根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》規(guī)定，企業(yè)在采購業(yè)務(wù)中至少應(yīng)重點關(guān)注兩類風(fēng)險：一是缺乏科學(xué)合理的采購計劃，可能導(dǎo)致企業(yè)停產(chǎn)；二是采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)舞弊，可能導(dǎo)致采購項目質(zhì)次價高。要想有效防范以上風(fēng)險的發(fā)生，企業(yè)必須全面梳理采購流程，確定關(guān)鍵控制點，著重把握好采購業(yè)務(wù)的六大環(huán)節(jié)：
一、計劃管理環(huán)節(jié)
采購計劃是企業(yè)組織采購的重要依據(jù)，也是確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常運(yùn)營的基礎(chǔ)。一個企業(yè)，如果缺乏科學(xué)合理的采購計劃，可能導(dǎo)致企業(yè)停產(chǎn)待料。
一是建立全面預(yù)算管理制度，根據(jù)全面預(yù)算管理的要求，結(jié)合合理庫存、生產(chǎn)消耗等情況科學(xué)制定采購計劃，采購計劃要明確采購的項目、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、用途等主要內(nèi)容；二是建立采購計劃的申請、審核、審批制度，明確不同級別、不同部門的授權(quán)范圍及審批權(quán)限；三是企業(yè)的采購行為必須依據(jù)審批通過的計劃執(zhí)行，嚴(yán)禁無計劃、超計劃或超庫存采購等失控現(xiàn)象的發(fā)生。
二、不相容職務(wù)管理環(huán)節(jié)
企業(yè)應(yīng)建立采購業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容職務(wù)相互分離、制約和監(jiān)督。關(guān)鍵崗位要定期實行崗位輪換。
一是采購申請部門、采購計劃審批部門要與采購執(zhí)行部門分離；二是采購人不能同時擔(dān)任驗收入、相關(guān)會計記錄人；三是詢價與確定供應(yīng)商崗位應(yīng)分離；四是采購合同的訂立與審核崗位應(yīng)分離；五是付款審批人、執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)商和詢價業(yè)務(wù)；六是付款申請、審批與執(zhí)行崗位應(yīng)分離。
三、合格供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)
企業(yè)應(yīng)建立合格供應(yīng)商認(rèn)定制度，并對合格供應(yīng)商建立完整、真實、可控的數(shù)據(jù)庫檔案（包括資質(zhì)資料、經(jīng)營狀況、考察情況、審核意見以及相關(guān)業(yè)績等內(nèi)容），對供應(yīng)商應(yīng)實行對口、分級、動態(tài)管理。
一是合格供應(yīng)商的數(shù)量，應(yīng)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)需要及采購計劃量合理確定，并保持相對穩(wěn)定，同時應(yīng)盡量避免企業(yè)內(nèi)多頭對同一供應(yīng)商；二是企業(yè)要充分利用ERP信息管理平臺，實現(xiàn)合格供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和共享；三是對合格供應(yīng)商，企業(yè)要建立評價制度，實行優(yōu)勝劣汰，動態(tài)、分級管理；四是對于優(yōu)秀供應(yīng)商，企業(yè)可制定相關(guān)的優(yōu)惠政策，并與其建立長期的合作伙伴關(guān)系，穩(wěn)定供貨主渠道，確保生產(chǎn)平穩(wěn)運(yùn)行。
四、招投標(biāo)管理環(huán)節(jié)
《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》規(guī)定：大宗采購應(yīng)當(dāng)采用招標(biāo)方式，規(guī)定最高限價，實行比價采購。
一是成立由管理層以及來自請購、采購、生產(chǎn)、財務(wù)、內(nèi)部審計、法律、紀(jì)委等部門人員組成的采購價格委員會，明確采購價格的形成機(jī)制；二是大宗商品的采購必須采取招投標(biāo)方式，來確定供貨單位、供貨價格及數(shù)量等內(nèi)容；三是制定物資采購招投標(biāo)的相關(guān)制度及操作流程，包括：招標(biāo)預(yù)備會的主要內(nèi)容-入圍供應(yīng)商的選擇-評標(biāo)辦法的確定-投標(biāo)文件的要求-中標(biāo)單位的確定及公示-采購合同的簽訂要求等內(nèi)容；四是對單價高、數(shù)量多的物資采購，企業(yè)要建立嚴(yán)格的比價比質(zhì)制度，做好性價比分析。
五、買入合同管理環(huán)節(jié)
買入合同是企業(yè)經(jīng)濟(jì)往來過程中，用以明確合同雙方權(quán)利和義務(wù)，確保合同有效履行，防范采購糾紛的重要依據(jù)。對于企業(yè)采購合同管理來說，至少應(yīng)當(dāng)防范下列風(fēng)險：一是未簽訂合同或合同內(nèi)容存在重大疏漏，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害，經(jīng)濟(jì)利益受損；二是合同履行不力，可能導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)糾紛或法律訴訟，損害企業(yè)的信譽(yù)好形象。
企業(yè)必須建立合同管理制度，明確合同簽署與履行過程中的主要風(fēng)險點，例如：合同主體資格、合同訂立依據(jù)、合同主要條款等關(guān)鍵控制點，采取相應(yīng)措施，實施有效控制。
一是企業(yè)對外發(fā)生的重要經(jīng)濟(jì)行為，均應(yīng)簽訂相關(guān)合同，尤其是物資采購行為，合同一經(jīng)簽署，不得隨意變更；企業(yè)在訂立合同時，嚴(yán)格按照《合同法》要求，切實做到條款內(nèi)容完整，表述嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，相關(guān)手續(xù)齊備，避免出現(xiàn)重大疏漏；二是建立合同審核、內(nèi)部會簽制度及合同退改重審制度，企業(yè)要充分發(fā)揮內(nèi)審部門、法律事務(wù)部門的作用，對重大合同的合法性、嚴(yán)密性、可行性、程序性及經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行審核；三是建立合同糾紛處理制度，在買入合同履行過程中發(fā)生糾紛，企業(yè)應(yīng)根據(jù)《合同法》、《民事訴訟法》等法律規(guī)定解決；四是建立重大合同披露及評估制度，尤其是上市公司，對于企業(yè)重大買入合同的主要供應(yīng)商情況、價格形成機(jī)制、合同的簽訂、履行情況、糾紛及訴訟等情況，應(yīng)予以披露。
六、驗收付款管理環(huán)節(jié)
我國《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》規(guī)定，企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的采購驗收制度，由獨(dú)立的驗收部門或指定專人，對所采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等內(nèi)容進(jìn)行驗收，認(rèn)真與經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同等文件核對后，出具驗收報告，計量報告和驗收證明，辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。
一是采購部門與驗收部門應(yīng)當(dāng)相互分離；二是驗收過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告，查明原因，妥善處理；三是建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨款回收等內(nèi)容做出明確規(guī)定；四是建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)審批制度；五是加強(qiáng)采購付款管理，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、審批程序、驗收手續(xù)、發(fā)票等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后，方可辦理付款，否則，應(yīng)當(dāng)拒絕支付；六是加強(qiáng)對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)等往來賬款的審計力度，定期與供應(yīng)商核對金額，發(fā)現(xiàn)不符，查明原因，及時處理。
