一、 加強(qiáng)組織控制, 完善職責(zé)分工制度。所謂組織控制,就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離, 即在系統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分工, 并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、 相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來保證會計(jì)信息的真實(shí)、 可靠, 減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。 職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。 用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。 在這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的, 是盡可能保持不相容職能(如業(yè)務(wù)授權(quán)、 執(zhí)行、保管和記錄)的分離, 以及在電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。 通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工, 以補(bǔ)救不相容職能集中化的不足。
二、 嚴(yán)格操作控制, 制定操作管理制度。 操作管理制度是針對每一個上機(jī)操作會計(jì)軟件的人員而制訂的, 主要用來規(guī)范每一個操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制。 除了軟件對操作方面作了一定的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)以外, 制訂并嚴(yán)格操作管理制度, 將會有效地保證會計(jì)軟件的安全運(yùn)行, 同時, 也有利于內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。
三、 對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入、 輸出進(jìn)行控制。 計(jì)算機(jī)處理結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性的基礎(chǔ)是輸入數(shù)據(jù)的正確、完整和合法性。但在數(shù)據(jù)輸入過程中, 經(jīng)常可能出現(xiàn)這樣一些問題: 其一, 送交計(jì)算機(jī)處理的數(shù)據(jù)不真實(shí)、 不完整; 其二, 在將待處理數(shù)據(jù)變?yōu)闄C(jī)器可讀形式的轉(zhuǎn)換過程中發(fā)生錯誤、重復(fù)、 遺漏或非法變動等; 其三, 錯誤的原始數(shù)據(jù)未作及時更正, 或雖已更正但并未重新輸入。為了防止上述錯誤的發(fā)生, 往往需要對應(yīng)用系統(tǒng)采取適當(dāng)?shù)妮斎肟刂啤?控論文格式制方式既可利用一組數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系進(jìn)行校正, 又可利用校驗(yàn)碼檢錯, 還可利用雙重輸入, 比較兩次輸入內(nèi)容的差異, 也可采用復(fù)核鑒定法,記賬憑證輸入和審核分別由兩名操作員完成。 不能直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫或文件調(diào)整、 修改數(shù)據(jù), 只能利用系統(tǒng)提供的修改功能。 另一方面, 在數(shù)據(jù)輸出環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的錯誤主要有: 一是送給用戶的輸出資料不正確或不完整; 二是報表送給無權(quán)授受單位或個人。為了防止上述輸出錯誤的發(fā)生, 輸出時應(yīng)盡量按照用戶的要求設(shè)計(jì)統(tǒng)一的輸出格式、輸出方式及內(nèi)容,以檢查其正確性、 完整性和合理性; 此外, 會計(jì)資料輸出后應(yīng)立即受到嚴(yán)格管理, 以防被人竊取或篡改。磁性資料應(yīng)由會計(jì)檔案保管員負(fù)責(zé)保管; 打印資料在系統(tǒng)的操作日志上有所記錄后(包括記錄輸出時間、 文件頁數(shù)及操作人員姓名)及時送達(dá)指定人手中; 收件人要簽收并注明收件日期、 文件內(nèi)容,以便日后備查; 確保會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件的安全保密, 對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。
四、 對硬件與軟件系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)的控制。包括需求分析、 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和測試、 系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)以及系統(tǒng)文檔資料的保管等。系統(tǒng)開發(fā)能否成功, 計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用是否得當(dāng), 開發(fā)出的系統(tǒng)是否具有一定的可擴(kuò)展性, 是否能夠適應(yīng)在企業(yè)未來發(fā)展的需要, 以及開發(fā)過程是否會引入一些錯誤的、 甚至是具有舞弊動機(jī)的程序等, 是會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用過程中所面臨的主要問題。要防止這類問題發(fā)生,就必須在會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)時建立一套嚴(yán)格的控制機(jī)制。首先應(yīng)制定一個全面、 完整的開發(fā)計(jì)劃, 其內(nèi)容主要包括目標(biāo)、 系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)、 開發(fā)方面的組織結(jié)構(gòu)和管理體制以及人員培訓(xùn)與配置等; 其次在系統(tǒng)正式投入運(yùn)行之前, 應(yīng)經(jīng)過充分的測試, 辦理合法的審批手續(xù)。同時, 在系統(tǒng)開發(fā)、 測試和審批的過程中還應(yīng)保留完整的文檔資料; 第三, 完善計(jì)算機(jī)軟硬件管理制度, 以保證機(jī)房設(shè)備的安全、 正常運(yùn)行和會計(jì)數(shù)據(jù)、 會計(jì)軟件安全保密。
五、 對計(jì)算機(jī)病毒的防范與控制。計(jì)算機(jī)病毒對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全造成極大的危害, 會計(jì)電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一旦遭到破壞, 將造成極大的損失。防范病毒單純依靠安裝殺毒軟件是不夠的, 其最為有效的措施是嚴(yán)禁會計(jì)電算化局域網(wǎng)接入廣域網(wǎng)中, 因此應(yīng)加強(qiáng)對財(cái)務(wù)人員的安全教育, 健全并嚴(yán)格執(zhí)行防范病毒管理制度, 包括: 軟件、 軟盤及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的采購和更新要通過計(jì)算機(jī)病毒檢測后才可使用; 建立軟盤管理制度, 同時防止亂拷貝軟盤, 不使用未經(jīng)檢測的軟盤; 安裝防病毒卡和反病毒軟件, 定期檢測并清除計(jì)算機(jī)病毒。單位的內(nèi)部控制制度內(nèi)涵是多方面的, 論文格式但內(nèi)部控制制度不是萬能的。 會計(jì)系統(tǒng)是由人來操作的, 一個系統(tǒng)是否安全,不但取決于系統(tǒng)本身, 更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)。未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練或不具備良好職業(yè)道德的員工本身對系統(tǒng)的安全是一種威脅。 各種規(guī)章制度也都需要會計(jì)人員在工作中加以執(zhí)行, 不然也只是流于形式。會計(jì)人員應(yīng)接受所用系統(tǒng)在安全方面的教育, 提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和安全意識, 使用管理好自己的口令, 定期修改自己的口令, 提高系統(tǒng)的安全性。制度本身是否完善只是一個方面, 只有全體員工共同營造良好的內(nèi)部環(huán)境, 通過不斷地完善內(nèi)部控制制度, 才能實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的目的。
