yè)印鑒詐騙資金多是利用未防偽會計(jì)憑證來進(jìn)行,建議通過提高會計(jì)憑證印制防偽技術(shù),以票據(jù)、憑證的惟一性確保支付行為的真實(shí)性,從而達(dá)到更好地防范效果。在實(shí)際操作中,將會計(jì)憑證分為專用會計(jì)憑證和普通會計(jì)憑證。專用會計(jì)憑證由銀行視為重要空白憑證保管,印制過程中采取較高的防偽技術(shù),在客戶領(lǐng)用時(shí)仍采取原來的一系列的簽章、驗(yàn)印等防范措施,在使用時(shí)還有自動銷號等措施,以確保使用人的確定性和惟一性。普通會計(jì)憑證采用條形碼技術(shù),對銀行普通會計(jì)憑證設(shè)置條形碼,一方面便于電腦識別與操作,如“會計(jì)檔案影像查詢系統(tǒng)”可通過識別憑證條形碼來區(qū)分會計(jì)憑證,準(zhǔn)確建立憑證名稱標(biāo)識;另一方面也適應(yīng)憑證防偽的需要,在實(shí)際操作時(shí),銀行操作人員應(yīng)對電腦未能正常識別的會計(jì)憑證引起警覺,及時(shí)進(jìn)行更深入的比對、核查,排除用于詐騙的偽造、仿造憑證。
(四)會計(jì)憑證的設(shè)計(jì)應(yīng)更趨人性化
在確定會計(jì)憑證變革方向后,在憑證的設(shè)計(jì)上應(yīng)注重一些細(xì)節(jié),充分體現(xiàn)會計(jì)憑證的人性化和實(shí)用性。如:供客戶填寫的憑證,格式是否直觀、內(nèi)容是否完整,是否易于客戶理解,是否附有必要的說明,客戶簽名處是否合理;銀行內(nèi)部使用的憑證分類、聯(lián)次是否便于柜員操作,便于電腦識別;憑證的大小及聯(lián)次是否考慮到電子存檔和保管問題等。
